La gestión de inventario: piedra angular del almacén

La gestión del inventario es una operativa del almacén que consiste en administrar el registro de productos, el aprovisionamiento de mercancía y su expedición. El inventario incluye todos los bienes tangibles que una compañía utiliza para fabricar o satisfacer la demanda de sus clientes.

Constituye una de las operativas trascendentales de cualquier compañía porque repercute en las demás actividades que se desarrollan en el almacén. Las empresas deben mantener un stock mínimo para asegurar el servicio en caso de un aumento inesperado de la demanda o de un problema en el aprovisionamiento. Así se evitarán interrupciones en los procesos de producción o en la preparación de pedidos.

En este artículo explicaremos qué es la gestión del inventario, cuál es su importancia y cuáles son los métodos más habituales para controlar los productos de una compañía en su almacén.

Qué es la gestión de inventario

La gestión del inventario es una manera de organizar y controlar el conjunto de productos que una compañía guarda en su almacén.

Por productos no solo nos referimos a las materias primas, productos semielaborados y terminados, sino también a los distintos tipos de embalaje, repuestos y accesorios que consume una empresa en su día a día.

Para gestionar todo este inventario de forma pertinente, es preciso llevar un control de las entradas y salidas de los productos en el almacén. Asimismo, debe definirse la cantidad de artículos requerida para responder a la demanda y el momento en que reponer esa mercancía.

Importancia de la gestión de inventario

La gestión del inventario resulta fundamental para la correcta organización del almacén y el desarrollo apropiado de todas las actividades de la supply chain.

Mantener los niveles de stock correctos redunda en una mayor fluidez de las operativas. Además, facilita el transporte y distribución de los productos con el fin de prestar un servicio más eficiente a los clientes. La disminución de las equivocaciones y de las devoluciones y, por ende, la satisfacción de los clientes son algunas de las prioridades de toda compañía.

Gracias a la gestión del inventario, la empresa contabiliza los artículos que tiene en stock, mantiene toda la información actualizada y conoce su comportamiento histórico.

¿Y qué hace con toda esta información? Básicamente, prever necesidades futuras, es decir, predecir los pedidos que habrá que preparar. Así, se organizan los recursos con antelación, se mantiene un stock de seguridad y no se producen roturas de stock.

¿Cómo llevar una buena gestión del inventario?

Para una gestión del inventario adecuada, es indispensable incorporar un sistema de control que permita:

• Mantener un registro actualizado de las existencias.
• Conocer el nivel de stock para saber cuándo se debe reponer y cuánto de cada producto. El punto de pedido puede determinarse mediante el modelo de Wilson, por ejemplo.
• Notificar situaciones fuera de lo común que puedan denotar problemas.
• Elaborar informes para el jefe del almacén y la persona responsable del inventario.
• Evitar la obsolescencia de los productos. Ocurre cuando ciertas mercancías se echan a perder por permanecer demasiado tiempo en el almacén.

En definitiva, la gestión del inventario se basa en dos procesos: por un lado, llevar un registro de los movimientos del almacén. Por ejemplo, cuando llega mercancía nueva, se deben conocer todos los detalles (hora de recepción, descripción de los productos, peso, etc.).

Por el otro, evaluar la cantidad de productos en stock. Para atender a los clientes, la empresa debe contar con mercancía suficiente y evitar que los productos se acumulen durante un tiempo excesivo porque esto supondría un sobrecoste.

Software para la gestión de inventario

Las empresas pueden llevar un registro manual de sus activos con lápiz y papel o mediante archivos de Excel. Sin embargo, no solo es más costoso (pues exige tiempo y recursos que podrían dedicarse a otras actividades), sino que también puede acarrear equivocaciones.

Para controlar la mercancía con exactitud y eficacia, lo recomendable es instalar un programa de gestión de almacén, como Easy WMS de Mecalux. Con este software, las organizaciones pueden controlar los recursos disponibles en sus almacenes, conocer la localización exacta de cada artículo, supervisar las entradas y salidas de los productos y anticipar el instante en que se agotará la mercancía.

Para hacerlo, el SGA identifica y registra los productos desde el momento en que llegan al almacén y les asigna una ubicación en base a las necesidades de la empresa (a esto se le llama slotting). Como resultado, la trazabilidad de un producto es total.

Métodos e indicadores para la gestión del inventario

Además de emplear un software de gestión de almacenes para llevar una gestión correcta del inventario, las empresas han de familiarizarse con métodos y métricas que les ayuden con la correcta organización de la mercancía, de lo contrario pierden competitividad.

Estas formas de trabajo están orientadas a distribuir la mercancía y el trabajo de los operarios según ciertos requerimientos. Lo primordial es facilitar el flujo de movimientos de los productos y asegurar el abastecimiento a los clientes o a las líneas de producción, sin demoras y sin que se origine un sobrestock.

Materials Requirement Planning (MRP)

El MRP (planificación de requerimientos de materiales) es un sistema para organizar con antelación los procesos de producción, compra y entrega de los productos.

Para organizar el inventario necesario para prestar el servicio, se ha de contar con el histórico de ventas y tener una comunicación fluida con las empresas que proveen las materias primas.

Por ejemplo, una empresa que fabrica cosméticos debe asegurarse de que dispone de todos los materiales que requiere para su actividad cotidiana: distintos tipos de componentes químicos, agua, recipientes, envases o embalajes.

Economic Order Quantity (EOQ)

El Economic Order Quantity (EOQ) —no confundir con MOQ— es un cálculo matemático empleado para identificar cuándo y en qué cantidad hay que realizar un pedido de materias primas a un proveedor.

El objetivo de este cálculo es conocer la cantidad óptima de un producto que debe solicitarse y su frecuencia. La idea es alcanzar un equilibrio entre los costes de almacenaje y el coste fijo que tiene todo pedido. De este modo, adquirimos una cantidad suficiente para compensar el coste fijo de pedido, pero sin incurrir en unos costes de almacenamiento excesivos.

Day Sales of Inventory

Es un indicador del tiempo en que los productos permanecen almacenados hasta que se venden o se envían a las líneas de producción. Este dato es crucial para identificar el momento en que hay que organizar las reposiciones.

Just-in-time

Más allá de calcular qué productos se necesitan para servir al cliente, las empresas también deben saber cómo gestionarlos de forma eficaz. El sistema just-in-time consiste en almacenar el número indispensable de artículos para atender las líneas de producción y abastecer a los clientes.

La ventaja del just-in-time es que reduce el almacenaje y, por tanto, sus costes. No obstante, puede resultar inconveniente en el supuesto de que la demanda se incremente repentinamente y se produzcan cuellos de botella.

La operativa clave del almacén

Queda claro que la gestión del inventario es uno de los ejes transversales de la cadena de suministro. Al calcular cuántos artículos la compañía debe mantener en stock se asegura una mayor fluidez en las operativas y se evitan interrupciones y demoras.

Un programa de gestión de almacén es una herramienta capaz de mantener un inventario actualizado en tiempo real. El SGA sabe en todo momento cuál es el stock, su procedencia, ubicación y destino con vistas a minimizar posibles errores. En Mecalux disponemos de Easy WMS, un software que emplean multitud de empresas de todos los sectores y tamaños para aumentar la precisión de su trabajo y mejorar la productividad de sus almacenes.

Por ejemplo, la compañía de elementos de fijación Faynot se ha beneficiado de las ventajas de Easy WMS en su almacén de Francia a fin de llevar una gestión del inventario correcta y garantizar que las entregas de los pedidos se efectúen en el menor tiempo posible. También es el caso de Heidelberg, multinacional proveedora de la industria de la impresión, que utiliza Easy WMS en su almacén de Barcelona. En palabras de Sonia Ros, responsable de logística de Heidelberg: "gracias a Easy WMS hemos simplificado la gestión del inventario", añadiendo "hemos mejorado, sin duda alguna, los tiempos de respuesta, la ubicación de los productos y los controles de calidad”.

No lo pienses más y contacta con nosotros. Te informaremos de cómo Mecalux puede ayudarte a gestionar tu inventario con eficiencia y a potenciar tu negocio.