8D, la metodología que transforma la resolución de problemas y la gestión de calidad

El 8D es un método para la resolución de problemas que permite a gerentes y responsables alcanzar soluciones a través del trabajo en equipo. Tras seguir juntos una serie de pasos, esta metodología, básica para mejorar la calidad y la eficiencia operativa, suele materializarse en un informe. Adoptar el 8D resulta crucial para cualquier organización que busque la excelencia, ya que no solo erradica la causa raíz de los problemas, sino que también establece mecanismos para prevenir su recurrencia. Al aplicar sus ocho disciplinas, las empresas pueden lograr progresos significativos en la calidad de sus productos o servicios y optimizar su eficiencia operativa.

En este artículo, exploraremos en profundidad en qué consiste esta metodología de ocho pasos y cuál es su propósito. Además, detallaremos los beneficios que su implementación aporta a las organizaciones, desde la disminución de defectos hasta el incremento  de la satisfacción del cliente. Finalmente, desglosaremos los pasos a seguir para desarrollarla de forma efectiva.

¿Qué es y qué quiere decir 8D?

8D es la abreviatura por la que se conoce a las ocho disciplinas para la resolución de problemas, un método empleado para identificar, corregir y eliminar incidencias en unos pocos pasos. Es una herramienta de gestión de calidad que facilita la resolución de situaciones complejas.

Cada una de las ocho disciplinas se centra en una parte específica del análisis que debe llevarse a cabo para encontrar y erradicar la causa de los problemas. Al rebajar la probabilidad de errores y contribuir al perfeccionamiento de productos y procesos, el método 8D es un gran aliado para las empresas comprometidas con la excelencia operacional y la mejora continua.

Orígenes de la metodología 8D

Pese a que podría tener un origen anterior, la compañía Ford fue la primera en presentar formalmente esta metodología. Lo hizo en la década de los 80, en un momento de grandes cambios para el sector motivados por la necesidad de optimizar procesos y resultados.

Inicialmente se la conoció como Team Oriented Problem Solving (TOPS). Mediante este proceso, basado en el principio de análisis de datos para abordar y resolver desafíos, se consiguió un mayor control de calidad y una reducción de los errores, lo que acrecentó la satisfacción de los usuarios. TOPS representó una evolución en la gestión de problemas, propiciando que los equipos identificaran las causas raíz y aplicaran soluciones precisas. Su implantación marcó una pauta para la mejora continua y la eficiencia operativa dentro de la industria.

Beneficios de las ocho disciplinas para la resolución de problemas

Aplicar el método 8D para detectar y corregir ineficiencias en las empresas aporta múltiples ventajas:

• Mayor colaboración. Al implicar a varias personas en la búsqueda de soluciones, el 8D mejora las habilidades de resolución de problemas y fomenta el trabajo en equipo.
• Comprensión del contexto. Igualmente, este sistema posibilita recopilar más información sobre los procesos internos de las compañías y las necesidades de sus departamentos, lo que aumenta el conocimiento.
• Uso de la estadística. El 8D se apoya en el análisis de datos para entender el alcance, la frecuencia, la magnitud y las tendencias relacionadas con un problema.
• Fomento de la honestidad. Implicar a los profesionales y establecer vías de comunicación puede ayudar a resolver las incidencias.
• Prevención. Al trabajar en los puntos débiles de los procesos, las empresas pueden evitar conflictos o averías en el futuro.

Los informes 8D

Para aplicar la metodología 8D, se utilizan los informes 8D. Esta es una herramienta de comunicación formal que documenta cada uno de los ocho pasos necesarios, desde la identificación del problema hasta la verificación de las acciones preventivas y el cierre del proceso. Además, se le suele sumar una fase anterior de recopilación de toda la información relacionada con el problema a resolver.

Antes de decidir qué personas estarán involucradas en el proceso de resolución de problemas, conviene recabar algo de información sobre el incidente en cuestión. También puede ser útil reunir comentarios de empleados y gerentes. Así, será posible determinar qué se necesita para solucionar el asunto.

D1: Creación del equipo

Para comenzar a aplicar la metodología 8D, hay que constituir un equipo específico compuesto por profesionales con conocimientos sobre los productos y procedimientos implicados. A fin de obtener mejores resultados, se aconseja que los miembros seleccionados deseen participar por voluntad propia y no lo hagan por obligación.

D2: Definición del problema (en siete preguntas)

Gracias a la información recogida en la preparación previa, los participantes contarán con datos suficientes como para definir el problema en términos muy claros. Para ello, han de responder a preguntas vinculadas con los siguientes siete puntos:

• Origen del reporte. ¿Quién alertó sobre el problema?
• Descripción del problema. ¿De qué se trata?
• Cronología y frecuencia. ¿Cuándo sucedió por primera vez y con qué frecuencia se repite?
• Ubicación y contexto. ¿En qué sector, proveedor, máquina o línea tiene lugar?
• Misión. ¿Por qué debe solucionarse este problema?
• Detección inicial. ¿De qué manera o con qué método se detectó por primera vez?
• Impacto en la compañía. ¿Cuántas piezas, unidades o clientes en total se ven afectados por la situación?

D3: Diseño de una solución provisional

Hay cuestiones que no se resuelven de inmediato y requieren de tiempo y esfuerzo. Para permitir el desarrollo adecuado y con el tiempo suficiente de las 8D, la fase número 3 contempla tomar una serie de medidas provisionales para contener el problema. Este punto cobra especial relevancia si el incidente afecta a los clientes, dado que hace posible mantenerlos informados y proteger la reputación de la empresa.

D4: Detección de causas raíz y “puntos de escape”

Consiste en volver sobre las respuestas del punto 2 para debatirlas con el equipo y, a continuación, reflexionar sobre cómo ha podido suceder el problema. Es necesario vincular los acontecimientos con todas sus posibles causas.

Una vez identificados los motivos principales, también debe investigarse por qué el problema no fue detectado antes. En el método 8D, esta situación se llama “punto de escape”.

D5: Selección de medidas correctivas permanentes

Teniendo en cuenta los distintos aspectos del problema y su origen, llega el momento de determinar cuál podría ser la solución definitiva. Antes de dar por cerrado este punto, es importante concretar si el equipo va a requerir de ayuda externa para resolver el asunto, idear posibles medidas correctivas y valorar si estas pueden acarrear algún riesgo. De igual modo, se recomienda recopilar pruebas relacionadas con las medidas que se aplicarán para asegurar que estas son efectivas.

D6: Implementación de las medidas correctivas

A estas alturas del método 8D, ya es posible retirar las medidas provisionales desplegadas en el punto 3. En lo sucesivo, convendría establecer mecanismos de control para comprobar si la solución definitiva está funcionando o si hay que buscar otro enfoque más efectivo.

D7: Prevención

Además de poner remedio a los problemas actuales, el método 8D busca el modo de evitar que estos se repitan en situaciones similares. Un ejemplo de estas tareas de prevención puede ser comenzar a ofrecer una formación sobre un tema concreto a los empleados.

D8: Reconocimiento al equipo

La buena actitud y el compromiso son fundamentales para el buen funcionamiento del 8D. Es por eso que merece la pena dedicar un tiempo a reconocer el trabajo de cada uno de los colaboradores y su contribución durante el proceso.

Ejemplo del 8D: cómo aplicarlo

Sabiendo cómo se utiliza el método 8D, es posible aplicarlo en la resolución de problemas en distintos sectores e industrias. Veamos el ejemplo de una compañía manufacturera que está recibiendo quejas por parte de sus clientes puesto que una de las placas base que fabrica está sufriendo problemas de alimentación.

1. Se constituye un equipo con miembros como el gerente de calidad, ingenieros y técnicos de servicio al cliente.
2. Se describe el problema, se define su alcance, y se estudia cuándo ocurre. También conviene determinar la magnitud de la incidencia y su alcance total. ¿Ocurre solo con un modelo o afecta a otros productos?
3. Mientras se resuelve la incidencia, se contiene reteniendo todas las placas de ese modelo en el almacén y ofreciendo reemplazos a los clientes.
4. Con el fin de identificar la causa raíz, se replican las condiciones en las que se produce el fallo, se analizan las unidades defectuosas y se revisan los componentes y el proceso de alimentación.
5. Se decide implantar soluciones definitivas como el cambio de proveedor de alguna pieza o un cambio de diseño para esa placa base.
6. Se dan pasos para que estos cambios tengan efecto. Por ejemplo, se emiten nuevas órdenes de compra o los cambios del diseño se hacen efectivos.
7. Se documenta el caso para integrar las lecciones aprendidas en el diseño de nuevos productos.
8. Se agradece su trabajo al equipo y los resultados positivos se comparten con la gerencia y las partes implicadas.

El poder del método 8D

En resumen, la metodología 8D se ha consolidado como una herramienta indispensable para la resolución eficaz y sistemática de problemas en cualquier organización. Adoptarla no solo posibilita a las empresas corregir fallos existentes, sino que también potencia una cultura de mejora continua y aprendizaje organizacional. Al aplicar las 8D con coherencia, las empresas pueden optimizar sus procesos, mejorar la calidad de sus productos o servicios, y fortalecer la satisfacción del cliente. En última instancia, la metodología 8D es más que un simple conjunto de pasos; es una mentalidad proactiva que empodera a los equipos para abordar y superar obstáculos.