Sistema ERP: qué es, qué tipos hay y cómo se integra en la empresa

Un sistema ERP es una herramienta clave en el entorno empresarial actual. En un mercado con clientes cada vez más exigentes, ayuda a centralizar la gestión de las distintas áreas operativas con el objetivo de optimizar procesos, mejorar la eficiencia y responder con mayor rapidez a las demandas del entorno.

En este artículo profundizamos en qué es un sistema ERP, cómo funciona y por qué se ha convertido en una herramienta imprescindible para las empresas de hoy en día. Analizamos sus principales aplicaciones, los tipos que existen en el mercado y los beneficios que aporta su implementación. También abordamos su papel dentro del almacén y cómo puede integrarse con otras soluciones especializadas, como los sistemas de gestión de almacenes.

¿Qué es un sistema ERP?

Un sistema ERP ─siglas en inglés de Enterprise Resource Planning, es decir, planificación de recursos empresariales─ es un software que controla todos los flujos de información dentro de una empresa. Esta solución digital unifica y automatiza tareas habituales en ámbitos como las finanzas, los recursos humanos, la logística o las compras.

Un sistema ERP se compone de módulos interconectados que comparten una misma base de datos, de ahí que la información fluya de modo coherente entre las diversas áreas del negocio. Los módulos están diseñados para atender procesos administrativos internos, como las finanzas o la contabilidad, así como funciones no financieras como los recursos humanos o la gestión de clientes.

Además, los ERP son sistemas escalables: las empresas pueden implementar únicamente los módulos que necesitan y expandir sus funcionalidades conforme evolucionan sus requerimientos. Muchos ERP también ofrecen características específicas orientadas a sectores concretos, ya sea de forma nativa o mediante integraciones adicionales.

¿Para qué sirve un sistema ERP?

El propósito de un ERP es integrar la información de todas las áreas de una empresa para promover una gestión más eficiente y alineada con los objetivos estratégicos. Estas son algunas de sus aplicaciones principales:

• Finanzas. Uno de los módulos más corrientes de un ERP es el de contabilidad, encargado de registrar las transacciones, administrar presupuestos, hacer proyecciones económicas y elaborar informes financieros. Gracias a él, las empresas pueden organizar y supervisar mejor sus recursos económicos.
• Compras.  Este módulo permite que el equipo de compras efectúe sus gestiones en cualquier momento y desde cualquier lugar. Gracias a la sincronización automática, la actividad comercial queda registrada en tiempo real, lo que facilita la coordinación con proveedores, el seguimiento de pedidos y la toma de decisiones basadas en datos actualizados.
• Recursos humanos. Un sistema ERP administra información del personal como datos contractuales, historial laboral, control de asistencia, nóminas, así como planes de formación y desarrollo. La centralización de estos procesos mejora la organización interna y contribuye a la toma de decisiones estratégicas en torno al talento humano.
• Gestión de clientes. El sistema también incorpora funciones de CRM (Customer Relationship Management), con el fin de registrar, organizar y hacer un seguimiento a todas las interacciones con los clientes. Esta herramienta está diseñada para elevar la calidad del servicio y gestionar de manera más efectiva las oportunidades de venta y fidelización.
• Producción. En empresas manufactureras, con el ERP se planifica la capacidad de producción y se asegura la trazabilidad de los productos. De esta forma, se garantiza que la fabricación se lleve a cabo dentro de los plazos establecidos, utilizando los recursos eficientemente y cumpliendo con los estándares requeridos.
• Cadena de suministro. El programa coordina, aunque en modo básico, algunas de las actividades de la supply chain: desde la entrada de la mercancía en el almacén hasta la distribución de los pedidos. Para una gestión más ágil y eficaz, es preferible contar con un software de almacén diseñado específicamente para optimizar las operativas logísticas.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema ERP?

Utilizar un ERP aporta numerosas ventajas:

• Automatización de procesos. El ERP ejecuta tareas rutinarias como la emisión de facturas o el registro de transacciones.
• Mayor productividad. Al optimizar y automatizar los procesos del negocio, el ERP ahorra tiempo, reduce errores y aumenta la eficiencia operativa.
• Control y trazabilidad. El ERP proporciona una visión clara y detallada de las operaciones diarias de la empresa, ya que supervisa y registra cada etapa de los procesos productivos, logísticos y financieros.
• Toma de decisiones. El acceso a información actualizada facilita una toma de decisiones más rápida y acertada en toda la organización.
• Comunicación interna. El ERP centraliza la información de distintas áreas en una única plataforma, lo que refuerza la comunicación entre departamentos y evita la duplicidad de datos.
• Integración.  El ERP se conecta fácilmente con otras soluciones especializadas, como los sistemas de gestión de almacenes, para controlar el stock en tiempo real.

¿Qué tipos de sistemas ERP existen?

Los ERP pueden clasificarse según varios criterios:

Según su instalación:

• Servidor local (on-premise). Se instala en los servidores de la empresa. Requiere una inversión inicial significativa en infraestructura y mantenimiento.
• Nube (cloud). Se aloja en servidores externos y accesibles a través de internet. Ofrece flexibilidad, escalabilidad y copias de seguridad automáticas.
• Híbrido. Combina características de los modelos on-premise y cloud. Las empresas mantienen ciertos datos y procesos localmente mientras aprovechan la nube para otras funciones.

Según su diseño:

• Estándar o genérico. Cubre los procesos comunes de la mayoría de empresas. Puede usarse con una configuración básica y admite un cierto grado de personalización.
• A medida. Puede adaptarse a las particularidades de la organización, ya sea construyéndose desde cero o modificando uno ya desarrollado.

Según su uso:

• Horizontales. Pueden usarlo todo tipo de empresas, independientemente de su sector. Cuentan con módulos generales que cubren las necesidades ordinarias de la mayoría de negocios.
• Verticales. Están especializados en negocios concretos, como hoteles, universidades, hospitales o empresas constructoras. Incluyen funcionalidades específicas para resolver las necesidades de este tipo de actividades.

Según el tamaño de la compañía en número de empleados:

• Para pequeñas empresas o micropymes (de 1 a 20 empleados). Con funciones básicas y costes reducidos. Ideales para automatizar tareas esenciales sin contar con una gran infraestructura técnica.
• Para medianas empresas o pymes (de 21 a 200 empleados). Son sistemas escalables que permiten integrar varias áreas y crecer con el negocio.
• Para grandes empresas (más de 200 empleados). Son altamente configurables y están pensados para gestionar operaciones complejas y grandes volúmenes de datos.

El ERP en un almacén

Un sistema ERP puede incorporar funciones básicas para la gestión del almacén, como el registro de entradas y salidas. Sin embargo, sus capacidades son limitadas y suelen estar orientadas a ofrecer una visión general sin cubrir las operaciones diarias en detalle.

Para gestionar eficazmente las operaciones diarias del almacén, numerosas empresas optan por integrar su ERP con un software de gestión de almacenes (SGA o WMS, por sus siglas en inglés). Es importante conocer las diferencias entre un ERP y un SGA, puesto  que cada sistema cumple funciones diferentes, pero complementarias dentro de la cadena de suministro.

Un SGA, como Easy WMS de Mecalux, se encarga en particular de coordinar y optimizar los procesos dentro del almacén: asignar ubicaciones estratégicas a los productos, optimizar las rutas de picking o controlar el estado del stock en tiempo real. Ambos sistemas trabajan de forma conjunta. Mientras el ERP centraliza la información general del negocio, el SGA actúa como el cerebro del almacén dirigiendo todas las operativas.

Una integración del SGA con el ERP es fundamental para evitar errores por duplicidad de datos y agilizar la toma de decisiones. Gracias a esta conexión, la información fluye automáticamente entre ambos sistemas para automatizar procesos y adecuarse con mayor agilidad a las exigencias del mercado. Por ejemplo, el software de gestión de almacenes de Mecalux es compatible con los principales ERP del mercado, como SAP, Oracle o Microsoft Dynamics.

Un sistema ERP integrado con soluciones especializadas

El ERP no solo centraliza la información y acrecienta la eficiencia operativa, sino que también hace que las empresas se ajusten a los cambios del mercado y respondan con agilidad a las demandas de sus clientes. Su verdadero potencial se alcanza cuando se integra con otras soluciones dedicadas que completan la gestión empresarial, como el SGA.

Integrar el ERP con un SGA como Easy WMS de Mecalux permite optimizar las operaciones logísticas, mejorar el control del inventario y automatizar tareas primordiales dentro del almacén. ¿Quieres saber cómo Easy WMS puede adaptarse a tu ERP y transformar tu logística? Contacta con nosotros. Somos especialistas en soluciones inteligentes para la gestión de almacenes.