Un software de gestión de inventario es un programa logístico que registra la entrada y salida de producto

Un software de gestión de inventario que crezca con la empresa

01 febrero 2022

Un software de gestión de inventario es un programa que permite llevar un control de la mercancía del almacén. Algunas de sus funcionalidades básicas son las de registro de las unidades almacenadas de cada referencia de producto, sus ubicaciones y el histórico de entradas y salidas, entre otras.

Este programa de inventario es un software imprescindible en casi cualquier instalación logística, ya que la gestión manual aumenta el riesgo de descuadres y de que las operativas se desarrollen de manera ineficiente. Por ello, la elección de un software de gestión de inventario adecuado es crucial para el devenir de la empresa.

Cuándo utilizar un software de gestión de inventarios

La implementación de un software de gestión de inventario supone una evolución respecto al control manual del stock ─papel y bolígrafo─ o mediante herramientas básicas de ofimática (inventario en Excel). El software de gestión de inventario potencia la eficiencia en procesos logísticos como la entrada y salida de existencias, en el recuento del inventario o en cálculos y proyecciones de cuánto stock se requiere en cada momento.

Entre las principales ventajas de un programa de inventario destaca el control de existencias: el software controla la trazabilidad sobre el producto al registrar la recepción de existencias y el envío de pedidos. El software de inventario ejerce una estricta supervisión sobre la gestión del nivel de existencias: coordina los conteos cíclicos y determina valores como los puntos de pedido o el stock máximo por referencia en función de la demanda, el histórico y unos criterios predeterminados por el responsable logístico. Asimismo, este software muestra los niveles de inventario en tiempo real, lo que permite que el responsable conozca en todo momento el estado de cada referencia y la disponibilidad de stock. Este control reduce el riesgo de roturas de stock en pedidos por falta de producto.

Un software de gestión de inventario puede conectarse con un lector de código de barras para agilizar la recepción de mercancías
Un software de gestión de inventario puede conectarse con un lector de código de barras para agilizar la recepción de mercancías

Funcionalidades clave para elegir el mejor sistema de gestión de inventario

Las nuevas tendencias de consumo han incrementado la complejidad de los almacenes. El auge del e-commerce y el estándar de devolución gratuita de pedidos han promovido una nueva logística, que se caracteriza por almacenes con mayor número de referencias y operativas más complejas. La reducción de los tiempos de entrega está fomentando que cada vez más compañías opten por fragmentar su logística y repartir las operativas entre múltiples almacenes.

Este escenario ha llevado a numerosas empresas a apostar por programas de gestión con un amplio abanico de funcionalidades que permitan que el software pueda evolucionar con la empresa. Cuando un programa incluye una serie de funcionalidades avanzadas destinadas no solo al control del stock sino también a una gestión eficiente de las operativas, hablaríamos de lo que se conoce como software de gestión de almacenes (SGA). Este programa logístico es una solución que va un paso más allá del tradicional software de inventario, ya que mantiene un registro exhaustivo del stock y, al mismo tiempo, asegura la productividad de todos los movimientos que se realizan en el almacén. Un SGA dispone de funcionalidades avanzadas como las siguientes:

Gestión de las ubicaciones

El software se puede conectar con lectores de códigos de barras o de QR para monitorizar la entrada y salida de mercancía. Además, puede contar con funciones específicas para organizar el movimiento de stock en el almacén teniendo en cuenta criterios como la rotación de producto o la preparación de pedidos por lotes. 

Gestión de la venta online

Un software de gestión de inventario básico debe facilitar el control del stock. Pero un SGA cuenta además con funcionalidades enfocadas a limitar errores en la preparación o expedición de pedidos. En los almacenes de compañías con canales de venta en línea, es necesario automatizar la actualización del catálogo online en los múltiples puntos de venta en línea ─en marketplaces como Amazon y Ebay o en plataformas e-commerce como Shopify y WooCommerce─. Esto es algo que permite, por ejemplo, el módulo Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration de Mecalux.

Gestión multitienda/multialmacén

Es importante que el software de inventario que elijamos tenga la opción de gestionar existencias de más de una instalación logística. Los SGA poseen la capacidad de coordinar procesos logísticos como la reposición automática a los puntos de venta físicos o el traspaso de mercancías entre las diferentes tiendas. Esto es algo que ofrece, por ejemplo, Easy WMS de Mecalux. 

Gestión de expediciones

La gestión de expediciones se ha convertido, con el triunfo del e-commerce y la última milla logística, en una de las tareas más complejas, pues cualquier error puede dañar la competitividad de la compañía. Un software que sea escalable debe, aparte de monitorizar la entrada y salida del stock, ser capaz de organizar los procesos de expedición por ruta de transportista (como hace el módulo Multi Carrier Shipping de Mecalux).

Gestión de los principales KPI de inventario

Los datos son imprescindibles para poder tomar decisiones fundamentadas. Un SGA recopila KPI del rendimiento real del almacén como el porcentaje de referencias en stock, ratio de pedidos preparados, etc. La compilación de información permite que el responsable pueda tomar decisiones en base al estado actual de las operativas del almacén.  

Un software de gestión de almacenes garantiza un mayor control sobre el stock, además de automatizar otros procesos logísticos
Un software de gestión de almacenes garantiza un mayor control sobre el stock, además de automatizar otros procesos logísticos

SGA: un software para la gestión integral del inventario

La logística 4.0 pone de manifiesto que la digitalización es el camino para suprimir errores en el stock y las operativas. Por este motivo, cada vez más compañías apuestan por programas de inventario avanzados, como por ejemplo un software de gestión de almacenes (SGA). Un SGA, más allá de garantizar el control estricto de stock y la trazabilidad de producto, también ofrece múltiples funcionalidades adicionales como la preparación de pedidos por olas, la organización de kitting (montaje de kits), la gestión de recepciones y expediciones o el diseño y optimización de rutas de picking, entre otras muchas operativas.

Easy WMS cuenta con múltiples módulos para dar solución a aspectos como:

  • La gestión de ubicaciones ─Slotting para almacenes─.
  • La organización de los diferentes procesos de expedición (empaquetado, etiquetado y envío) Multi Carrier Shipping Software─.
  • La coordinación entre el almacén y las tiendas físicas Store Fulfillment─. 
  • La sincronización entre el stock en la instalación y los diferentes puntos de venta online ─Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration─. 

Rent a Book: Easy WMS para garantizar la gestión eficiente del inventario

El comercio online ha dificultado la gestión del inventario. El e-commerce ha ayudado a introducir nuevas tendencias de mercado como cortas ventanas de entrega, devoluciones de producto gratuitas o pedidos cada vez más heterogéneos. Digitalizar el control del stock en el almacén puede ser el camino hacia una preparación de pedidos eficiente. Precisamente por esta razón, la empresa de alquiler de libros de texto belga Rent a Book confió en Mecalux para implementar el software de gestión de almacenes Easy WMS en su almacén de Enghien (Bélgica). El negocio de esta firma se caracteriza por ser estacional, con lo que durante los tres meses de verano se alcanzan picos de hasta 1.000 pedidos al día.

“Easy WMS de Mecalux se ha adaptado perfectamente a nuestra empresa. Desde que lo instalamos, hemos reducido el tiempo destinado a la preparación de pedidos y el número de errores, lo que ha disminuido el coste del servicio de posventa. Lo que más apreciamos de este sistema es su capacidad de respuesta y su flexibilidad, al ajustarse a nuestro almacén y a nuestros productos”, apunta Grégory Bastieans, gestor de proyectos de la compañía.

El software de gestión de almacenes de Mecalux ayuda a suprimir errores en todos los procesos logísticos de Rent a Book, especialmente en la gestión de inventarios. “Gracias a este sistema, el operario no tiene que pensar dónde buscar cada producto, sino que Easy WMS le dice dónde dirigirse y qué cantidad recoger. Las órdenes son tan precisas que no puede producirse ningún error durante la preparación de pedidos”, señala Grégory Bastieans. 

Para incrementar también el rendimiento en la fase de expedición de pedidos, Mecalux ha implementado el módulo Multi Carrier Shipping Software. Esta funcionalidad avanzada posibilita, además de personalizar cada envío, que la compañía se coordine con el carrier BPost, la agencia que se encarga de distribuir los pedidos.

 

Un software para gestionar el inventario y aumentar la eficiencia del almacén 

Un software de control de inventario es un programa logístico que se encarga de monitorizar la entrada y salida de stock, de realizar inventarios periódicos y de coordinar los procesos más básicos que tienen lugar en el almacén. No obstante, debemos considerar otras funcionalidades que vayan más allá. Por ejemplo, es necesario implantar un software de gestión de almacenes si se requiere automatizar la gestión de kits o se ha de organizar la preparación de pedidos por cross-docking

En todo caso, las nuevas tendencias del mercado como el estándar de envío en menos de 24 horas, la devolución gratuita de productos o la aparición de múltiples instalaciones logísticas cerca de las grandes urbes han llevado a las compañías a implementar software más completos que responden a los desafíos de la logística 4.0. 

Un programa como Easy WMS se adecua al nivel de complejidad que necesite el negocio, garantizando la eficiencia en contextos e-commerce, en almacenes de operadores logísticos con múltiples clientes o en el abastecimiento a complejas líneas de producción. Más de 1.000 instalaciones en 36 países confían en nuestro software para optimizar los procesos logísticos del almacén. Contacta con nosotros, un asesor experto te ofrecerá una solución a tu medida.