Características y funcionalidades clave de un software SGA moderno

Las funcionalidades de un software de gestión de almacenes (SGA) son uno de los principales aspectos que conviene analizar antes de digitalizar los procesos logísticos de una empresa. Más allá de controlar el inventario, un SGA puede incorporar herramientas para coordinar operaciones más complejas, como el abastecimiento de producción o la distribución de mercancía entre establecimientos.

En este artículo repasamos las funcionalidades que debería ofrecer un software de gestión de almacenes y los criterios que conviene valorar antes de elegir una solución.

Las funcionalidades de un software de gestión de almacenes

Las funcionalidades de un SGA son el conjunto de herramientas que emplea el sistema para coordinar las operaciones de una instalación logística. Intervienen en tareas como la recepción de la mercancía, el control del stock o la preparación de pedidos. Sin embargo, como no todos los almacenes son iguales, contar con un software flexible es clave para ajustar los procesos a las necesidades específicas de la empresa.

En numerosas ocasiones, estas funcionalidades se agrupan en módulos que pueden añadirse según los requisitos del negocio. Así, las capacidades de un SGA pueden variar considerablemente de una solución a otra.

Al escoger un software, es recomendable mirar más allá de las necesidades actuales del almacén. Un SGA con las funcionalidades adecuadas se adaptará a nuevos procesos sin tener que sustituir el sistema cuando la logística evolucione.

Lista de funcionalidades que debería tener un SGA moderno

No todos los softwares de almacenes emplean las mismas funcionalidades. Mientras algunas resultan imprescindibles para cualquier instalación logística, otras responden a necesidades específicas, como la automatización, la gestión de varios canales de venta o la integración con otros sistemas. La siguiente tabla resume las principales capacidades que puede ofrecer un SGA moderno y sirve como guía de los apartados que se desarrollarán a continuación.

Características y funcionalidades esenciales de un SGA

Las funcionalidades de un SGA abarcan desde el control del inventario hasta la preparación de pedidos. A continuación, mostramos cómo distintas empresas las aplican en sus operaciones diarias.

Visibilidad del inventario en tiempo real

El SGA conoce en todo momento la cantidad disponible de cada referencia y su ubicación exacta. Esta información se actualiza automáticamente con cada recepción, cambio o expedición, lo que permite consultar el inventario en tiempo real, localizar rápidamente cualquier producto y mejorar la planificación de las operaciones. 

La visibilidad del inventario en tiempo real fue uno de los motivos que llevó a Electrolux a instalar el software Easy WMS de Mecalux en su almacén de Colombia. Con esta solución, la firma gestiona más de 250.000 referencias sin errores. 

Recepción de mercancías

El software del almacén verifica la información del envío, gestiona incidencias y decide una ubicación antes de que la mercancía pase a formar parte del inventario. Si la empresa trabaja con advanced shipping notice (ASN), el sistema puede identificar los artículos y reservar el espacio donde se depositarán antes incluso de entrar en el almacén.

Así ocurre en ICF, fabricante italiano de tornillos y sistemas de fijación. El ERP comunica a Easy WMS los productos que van a llegar para que determine el lugar más adecuado mediante un conjunto de reglas y algoritmos. De este modo, la compañía mantiene la trazabilidad de sus 1.500 referencias.

Ubicación automática

El SGA decide dónde almacenar la mercancía según criterios como la rotación o las características de la carga, asignando a cada producto la ubicación más adecuada para agilizar los movimientos y evitar desplazamientos innecesarios. Una distribución estratégica del stock optimiza el espacio y facilita todas las operativas.

Easy WMS reserva una ubicación a cada referencia del laboratorio dermatológico Innoaesthetics teniendo en cuenta variables como el nivel de demanda. El software aplica el método FIFO (first in, first out) para que los primeros productos en entrar en el almacén sean también los primeros en expedirse.

Reaprovisionamiento

El reaprovisionamiento garantiza que las zonas de trabajo dispongan siempre de stock. El SGA supervisa las existencias y genera órdenes de reposición cuando detecta que es necesario trasladar mercancía desde reservas.

En Bright Junior Media, empresa polaca de juguetes y libros infantiles, Easy WMS indica dónde depositar cada artículo. Así, los de alta rotación se sitúan en las zonas más accesibles. “La distribución correcta de los juguetes nos ayuda a preparar los pedidos con mayor rapidez”, explica la compañía.

Preparación de pedidos

El SGA organiza la preparación de pedidos de forma eficiente, priorizando las órdenes según su urgencia y fecha de entrega y definiendo las rutas más adecuadas para que los operarios recorran el almacén en el menor tiempo posible. Para guiar y agilizar estas operaciones, el sistema se integra con tecnologías como terminales de radiofrecuencia, voice picking o sistemas pick-to-light.

En Gibon, mayorista esloveno de componentes electrónicos con 3.000 pedidos diarios, el picking es uno de los procesos más exigentes, ya que concentra el 85% del tiempo de trabajo. Desde su implantación, la firma ha pasado de preparar los pedidos uno a uno a completar hasta 32 pedidos en un mismo recorrido.

‘Packing’ y expediciones

El SGA verifica que cada envío sea correcto antes de salir del almacén. El sistema genera las etiquetas, valida cada paquete y comprueba que el contenido coincida con el pedido, además de asegurar que se incluya la documentación correspondiente. De este modo, se reducen los errores de expedición y se garantiza que la mercancía llegue al cliente correctamente identificada y preparada para su transporte.

Personalizar cada envío sin cometer errores resulta fundamental cuando una empresa vende a través de varios canales. En el almacén de la marca francesa de moda Rouje, el módulo Servicios de Valor Añadido (VAS) de Easy WMS envía instrucciones durante el embalaje para incorporar elementos específicos cuando corresponde, como por ejemplo una tote bag. 

Recuentos

En este proceso se comprueba que las existencias registradas en el sistema coincidan con la mercancía disponible. El SGA organiza conteos cíclicos sin interrumpir la actividad del almacén y actualiza el inventario cuando detecta diferencias.

Antes de implantar Easy WMS, un operario de Établissements Moiret podía tardar varias semanas en completar el inventario físico. “Con Easy WMS, tan solo necesita una hora”, indica este distribuidor francés de especias y condimentos. 

Informes y analítica

Un buen SGA también recopila y analiza información para facilitar la toma de decisiones. A través de dashboards e informes personalizables, los responsables logísticos pueden consultar indicadores como la ocupación del almacén, el nivel de stock, la productividad de los operarios, el estado de los pedidos o los tiempos de preparación y expedición. Estos datos permiten detectar oportunidades de mejora, anticiparse a posibles incidencias y evaluar el rendimiento de la instalación.

En Browne, fabricante canadiense de utensilios de cocina, Easy WMS proporciona datos sobre la ocupación, que se mantiene entre el 80% y el 90%, o la productividad de los operarios, capaces de alcanzar las 150 líneas por hora con una precisión superior al 99%.

Características avanzadas de un software de gestión de almacenes

Además de las funcionalidades básicas, algunos SGA incorporan capacidades avanzadas para gestionar procesos más complejos. Estas herramientas amplían el alcance del software y permiten responder a nuevas exigencias.

Slotting para SGA

Una buena organización de la mercancía influye en todos los procesos del almacén. Con una funcionalidad de slotting, el SGA determina la mejor ubicación a partir del estudio de la demanda actual, histórica o prevista.

Por ejemplo, Easy WMS de Mecalux ofrece el módulo Slotting para SGA, que analiza la rotación de los productos y propone cambios de ubicación. El objetivo es reducir desplazamientos y mejorar el rendimiento.

Labor Management System (LMS)

Esta solución aporta una visión detallada de la actividad del almacén. A partir de los datos recopilados, los responsables logísticos pueden conocer el estado de los procesos, dimensionar los recursos necesarios e identificar oportunidades de mejora para aumentar la productividad.

Easy WMS dispone del módulo Labor Management System (LMS), que compara el rendimiento previsto con el real para detectar desviaciones y mejorar la asignación de recursos.

Yard Management System (YMS)

En los muelles de carga se concentran las recepciones y las expediciones de mercancía. Un SGA coordina la llegada de camiones, asigna muelles y prioriza las operaciones según la urgencia o la disponibilidad.

Con el módulo Yard Management System (YMS) de Easy WMS, los responsables logísticos pueden planificar las citas de carga y descarga para reducir los tiempos de espera y evitar cuellos de botella.

Multi-Carrier Shipping Software

El SGA automatiza la comunicación con los transportistas, genera la documentación necesaria y permite configurar distintos modos de empaquetado según el cliente, la agencia o el tipo de servicio.

Esta capacidad está disponible en Easy WMS mediante Multi-Carrier Shipping Software, un módulo que canaliza las expediciones con múltiples transportistas desde una única plataforma.

Store Fulfillment

Las empresas que disponen de distintos establecimientos físicos pueden emplear esta funcionalidad para gestionar su inventario. El SGA sincroniza el stock y las operaciones entre los almacenes y la red de tiendas.

Con el módulo Store Fulfillment, Easy WMS ejecuta tareas como las reposiciones, los traspasos de mercancía o las devoluciones entre varios establecimientos.

SGA para Producción

Las compañías que poseen centros conectados con producción emplean el SGA para asegurar que las líneas de fabricación dispongan de las materias primas imprescindibles, además de para dar de alta los productos terminados a medida que se crean.

El módulo SGA para Producción de Mecalux ordena al MES (manufacturing execution system) el suministro a fabricación. Al mismo tiempo, da de alta los artículos terminados que se han creado durante la jornada.

Integración con Marketplaces

Las empresas que venden sus productos a través de distintos canales pueden integrar el SGA con marketplaces y plataformas de comercio electrónico. El sistema sincroniza los pedidos, el inventario y el estado de los envíos para mantener la información actualizada y minimizar las tareas manuales.

En el caso de Mecalux, el módulo Integración con Marketplaces es compatible con los principales marketplaces del mercado, como Amazon o eBay, y con las plataformas de e-commerce más populares, como Prestashop, entre otras. 

Software para operadores logísticos (3PL)

La logística 3PL destaca por su complejidad. Estos proveedores gestionan mercancía de distintas empresas y coordinan actividades como el aprovisionamiento, el almacenamiento, la preparación y la distribución de pedidos.

El módulo Software para operadores logísticos (3PL) de Easy WMS mantiene separado el inventario de cada cliente, al que informa sobre el estado de su stock. Además, adapta los procesos a cada compañía y registra automáticamente los servicios realizados para facilitar su facturación.

Servicios de Valor Añadido (VAS)

La personalización de artículos y pedidos es una práctica cada vez más habitual. Por ejemplo, los negocios pueden utilizar embalajes sostenibles, incorporar etiquetas con su logo o marca, agregar papeles o virutas de colores o incluir tarjetas impresas, entre otras opciones.

Easy WMS dispone del módulo Servicios de Valor Añadido (VAS), un sistema que envía instrucciones a los operarios y garantiza que cada tarea se ejecute siguiendo los requisitos definidos para cada pedido.

Capacidades técnicas que debe tener el software de almacén

Más allá de las funcionalidades orientadas a la logística, un SGA debe cumplir una serie de especificaciones técnicas que faciliten su implantación e integración con el negocio. Estos aspectos influyen tanto en el rendimiento del sistema como en su capacidad para adaptarse al crecimiento de la empresa.

Cloud / SaaS

Un SGA en modalidad software as a service (SaaS) se aloja en la nube, por lo que no necesita disponer de servidores propios para implantar el software. Los usuarios pueden acceder al sistema desde un navegador web o una aplicación móvil, mientras que el proveedor gestiona el mantenimiento y despliega las actualizaciones mediante un modelo de suscripción.

En el caso de Mecalux, Easy WMS está disponible en modalidad SaaS, lo que agiliza la implantación del software y permite ampliar o reducir el número de licencias según las necesidades de cada empresa mediante un modelo de suscripción.

Integración con el ERP

La integración con el ERP posibilita que el SGA se conecte con el resto de la compañía. Pedidos, inventario y expediciones se actualizan en ambos sistemas, evitando tareas repetidas y garantizando que todas las áreas compartan la misma información.

API

Las API permiten que el SGA se conecte con otras aplicaciones. A través de ellas, el software puede intercambiar información con sistemas de gestión del transporte (TMS) o de la producción (MES), además de incorporar nuevas herramientas a medida que evoluciona la empresa.

Sincronización en tiempo real

Un SGA moderno intercambia información con el resto de los sistemas en tiempo real. De este modo, cualquier recepción, movimiento de mercancía o expedición se registra al instante y se evita que distintos departamentos trabajen con datos desactualizados.

Configurabilidad y personalización

Un SGA permite configurar flujos de trabajo, reglas o permisos para adaptarse a la operativa de cada empresa. Cuando se requieren funciones muy específicas, también es posible incorporar desarrollos personalizados.

Escalabilidad

La logística evoluciona con el tiempo. Un SGA escalable puede gestionar un mayor volumen de pedidos, nuevas referencias o almacenes adicionales sin perder rendimiento. De este modo, el negocio puede crecer sin sustituir el software.

Experiencia de usuario

Un SGA debe presentar los procesos de forma clara para que los operarios ejecuten las tareas con rapidez. Además, una interfaz intuitiva facilita la navegación entre los distintos menús y el acceso a la información en cada momento.

Easy WMS de Mecalux dispone de una interfaz para terminales de radiofrecuencia que organiza los contenidos según cada proceso, con filtros, iconos y opciones de mensajería que facilitan la comunicación entre los equipos.

Inteligencia artificial

La IA se está incorporando progresivamente a los SGA para analizar grandes volúmenes de datos, detectar patrones y generar recomendaciones. Gracias a estas capacidades, los responsables de la supply chain pueden anticipar necesidades, identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones.

Funcionalidades del SGA para almacenes automáticos

Un software de gestión moderno debe poder comunicarse con equipos y sistemas automáticos, incluso aunque sean de distintos fabricantes. La integración con soluciones robotizadas permite ejecutar los movimientos de mercancía.

WES y WCS

En un almacén automático intervienen múltiples sistemas que trabajan a la vez. Mientras que un warehouse execution system (WES), como Easy WES de Mecalux, organiza las operaciones y asigna las tareas a los equipos, un warehouse control system (WCS) como Easy WCS controla el funcionamiento de las máquinas y les transmite las órdenes correspondientes. La comunicación entre ambas soluciones y el SGA mantiene sincronizada toda la actividad.

AGV

Los vehículos de guiado automático (AGV) trasladan mercancía entre distintos puntos del almacén siguiendo rutas predefinidas. Al integrarse con el SGA, reciben las órdenes que indican el origen y el destino de cada movimiento.

Easy WMS cuenta con una funcionalidad de integración con AGV que permite enviar instrucciones a estos vehículos y supervisar su ejecución. La solución puede comunicarse con modelos de otros fabricantes.

AMR

Los robots móviles autónomos (AMR) son vehículos inteligentes capaces de transportar cargas ─tanto palets como cajas─ en espacios interiores con total independencia. Conectados con el SGA, reciben las órdenes y comparten información sobre el estado de cada operación para mantener sincronizados los movimientos de mercancía.

Los AMR de Mecalux trabajan junto con software de gestión de flotas, integrado con Easy WMS, que supervisa la flota de robots y optimiza los desplazamientos dentro del almacén.

Transportadores y almacenamiento automático

Los almacenes automáticos gestionan la mercancía sin intervención manual. Mientras los transportadores desplazan palets o cajas entre las distintas zonas de la instalación, los transelevadores depositan y extraen los productos de sus ubicaciones. El SGA determina las tareas que deben realizarse y comunica las órdenes a los sistemas que controlan los equipos automáticos, manteniendo actualizado el inventario en tiempo real.

Pallet Shuttle

El Pallet Shuttle es una solución de alta densidad equipada con carros eléctricos que desplazan los palets de forma automática por el interior de los canales de almacenaje. Los operarios utilizan carretillas elevadoras para introducir los shuttles en cada canal y trasladarlos de una ubicación a otra.

Cobots

Los robots colaborativos (cobots) trabajan junto a los operarios para automatizar tareas repetitivas o de precisión sin sustituir su intervención. Pueden participar en procesos como el picking, el paletizado, el despaletizado o la manipulación de artículos. Integrados con el SGA, reciben órdenes de trabajo y comunican cada paso que ejecutan.

Easy WMS: un software de gestión de almacenes preparado para operativas avanzadas

Elegir un software de gestión de almacenes implica valorar mucho más que sus funcionalidades básicas: también debe amoldarse a nuevos procesos y comunicarse con otros sistemas. Easy WMS reúne todas estas capacidades en una plataforma flexible que se adapta a todo tipo de instalaciones. Gracias a su arquitectura modular y a su compatibilidad con el resto del ecosistema de Mecalux y con soluciones de terceros, acompaña a las empresas en la transformación y evolución de su logística.