ROI del WMS/SGA: guía para justificar su adopción

Identificar la necesidad de instalar un sistema de gestión de almacenes puede ser fruto de la intuición para algunos jefes de almacén o responsables de logística. Sin embargo, no debe tomarse una decisión de tal calado basándose simplemente en impresiones o problemas aislados en la operativa del almacén.

La justificación de adoptar un SGA se fundamenta en su retorno de la inversión (ROI). En este sentido, es dar respuesta a cuestiones como: ¿Qué financiación requiere el SGA?, ¿en cuánto tiempo se recuperará?, ¿y cuáles son los beneficios que va a aportar el nuevo sistema?

En nuestro artículo desgranamos cómo abordar el cálculo del ROI del SGA en tres etapas:

1. Definir las problemáticas en el almacén

Son muchas las ventajas que conlleva el uso de un sistema de gestión de almacén, ya que este software está preparado para hacer frente a los desafíos habituales a los que se enfrentan las instalaciones de almacenaje. En la actualidad, los retos se concentran en las siguientes áreas:

• La trazabilidad y precisión del inventario en el almacén: exceso de inventario, deficiencias en la gestión de las ubicaciones, referencias desaparecidas…
• La gestión de la plantilla de trabajadores: reparto desigual de las tareas, rutas de picking erráticas, exceso de tiempo invertido en desplazamientos…
• La optimización de los recursos en las instalaciones: estanterías infrautilizadas, espacio de almacenaje desaprovechado, bajo rendimiento de los equipos de manutención…
• La calidad del nivel de servicio que se le da al cliente: errores en la preparación de pedidos, retrasos en los envíos…
• La gestión de la información y su análisis: falta de datos fiables que dificulta el cálculo y seguimiento de KPI en el almacén.

En general, la persona encargada del almacén será la más indicada para señalar los obstáculos que complican la operativa global. No obstante, esta labor de investigación es más efectiva si se realiza en conjunto con todos los actores implicados en el día a día, al igual que comentamos en nuestro artículo sobre cómo mejorar la productividad en el almacén.

2. Estimar los ahorros que va a suponer la implantación del SGA

Con los puntos de mejora localizados, conviene evaluar el ahorro de costes que se consigue al instalar un SGA en el almacén. Esto ayudará a establecer el ROI del WMS. La principal virtud del SGA es que permite hacer más con menos recursos, es decir, elevar la productividad global en las siguientes áreas:

• Reducción en trabajo y equipamiento en almacenaje, picking y expedición: un software como Easy WMS permite acelerar las labores de picking y preparación de pedidos. En la misma línea, encontramos el aprovechamiento óptimo del espacio de almacenaje.
• Ahorro en la entrada de datos: la gestión de la información está automatizada, por lo que este tiempo se puede dedicar a otros procesos productivos.
• Ahorro gracias a la reducción de errores en los pedidos: el nivel de servicio mejora exponencialmente, ya que el SGA permite alcanzar una precisión del 99%.
• Menor tiempo en la gestión de inventario: es difícil reducir el nivel de stock con garantías si no contamos con los datos exactos. Con el SGA se consigue una correspondencia entre lo que refleja el sistema y lo que hay en el almacén.

Llegados a este punto, estará claro más o menos cuánto dinero y tiempo podrá ahorrar el SGA adecuado. El siguiente paso será ver la relación entre esto y la inversión necesaria para implantar este nuevo sistema.

3. Calcular el ROI del WMS

Sobre la base de los ahorros estimados, edificaremos lo que llamamos el ROI del WMS. Esto nos permitirá comparar el beneficio obtenido en relación a la inversión realizada y así poder estimar cuánto tiempo nos llevará recuperar el coste y, después, empezar a registrar ganancias.

Para ello, necesitamos saber qué inversión será necesaria para poner en marcha un proyecto de implantación de SGA. Brevemente, el precio del software dependerá de:

• La opción de despliegue del software elegida, si es on-premise o SaaS.
• El número de licencias necesarias para operar en función de la plantilla de trabajadores.
• El hardware, es decir, dispositivos adicionales como servidores si es on-premise, pero también si se incluyen sistemas como terminales de radiofrecuencia o aquellos de picking por voz.
• Servicios adicionales como el soporte técnico remoto 24 horas.

Si estás pensando en la posibilidad de implantar un SGA en tu almacén y necesitas calcular el retorno de la inversión o ROI del WMS, no dudes en contactar con nosotros. Analizaremos tu caso concreto y diseñaremos un proyecto ajustado a los requerimientos de tu instalación de almacenaje.