Seguimiento de pedidos: ¿cómo implantarlo eficazmente en logística?

El seguimiento de pedidos se ha convertido en una prioridad fundamental en la logística actual, porque los clientes exigen poder conocer en todo momento la ubicación exacta de sus compras y el estado en que se encuentran. En un entorno cada vez más competitivo, donde la rapidez de entrega, la transparencia en la información y el estricto cumplimiento de las fechas de entrega son factores que marcan la diferencia, contar con un sistema eficiente de seguimiento de envíos resulta indispensable. Este seguimiento no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también optimiza la gestión operativa, permitiendo anticipar y resolver posibles incidencias.

En este post te contamos cómo implantar un sistema automático de seguimiento en tu almacén y qué tecnologías pueden ayudarte a optimizar este proceso de forma sencilla y eficiente.

¿Qué es el seguimiento de pedidos en logística?

En logística, el seguimiento de pedidos es el proceso de rastrear en tiempo real la ubicación y el estado de cada paquete, desde su preparación en el almacén hasta la fase de última milla, que es cuando se entrega al cliente. Gracias a las sucesivas lecturas del ID del paquete, cada paso queda registrado: movimientos, tiempos de tránsito, cambios de estado y posibles incidencias.

Este tracking logístico no solo sirve para que el cliente pueda buscar un envío, saber “por dónde va” o seguir un pedido en cada fase, sino que posibilita que las empresas optimicen rutas de transporte, anticipen retrasos y mantengan el control sobre sus SLA (Service Level Agreement). En entornos con alta rotación y grandes volúmenes de pedidos, disponer de un sistema de seguimiento de envíos es esencial para garantizar un servicio competitivo, tanto a nivel nacional como internacional.

Beneficios de implantar un sistema de seguimiento de pedidos

Contar con un sistema de seguimiento de pedidos aporta ventajas directas para la operativa logística y para el servicio al cliente. Entre sus principales beneficios destacan:

• Visibilidad en tiempo real. Proporciona a los responsables logísticos información actualizada sobre la ubicación y el estado de cada pedido, lo que facilita la toma de decisiones y la gestión diaria del almacén.
• Experiencia óptima para el cliente. El consumidor puede acceder fácilmente a una plataforma de seguimiento, consultar el número de seguimiento o localizador, y rastrear su pedido sin necesidad de contactar con la empresa, despejando la incertidumbre y mejorando la confianza en el servicio.
• Reducción de errores y reclamaciones. Automatizar el tracking disminuye la gestión manual, minimiza fallos y simplifica la detección y resolución de problemas.
• Optimización de procesos logísticos. El sistema de seguimiento en tiempo real genera datos valiosos para analizar el rendimiento, identificar cuellos de botella y agilizar las entregas, aspectos cruciales para cumplir con los acuerdos de nivel de servicio.
• Control sobre la última milla. Integrar el seguimiento de envío con las agencias de transporte proporciona un control exhaustivo sobre la fase más sensible de la entrega, ayudando a evitar retrasos.

Tecnologías clave en el seguimiento de pedidos en tiempo real

Para implantar un sistema de seguimiento eficaz, es básico integrar distintas tecnologías que conecten el almacén con el transporte y con el cliente:

• Terminales de radiofrecuencia (RFID o escáneres) y smartphones. Los lectores de códigos de barras leen y registran en tiempo real el movimiento de cada paquete, asociando el id o localizador a cada operación. Además, algunas compañías incorporan sistemas de seguimiento por GPS con miras a conocer la ubicación exacta de los envíos durante el transporte.
• Software de gestión de almacenes (SGA). Estos sistemas centralizan la información de stock, pedidos y expediciones, actuando como el cerebro que conecta el almacén con el exterior y con las plataformas de tracking. Por ejemplo, el software de almacén Easy WMS cuenta con el módulo Multi-Carrier Shipping Software, que facilita la integración con múltiples agencias de transporte. Además, automatiza la creación de etiquetas, la asignación de números de seguimiento y la actualización del estado de cada envío en distintas plataformas.
• TMS (Transportation Management System). Los sistemas TMS son herramientas de gestión del transporte que organizan y optimizan los envíos. Garantizan una comunicación bidireccional entre la empresa y los transportistas, aspecto primordial para mantener actualizado el seguimiento en tiempo real.
• Plataformas de seguimiento. Ofrecen al cliente la posibilidad de rastrear su pedido, buscar un envío, consultar el tracking number o saber por dónde va el paquete en cualquier momento.
• ERP (Enterprise Resource Planning). El ERP es el sistema central que aúna todos los procesos empresariales, incluidos los de ventas, compras, inventario, almacén y transporte. Su integración con el SGA y el TMS permite una trazabilidad completa del pedido desde que se genera hasta que se entrega al cliente.

Ejemplo paso a paso de implantación de un sistema de seguimiento de pedidos

Implementar un sistema de seguimiento de pedidos no solo supone instalar un software, sino integrar procesos, tecnología y equipos para alcanzar una logística más ágil y trazable. Claro ejemplo de ello son las empresas Wallbox y Stand-Privé.com, que han implantado un sistema de seguimiento en colaboración con Mecalux:

Paso 1. Análisis de necesidades y objetivos

Todo proyecto arranca con un análisis detallado. Wallbox, uno de los principales fabricantes de cargadores para vehículos eléctricos, necesitaba gestionar un creciente volumen de pedidos internacionales y controlar cada envío en tiempo real. Por su parte, Stand-Privé.com, un importante e-commerce francés especializado en moda, requería agilidad en la preparación de miles de pedidos diarios y trazabilidad completa para mejorar la experiencia de compra.

Paso 2. Integración de un SGA

Ambas empresas optaron por Easy WMS de Mecalux, junto con el módulo Multi Carrier Shipping Software, que se conecta con las agencias de transporte y automatiza la gestión de etiquetas, documentación de envío y comunicación de datos. Este paso implicó:

• Configurar el software para adaptarlo a los transportistas habituales (DHL, UPS, GLS, entre otros).
• Integrar Easy WMS con el ERP y las plataformas e-commerce en el caso de Stand-Privé.com.
• Personalizar reglas de expedición y asignación automática de transportistas según destino, costes o tiempos de entrega.

Paso 3. Formación de usuarios y pruebas

El éxito de cualquier implantación depende de las personas. Tanto Wallbox como Stand-Privé.com formaron a sus operarios y responsables logísticos para que se familiarizasen con el sistema. Se realizaron pruebas de impresión de etiquetas, validación de datos y simulaciones de procesos de expedición para asegurar un arranque sin errores.

Paso 4. Puesta en marcha y operación diaria

Tras la formación, llegó el momento de la puesta en marcha. En Wallbox, el sistema permitió conocer en tiempo real el estado de cada pedido, desde su preparación hasta la entrega al cliente, algo trascendental para sus envíos internacionales. Stand-Privé.com, por su parte, logró reducir tiempos en la expedición y ofrecer a sus compradores información específica sobre el seguimiento de sus paquetes, incluso durante picos de actividad como rebajas o Black Friday.

Paso 5. Optimización continua

Con el sistema operativo, ambas empresas comenzaron a analizar datos para maximizar procesos. Wallbox utiliza la información de Easy WMS y el módulo Multi Carrier Shipping Software para planificar a la perfección sus envíos internacionales y optimizar costes logísticos. Stand-Privé.com aprovecha la trazabilidad para gestionar incidencias de manera proactiva y reforzar la fidelización de sus clientes.

Seguimiento de pedidos: base estratégica para una logística competitiva

El seguimiento de pedidos ha dejado de ser un valor añadido para convertirse en una funcionalidad crucial en la logística moderna. Implantar un sistema automático aporta trazabilidad en tiempo real, reduce costes y mejora la experiencia de cliente, ayudando a cumplir los exigentes acuerdos de nivel de servicio. Para las empresas, supone transformar la logística en un área estratégica que aporta valor y competitividad.