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Instalación de un sistema de gestión de almacenes

Las siete claves para instalar correctamente un sistema de gestión SGA

15 octubre 2018

¿Crees que has elegido al proveedor adecuado para tu sistema de gestión de almacenes SGA? Como ya sabrás, conseguirás muchas ventajas instalando un SGA: todas las operaciones realizadas en tu almacén se llevarán a cabo de manera más rápida, más fácil y con mayor precisión.

Para implementar correctamente un software o sistema de gestión de almacenes SGA, tanto si usas o no un sistema de planificación de recursos empresariales, deberás tener en cuenta algunos factores técnicos y organizativos. Aquí te presentamos la lista con los pasos clave para instalar correctamente un software de logística:

1. Proceso de instalación y análisis funcional

Cuando hayas seleccionado tu software SGA, define primero los pasos del proceso de instalación y sus características a fin de instalarlo correctamente.

Tu equipo encargado del desarrollo del proyecto deberá realizar un análisis funcional de todos los procesos internos del almacén a los que la implementación del sistema de gestión afecta.

Te recomendamos que organices talleres de análisis para cada área de tu almacén. De este modo, los responsables del proyecto podrán diferenciar entre operaciones físicas y no físicas para optimizarlas.

2. Comunicación y configuración del sistema de gestión SGA

Una vez terminados dichos talleres, dispondrás de una lista de procesos que deberás mejorar. Gracias a esto último, podrás configurar y desarrollar las nuevas funcionalidades y la interfaz del sistema de gestión SGA.

Para que la implementación del software se lleve a cabo en buenas condiciones, deberás estar en contacto con tu proveedor y tratar de mantener una comunicación fluida con él, por ejemplo, organizando llamadas semanales.

3. Preparación del almacén

Plantéate las preguntas adecuadas para preparar tu almacén ante la llegada del nuevo sistema de gestión logística:

  • ¿Necesito adquirir material informático? ¿Es un software disponible en la nube o debo instalarlo en mis servidores (localmente)?
  • ¿Tengo que comprar otro software aparte, como un SEA o un SCA para adaptarlo a mis necesidades?
  • ¿Debo numerar mis impresoras?
  • ¿Necesito antenas wifi?

Recurre a la empresa proveedora de servicios para que responda a tus preguntas y te prepare lo mejor posible.

En Mecalux, ponemos a tu disposición un servicio para aconsejarte y acompañarte en cada paso de la implementación del software, así como la posibilidad de contratar un servicio de mantenimiento las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Preparación de las áreas de un almacén
Preparación de las áreas de un almacén

4. Evaluación de riesgos

Para instalar correctamente tu software SGA, no olvides evaluar los riesgos e incluirlos en tus planes de trabajo y presupuestos. De este modo, estarás preparado para los imprevistos que puedan surgir durante la instalación.

Por ejemplo, la instalación de varias herramientas informáticas, como un sistema de planificación de recursos empresariales y un SGA, son elementos que deberás tener en cuenta.

5. Prueba

Como paso clave y crucial en el proceso, tu equipo y tu proveedor de logística deberán probar todos los elementos del software para asegurarse de que funciona correctamente.

Deberá aceptarse y confirmarse cada funcionalidad individualmente. Gracias a este meticuloso trabajo, reducirás la posibilidad de tener que afrontar gastos adicionales más adelante.

6. Formación para los equipos

Si eliges un software de logística como Easy WMS, debes saber que una vez terminada la instalación, nosotros formaremos a todo tu personal operativo. Nos encargaremos de escoger días de formación en los que todos tus empleados estén disponibles y no interfiera en la operativa diaria de tu empresa.

Formación del personal de logística sobre el sistema de gestión SGA
Formación del personal de logística sobre el sistema de gestión SGA

7. Preparación final y lanzamiento del software

Para realizar este paso, debes saber que tendrás que programar la realización de un inventario físico. De hecho, es necesario que te asegures de que los datos introducidos en el software de tu almacén correspondan con tus stocks reales.

Comprueba por última vez que todas las funcionalidades del software funcionan adecuadamente. Si todo funciona tal y como tú y tus empleados esperáis, entonces podrás realizar el lanzamiento.

La implementación de un sistema de gestión SGA es un proceso que, si se realiza meticulosamente, es menos complicado de lo que parece. En Mecalux, nuestros profesionales permanecen a tu disposición y te acompañan en cada paso de la instalación de nuestro software Easy WMS. Durante más de 50 años, nuestra profesionalidad y experiencia nos han permitido trabajar con las empresas más importantes de todo el mundo. Les hemos ayudado a mejorar la gestión de sus almacenes y a ser más eficientes.

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