Cómo reducir los tiempos de entrega en 10 pasos

Reducir los tiempos de entrega es uno de los principales retos de la logística moderna. Para lograrlo, no basta con acelerar el transporte: también hay que optimizar la gestión del inventario, la preparación de pedidos, la expedición y el resto de procesos que posibilitan que la mercancía salga lista del almacén.

En este artículo descubriremos los diez pasos a seguir para detectar dónde se producen los retrasos, maneras de ponerles remedio, y cómo un SGA puede ayudar a agilizar las entregas.

1. Identificar qué está ralentizando las entregas

Reducir los tiempos de entrega comienza por identificar dónde se originan las demoras para detectar la posible formación de cuellos de botella. El plazo de entrega se mide desde la recepción del pedido. A partir de ahí, se debe proceder a comprobar el stock, preparar el pedido, embalarlo o empaquetarlo, y darle salida desde el almacén.

Una vez que la mercancía abandona las instalaciones, entran en juego factores que pueden alargar el tiempo de envío, como el transporte, el tráfico, las aduanas o la distribución de última milla. Distinguir entre procesos internos y externos permite identificar qué parte del plazo total depende de la propia empresa y cuál está condicionada por terceros, como los transportistas. Conocer el origen de las demoras posibilita priorizar las acciones de mejora con eficacia.

2. Optimizar la gestión del inventario y la disponibilidad de stock

Una vez identificado el origen de los retrasos, hay que garantizar que los productos siempre estén disponibles cuando llega un pedido. La falta de existencias no solo ralentiza la preparación, sino que también repercute en la experiencia del cliente. Tal y como explica la consultora Accenture, cuando los consumidores no encuentran lo que buscan, a menudo optan por los de la competencia, lo que afecta a la sostenibilidad de la marca a largo plazo. Contar con información precisa y conocer la ubicación de los artículos en tiempo real agiliza la preparación y evita interrupciones en la operativa.

Además, una previsión y planificación de la demanda adecuadas previenen stockouts o roturas de stock al anticipar las necesidades de reposición y contribuir a mantener los niveles de inventario requeridos. De este modo, los operarios localizan los artículos con rapidez y preparan los pedidos sin esperas derivadas de la falta de existencias o de errores. Como resultado, se genera un flujo de trabajo más eficiente y los plazos de entrega disminuyen.

3. Acortar los tiempos de picking y preparación de pedidos

La preparación de pedidos es una de las operaciones más críticas para reducir los tiempos de entrega, ya que concentra buena parte del trabajo entre la recepción y la salida de la mercancía. René de Koster, Tho Le-Duc y Kees Jan Roodbergen señalan en un artículo publicado en el European Journal of Operational Research que el picking es la actividad más intensiva en mano de obra y puede llegar a representar hasta el 55% de los costes de un almacén.

Una de las formas de acelerar esta operativa consiste en minimizar los desplazamientos de los operarios mediante estrategias de slotting, es decir, organizando las ubicaciones en función de la rotación de los productos. Seguir el método ABC para la clasificación de inventarios y situar las referencias de mayor demanda en las zonas más accesibles facilita aprovechar los recorridos y la recogida de artículos.

El método de picking elegido influye en la productividad, pero no existe una única estrategia válida para todos los almacenes. La mejor opción depende del número de SKU, el volumen diario de pedidos, sus líneas y las características de los productos. Así, sistemas como el batch picking o picking por lotes, el wave picking o picking por olas o el zone picking o picking por zonas responden a necesidades diferentes.

4. Automatizar operativas del almacén

Las operaciones manuales pueden limitar la capacidad del almacén a medida que aumenta el volumen de pedidos. La automatización permite mantener un flujo continuo e impide que tareas repetitivas ralenticen la operativa.

Los almacenes automáticos agilizan el acceso a la mercancía, dado que ahorran gran parte del tiempo dedicado a localizar y recuperar los productos. Del mismo modo, los transportadores y robots móviles autónomos (AMR) automatizan el traslado de cajas y palets entre las distintas zonas de la instalación, eliminando desplazamientos y esperas. Por su parte, las estaciones de picking de alto rendimiento concentran los artículos necesarios para cada pedido en un único puesto de trabajo, lo que aumenta la productividad. Cada una de estas soluciones actúa sobre un cuello de botella distinto, ya sea acortando el tiempo de acceso a las referencias y la preparación o evitando desplazamientos.

5. Agilizar el embalaje, la consolidación y la expedición

Una vez completada la preparación del pedido, todavía quedan varias operaciones antes de que la mercancía abandone el almacén. Aún debe pasar por fases como la consolidación, el embalaje, el etiquetado, la documentación, la asignación del muelle de carga y la carga del vehículo. Cualquiera de estas etapas tiene el potencial de convertirse en un cuello de botella si no está bien optimizada.

A fin de evitar retrasos, es recomendable coordinar la expedición en función de las rutas de reparto, los transportistas, las prioridades y los horarios de recogida. De esta forma, se eliminan esperas innecesarias y cada pedido sale del recinto en el momento previsto. Reducir el tiempo dedicado a la consolidación, el embalaje y la carga de los vehículos permite ampliar la franja horaria en la que pueden aceptarse pedidos para su envío el mismo día.

6. Utilizar un SGA para acelerar los procesos

Un software de gestión de almacenes (SGA) coordina todas las operaciones logísticas desde una sola plataforma y sincroniza el inventario, la preparación de pedidos, el reaprovisionamiento y la expedición. De este modo, facilita que cada tarea se ejecute en el momento adecuado.

Un SGA como Easy WMS de Mecalux agiliza las operaciones del almacén de varias maneras:

• Integración con ERP. Sincroniza el inventario entre ambos sistemas, eliminando la introducción manual de datos y fomentando el flujo de información.
• Priorización de pedidos. Organiza automáticamente las tareas en función de criterios como la urgencia, el tipo de cliente o el nivel de servicio para que los pedidos más críticos se atiendan en primer lugar.
• Reaprovisionamiento. Anticipa las necesidades de reposición de las ubicaciones de picking, lo que evita interrupciones por falta de existencias.
• Control de las horas límite de expedición. Se coordina con las horas de salida de los transportistas para que puedan expedirse el mismo día sin perder la ventana de recogida.
• Comercio electrónico. Los pedidos procedentes de plataformas de venta online se incorporan al SGA, y el módulo Multi-Carrier-Shipping Software automatiza la selección del transportista, la generación de etiquetas y la documentación del envío.

7. Optimizar el transporte y la gestión de transportistas

Una vez que el pedido abandona el almacén, la entrega depende, en gran medida, de la planificación del transporte. Es por ello que elegir el transportista más adecuado, optimizar las rutas y consolidar las cargas ayuda a reducir los tiempos de tránsito y a mejorar el nivel de servicio.

Las empresas que trabajan con varios operadores logísticos pueden recurrir al módulo Multi-Carrier Shipping Software de Easy WMS para automatizar la selección del transportista y la generación de la documentación, agilizando las expediciones. Asimismo, un sistema de gestión del transporte (TMS) facilita la planificación de las rutas y el seguimiento de los envíos en tiempo real. Esta visibilidad permite reaccionar con mayor rapidez ante incidencias, reorganizar el reparto si es necesario y mantener al cliente informado sobre el estado de su pedido. Además, disponer de datos sobre el rendimiento de cada transportista ayuda a seleccionar la opción más adecuada para cada tipo de envío.

8. Reducir los tiempos de entrega en la última milla

La última milla puede ser una de las fases más complejas de la cadena logística y generar cuellos de botella. Aspectos como el tráfico, las incidencias durante el reparto o una planificación ineficiente de las rutas tienen la capacidad de retrasar una entrega incluso cuando los pedidos han salido puntuales del almacén.

Con tal de evitarlo, es conveniente optimizar las rutas, planificar las entregas considerando la densidad geográfica del área de entrega y ofrecer franjas horarias que se adapten a las necesidades de los clientes. El uso de puntos de recogida y herramientas de seguimiento en tiempo real también agiliza las entregas.

9. Acercar el inventario a los clientes

Aproximar el inventario a los clientes rebaja los tiempos de entrega, pero complica la gestión del stock. Distribuir las existencias entre varios centros logísticos permite enviar los pedidos desde un lugar más cercano, pero obliga a coordinarlas entre distintas instalaciones.

Para que una estrategia multialmacén resulte eficaz, es necesario decidir desde qué centro logístico preparar cada pedido. Easy DOM de Mecalux automatiza esa asignación en función de criterios como la disponibilidad del stock, la proximidad a los usuarios o las reglas definidas por la compañía. Así, los tiempos de entrega se acortan sin asumir una mayor complejidad en la administración del inventario.

10. Medir y mejorar los tiempos de entrega continuamente

Reducir los tiempos de entrega de forma sostenida exige medir el rendimiento de cada etapa del proceso. Para ello, las empresas recurren a distintos indicadores de rendimiento (KPI) que permiten evaluar tanto el lead time en logística, o tiempo de ciclo ─que mide el período total desde que se recibe un pedido hasta que llega al cliente─ como el rendimiento de las distintas etapas.

En el almacén, conviene controlar indicadores como el tiempo de procesamiento, de picking, la precisión en la preparación o el plazo transcurrido entre la llegada a los muelles de carga y la expedición de las mercancías. En el transporte, es útil medir los tiempos de tránsito, el porcentaje de envíos expedidos a tiempo y el cumplimiento de las entregas en la fecha prevista. Analizar estos indicadores por separado facilita identificar dónde se originan los retrasos.

Por último, indicadores globales como OTIF y DIFOT ofrecen una visión global del nivel de servicio. OTIF evalúa la capacidad de la cadena de suministro para entregar los pedidos completos y dentro del plazo acordado, mientras que DIFOT mide el cumplimiento de esos mismos compromisos desde la perspectiva de la operativa y la preparación.

Las entregas más rápidas empiezan con un almacén más eficiente

Acortar los tiempos de entrega no depende de una sola medida, sino de la capacidad para optimizar las fases del proceso logístico. Desde la gestión del inventario hasta la expedición, pasando por la preparación de pedidos, el transporte o la última milla, las mejoras reducen los plazos e impulsan el servicio al cliente. Contar con herramientas que aportan visibilidad y facilitan la coordinación permite responder a la demanda con mayor agilidad y adaptarse a las exigencias de un mercado con unas expectativas cada vez más exigentes.