Cómo elegir el mejor software de gestión de almacenes (SGA)
Elegir el mejor software de gestión de almacenes (SGA) es un paso clave para impulsar el rendimiento de la logística y responder con agilidad a las necesidades del negocio. Un SGA debe dar respuesta a los requerimientos actuales de la empresa, pero también evolucionar a su ritmo de crecimiento. Para acertar en la elección, conviene evaluar aspectos como las funcionalidades del software, su capacidad de integración, la escalabilidad, el modelo de implantación o la experiencia del proveedor.
En este artículo veremos los principales criterios a considerar para seleccionar un sistema que se adapte a las características y objetivos de cada instalación.
1. Analizar el almacén
Ningún almacén es igual, por lo que un software de gestión debe ser capaz de adaptarse a las particularidades de cada instalación.
Según un estudio publicado en la revista Systems, la evaluación de un SGA debe basarse en un análisis integral de la operativa. Entre los aspectos que aconseja considerar figuran el diseño del almacén, el número de referencias (SKU), el tipo y la frecuencia de los pedidos, el grado de automatización, los requisitos de integración con el software de planificación de recursos empresariales (ERP), las características de los productos o la infraestructura tecnológica del negocio.
También es recomendable identificar los principales problemas de la operativa actual, como errores en el picking, retrasos, incidencias del inventario o cuellos de botella. Contar con este tipo de indicadores permite a las empresas valorar posteriormente el impacto de la implantación del SGA.
2. Determinar las funcionalidades que debe tener un SGA
Una vez analizadas las características del almacén, el siguiente paso consiste en definir las funcionalidades que debe incorporar el software. Aunque muchos SGA comparten capacidades básicas, cada empresa tendrá unos requisitos distintos según su operativa y sus planes de crecimiento.
Requisitos y funcionalidades esenciales
Todo SGA coordina las operaciones diarias de un almacén y cuenta con funcionalidades como la recepción de la mercancía, la asignación de las ubicaciones, el control del stock o la preparación y expedición de los pedidos. Estas capacidades constituyen la base para optimizar los flujos logísticos y garantizar la trazabilidad de los productos.
Las compañías también necesitan evaluar cómo el software responde a su día a día. Un SGA debe ser lo suficientemente configurable para adaptarse a la mayoría de procesos. En aquellos casos en los que existan requisitos muy específicos, es recomendable que admita customizaciones para ajustarse a las particularidades de la empresa.
Por último, la usabilidad desempeña un papel importante. Una interfaz intuitiva, diseñada para el dispositivo desde el que se trabaja, facilita la formación de los operarios. Además, disponer de cuadros de mando e indicadores en tiempo real agiliza la toma de decisiones.
Requisitos específicos del sector
Algunas actividades o el cumplimiento de determinadas normativas requieren funcionalidades específicas que el SGA debe ofrecer. Por ello, conviene verificar que el software puede responder a estas particularidades sin recurrir a desarrollos complejos.
Por ejemplo, las empresas de alimentación y bebidas demandan funcionalidades como la gestión de lotes, el seguimiento de las fechas de caducidad o estrategias de expedición FEFO (first expired, first out). En la industria farmacéutica, la trazabilidad completa y el cumplimiento de los requisitos regulatorios son fundamentales, mientras que los operadores 3PL suelen demandar atender a múltiples clientes y facturar por sus servicios. Los almacenes frigoríficos, por su parte, requieren controlar las condiciones de temperatura durante todo el proceso logístico para garantizar la integridad de los productos.
Los 3PL son un buen ejemplo de cómo un mismo SGA debe responder a requisitos de distintos sectores. OnRoute, por ejemplo, implantó el software de gestión de almacenes Easy WMS de Mecalux en sus tres almacenes para reforzar la trazabilidad de las mercancías y ampliar su capacidad para trabajar con empresas diversas. “Buscábamos una herramienta digital que acompañara nuestra evolución. Al incorporar funcionalidades de trazabilidad y facilitar la identificación inequívoca de cada artículo, podemos adaptarnos a sectores que necesiten un mayor control sobre sus mercancías, como el farmacéutico o el cosmético”, explican desde la compañía. Gracias a esta digitalización, OnRoute ha alcanzado un nivel de exactitud del inventario cercano al 99%.
Requisitos presentes y futuros
El SGA debe estar preparado para ajustarse a la evolución del negocio. Al definir los requisitos del software, conviene tener en cuenta posibles cambios como un aumento del volumen de pedidos, la apertura de almacenes, la incorporación de automatización o la expansión a nuevos canales de venta.
3. Evaluar la integración del SGA con el resto de sistemas
Un almacén forma parte de un ecosistema en el que confluyen múltiples aplicaciones y tecnologías. El SGA debe intercambiar información con el ERP y el sistema de gestión de transporte (TMS) para sincronizar procesos como el procesamiento de los pedidos, el inventario o las expediciones.
En las empresas que venden a través de canales digitales, el SGA se integra con las plataformas de comercio electrónico con el fin de mantener actualizado el stock y agilizar la preparación de los pedidos.
En instalaciones automáticas, el SGA debe poder integrarse con las soluciones encargadas de coordinar los procesos, como el sistema de ejecución de almacenes (WES) o el sistema de control de almacenes (WCS). Asimismo, conviene que esté preparado para incorporar nuevos equipos, como los robots móviles autónomos (AMR), a medida que evolucione la empresa.
4. Confirmar que el SGA sea capaz de crecer y evolucionar con el negocio
Los almacenes evolucionan constantemente para adaptarse a la incorporación de nuevos productos y a las cambiantes necesidades de los clientes. Por ello, conviene comprobar que el SGA puede crecer al mismo ritmo que la empresa y responder a nuevos escenarios sin comprometer el rendimiento de las operativas.
Antes de tomar una decisión, es recomendable solicitar al proveedor pruebas de rendimiento o casos de éxito que demuestren cómo responde el SGA ante distintos escenarios. Por ejemplo, puede comprobarse cómo se adapta cuando aumenta el volumen de pedidos, se incorporan nuevos almacenes, se implanta automatización o la empresa inicia su expansión internacional.
Un ejemplo de esta capacidad de crecimiento es NEXECOM, tienda online francesa de artículos para el hogar. La compañía instaló Easy WMS para respaldar su plan de expansión y disponer de una solución preparada para acompañar el desarrollo del negocio. Gracias a su arquitectura modular, ha incorporado módulos específicos para e-commerce, expediciones con múltiples transportistas y analítica. “Una e-commerce en rápido crecimiento debe modernizar su almacén cada dos o tres años aproximadamente para adaptarse a los cambios del mercado”, advierte esta firma. La empresa prevé duplicar su facturación en los próximos años, lo que supondrá un incremento del volumen de trabajo. La arquitectura modular de Easy WMS le permitirá incorporar nuevas funcionalidades a medida que evolucionen sus necesidades logísticas.
5. Revisar el despliegue y las opciones de implementación del SGA
La implantación de un SGA es un proyecto que requiere planificación y coordinación entre la empresa y el proveedor del software. Antes de tomar una decisión, conviene conocer aspectos como el modelo de despliegue (SaaS u on-premise), la estrategia de implementación, el plan de migración de datos, la formación de los usuarios y el soporte previsto tras la puesta en marcha.
Aunque cada proveedor sigue su propia metodología, el proceso de implantación suele incluir las siguientes fases:
- Lanzamiento del proyecto. La empresa y el proveedor definen los objetivos, el alcance y la planificación.
- Desarrollo de la solución. El SGA se adapta a los procesos del almacén, teniendo en cuenta distintos escenarios operativos.
- Configuración del sistema. Se configuran y validan las funcionalidades del SGA antes de su implantación.
- Puesta en marcha. El proveedor acompaña al cliente para garantizar el correcto funcionamiento del sistema durante el inicio de la operativa.
También es recomendable comprobar cómo se validará el SGA antes de su implantación definitiva. Algunos proveedores realizan demostraciones personalizadas, pruebas piloto o simulaciones mediante gemelos digitales para reducir riesgos y garantizar que el SGA responde a las necesidades del almacén.
6. Calcular el coste real del SGA
La implantación de un SGA debe entenderse como una inversión orientada a mejorar la eficiencia del almacén. Antes de comparar distintas soluciones, conviene identificar tanto los costes asociados al proyecto como los beneficios a medio y largo plazo.
El presupuesto puede incluir la opción de despliegue elegida, el número de licencias, el hardware y servicios como el soporte técnico. Una vez estimada la inversión, es posible calcular el retorno esperado (ROI) a partir de indicadores como la agilidad de las operaciones, la reducción de errores en la preparación de pedidos, la optimización de la gestión del inventario o el ahorro de tiempo en tareas administrativas.
7. Valorar el proveedor en su totalidad más allá del software
Un buen SGA debe estar respaldado por un proveedor capaz de acompañar a la empresa más allá de la implantación. Aspectos como la experiencia en el sector, la presencia internacional, la inversión en I+D o la evolución prevista del producto son factores que conviene tener en cuenta.
Ervin Germany, fabricante alemán de abrasivos metálicos para tratamientos industriales, incorporó estos criterios durante el proceso de selección de su SGA. La compañía implantó Easy WMS en dos de sus almacenes para reforzar el control del stock. “Hace unos años definimos nuestra hoja de ruta de digitalización para ganar visibilidad operativa, mejorar la eficiencia y avanzar en sostenibilidad. Un software de gestión es decisivo en esta estrategia”, explican desde la empresa. “Elegimos Mecalux porque ofrecía una solución escalable e internacional que cumplía nuestros requisitos”.
8. ¿Qué preguntar a un proveedor de SGA antes de tomar la decisión?
Antes de seleccionar un software de gestión de almacenes, conviene dar respuesta a una serie de cuestiones que ayudarán a comparar las distintas soluciones y a identificar la que mejor se adapta a las necesidades de la empresa.
- ¿Puede el SGA integrarse con nuestro ERP y el resto de sistemas?
- ¿Cómo se integra con los sistemas de automatización del almacén?
- ¿Qué funcionalidades pueden configurarse y cuáles requieren desarrollos específicos?
- ¿Cuánto suele durar la implantación de un proyecto similar?
- ¿Qué costes no están incluidos en la licencia?
- ¿Cómo se gestionan las actualizaciones del software?
- ¿Puede el SGA dar soporte a varios almacenes desde una misma plataforma?
- ¿Cómo respondería el sistema si el volumen de pedidos se duplicara?
- ¿Qué soporte ofrece el proveedor tras la puesta en marcha?
- ¿Es posible conocer casos de éxito o hablar con clientes con una operativa similar?
Elegir el mejor SGA para cada almacén
Elegir un SGA implica mucho más que comparar funcionalidades o precios. La solución adecuada será aquella que responda a las necesidades actuales del almacén, se integre con el resto de sistemas y pueda adaptarse al crecimiento futuro de la empresa. Una evaluación rigurosa facilitará una decisión con beneficios a largo plazo.