Etiquetas de estanterías en el almacén: qué son, para qué sirven y qué tipos existen

Las etiquetas de estanterías en el almacén son elementos de señalización con los que se identifican y clasifican las ubicaciones de almacenaje. Resultan fundamentales para garantizar la trazabilidad y mantener el orden en estas instalaciones. Por lo general, se fijan de forma estratégica en largueros o puntales para indicar claramente la localización exacta de las referencias, simplificando así las tareas de picking y reposición a los operarios.

En este artículo explicaremos la importancia de las etiquetas del almacén, su estructura, cómo se generan y los distintos tipos que existen.

Importancia de las etiquetas en las estanterías del almacén

Las etiquetas de estanterías en el almacén son un elemento esencial en la organización de estas instalaciones, ya que facilitan la identificación inmediata del equipamiento de almacenaje y las unidades de carga, optimizan los flujos de preparación de pedidos y posibilitan una gestión de inventarios más ágil y precisa. Para que estos beneficios se materialicen, deben integrarse en la operativa diaria sobre cinco pilares:

Ubicación del inventario

El uso de etiquetas para estanterías es clave para el mapeo de almacenes, que divide la instalación en zonas, pasillos, niveles y huecos de almacenaje. Las etiquetas aseguran que la ubicación asignada a cada referencia sea fácilmente localizable en todo momento.

Seguridad

El etiquetado es un componente primordial en la prevención de riesgos laborales. Las etiquetas permiten visualizar de manera inmediata los límites de carga máxima, pictogramas de materiales peligrosos y advertencias de seguridad específicas para cada nivel. En este sentido, cobran especial relevancia las placas de características, una forma de etiquetado técnico obligatorio que detalla las especificaciones de diseño y uso seguro de la instalación. Contar con una señalización actualizada es indispensable para superar con éxito la Inspección Técnica de Estanterías (ITE), cuyo objetivo es que la estructura opere bajo los parámetros de seguridad establecidos por la normativa vigente y protegiendo tanto la integridad de los operarios como la de la mercancía.

Rapidez e integración con SGA

El etiquetado de estanterías es la infraestructura física para digitalizar la gestión mediante un software de gestión de almacenes (SGA). Un SGA opera sobre un mapa digital que requiere una correspondencia exacta entre la ubicación lógica y la posición real en el almacén. Para que este sistema sea fiable, cada hueco debe estar identificado de modo único y ser reconocible tanto por el operario como por el terminal de radiofrecuencia.

Sin este etiquetado, la trazabilidad se interrumpe: el sistema no puede validar recepciones ni confirmar movimientos de picking en tiempo real, ya que el operario carece de un punto de escaneo que certifique la ejecución de la tarea. En otras palabras, las etiquetas conectan el flujo físico de la mercancía con el registro digital, eliminando fallos manuales y garantizando la sincronización instantánea de los datos.

Reducción de errores y costes operativos

La correcta identificación de las ubicaciones reduce errores de almacenaje y picking. Utilizar etiquetas para estanterías contribuye al ahorro de costes logísticos y a la mejora del margen de beneficio, porque minimiza los recorridos innecesarios y disminuye las devoluciones por errores en los envíos.

Trazabilidad total

Las etiquetas son el pilar que organiza la trazabilidad dentro de la instalación. Aunque el etiquetado en el almacén suele asociarse a las etiquetas de los productos ─que incluyen información como el lote, la fecha de caducidad o el origen─, es la identificación precisa de la estantería la que permite registrar dónde se encuentra cada unidad. Esta conexión es vital en sectores como el alimentario o el farmacéutico ya que, sin una ubicación claramente etiquetada, sería imposible localizar rápidamente un lote concreto en caso de una alerta sanitaria o lograr que los productos se expidan respetando estrictamente su orden de caducidad.

Estructura de una etiqueta de estantería

Las etiquetas para estanterías de paletización suelen diseñarse siguiendo un formato horizontal para adaptarse a la superficie del larguero. Sus dimensiones están condicionadas por la altura del perfil metálico, asegurando que los dígitos tengan un tamaño suficiente para ser legibles desde el nivel del suelo. En casos de largueros de gran formato o necesidades particulares de señalización, también pueden emplearse diseños verticales. De cualquier modo, las dimensiones totales y el tamaño de la tipografía deben seleccionarse en función de la distancia de lectura necesaria y de las especificaciones técnicas de los dispositivos de escaneado, a fin de que el operario pueda capturar el código de barras que figura en la etiqueta.

Las etiquetas para señalización de estanterías en el almacén suelen incorporar una serie de elementos comunes, si bien su diseño puede variar según la operativa y la empresa:

• Código de ubicación. Se trata de un código numérico o alfanumérico que permite a los operarios orientarse y ubicarse de manera visual mediante una coordenada. En ella se incluye una jerarquía de números o un código alfanumérico que les indica en qué pasillo, nivel o ubicación del almacén se hallan.
• Código de barras. Este tipo de sistema de identificación consiste en la impresión de unas barras en las etiquetas. La generación de estas barras sigue unos estándares de codificación homologados, como el Code 128 o el GS1-128. Cuando las barras son escaneadas con un terminal de radiofrecuencia, este interpreta los datos e informa al SGA en tiempo real.
• Flecha de dirección. Este indicador visual señala a qué nivel de carga corresponde el código (superior o inferior respecto a la posición de la etiqueta). Su función principal es evitar confusiones en estanterías con múltiples alturas, agilizando la identificación de la ubicación exacta durante las tareas de reposición o picking.
• Colores. En ocasiones, se utilizan etiquetas bicolor con códigos que ayudan a visualizar secciones o tipos de artículos de forma más rápida. Por ejemplo, una cadena de supermercados podría asignar el color rojo a productos cárnicos o el verde a los vegetales.
• Cliente. En empresas como los proveedores logísticos 3PL, puede ser de utilidad incluir el logotipo o el nombre del cliente propietario de la mercancía en la etiqueta de la estantería del almacén.

Cómo se generan las etiquetas de estantería

Etiquetar las estanterías de un almacén requiere una planificación anterior al inicio de las operaciones. En primer lugar, se debe mapear el almacén a fin de etiquetar sus ubicaciones correctamente. Para ello, hay que asignar códigos estructurados a pasillos, módulos, niveles y huecos. Se aconseja que los códigos empleados sean lo más breves posibles y que las SKU se emplacen en puntos estratégicos, procurando que las ubicaciones destinadas a artículos de alta rotación sean fácilmente accesibles.

Los softwares de gestión de almacenes, como Easy WMS de Mecalux, son de gran ayuda en esta tarea ya que, al establecer un gemelo digital de la instalación, pueden definir el estándar de codificación más adecuado para que los terminales de radiofrecuencia lean la etiqueta. También son capaces de asignar un número de control que los operarios deben teclear o escanear para confirmar que se encuentran en el estante correcto. Además, pueden enviar a imprimir tandas de etiquetas.

Por lo general, las etiquetas de estantería son permanentes, pero podría ser necesario actualizarlas en algunos supuestos como la reconfiguración del almacén o cuando se haya producido un desgaste físico.

Tipos de etiquetas

Existen distintos tipos de etiquetas de estanterías en el almacén. Pueden clasificarse en función del material de fabricación, el papel que desempeñan en las operaciones o su idoneidad para los distintos entornos de almacén, entre otros aspectos:

Tipos de etiquetas según material de fabricación

Los materiales más comunes para la impresión de etiquetas en entornos logísticos son el papel mate, el couché o con brillo, el polipropileno (PP), el papel sintético o el policarbonato. Mientras que el papel es la opción estándar para entornos poco exigentes, el polipropileno, el sintético y el policarbonato ofrecen una mayor durabilidad ante el uso intensivo.

Tipos de etiquetas según uso operativo

Las etiquetas de las estanterías de picking suelen ser de un tamaño reducido dado que requieren de una distancia de lectura corta. A menudo cuentan con protectores o adhesivos de alta resistencia por estar expuestas al roce. Las destinadas a estanterías para palets son de mayor formato y suelen incluir flechas de dirección. Por último, las áreas dedicadas a operativas como el cross-docking o los búferes pueden disponer de etiquetas de suelo, magnéticas o emplear códigos de colores, por ejemplo, en zonas de cuarentena o devoluciones.

Tipos de etiquetas según entorno de aplicación

Al seleccionar las etiquetas, se deben tener en cuenta las condiciones ambientales del entorno en que se situará la estantería. Así, si se colocan en áreas de almacenaje en frío, deben ser capaces de mantener su adherencia y legibilidad a bajas temperaturas. Igualmente, los almacenes expuestos a productos químicos, a líquidos o a alta humedad pueden beneficiarse del uso de etiquetas impermeables que evitan la degradación del código de barras.

Las etiquetas para estanterías, la puerta a la gestión

Las etiquetas de estanterías en el almacén son un nexo indispensable entre la infraestructura física y la gestión digital de estas instalaciones. Llevar a cabo una planificación correcta, utilizar los materiales más adecuados en función del entorno y contar con la inteligencia de un sistema como un software de gestión de almacenes es crucial para eliminar errores y agilizar procesos como el picking o la reposición. En definitiva, invertir en señalización es una decisión estratégica que garantiza la trazabilidad y la eficiencia logística.