Trazabilidad: qué es y cómo implementarla con éxito

La trazabilidad garantiza transparencia, seguridad y eficiencia en las operaciones de múltiples sectores. Conocer el recorrido de un producto, desde su origen hasta su destino final, permite tomar decisiones informadas y responder con agilidad ante cualquier imprevisto. Cada vez más consumidores exigen saber de dónde provienen los productos que compran y a qué procesos se han sometido antes de llegar a sus manos.

En este artículo explicamos qué es la trazabilidad, por qué es crucial, los diferentes tipos que existen, cómo implementar un plan eficaz para lograrla, qué sistemas la hacen posible y mostraremos algunos ejemplos concretos.

¿Qué significa "trazabilidad"?

La trazabilidad es el proceso de rastrear un artículo a lo largo de todas las etapas de la cadena de suministro, desde la recepción de las materias primas utilizadas para su fabricación hasta la entrega al cliente final. Este seguimiento incluye el registro de cada paso intermedio, incluidos la producción, la transformación, el almacenamiento, la venta y la distribución.

Cuando hablamos de trazabilidad de un producto, nos referimos a la capacidad de recopilar y registrar información relevante para cada artículo, lo que permite reconstruir en cualquier momento su historial completo. Esta trazabilidad puede abarcar distintos aspectos: el origen de los materiales y componentes, los procesos a los que ha sido sometido y la distribución o localización de la mercancía una vez entregada.

La trazabilidad alimentaria, por ejemplo, implica conocer el origen y la calidad de los ingredientes, así como registrar cada etapa por la que pasan. En industrias como la electrónica o la automoción, se controla el uso de piezas y componentes, las máquinas utilizadas e, incluso, los operarios que participaron en el proceso.

¿Por qué es importante la trazabilidad?

El control de la trazabilidad permite conocer el origen, el historial y la distribución de los artículos, lo que resulta esencial para garantizar el buen funcionamiento de la cadena de suministro. Entre sus principales beneficios destacan:

• Cumplimiento normativo. En muchos sectores existen regulaciones que obligan a garantizar la trazabilidad de los productos para proteger al consumidor, asegurar el control de la calidad y minimizar riesgos.
• Seguridad del producto. Identificar lotes afectados por contaminación, defectos de fabricación o deterioros facilita retiradas selectivas en lugar de masivas, reduciendo costes asociados a incidencias.
• Confianza del cliente. Los consumidores valoran conocer el origen de los productos que adquieren, cómo se han fabricado y si cumplen estándares éticos o ambientales.
• Eficiencia operativa. La trazabilidad facilita el control de la calidad y reduce costes derivados de errores.
• Apoyo estratégico. Registrar información detallada en cada etapa genera datos valiosos para analizar tendencias, optimizar procesos y tomar decisiones más informadas.

Tipos de trazabilidad

La cadena de suministro de las empresas incluye numerosas operativas, como las recepciones, el picking o las expediciones. En función de la etapa en la que se encuentren los artículos y la dirección en la que se necesite rastrear la información, pueden distinguirse cuatro tipos de trazabilidad:

• Ascendente (trazabilidad hacia atrás). Se refiere a todo lo relacionado con el origen del producto. Incluye la identificación de las materias primas utilizadas, los proveedores que las suministraron y los procesos iniciales de producción aplicados.
• Descendente (trazabilidad hacia adelante). Abarca todo el trayecto del producto desde que sale de la fábrica o almacén hasta que llega al cliente final, incluyendo aspectos como el transporte, las condiciones de envío y los plazos de entrega.
• Trazabilidad interna. Se centra en los movimientos y transformaciones que experimenta un producto dentro de la empresa, desde el almacenamiento y manipulación hasta la mezcla o ensamblaje de componentes. Controla las cantidades, los tiempos y los resultados obtenidos en cada etapa. Se relaciona con la trazabilidad ascendente y descendente, aunque en este caso el criterio de clasificación es lo que ocurre dentro de la organización.
• Trazabilidad externa. Hace referencia al seguimiento del producto una vez que ha salido de la empresa, abarcando toda su distribución y entrega final al consumidor o cliente. También guarda relación con la trazabilidad ascendente y descendente, pero se presenta como una manera distinta de agrupar la información, centrada en lo que sucede fuera de la compañía.

¿Cómo implementar un plan de trazabilidad?

Para implantar la trazabilidad en la empresa es necesario definir un plan claro que contemple las siguientes etapas: 

1. Análisis inicial. Estudiar los procesos de la empresa y los sistemas disponibles para registrar información de manera precisa y ordenada.
2. Definir el alcance del plan. El plan de trazabilidad debe comenzar con una definición precisa de sus objetivos específicos. Si se prioriza la relación con el consumidor final, el sistema debe garantizar en qué clientes, canales o puntos de venta se encuentra cada lote. Si el objetivo es demostrar el cumplimiento normativo y asegurar el origen de los insumos, debe asegurarse la trazabilidad para reconstruir proveedores, materias primas y procesos. En la práctica, un enfoque bidireccional es el más habitual.
3. Establecer puntos de control. Es necesario definir dónde se recogerá la información de los productos. Por lo general, suelen ubicarse en las recepciones, el almacenaje, en el área de envasado y en las expediciones. 
4. Determinar los datos a recopilar en cada etapa. Qué entra en la instalación (producto, proveedor, fecha, lote, cantidad), qué ocurre dentro de ella (procesos aplicados, mezclas, fechas, responsables) y qué mercancías salen al exterior (destinatario, cantidad, fecha y lote).
5. Registrar la información en un sistema documental. Toda la información recopilada en los puntos de control debe centralizarse en un sistema documental estructurado, que permita organizar los datos de manera uniforme. Este sistema debe ser claro, accesible y estar disponible para consultas en cualquier momento.
6. Validar el plan mediante simulaciones. Una vez implantado el plan de trazabilidad, se recomienda validarlo mediante simulaciones. Por ejemplo, puede seleccionarse un lote y comprobar si es posible rastrearlo de forma rápida y fiable. Este ejercicio permite evaluar la eficacia real del sistema y realizar los ajustes necesarios para garantizar su correcto funcionamiento.

Plan de trazabilidad: ejemplo

Un plan de trazabilidad se aplica en distintos sectores. Por ejemplo, en la industria alimentaria o farmacéutica abarca desde la recepción de las materias primas hasta la expedición de los productos terminados. Para ello, implica llevar un registro de los lotes de productos, fechas de envasado y destinos de distribución, de modo que cada etapa del proceso quede perfectamente documentada. Gracias a este plan de trazabilidad, si surge una alerta sanitaria pueden identificarse de inmediato los lotes afectados y retirarlos del mercado sin paralizar el resto de su producción.

¿Qué sistemas de trazabilidad existen?

Los sistemas de trazabilidad son las herramientas y procesos que utilizan los negocios para rastrear el movimiento e historial de los productos a lo largo de la cadena de suministro. 

Las empresas necesitan, en primer lugar, sistemas para capturar los datos de cada etapa de la cadena de suministro. Por ejemplo, los códigos de barras registran de forma rápida y económica la entrada y salida de mercancías, mientras que las etiquetas RFID facilitan la identificación sin contacto y a distancia. Los sensores IoT son cada vez más habituales en los almacenes, al ser capaces de medir variables como la temperatura, la humedad o la ubicación de cada referencia en tiempo real, lo cual resulta esencial cuando se gestionan productos perecederos.

Una vez capturados, los datos necesitan ser organizados y administrados mediante un software. El ERP (enterprise resource planning) integra la trazabilidad con otras áreas de la empresa, como compras, ventas o producción. Sin embargo, cuando el objetivo es asegurar una trazabilidad completa y detallada, la adopción de un software de gestión de almacenes (SGA) se convierte en imprescindible. Este sistema actúa como un programa de trazabilidad, porque registra cada movimiento del producto: desde la recepción hasta la expedición y el destino final. Gracias a este nivel de detalle, se garantiza que la información sea exacta y esté siempre disponible.

Ejemplos de trazabilidad en logística

La trazabilidad logística no es solo un concepto teórico, sino que se materializa en casos concretos. Empresas de distintos sectores han implantado planes de trazabilidad apoyados en el software de gestión de almacenes Easy WMS de Mecalux para asegurar un control absoluto de sus operaciones:

• IKEA Components. La firma dedicada al embalaje y la entrega de accesorios y componentes para muebles ha implantado un sistema de trazabilidad integral en su centro logístico de Malacky (Eslovaquia). En los puestos de inspección de entrada, Easy WMS comprueba que las dimensiones y el estado de los palets cumplan los requisitos para poder ser almacenados. Tras efectuar la estrategia de distribución del stock (slotting), interviene la robotización: mediante transportadores y un transelevador, los palets se trasladan hasta la ubicación correspondiente. “Una vez almacenados, el software de gestión controla el estado de toda la mercancía en tiempo real e informa de cualquier movimiento que se produzca”, subraya el director de Operaciones de IKEA Components.
• Novartis. En la industria farmacéutica, el control exhaustivo y seguro del stock garantiza la conservación de las propiedades de los medicamentos. En el almacén de Novartis en Stryków (Polonia), Easy WMS asegura la trazabilidad de una amplia variedad de medicamentos genéricos, vacunas y fármacos para combatir el cáncer. El software de Mecalux asigna a cada producto una ubicación según sus características y, al enviar instrucciones a los equipos de manutención automáticos, como los transelevadores para palets, permite conocer la localización exacta de cada artículo.
• ADA. En Paços de Ferreira (Portugal), Easy WMS hace un seguimiento riguroso del material médico de este fabricante mundial. “Desde la flor del algodón hasta la expedición del producto final, certificamos una trazabilidad total del proceso de transformación, producción y almacenaje para maximizar la calidad de nuestros productos”, constata Paulo Andrade, CEO de ADA. Easy WMS coordina los movimientos de los dispositivos médicos que salen de producción y llegan al almacén y se distribuyen a los clientes. “Estamos encantados con Easy WMS porque, como se comunica con nuestro ERP, podemos controlar toda la información relacionada con el stock”.

El valor de la trazabilidad

La trazabilidad constituye un requisito para competir en mercados exigentes y transparentes. Más allá del cumplimiento normativo, fomenta la innovación, la confianza y la resiliencia en la cadena de suministro. En este contexto, el uso de tecnología avanzada como un software de gestión de almacenes resulta esencial, ya que permite garantizar la trazabilidad, gracias a centralizar la información, conectar el almacén con el resto de áreas de la empresa y facilitar un control exhaustivo del stock. Este sistema no solo asegura la transparencia en todas las operaciones, sino que también optimiza la eficiencia y proporciona una visión integral de los flujos de materiales. La trazabilidad respaldada por un SGA impulsa la competitividad y la capacidad de adaptación de las empresas ante un mercado global en constante transformación.