Mapeo de almacenes, qué es y para qué sirve

El mapeo de almacenes cobra cada vez una mayor relevancia, ya que estas instalaciones han evolucionado hasta convertirse en un elemento estratégico para el éxito de multitud de negocios. Por ello, tras la definición del layout, la estructuración lógica del espacio constituye un paso fundamental en la planificación operacional. Además del espacio y sus características, la distribución debe considerar aspectos como la naturaleza de la mercancía a la que se destinará el almacén, los equipos de manipulación que se emplearán, los flujos y el personal.

En este artículo analizaremos qué es el mapeo de almacenes, para qué se utiliza y qué procesos abarca. También conoceremos los pasos necesarios para su diseño y las principales herramientas para llevarlo a cabo.

¿Qué es el mapeo de almacenes?

El mapeo de almacenes, conocido también como warehouse mapping, es el proceso de codificación y parametrización lógica que traduce el layout físico en un sistema de coordenadas gestionable por un software de gestión de almacenes. Consiste en la identificación y etiquetado de las ubicaciones y zonas de trabajo ya definidas en el diseño planimétrico. Mientras que el layout establece la infraestructura para optimizar los flujos, reducir tiempos y evitar cuellos de botella, el mapeo actúa como el nexo indispensable que permite al sistema informático ejecutar las operaciones sobre dicha infraestructura con total trazabilidad.

Este mapeo asigna zonas específicas para diferentes funciones operativas, tales como la recepción, el picking, el packing y las expediciones. Además, incluye códigos de ubicación que, junto con un software de gestión de almacenes (SGA), permiten conocer exactamente la localización de cada artículo, ya sea en contenedores, estantes, o palets.

¿Para qué sirve el mapeo de almacenes?

Un mapeo preciso es la base de datos necesaria para que, mediante el slotting, se maximice el rendimiento. Mientras que el mapeo garantiza la integridad del inventario y la trazabilidad, el slotting utiliza esa estructura para determinar la ubicación estratégica según rotación y volumetría.

En sectores de alta regulación (sanitario, farmacéutico o alimentario), la estructuración y codificación del almacén no es una opción, sino un requisito normativo para garantizar la seguridad y el control de riesgos. Esto permite:

• Trazabilidad técnica. Identificar con precisión el recorrido de productos perecederos.
• Gestión de segregación. Garantizar el cumplimiento de normativas de seguridad en almacenes de químicos o materiales peligrosos, donde la codificación lógica impide que el sistema asigne ubicaciones adyacentes a artículos incompatibles.
• Control de condiciones críticas. Facilitar la monitorización de temperatura y humedad al vincular cada unidad de stock a una coordenada específica parametrizada con dichas condiciones.

Beneficios de la optimización del ‘warehouse mapping’

Mientras que el layout del almacén define la capacidad física, el mapeo de almacenes es lo que permite la ejecución operativa. Sus ventajas directas son:

• Integridad del inventario y trazabilidad. Al asignar un identificador único a cada posición física, se garantiza que el stock registrado en el sistema coincida con la existencia física. Esto elimina las pérdidas derivadas de errores de ubicación.
• Reducción de errores de localización. La codificación estandarizada y el etiquetado claro minimizan el margen de error humano en las tareas de depósito y extracción, asegurando que el operario interactúe con la ubicación correcta validada por el SGA.
• Escalabilidad del sistema de gestión. Una estructura de ubicaciones bien definida permite la implementación de reglas lógicas complejas. Sin un mapeo preciso de las capacidades (peso, volumen, tipo de estante), el software no podría automatizar la asignación de tareas.
• Facilidad de auditoría y conteo cíclico. Una distribución lógica y codificada permite segmentar el almacén para realizar inventarios rotativos más eficientes, lo que posibilita auditar zonas específicas sin interrumpir la operativa global.

Cómo organizar el mapeo del almacén paso a paso

Para realizar un mapeo de almacenes preciso sobre el layout ya definido, se deben seguir estos pasos de registro y lógica:

1. Auditoría del entorno físico. Antes de mapear, se validan las necesidades logísticas sobre la distribución actual. Se identifican los flujos y puntos críticos establecidos en el diseño para asegurar que la futura codificación sea coherente con la realidad operativa.
2. Identificación de áreas funcionales. Se procede a registrar en el sistema las zonas ya proyectadas (carga, recepción, almacenaje, preparación y expedición). En este paso, se vincula cada área con su tipo de estantería y capacidad de carga para que el SGA reconozca sus restricciones físicas.
3. Establecimiento del sistema de codificación. Se asigna un identificador único a cada ubicación. Se utiliza un sistema jerárquico (letras y números) para localizar de forma lógica cada zona, pasillo, estante, nivel y posición, creando la "dirección" de cada SKU.
4. Creación del maestro de ubicaciones (mapa digital). Se documenta la configuración en una base de datos o SGA. Este "mapa digital" es la traducción lógica del plano físico, donde cada coordenada física tiene un reflejo exacto en el software de gestión.

Software de mapeo de almacenes

La gestión eficiente de las ubicaciones requiere de funcionalidades integradas en los sistemas de gestión de almacenes (SGA), que han desplazado a las herramientas de diseño aisladas. Un SGA avanzado permite parametrizar el maestro de ubicaciones en tiempo real, vinculando cada coordenada física con sus restricciones de volumen, peso y tipo de operativa.

En este sentido, Easy WMS de Mecalux incorpora estas capacidades de mapeo digital para transformar el layout físico en un modelo operativo dinámico. Sus principales funciones son:

• Configuración y modelado del layout. Aporta herramientas para definir y modificar la estructura digitalmente.
• Visualización del almacén en 3D. La representación tridimensional facilita la planificación y simulación de movimientos.
• Creación de réplicas. Contar con un gemelo digital del almacén permite simular escenarios y probar cambios.
• Generación de mapas de calor. Los heatmaps posibilitan la analítica avanzada al mostrar, por ejemplo, cuáles son las zonas de mayor actividad en el almacén.

El ‘warehouse mapping’, clave para el éxito

El mapeo de almacenes es una disciplina central a la hora de asegurar la optimización estratégica de la cadena de suministro. La adopción de este proceso hace que las operaciones se planifiquen y ejecuten de manera más eficiente y ordenada. Igualmente, puede sentar las bases para la toma de decisiones acertadas y la elección de nuevas tecnologías que mejoren aún más el funcionamiento del negocio. La planificación meticulosa de estos espacios es una ventaja competitiva directa, capital para la resiliencia y la rentabilidad de las empresas.