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¿Qué es un SGA?

¿Qué es un SGA? Un SGA, software de gestión de almacenes, es una herramienta que se utiliza para controlar, coordinar y optimizar los movimientos, procesos y operativas propios de un almacén. Aunque el análisis de los flujos y la determinación del tipo de ubicación que se aplicará en el almacén condicionará el ajuste y parametrización específica de su software de gestión, hay funciones básicas que es imprescindible que realice cualquier SGA, como la gestión de las entradas, de la ubicación, del control de stock y de las salidas.

Aunque el análisis de los flujos y la determinación del tipo de ubicación que se aplicará en el almacén condicionará el ajuste y parametrización específica de su software de gestión, hay funciones básicas que es imprescindible que realice cualquier SGA, como la gestión de las entradas, de la ubicación, del control de stock y de las salidas.

La gestión de entradas obedece a los llamados procesos de recepción, que son los encargados de administrar la entrada de la mercancía en el almacén proveniente de distintos orígenes, como pueden ser las compras a proveedores, el traspaso de mercancía entre almacenes, las órdenes de fabricación y las devoluciones de los clientes.

La entrada de mercancía se materializa mediante la realización del proceso de recepción en el cual se controla de forma exacta la diversidad, la cantidad, las características y el estado o calidad de la mercancía que entra al almacén y que, por lo tanto, pasa a ser parte del stock. Para ello la información que se recopila se coteja con la orden recibida del ERP (sistema central de gestión corporativa).

La gestión de la ubicación cumple con los denominados procesos de ubicación. Éstos se encargan de administrar las órdenes de colocación de la mercancía en el almacén, determinando cuál es el mejor emplazamiento según su tipología, sus características, dimensiones, etc. Para ello se usan reglas y estrategias especificadas de antemano.

En cuanto a la gestión de control de stock, se trata de una herramienta muy destacada en el SGA, porque mediante ella se puede obtener en tiempo real la situación, el estado, la cantidad y las características del stock que se halla alojado en el almacén.

Por último, aunque no menos importante, se encuentra la gestión de salidas, que administra los denominados procesos de expedición. Estos procesos son los encargados de la elaboración de los pedidos que se envían a los clientes, los traspasos a otros almacenes o las devoluciones a proveedores. En definitiva, se encarga de la salida y baja de stock en el almacén, mediante operativas como el picking, la salida de contenedores completos, la consolidación de pedidos y la expedición de éstos al vehículo de reparto.

A continuación, se hace un repaso de las operaciones que deberían estar cubiertas por el SGA en cada una de estas funciones básicas.

 

Circuito de un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) con los diferentes elementos informáticos y tecnológicos

 

Ejemplo de arquitectura de un software de gestión de almacenes.

 

Funciones de entrada

Dentro de este grupo destacan tres operaciones gestionables a través del SGA, como son la recepción, la captura de datos logísticos y el etiquetado de los contenedores y la mercancía.

En lo que respecta a las recepciones, las hay en las que se reciben artículos sin paletizar y éstos son consolidados en distintos contenedores, a la vez que se registran sus características y atributos logísticos para, posteriormente, ser ubicados dentro del almacén.

Otra forma de recibir la mercancía es mediante contenedores en los que la mercancía llega paletizada al almacén, con lo que no se requiere su consolidación y sólo es necesario realizar la validación de los atributos logísticos y las cantidades de la mercancía recibida para, después, proceder a su ubicación.

El tercer tipo de recepción básica que se puede dar en un almacén es la de artículos procedentes de devolución. Si bien es similar a cualquiera de las anteriores recepciones comentadas, presenta características particulares, como puede ser la aplicación de estados y bloqueos de mercancía en el proceso de entrada a la instalación. Estos estados y bloqueos pueden indicar, por ejemplo, la necesidad de pasar por el control de calidad, quedar pendiente de revisión, etc. Posteriormente habrá que realizar la ubicación dentro del almacén en zonas específicas o determinadas para este tipo de mercancía.

La segunda función principal en el capítulo de entradas es la captura de datos logísticos. En ellos se incluyen distintas informaciones, como por ejemplo, el lote al que pertenece la carga, su caducidad, su peso, su temperatura, el número de serie, etc. La captura de estos datos en el momento de realizar el proceso de recepción proporciona al stock una trazabilidad.

Los atributos logísticos, como la identificación del lote o el número de serie, permiten conocer a posteriori qué mercancía se ha servido exactamente a cada cliente en concreto.

La tercera función en las entradas se complementa con la anterior. Un SGA debe poder generar etiquetas de código de barras para todos los contenedores y mercancías que se almacenen. Gracias a ello, todos los procesos y operativas que se lleven a cabo dentro del almacén se validarán, con exactitud, mediante la lectura de éstos códigos, lo que elimina los posibles errores y confusiones que se puedan generar en la manipulación de la mercancía.

También pueden ser etiquetados mediante los códigos de barras, todos y cada uno de los artículos que se recepcionen, de manera que, más tarde, se realicen los procesos de salida con una mayor agilidad y eficiencia.

La documentación de las recepciones permite, además, obtener informes en los que quedan reflejadas las diferencias entre la mercancía prevista y la que realmente se ha recibido, así como otras cuestiones, como pueden ser el cumplimiento de las franjas horarias de recepción.

El cometido del SGA no termina en estas actividades, ya que mediante una interfaz se encarga de transmitir al ERP de la empresa el cierre de recepción, en el que se especifica con exactitud cuántas unidades de qué referencias han entrado al almacén, de modo que el ERP pueda llevar a cabo las gestiones administrativas con los proveedores.

 

Funciones de ubicación

Dentro de este tipo de operaciones, destacan tres gestiones: la ubicación mediante reglas y estrategias, el cross-docking, y la reposición y consolidación.

En cuanto a la primera, la gestión de la ubicación mediante reglas y estrategias es la encargada de elegir la localización idónea en el almacén para una mercancía concreta. Para ello, el software tiene en cuenta parámetros como la rotación de artículos (A, B o C), los tipos de contenedores empleados para la consolidación de la mercancía, las familias o tipos de productos que se manejan, la peligrosidad o incompatibilidad de unos productos u otros a fin de que no queden juntos o cercanos, las presentaciones de los artículos, el volumen de los mismos, etc.

Por su parte, mediante el cross-docking se ahorran movimientos con la carga. Si llega al almacén una mercancía de la que se debe extraer producto que formará parte de un pedido que está activo y en el que falta stock, se procede a alojarla en la zona de preparación de pedidos, directamente desde el área de recepción. Una vez que la mercancía necesaria se ha preparado para salida, se procede a la ubicación dentro del almacén de la que sobre.

La tercera función enumerada, la gestión de la reposición y la consolidación, también tiene como objetivo el ahorro de movimientos de la mercancía dentro de la instalación. Se aplica, al igual que en el cross-docking, antes de proceder a la ubicación definitiva de la carga. Esta función se lleva a cabo en centros en los que se han establecido posiciones de picking; si en éstas queda poco producto, se ha reponer con la mercancía que acaba de llegar, de manera que haya stock suficiente para la realización de los pedidos. Posteriormente, se procede a la ubicación de la carga que sobre de esta operación.

 

Funciones de control del stock

En la gestión de la mercancía almacenada, el SGA debe ser capaz de proporcionar información completa y útil sobre el stock. Para ello, se recurre a varias funciones.

La más intuitiva es la visualización del mapa del almacén, mediante el que se accede, en una pantalla, a una representación gráfica de la instalación en la que se detallan cada una de las ubicaciones y su composición, tanto en lo que respecta al contenedor, como a la propia mercancía.

La gestión de ubicaciones es otra de las herramientas con las que debe contar un SGA. Con ella se puede obtener y editar la información sobre las posiciones, tal como el tipo de ubicación, los bloqueos que tenga aplicados, sus dimensiones, sus características, las zonas de almacenaje a la que pertenece, etc.

Asimismo se debe poder realizar la gestión de estados del stock, con el fin de consultar y modificar los datos relativos a las cuarentenas, roturas, pérdidas, bloqueos, reservas, etc.

El SGA también puede realizar, por sí mismo, operaciones que ayuden en la gestión del stock. Una de ellas es el cálculo de rotación de los artículos. En función de los movimientos realizados durante un periodo de tiempo que se le indique, el sistema puede determinar e informar de cuál debe ser la rotación ideal de un artículo y compararla con la que éste tiene asociada en el maestro de artículos. Con esta herramienta se puede recalcular la rotación A B C y cambiar la que tiene asignada el artículo en caso de que se considere más eficiente o conveniente.

Hay una última función indispensable relativa al stock, como es el recuento y el inventario. Con estas tareas programables se puede llevar a cabo desde un inventario global de todo el almacén, a un inventario específico de un artículo, una ubicación o una zona en concreto. En el caso de que se encuentren diferencias de stock se informa de ellas automáticamente al ERP.

 

Funciones de salida

Además de administrar la entrada y ubicación de la mercancía, el sistema de gestión se ocupa también del control de las salidas de los productos.

Las funciones principales que se llevan a cabo en esta fase del almacenaje comienzan con la gestión de la preparación de la carga que tiene que salir de la instalación. Esta actividad cubre las agrupaciones de pedidos y las asignaciones de los mismos, entre otras cuestiones. Esto permite el control sobre cómo se ejecutan los pedidos y quién se encarga de ello: la asignación de los muelles de expedición, los operarios que realizan la preparación, la manera de realizar el agrupamiento de los pedidos y la franja horaria en que se produce, etc.

Dentro de la preparación, el SGA puede gestionar a un nivel muy detallado las operaciones que se tienen que llevar a cabo, como es el caso de los procesos de picking. En este sentido, el sistema se encarga de definir y guiar los recorridos del personal asignado a esta tarea, así como la presentación de los artículos.

Una de las ventajas más importantes derivadas de la gestión del picking por parte del SGA es que el sistema es capaz de optimizar el proceso a fin de que éste se ejecute en el más breve tiempo posible y con el menor número de movimientos necesarios, a la vez que se respetan los parámetros especificados para el pedido que han sido enviados por el ERP.

Otra parte de la preparación de la mercancía es la relativa al etiquetado de expediciones, mediante la que se identifican los bultos de pedido, y a través los mismos procedimientos que se vieron en el etiquetado de entrada.

Igualmente, en la salida se procede a la documentación de las expediciones, lo que facilita la generación de documentos tales como el packing list (listado de los artículos que componen el pedido), la documentación para el transportista y los informes que reflejan las discrepancias que hayan encontrado.

Tras estas operaciones, el SGA administra el proceso de carga de las expediciones en los vehículos. Gracias a esta función, se controla la calidad del envío, de tal forma que se evitan errores tales como, por ejemplo, el despacho de un material a un cliente que no lo ha solicitado.

El SGA puede gestionar hasta la última fase de las operaciones de salida, como es la comunicación al ERP del cierre de expedición, lo que se realiza mediante una interfaz entre los dos sistemas. Con esta función, se informa al gestor de recursos de la empresa de cuántas unidades y de qué referencias ha constado la expedición, así como qué bultos se han despachado en cada una de las órdenes de salida que se han ejecutado. Con estos datos, el ERP puede gestionar los procesos administrativos con los clientes.

 

Funciones en almacenes complejos

En ocasiones, las instalaciones están formadas, a su vez, por zonas o almacenes que se interrelacionan unos con otros. Por ejemplo, se pueden encontrar casos en los que se ha de administrar un área con estantería convencional, un silo automatizado con transelevadores, un carrusel horizontal automatizado (explicado más adelante en este manual), etc. Las combinaciones son infinitas y pueden dar lugar a centros realmente complejos. Un mismo SGA debe ser capaz de gestionar, de manera global e integrada, todas estas áreas de tipologías distintas y operativas diferentes en sus procesos de entrada, ubicación y salida.

El software debe ser capaz de gestionar sistemas de preparación de pedidos que utilicen soluciones de pick to light y put to light. Este tipo de instalación, que se describe en otro apartado de este mismo manual, ayuda a dotar de una mayor fluidez y agilidad a la preparación de pedidos.

El picking también se puede agilizar por medio de otra tecnología, como es el voice picking o picking por voz. Con este sistema, que debe ser gestionado por el SGA, el operario no tiene que utilizar las manos para manipular la terminal u otros controles, sino que recibe las órdenes con un sistema de voz y puede dar señales al sistema también hablando. Esto posibilita una mayor maniobrabilidad con aquellas mercancías que tengan que ser manipuladas con las dos manos. Esta solución es muy adecuada para los almacenes de congelados, ya que se facilita la comunicación sin tener que usar los terminales con los guantes y se agiliza el trabajo (cuyos tiempos están controlados) dentro de las cámaras.

El sistema de gestión debería ser capaz, asimismo, de administrar la apilabilidad de la mercancía en la preparación de pedidos. Esto permite optimizar la preparación de los bultos siguiendo unos parámetros determinados, es decir, se controla, por ejemplo, que sobre una misma paleta o contenedor se prepare la mercancía menos consistente después de la más consistente.

Hay otras tres funciones que son esenciales para integrar las instalaciones en el resto de la empresa o del centro logístico. La primera es la gestión de los flujos de mercancía (entradas y salidas) a las líneas de producción. Gracias a esta característica, se obtiene un flujo óptimo, tanto en salidas como en entradas, a las líneas de producción o fabricación, lo que facilita ostensiblemente los procesos internos.

La segunda función tiene que ver con la administración de varios almacenes con un mismo
SGA, lo que se denomina gestión de multialmacenes. Con esta característica, una misma empresa puede gestionar todos sus almacenes de manera única y global, con lo que se optimizan los recursos, así como los sistemas informáticos, y se facilitan los procesos de traspasos de mercancía entre las instalaciones.

En tercer lugar, a un nivel superior al anterior se encuentra la gestión multiorganización, por la que, como su nombre indica, distintas organizaciones pueden ser administradas por el mismo SGA.

 

Un SGA puede llegar a gestionar muchos almacenes de manera integrada y global.

Un SGA puede llegar a gestionar varios almacenes de manera integrada y global.

 

Por último, en algunos proyectos es preciso un desarrollo específico adaptado al cliente. Ciertas operativas que llevan a cabo algunas empresas pueden no estar recogidas, a priori, en el software, por lo que es necesario un desarrollo específico tomando como base un SGA ya creado. En este sentido, el sistema de gestión tiene que ser lo suficientemente versátil y abierto para que se puedan programar estas características personalizadas.

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