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Gestión de almacenes

La buena organización y gestión de almacenes permite disponer del stock necesario, ofrecer el mejor servicio, tener una alta ocupación del almacén, emplear el menor tiempo en las operaciones internas como el transporte o el picking, controlar el stock, así como optimizar las ubicaciones y los flujos, entre otras cuestiones.

Gestión de almacenes mediante software

El software de gestión de almacenes controla y optimiza todas las funciones del almacén. 

 

Se debe conseguir que el almacén sea inteligente, es decir, que esté gestionado de manera lógica y eficiente para obtener el mayor rendimiento posible. Hoy en día no se concibe ninguna instalación profesional que no disponga de un software de gestión de almacenes (también conocido por sus siglas, SGA), que garantice las premisas enunciadas al principio de este artículo.

La elección del SGA adecuado es fundamental y ha de permitir realizar, como mínimo y de forma sencilla e intuitiva, las funciones básicas del almacén gestionado.

 

El SGA controla las diversas operativas de un almacén y colabora así en su óptima gestión.

 

¿Quién gestiona el almacén? 

La gran mayoría de los almacenes están administrados directamente por la propia empresa (el fabricante o el comercializador) dueña de la instalación. Todas las funciones del sistema pueden estar integradas con el resto de la gestión de la empresa o bien ser anexas a ésta y estar coordinadas con ella. El SGA sólo se aplica a las funciones propias del almacén y mediante una colección de interfaces establece una comunicación en tiempo real con el sistema de gestión general o central de la empresa.

Por otra parte, cada vez con más frecuencia, las firmas externalizan los servicios logísticos y de almacenaje mediante operadores logísticos, quienes, además de almacenar, pueden ofrecer un servicio global y preparar picking, montar componentes, encargarse del transporte, etc.

Por lo dicho, en un mismo almacén de un operador logístico pueden convivir mezcladas mercancías de varios clientes, o propietarios, que han de ser gestionadas correctamente. En estos casos, el SGA ha de poder ser utilizado con el principio de multipropietario.

El SGA puede ser multipropietaro, lo que permite gestionar stock de terceros.  

 

¿Cómo se gestiona la mercancía y su ubicación?

El diseño de la gestión del almacén se ha de realizar de acuerdo con un análisis funcional previamente elaborado. Este análisis funcional debe seguir los pasos de los flujos de materiales así como reflejar las características y tipología de la instalación y sus componentes.

En la ubicación de la mercancía dentro del almacén se ha de tener en cuenta la clasificación de productos A-B-C y colocar los A en los puntos más cercanos y accesibles, tal y como se indica cuando se habla de los flujos y rotaciones.

El criterio de ubicación que se emplee en las estanterías condicionará la forma de trabajar y la capacidad efectiva. Hay tres modos de determinar la posición de cada unidad de carga.

En la ubicación específica o fija, a cada referencia se le asigna una posición o un número de ubicaciones determinado de antemano. La gran ventaja de este método es la facilidad para localizar las referencias. Las personas que trabajan en el almacén saben dónde está cada una de ellas sin tener que recurrir a ayudas informáticas. La gran desventaja al usar este criterio es la pérdida de capacidad efectiva, que es muy inferior a la física (número de ubicaciones). Más adelante se profundiza en esta cuestión. Sólo se debe emplear en almacenes muy pequeños y no necesita un sistema de gestión.

En la ubicación aleatoria, a la que también se conoce como caótica, libre o variada, la mercancía se ubica en cualquier hueco vacío disponible, siguiendo una lógica previamente establecida y parametrizada (programada) en el SGA. Generalmente se tiene en cuenta la clasificación A-B-C. El sistema, que tiene todos los datos introducidos, incluyendo los huecos vacíos, indica al operario dónde se ha de colocar la mercancía o dónde se halla ésta. Además de la perfecta gestión que supone, la ubicación caótica permite que la capacidad efectiva del almacén se acerque mucho a la capacidad física, pudiendo superar el 92% de ésta.

Por último, la ubicación mixta o semialeatoria es la que se usa con más frecuencia y combina el sistema específico y el aleatorio, asignando cada uno de ellos en función del tipo de producto o de la operación que se deba realizar. Así, la ubicación específica se utiliza para productos de alto consumo, que generalmente están cerca de los muelles o zonas de picking, mientras que la aleatoria se deja para el resto de los productos y zonas de reserva.

La gestión de los huecos, principalmente en los sistemas específicos, sigue criterios de productividad mediante la optimización de los recorridos, en especial, los de preparación de pedidos.

Además de elegir el criterio adecuado es imprescindible contar con un SGA apropiado para cada caso.

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