El análisis ABC XYZ: ventajas y limitaciones

El análisis ABC XYZ clasifica las referencias por su valor, pero también por la variabilidad y predictibilidad de su demanda, por lo que conocer esta matriz es útil para conseguir una mayor eficiencia operativa. Más allá de tener en cuenta el valor de consumo de los productos, es fundamental considerar la demanda para ordenar las referencias. Solo así se facilita la definición de estrategias de reposición que minimicen los riesgos de sobrestock o rotura de stock. 

En este artículo descubriremos qué es el análisis ABC XYZ, cuáles son sus ventajas y limitaciones, cómo se calcula y qué relación tiene con los almacenes y la planificación de la demanda.

¿Qué es el análisis ABC XYZ?

El análisis ABC XYZ es una técnica de clasificación que combina dos enfoques complementarios para segmentar el inventario: el método ABC, basado en el valor de consumo anual de cada referencia, y la clasificación XYZ, que mide la estabilidad o variabilidad de su demanda. Al cruzar ambos criterios se obtiene una matriz de nueve categorías, que facilita priorizar productos y definir políticas de aprovisionamiento adaptadas al comportamiento real del inventario.

Esta matriz de nueve celdas es utilizada por perfiles como los planificadores de demanda para desarrollar estrategias y tomar decisiones relacionadas con el surtido de productos o el control de inventario.

En la práctica, la segmentación ABC ordena los productos según su impacto económico, de manera que los artículos A representan la mayor parte del valor de consumo anual, seguidos de los B y los C. Por su parte, la clasificación XYZ agrupa las referencias en base a la estabilidad de su demanda: los productos X presentan un consumo regular y predecible, los Y muestran variaciones moderadas y los Z registran una demanda irregular o difícil de anticipar.

La principal diferencia entre el análisis ABC XYZ y el ABC es que únicamente el primero incorpora datos adicionales cruciales para optimizar los niveles de inventario y prevenir las roturas de stock. Mientras que ABC se centra en un solo criterio ─como el volumen de ventas, los ingresos o el valor─, ABC XYZ ofrece una visión más detallada al incluir la incertidumbre o la volatilidad de la demanda, es decir, el riesgo asociado a la gestión de un tipo del artículo.

Ventajas y limitaciones de la clasificación ABC XYZ

El análisis de inventario ABC XYZ ayuda a planificar el surtido de productos de las empresas, ya que permite priorizar los recursos. Resulta esencial a la hora de determinar el espacio de almacenamiento que se dedicará a cada producto según su valor y riesgo, así como para establecer políticas de inventario adecuadas. Ahora bien, hay que tener presente que aporta tanto beneficios como algunas desventajas:

• Optimización de inventarios. El método XYZ ABC contribuye a lograr unos niveles de inventario idóneos. Esto se debe a que, al proporcionar información sobre qué productos son más importantes para la compañía, hace posible que estos estén disponibles en todo momento. 
• Planificación de precios. Al disponer de datos sobre la relevancia y la demanda de los productos, los gestores de categoría cuentan con más criterios para maximizar los márgenes.
• Oportunidades de mejora. Esta técnica aporta más información sobre los artículos a los que conviene prestar atención, lo que favorece la reflexión acerca de cuestiones como los proveedores, la cadena de suministro u otros productos similares.

Los inconvenientes del ABC XYZ se relacionan, principalmente, con las dinámicas del mercado y la necesidad de almacenar datos históricos. Esta técnica debe emplearse con artículos que tengan un historial de demanda suficiente para calcular su volatilidad; no resulta útil por tanto para productos nuevos. Además, ignora cuestiones como correlaciones entre artículos u otros acontecimientos que puedan alterar la demanda, por lo que se han de ajustar sus resultados haciendo uso del conocimiento del mercado.

¿Cómo se calcula el ABC XYZ?

El análisis ABC XYZ clasifica las referencias o SKU en tres clases a lo largo de un determinado período. Generalmente, la A representa los productos más rentables, la B los intermedios y la C los menos provechosos. Por su parte, las clases adicionales ─XYZ─ miden cuál ha sido la variación de su demanda durante un periodo en particular. Así, la X engloba los productos con una demanda más estable, la Y los relativamente estables y la Z los inestables. 

Tras realizar el análisis ABC, uno de los primeros pasos para elaborar el ABC XYZ consiste en calcular la variabilidad de la demanda de los productos a analizar.

Fórmula de variabilidad de la demanda

La variabilidad de la demanda se cuantifica dividiendo la desviación estándar entre la demanda promedio para obtener el coeficiente de variación (CV). Esta medida se utiliza para analizar y comparar la estabilidad de la demanda.

CV = Desviación Estándar / Demanda Promedio

Para saber la demanda promedio, se calcula el consumo o venta promedio de cada artículo durante un tiempo definido.

La desviación estándar se consigue aplicando la siguiente fórmula:

• El sumatorio incluye todos los elementos, desde el primero hasta el último.
• D_i es la demanda de cada período individual.
• D es la demanda promedio. Se calcula dividiendo la demanda total entre N.
• N es el total de períodos analizados
• N-1 es el denominador para la desviación estándar de una muestra.

Para realizar este cálculo en Excel y simplificar la tarea, hay que utilizar la función =PROMEDIO(rango_datos) para calcular la demanda promedio y =DESVEST.M(rango_datos) la desviación estándar. Después, el coeficiente de variación se obtiene con la fórmula =Celda_Desviación_Estándar / Celda_Demanda_Promedio. Por último, el resultado del CV suele formatearse como porcentaje.

La matriz de segmentación ABC XYZ

Para elaborar la segmentación ABC XYZ, es preciso seguir tres pasos: preparar la segmentación ABC, la XYZ y hacer la combinación final en una matriz de nueve celdas.

• Análisis ABC (eje vertical). Se basa en el valor o volumen de la demanda. Consiste en clasificar los artículos según su impacto económico en el inventario.
• Análisis XYZ (eje horizontal). Hace referencia a la estabilidad o variabilidad de la demanda. Su criterio principal es el coeficiente de variación, que se utiliza para determinar si esta es baja, media o alta, o por consiguiente: si la demanda es estable y predecible, si existen variaciones estacionales, o si es errática y esporádica.
• A continuación, se prepara la matriz de segmentación final, con una disposición de 3 x 3, en la que cada una de las nueve celdas agrupa los artículos que corresponden a esa combinación. Algunos productos son de mayor valor y presentan una demanda más predecible (AX), mientras que otros son menos rentables y muestran una demanda más errática (CZ).

Ejemplo práctico de cálculo del modelo XYZ

En primer lugar, se recogen los datos de la demanda a lo largo de ciertos períodos. En este ejemplo, se analizará el producto 1 y el producto 2 a lo largo de cinco etapas diferentes.

Dado que ambos poseen la misma demanda promedio, es necesario calcular la variabilidad a fin de poder compararlos, por lo que aplicaremos la fórmula de desviación estándar:

• La desviación estándar para el producto 1 es 7,91, mientras que la del producto 2 es 79,06.

Acto seguido, calculamos el coeficiente de variación (CV):

CV = Desviación Estándar / Demanda Promedio

• CV producto 1: 7,91 / 100 = 0,0791 x 100 = 7,91%
• CV producto 2: 79,06 / 100 = 0,7906 x 100 = 79,06%

Una vez calculado el CV, se asigna el valor de cada artículo a los umbrales XYZ definidos previamente. No existe un único criterio para establecerlos, ya que se adaptan a cada empresa. De cualquier modo, los valores más comunes son: 

Si suponemos que el producto 1 y el producto 2 pertenecen a la clase A según el método ABC para la clasificación de inventarios y atendemos a los umbrales XYZ más comunes, esta sería su segmentación ABC-XYZ:

El ABC XYZ y la eficiencia del almacén

El modelo ABC XYZ guarda una estrecha relación con la organización del almacén porque, si el slotting se lleva a cabo siguiendo su criterio, conviene aplicar estrategias de distribución de stock que coloquen los productos más demandados en las ubicaciones más accesibles.

Un software de gestión de almacenes (SGA) puede resultar de gran ayuda a la hora de colocar las referencias en el lugar más idóneo. Estos sistemas sitúan los productos de clase A en las ubicaciones más accesibles, cerca de las zonas de salida o de picking. Por su parte, los de clase C se envían a espacios más alejados o menos ergonómicos. Al concentrar los artículos A en una zona de alta densidad, los SGA como Easy WMS de Mecalux pueden generar rutas que permitan satisfacer la mayoría de los pedidos con un recorrido mínimo. El software logístico puede apoyarse en módulos avanzados como Slotting para SGA, que optimizan las ubicaciones, actualizándolas según la demanda histórica, actual y futura de cada producto. Asimismo, la clasificación XYZ puede servir como referencia adicional para analizar la estabilidad de la demanda y apoyar estos criterios de ubicación.

ABC XYZ y la planificación de la demanda

El análisis ABC XYZ depende de que la empresa cuente con una buena planificación de la demanda (demand planning), dado que tanto los datos de valor (ABC) como los de variabilidad (XYZ) provienen principalmente de los datos históricos de ventas. La combinación de ambos ejes define la estrategia óptima de inventario para cada producto y determina su stock de seguridad.

En definitiva, clasificar las referencias según su valor y la variabilidad de su demanda sirve para priorizar el uso de los recursos y obtener más información sobre los artículos. De esta manera, es posible tomar mejores decisiones sobre cómo actuar con los proveedores y otros elementos de la cadena de suministro.