Gestión de inventarios: qué es y cómo hacerla correctamente

La gestión de inventario es un proceso indispensable en empresas que manejan productos físicos. Llevar un control estricto de las existencias es necesario para satisfacer la demanda sin generar excedentes.

En este artículo, exploramos la importancia de una gestión eficiente del inventario y cómo optimizarla para evitar tanto una rotura de stock como una situación de sobrestock. Analizaremos los diferentes tipos de inventarios, las características clave de un sistema de gestión eficiente y cómo implementarlo para contribuir a mejorar el control de las existencias.

¿Qué es la gestión de inventarios y por qué es importante?

La gestión del inventario consiste en controlar y planificar los productos de los que dispone una empresa, abarcando desde la compra o fabricación hasta su almacenamiento y posterior distribución o venta. Esta operativa tiene como objetivo asegurar que los niveles de existencias sean los adecuados para atender a los clientes y prevenir tanto la escasez como el exceso de stock.

El control de inventarios y su gestión requiere visibilidad continua de la mercancía para planificar las reposiciones y optimizar el almacenamiento. Acceder a información en tiempo real ayuda a garantizar el cumplimiento de los pedidos, reducir los tiempos de entrega e impedir desabastecimientos, sobreventas o acumulaciones innecesarias de mercancía. Resulta especialmente útil para organizaciones con inventarios complejos como compañías con una estrategia omnicanal o que gestionan varios almacenes a la vez.

Una buena gestión de existencias permite mantener un equilibrio entre las entradas y salidas de productos del almacén. Un control deficiente genera falta de stock, lo que afecta la satisfacción del cliente y puede llevar a la pérdida de ventas, mientras que un exceso inmoviliza capital y puede estrechar el margen de beneficio.

¿Qué es un sistema de gestión de inventarios y qué características debe tener?

Muchas empresas optan por soluciones como un software de gestión de almacenes como Easy WMS de Mecalux para mantener una correcta gestión del stock en tiempo real. Este sistema automatiza buena parte del proceso de registro de las existencias que entran en el almacén y las que se expiden. También asegura que la lista de productos registrados coincida con las cantidades almacenadas, planifica la rotación y reduce los niveles de stock innecesarios. 

En empresas con múltiples almacenes, un sistema de gestión de inventarios ofrece una visión global de la disponibilidad de existencias en cada instalación. Además, analiza datos de ventas recientes, estacionales y tiempos de entrega de los proveedores para anticipar necesidades de reposición.

Con el uso de terminales de radiofrecuencia y escáneres de códigos de barras el software registra automáticamente cada movimiento de los productos, garantizando una identificación precisa y su rastreo desde el almacenamiento hasta la venta o envío.

¿Qué características debe tener un software de gestión de inventarios? A la hora de elegir un sistema, es esencial que la solución ofrezca:

• Actualización en tiempo real. Que proporcione información específica y actualizada sobre el estado del inventario, para una toma de decisiones ágil y fundamentada.
• Automatización de procesos. Que sea compatible con sistemas robotizados, disminuya la dependencia de tareas manuales, minimice errores y aumente la eficiencia operativa.
• Escalabilidad y adaptabilidad. Que se ajuste al crecimiento y a los cambios en las operaciones de la empresa para garantizar su utilidad a largo plazo.
• Integración con otros sistemas. Que se conecte con plataformas como un ERP para facilitar una gestión cohesionada de las operaciones.
• Medición mediante KPI. Que evalúe el desempeño del inventario a través de indicadores clave, como la rotación de stock, el nivel de servicio o el tiempo de reposición.

¿Cómo implementar una gestión de inventarios eficiente?

Para establecer una gestión de inventarios eficiente, las empresas deben comenzar por analizar sus necesidades logísticas y fijar objetivos claros. Estos pueden incluir el descenso de los niveles de stock, el aprovechamiento del espacio de almacenamiento o la mejora en la disponibilidad de productos para los clientes. Tener metas bien definidas posibilita concentrar recursos y estrategias de manera efectiva.

El siguiente paso es evaluar los flujos de trabajo para identificar áreas de mejora en la optimización de inventarios. Es fundamental revisar cómo se registra y actualiza la información del stock, ya que un control deficiente puede generar pérdidas o afectar la operatividad.

Las compañías también deben definir un stock de seguridad, que consiste en mantener una cantidad mínima de existencias con el propósito de prevenir desabastecimientos ante imprevistos, como retrasos de proveedores o incrementos inesperados en la demanda.

Para llevar a cabo una buena gestión del almacén, las empresas pueden aplicar modelos de inventario como el ABC, que clasifica las referencias según su valor y rotación, o apoyarse en herramientas de machine learning que prevén la demanda con mayor fiabilidad. Estos métodos hacen que los negocios enfoquen los esfuerzos en los artículos de mayor impacto financiero y evitar el exceso o la escasez de productos.

¿Qué tipos de gestión de inventarios existen y cuáles son sus características?

Conocer los distintos tipos de inventarios permite adaptar el control del stock a cada necesidad empresarial.

Por periodo fiscal

• Inventario inicial. Se acomete al inicio del período contable, antes de realizar nuevas compras o ventas, con el objetivo de registrar las existencias disponibles en ese momento.
• Inventario final. Se efectúa al terminar el ejercicio fiscal o el cierre del año para cuantificar con exactitud los productos existentes en el almacén después de todas las transacciones comerciales.

Por periodicidad

• Inventario anual. Se realiza una vez al año para verificar que los registros contables coincidan con las existencias.
• Inventario periódico. Se lleva a cabo en intervalos predefinidos a lo largo del año e implica el conteo total de los productos almacenados.
• Inventario cíclico (o rotativo). Consiste en completar recuentos frecuentes y distribuidos a lo largo del año, priorizando ciertas referencias según su valor, rotación o fecha de caducidad.
• Inventario perpetuo. Se actualiza de modo continuo con cada movimiento de stock, proporcionando una visión en tiempo real de las existencias. Este método se apoya en tecnologías digitales como un software de gestión de almacenes.

Por función

• Inventario en tránsito. Registra los productos y materiales que están de camino al almacén o que han sido solicitados a proveedores.
• Inventario de seguridad. Son las existencias reservadas para enfrentar imprevistos como retrasos de proveedores o aumentos inesperados de demanda.
• Inventario estacional. Acumula productos para atender pedidos previsibles en ciertas épocas del año, diferenciándose del inventario de seguridad, que cubre situaciones no planificadas.
• Inventario de desacoplamiento. Permite que dos procesos de producción con ritmos distintos operen de forma independiente, asegurando un flujo eficiente de materiales.

Por fase de producción

• Inventario de materias primas. Controla las existencias de materiales utilizados en la fabricación de los productos finales.
• Inventario de suministros de fábrica. Registra materiales de producción difíciles de cuantificar con precisión, como tornillos o pintura.
• Inventario de productos en proceso. Incluye los productos aún en fabricación.
• Inventario de productos terminados. Contempla los artículos listos para la venta.

El futuro de la gestión de inventario

La gestión de inventarios evoluciona con los avances tecnológicos y las nuevas demandas del mercado. Las empresas implementan soluciones automatizadas que optimizan las operativas, recortan costes y mejoran la satisfacción de los clientes. 

En un entorno cada vez más dinámico, contar con un sistema de inventario digitalizado supone una ventaja competitiva para mantener la rentabilidad y acompañar el crecimiento del negocio. Si tu empresa busca mejorar la gestión de inventario, un software especializado como Easy WMS de Mecalux puede ayudarte a lograr la eficiencia operativa. Contacta con nosotros y te informaremos sin compromiso de las ventajas de digitalizar tu cadena de suministro.