Picking sin papel: qué es, tecnologías, ventajas e implantación
El picking sin papel es una práctica consolidada en los almacenes que han digitalizado sus gestiones. Ante un número cada vez mayor de referencias y envíos, las empresas recurren a la tecnología para impulsar la agilidad y la precisión. Al sustituir los documentos impresos por instrucciones digitales, los operarios reciben información actualizada y pueden validar cada tarea al instante. Además, el registro de los movimientos proporciona una visión completa de la actividad logística.
En este artículo veremos cómo se preparan los pedidos sin papel, qué tecnologías pueden utilizarse y cómo implantar este sistema en el almacén.
¿Qué es el picking sin papel?
El picking sin papel consiste en preparar los pedidos siguiendo las instrucciones de un software de gestión de almacenes (SGA). En los centros logísticos que todavía no han adoptado este método, los operarios imprimen listas de productos que deben localizar, las cantidades a recoger y las ubicaciones a las que dirigirse.
En el picking sin papel, toda la información se transmite digitalmente a los dispositivos que utilizan los operarios ─como terminales de radiofrecuencia, tablets, lectores o sistemas de voz─. El SGA recibe los pedidos, organiza las tareas y envía a cada persona las instrucciones para completarlas.
El paperless picking no es una tecnología concreta, sino una forma de ejecutar la preparación de pedidos que puede aplicarse mediante distintas soluciones digitales, que se escogen en función de las características de cada almacén.
¿Cómo funciona el picking sin papel?
El picking sin papel comienza cuando el software de gestión recibe los pedidos desde el ERP. El SGA determina qué productos deben recogerse, dónde se encuentran, en qué orden conviene localizarlos y quién debe realizar cada tarea.
Con esta información, los operarios recorren la instalación para encontrar los artículos y extraer las cantidades solicitadas. En los almacenes automáticos, el SGA coordina también los equipos que trasladan la mercancía al puesto de trabajo donde el personal completa cada pedido.
Los operarios confirman la acción realizada, por ejemplo, escaneando un código de barras o mediante un sistema de voz. A continuación, el SGA actualiza el inventario y envía la siguiente instrucción. Cuando se han reunido todos los productos, los pedidos pasan a la zona de acondicionamiento para su expedición.
Ventajas del picking sin papel
Imprimir listas puede ser suficiente en operativas sencillas y estables. Sin embargo, presenta limitaciones cuando aumenta el número de pedidos. Si se modifica la prioridad de una orden o se produce una falta de stock, la información impresa deja de estar actualizada. Resolver estas incidencias exige generar nuevos documentos o transmitir los cambios por otros medios, lo que retrasa la respuesta del almacén.
El uso de papel ofrece poca visibilidad sobre el estado de cada pedido. Los operarios consultan las instrucciones impresas, realizan la recogida y, después, registran la actividad. Esta separación entre la tarea física y su registro puede dar lugar a errores y a una doble introducción de datos. Si se emplea un software, cualquier acción queda actualizada al instante.
Entre sus principales ventajas se encuentran:
- Mayor precisión y reducción de errores. El sistema valida cada recogida en tiempo real y avisa al operario si selecciona una ubicación, un producto o una cantidad incorrectos.
- Aumento de la productividad. Se eliminan tareas administrativas. Además, el SGA organiza las rutas para minimizar los desplazamientos.
- Inventario actualizado en tiempo real. Cada movimiento queda registrado al completarse, por lo que las existencias reflejan la situación real del almacén.
- Más trazabilidad y visibilidad. Los responsables pueden consultar el estado de los pedidos y conocer quién ha realizado cada recogida.
- Capacidad para gestionar un mayor volumen. La asignación digital de tareas facilita la distribución del trabajo para dar respuesta a picos de actividad.
- Mejor experiencia para el operario. Las instrucciones son claras y se presentan paso a paso. Algunas tecnologías, como el voice picking o los wearables, permiten trabajar con las manos libres.
- Menor consumo de papel. Al prescindir de listas impresas, el uso de documentos en la preparación de pedidos disminuye.
Tecnologías utilizadas en el picking sin papel y cómo escoger una
La preparación de pedidos es una forma de trabajar que puede aplicarse con distintos dispositivos conectados al SGA:
- Terminales de radiofrecuencia y lectores de códigos de barras. Son una de las opciones más extendidas. El operario consulta las tareas en un equipo portátil y escanea los códigos de barras de las ubicaciones o los productos para confirmar cada recogida. Al no requerir equipos fijos en las estanterías, esta solución se utiliza en distintas zonas del almacén. Como contrapartida, el terminal suele ocupar una mano durante la preparación de pedidos.
- Tablets y dispositivos móviles. Funcionan de modo similar a los terminales de radiofrecuencia, pero su pantalla más grande muestra información adicional, como imágenes o instrucciones específicas. Resultan adecuados para preparaciones complejas o procesos que requieren consultar más datos. Sin embargo, su tamaño puede hacerlos menos prácticos para operativas muy intensivas si se llevan en la mano.
- Voice picking. El personal recibe las indicaciones por unos auriculares y confirma las acciones mediante comandos de voz. Resulta útil en tareas que requieren manipular cajas, conducir equipos de manutención o recorrer largas distancias. También puede ser una opción adecuada para almacenes frigoríficos, dado que manejar una pantalla con guantes resulta incómodo. El picking por voz requiere formar a los usuarios y asegurar que el entorno de trabajo no dificulte la comunicación oral.
- Sistemas de guiado luminoso. Emplean luces instaladas en las estanterías o en los puestos de trabajo para indicar dónde recoger o depositar cada artículo. En el pick-to-light, las señales identifican de dónde debe extraerse el producto. El put-to-light, por su parte, se usa para clasificar la mercancía y depositarla en el contenedor o pedido correspondiente. Son soluciones adecuadas para zonas con referencias de alta rotación y ubicaciones estables. Si la distribución del almacén cambia con frecuencia, será necesario reconfigurar los indicadores luminosos.
- Wearables. Son dispositivos que el operario lleva puestos durante la preparación de pedidos, como lectores de códigos de barras en forma de anillo o terminales de muñeca, de modo que las manos quedan libres para manipular la mercancía. Al implantarlos, es necesario comprobar que sean cómodos y que su batería dure toda la jornada.
- Visual picking o pick-by-vision. El operario recibe información visual en su campo de visión mientras mantiene las manos libres. Puede ser útil en procesos complejos que requieren identificar productos similares o seguir instrucciones detalladas. Su implantación suele exigir una mayor inversión y un periodo de adaptación más largo que otras alternativas.
No existe una única tecnología válida para todas las instalaciones. Muchas combinan varias soluciones según las características de cada zona: por ejemplo, pueden utilizarse terminales de radiofrecuencia en la mayor parte del almacén, sistemas de guiado luminoso para gestionar las referencias de alta rotación y put-to-light para clasificar los pedidos antes de su expedición.
Cómo el SGA coordina el picking sin papel
El dispositivo que usa un operario ─un terminal de radiofrecuencia, una tablet o el pick-to-light─ no organiza por sí solo la preparación de pedidos. Su función consiste en mostrar las instrucciones y transmitir la confirmación de cada tarea. El SGA es el elemento que hace posible esta forma de trabajo.
La conexión entre el software y los dispositivos permite que cada movimiento quede registrado en el momento en que se realiza. Si un pedido cambia de prioridad o falta un producto, el SGA puede modificar las instrucciones antes de que el operario avance con una tarea desactualizada.
La capacidad de coordinar diferentes tecnologías es una de las funcionalidades de Easy WMS. El software de gestión de almacenes de Mecalux dirige la preparación mediante terminales de radiofrecuencia, voice picking o sistemas pick-to-light y put-to-light. Las empresas pueden establecer un método distinto para cada zona o tipo de pedido y combinar varias soluciones dentro de una misma instalación.
Pasar de las listas impresas al picking sin papel facilita la preparación de pedidos cuando la operativa crece o se vuelve más compleja. Ese es el caso del fabricante esloveno de artículos de cristal Steklarna Rogaška, que sustituyó sus documentos en papel por terminales de radiofrecuencia guiados por Easy WMS. El software permite a la compañía gestionar cuatro almacenes de forma combinada donde se da cabida a más de 5.000 referencias.
Picking sin papel en almacenes automáticos
En los almacenes automáticos, el picking sin papel va más allá de sustituir las listas impresas por instrucciones digitales de un SGA. La preparación de pedidos se combina con equipos de manutención que ejecutan los movimientos de mercancía y facilitan el trabajo. El software actúa como el cerebro que dirige y coordina los recursos para que los productos lleguen al puesto de picking en el momento adecuado y guía al operario durante toda la tarea.
Los almacenes de cajas con transelevador miniload y el Sistema Shuttle son dos soluciones habituales para preparar pedidos siguiendo el criterio ‘producto a persona’ en instalaciones automáticas. Los transportadores de cajas trasladan la mercancía desde las ubicaciones hasta los puestos de trabajo. El operario permanece en su estación, recibe los artículos necesarios y sigue las indicaciones de una pantalla o dispositivos luminosos.
Para aumentar la productividad, pueden instalarse estaciones de picking de alto rendimiento. Permiten disponer de varias cajas de referencias y pedidos al mismo tiempo mientras el SGA indica en una pantalla qué productos debe extraer el operario y en qué cantidad.
La automatización requiere varias capas de software: el SGA gestiona el inventario y planifica los pedidos, el warehouse control system (WCS) transmite las órdenes a las máquinas y el warehouse execution system (WES) coordina las tareas y los recursos disponibles. En el caso de Mecalux, Easy WMS incorpora las funcionalidades de Easy WES y se integra con Easy WCS para mantener el flujo de mercancía y registrar cada operación.
Cómo implantar un sistema de picking sin papel
El picking sin papel debe adaptarse a las necesidades y al ritmo de cada almacén. Para emplearlo, es recomendable seguir estos pasos:
- Analizar el proceso actual. Debe conocerse cómo se preparan los pedidos y qué información utilizan los trabajadores.
- Identificar los cuellos de botella. Es necesario detectar desplazamientos excesivos, errores o tiempos de espera.
- Elegir la tecnología adecuada. La decisión debe responder al volumen de pedidos, los productos y la distribución del almacén.
- Implantar un SGA. El software organiza las tareas y conecta la operativa física con su registro digital.
- Etiquetar las ubicaciones con códigos de barras. Así, cada escaneo confirma que se ha acudido al lugar correcto.
- Instalar dispositivos de ayuda. Los terminales, lectores o sistemas de voz pueden incorporarse por zonas.
- Formar al personal. Es necesario para facilitar la adopción de las nuevas herramientas digitales.
- Medir los KPI. Indicadores como los errores, el tiempo de preparación y los pedidos completados permiten valorar la nueva operativa y detectar oportunidades de mejora.
El picking sin papel puede implantarse de forma progresiva, comenzando con un SGA y dispositivos básicos antes de ampliar la solución.
Digitalizar el picking según cada necesidad
El picking sin papel no está reservado a grandes centros de distribución ni exige automatizar todo el almacén. Una instalación pequeña puede comenzar sustituyendo las listas por instrucciones en terminales y escáneres, mientras que otra con un volumen elevado puede combinar varias tecnologías o integrar equipos automáticos. Lo importante es partir de las necesidades de la operativa y elegir una solución que facilite el trabajo diario, mantenga la información actualizada y evolucione con el negocio. Con una implantación gradual, la preparación de pedidos gana capacidad de respuesta ante los cambios sin añadir complejidad.