En el ERP está la base de datos a la que se conecta el SGA para la gestión de los flujos en el almacén

ERP: definición y diferencias con un SGA

03 abril 2019

Un sistema ERP (Entreprise Resource Planning por sus siglas en inglés) es un software integrado de gestión empresarial. Como definición de ERP, el término hace referencia a un programa que permite organizar las distintas áreas operacionales de la empresa, ya que cuenta con una base de datos compartida por todos los departamentos.

De esta manera, al haber una sola base de datos de la que beben las otras, se limitan mucho los errores en la coordinación entre departamentos.

Teniendo en cuenta que la logística representa un conjunto de actividades esenciales para el funcionamiento de la empresa, la mayoría de ERP cuenta con funcionalidades relacionadas con ella dentro de su arquitectura.

En nuestro artículo vamos a analizar en profundidad cómo se estructuran los sistemas ERP, para qué sirven y pondremos énfasis en las operaciones logísticas para ver qué relación tienen con los sistemas de gestión de almacenes o SGA.

¿Qué es un sistema ERP? Definición y objetivos

Los sistemas ERP nacieron para simplificar los flujos de información entre procesos empresariales y así evitar repeticiones, desajustes e incoherencias entre distintos departamentos.

Por ejemplo, en épocas anteriores se podía dar el caso de que los datos de stock que se manejaban desde contabilidad no correspondiesen con el inventario real disponible en el almacén, lo que creaba todo tipo de contratiempos que lastraban la productividad de la empresa.

Por tanto, los sistemas ERP tratan de homogeneizar los procesos operativos y lo logran a través de módulos especializados. El software ERP viene preprogramado para las áreas más importantes y habituales de una empresa..

Pero, en cualquier caso, todo ERP necesita ser parametrizado en función de la forma de trabajar específica de la empresa, tema que se aborda en profundidad durante el proyecto de implementación.

El ERP cuenta con módulos para cada área empresarial, incluyendo la gestión logística
El ERP cuenta con módulos para cada área empresarial, incluyendo la gestión logística

Características y funciones que definen a un ERP

Los sistemas ERP están organizados en varios niveles si los ordenamos de más general a más específico: módulos, procesos, transacciones y programas. Todos ellos tejen un entramado que bebe de la misma fuente: una base de datos común o repositorio. Ahí no solo se guarda toda la agrupación de datos, sino que también se almacenan los propios programas del ERP.

Veamos en detalle los distintos módulos que componen los sistemas ERP:

- Módulos logísticos:

La logística es esencial para el funcionamiento de la empresa y de ninguna manera podría estar excluida del sistema ERP:

  • Comercial: incluye las funcionalidades relacionadas con la venta, entrega y facturación de los productos, así como las tareas de preventa.
  • Compras o aprovisionamientos: gestiona los procesos que surten de materiales a las operaciones de producción y ventas. Por ejemplo, asiste en la evaluación de proveedores, gestión de las compras o en el control de facturas.
  • Almacenes: comprende el control y gestión de stocks, la valoración de inventarios, el control de la facturación de los pedidos y centraliza el sistema de información que se maneja en los procesos logísticos en el almacén.
  • Producción: permite planificar las actividades ligadas a la producción como el control de la fabricación, la organización de la adquisición de los materiales necesarios, las órdenes de fabricación, entre otros.

- Módulos financieros:

  • Finanzas: se encarga del control de deudores, acreedores, tesorería…
  • Controlling o contabilidad analítica: refleja los movimientos de gastos e ingresos de la empresa. Por ejemplo, incluye funcionalidades para controlar la contabilidad de proyectos, de costes por procesos, control y cálculo de resultados, clasificación por tipos de coste, por centros, entre otras.
  • Gestión de activos: reúne la información sobre el patrimonio de la empresa y agrupa la información sobre el mantenimiento preventivo, reparaciones, gestión de inversiones, venta de activos fijos, amortización…

- Módulos transversales:

  • Mantenimiento: está muy relacionado con la logística, puesto que se encarga de planificar el mantenimiento preventivo de todos los equipos que se utilizan en la empresa, gestiona el servicio técnico y los avisos de revisiones.
  • Calidad: este módulo garantiza que tanto los productos como los procesos que se desarrollan en la empresa cumplen con los niveles de calidad exigidos.
  • Proyectos: se ocupa de facilitar el progreso de todo tipo de proyectos que afecten a la empresa. Sus funciones abordan por ejemplo la gestión de recursos o el control de plazos, entre otros.
  • Recursos humanos: asiste en la gestión del personal, de la contratación de nuevos profesionales, formaciones, nóminas y actividades administrativas…
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¿Cuáles son las principales diferencias entre ERP y SGA?

A simple vista, puede parecer que las funcionalidades logísticas del ERP se solapan con las que puede ofrecer un sistema de gestión de almacenes (SGA). No obstante, la gran diferencia entre un ERP y un SGA se encuentra en el grado de especialización de cada uno.

El SGA está centrado en la gestión operativa del almacén: es capaz de ordenar y optimizar todos los movimientos que se producen en él, yendo un paso más allá del control de inventario que puede ofrecer un ERP.

Principales funcionalidades de Easy WMS, el SGA de Mecalux

En el diagrama se muestran las principales funcionalidades de Easy WMS, el SGA de Mecalux
En el diagrama se muestran las principales funcionalidades de Easy WMS, el SGA de Mecalux

Ambos tipos de software se complementan, siendo el ERP el paraguas bajo el que se integra el sistema de gestión de almacenes; no en vano, los datos maestros que se manejan en el almacén como los números de referencia o SKU se establecen y se encuentran en el primero.

Para ilustrar las diferencias entre un ERP y un SGA, veamos un ejemplo de qué funciones ejercería un sistema u otro en el almacén partiendo del proceso de compra-venta de un producto o mercancía:

ERPSGA
Solicita un pedido de compra
Gestiona el contrato con el proveedor
El ERP registra la llegada de la mercancía al almacén asignándole un código SKU y actualizando el inventarioOrganiza el proceso de recepción y asigna una ubicación en el almacén (put-away) siguiendo los parámetros logísticos
El SGA actualiza el inventario en continua comunicación con el ERP
Optimiza la ruta para colocar esa mercancía
Tramita un pedido de esa mercancíaRecibe la información y planifica el picking junto al resto de pedidos
Dirige al operario para recoger, preparar y etiquetar el pedido
Incluye el pedido en una línea según su ruta de envío
Registra la salida de la mercancía del almacén. El ERP actualiza el inventario en comunicación con el SGAEl SGA actualiza el inventario en continua comunicación con el ERP
Valida la facturación a proveedores
Tramita los pagos

Hay que destacar que mostramos un ejemplo muy sencillo que no hace justicia a la complejidad que se maneja en los almacenes hoy en día. Situaciones más reales son las que suscitan interrogantes como los siguientes:

Los sistemas de gestión de almacén se han hecho indispensables para operar con flujos de mercancías numerosos y complicados. Solo con este tipo de software, en comunicación directa con el ERP, se puede conseguir el doble objetivo de contener los costes operativos del almacén y mantener un nivel de servicio a la altura.

Ventajas de un SGA sobre un módulo de ERP

Muchos proveedores de ERP han desarrollado módulos extra que cuentan con algunas de las funcionalidades características de un SGA. ¿Qué ventajas ofrece entonces un SGA como Easy WMS frente a este tipo de extensiones propuestas por los ERP?

  • Nivel de especialización muy alto: Easy WMS es capaz de asistir a la operativa en más de 75 tareas diferentes, todas ellas fruto de la amplia experiencia de Mecalux en proyectos de logística de almacenaje. Un ERP no alcanza tal grado de especialización.
  • En relación con el punto anterior, existe la posibilidad de afinar aún más las funcionalidades del SGA gracias a los módulos especiales. Ejemplos de ello son las soluciones sectoriales de software (retail, industria alimentaria, operadores logísticos…) o las específicas según las áreas de trabajo (Labor Management System para la gestión de equipos o el módulo especial de SGA para e-commerce).
  • Integración flexible: un SGA como Easy WMS se adapta a todo tipo de software y hardware. Es decir, puede conectarse con cualquier ERP y con sistemas de identificación y asistencia al picking (terminales de radiofrecuencia, picking por voz, dispositivos pick-to-light …, entre otros).
  • Posibilidad de elegir la opción de despliegue del SGA que mejor se ajuste a la empresa. Easy WMS está disponible como software on-premise o SaaS.
  • Elaboración de un proyecto altamente personalizado: para la integración de un SGA, es necesario analizar en detalle la forma de trabajo en el almacén para poder así ajustar su funcionamiento. Los SGA cuentan con una mayor flexibilidad que los ERP para adaptarse a la operativa del almacén y así evitar tener que cambiar la forma de operar al instalar el software.

Si quieres saber cómo Easy WMS de Mecalux puede facilitar la operativa de tu almacén, no dudes en contactar con nosotros: te mostraremos una demo de nuestro software y prepararemos un proyecto conforme a las necesidades de tu empresa.