El uso de la tecnología EDI en logística activa la comunicación entre el almacén, proveedores y clientes

EDI en logística: tecnología para una comunicación estandarizada

18 noviembre 2021

El uso de la tecnología EDI en logística se ha consolidado como una solución capaz de favorecer una comunicación fluida y estandarizada entre todos los actores que participan en la cadena de suministro: desde los proveedores hasta las agencias de transporte que distribuyen los pedidos.

En este artículo analizamos cómo el EDI ha llegado a la logística y qué ventajas tiene incorporar esta tecnología en la cadena de suministro.

¿Qué es EDI?

Una primera definición de EDI ─sigla de Electronic Data Interchange se refiere a la tecnología utilizada para el intercambio electrónico de documentos entre empresas a través de un formato estandarizado. En las transacciones EDI, con las que se elimina el intercambio de documentos en papel, la información se traslada codificada en un formato común desde el software de una compañía hasta el software de otra, evitando posibles errores de lectura o pérdidas de información.

El sistema EDI tiene sus orígenes en el ámbito militar. Al sargento norteamericano Edward A. Guilbert se le considera el precursor del intercambio electrónico de información. Junto con otros gestores logísticos, Guilbert desarrolló en 1948 un sistema de transmisión de información por teletipo y teléfono para resolver los problemas logísticos a la hora de abastecer Berlín Occidental.

Años más tarde, en la década de los 60, cuando las empresas comenzaron a informatizar sus gestiones internas, buscaron una solución que propiciara las transferencias de información. En 1968, se creó el comité Transportation Data Coordination Committee (más conocido por sus siglas en inglés, TDCC) para desarrollar normas en la industria. El TDCC organizó un programa sobre formatos de mensajes, códigos y protocolos de comunicación. En 1975, publicó la primera documentación sobre el sistema EDI.

Posteriormente, este método de comunicación se ha adoptado en sectores como el de la automoción, para asegurar el suministro just-in-time de materias primas a las líneas de producción, o el financiero, para facilitar las transferencias bancarias. También ha llegado al sector sanitario, donde es primordial garantizar los suministros médicos a los centros hospitalarios, y al farmacéutico, cuyo objetivo es lograr una comunicación eficaz entre laboratorios.

La expansión del sistema EDI en cada vez más empresas y países se apoya en estándares que garantizan que los mensajes puedan ser enviados, entendidos y reconocidos por cualquier interlocutor. Los estándares más utilizados son el UN/EDIFACT de la Organización de las Naciones Unidas y el ANSI ASC X12 del American National Standards Institute (ANSI).

Las empresas de automoción emplean el sistema EDI para coordinar sus procesos productivos con los proveedores
Las empresas de automoción emplean el sistema EDI para coordinar sus procesos productivos con los proveedores

El uso del sistema EDI en logística

La utilización del EDI en logística se ha normalizado como respuesta a la necesidad de agilizar los flujos de información y coordinar todos los actores que participan en la cadena de suministro.

En la supply chain, el EDI cumple distintas funciones. Por un lado, permite a los proveedores comunicar a las empresas los artículos que van a recibir en el almacén. Por el otro, ayuda a que las compañías comuniquen a las agencias de transporte los pedidos que van a distribuir. Para ello, las empresas generan el denominado Advanced Shipping Notice (ANSI X12 EDI 856), es decir, un documento electrónico que incluye información detallada sobre el contenido del envío.

El software de gestión de almacenes Easy WMS de Mecalux puede trabajar con el sistema EDI a la hora de integrarse con un ERP. Algunos ERP del mercado emplean este sistema de mensajería para comunicarse con sus proveedores o con las agencias de transporte. Easy WMS también puede intercambiar información en formato EDI con el ERP para así agilizar el intercambio de datos.

El EDI favorece una comunicación fluida entre el almacén y las agencias de reparto de pedidos
El EDI favorece una comunicación fluida entre el almacén y las agencias de reparto de pedidos

Ventajas y desventajas del EDI en la cadena de suministro

Incorporar la tecnología EDI en logística aporta las siguientes ventajas:

  • Agilidad y seguridad. Asegura un intercambio de información seguro entre todos los actores que engloban la cadena de suministro. Al digitalizar los intercambios de datos, las empresas ahorran tiempo y eliminan costes y posibles errores derivados de la gestión manual de la información.
  • Comunicación eficiente. Utiliza un formato compartido por el emisor y el receptor que facilita el intercambio electrónico de datos. Gracias a la estandarización, se superan barreras técnicas. También se evita tener que revisar manualmente la información, ya que los datos, sencillamente, fluyen entre aplicaciones.
  • Información en tiempo real. Activa un intercambio de información instantáneo entre distintas empresas. De esta forma, por ejemplo, el jefe de almacén puede conocer qué artículos le enviarán sus proveedores con antelación, con el fin de planificar las operativas del almacén.
  • Facilidad en los trámites administrativos. Permite una gestión precisa de los albaranes y de las facturas, reduciendo costes administrativos. Así, en el almacén se puede verificar si los artículos recibidos coinciden con los que los proveedores habían notificado que enviarían.
  • Operativas planificadas. Con un flujo de informaciones fluido, los actores que conforman una cadena de suministro pueden planificar mejor sus operaciones. Por ejemplo, los proveedores pueden organizar la distribución de materias primas en función del volumen de trabajo en las líneas de producción.
  • Mejora de las relaciones comerciales. Las empresas no necesitan interpretar la información que reciben, por lo que la gestión de las facturas o de las órdenes de pedidos se ejecuta con mayor rapidez.

Sin embargo, esta tecnología también presenta algunas desventajas:

  • Inversión inicial. Digitalizar el intercambio de información, contar con una red de valor añadido y con un software para cifrar y enviar datos requiere una inversión inicial que puede generar cierta reticencia.
  • Necesaria adaptación. Las compañías que intercambian datos con el sistema EDI tienen que compartir ciertos requisitos. Además, en la actualidad, al sistema EDI le falta flexibilidad para hacer frente a los cambios del mercado.
El sistema EDI facilita un intercambio de información rápido y seguro entre el almacén y los proveedores
El sistema EDI facilita un intercambio de información rápido y seguro entre el almacén y los proveedores

EDI en logística: optimización de los flujos de información

El intercambio electrónico de datos facilita una comunicación eficaz entre todos los actores que forman parte de la cadena de suministro, cuya estructura puede ser compleja, al incorporar operativas muy variadas. Con el uso del EDI en logística pueden coordinarse todos los procesos con el objetivo de alcanzar una mayor eficiencia.

La digitalización se ha convertido en una aliada de los almacenes, porque ayuda a las empresas a controlar procesos y a hacer un seguimiento minucioso de los productos. Contacta con Mecalux para que te expliquemos qué soluciones tecnológicas desarrollamos para conseguir que los expertos en logística estén preparados para las demandas de los clientes del futuro.