La codificación es uno de los métodos más efectivos para identificar y controlar todos los productos alojados en un almacén.

La codificación de mercancías en el almacén

05 mayo 2020

La codificación de mercancías en el almacén permite una buena organización de las existencias, lo que influye positivamente en todas las actividades que se desarrollan en la instalación. De ahí que cada producto deba estar identificado desde su recepción. 

El proceso de codificación de mercancías consiste en identificar los productos de modo inequívoco con un código o signo. Este código se asocia a una etiqueta adherida al producto, que permitirá acceder a él electrónicamente. Los etiquetados más consolidados en el mundo de la logística son los códigos de barras y las etiquetas RFID.

En este artículo se explica en detalle qué es la codificación y cuáles son las ventajas de identificar todos los productos del almacén de forma adecuada. Asimismo, se especificarán los equipos y criterios que se utilizan para codificar, con especial énfasis en el SGA.

¿Qué es la codificación en un almacén?

Codificar significa asignar un código a un producto. A partir de este código podremos conocer algunas de sus características principales: su referencia, fecha de llegada al almacén, de envasado y caducidad, ingredientes o peligrosidad, entre otras. 

El objetivo de la codificación es identificar la mercancía de manera unívoca (no puede haber dos productos con el mismo código). El sistema de gestión de almacenes (SGA) juega un papel protagonista en este proceso. El SGA es el que genera el código de cada artículo, asigna las ubicaciones de los productos en el almacén y hace un seguimiento de las distintas fases que superan (o, lo que es lo mismo, controla su trazabilidad).

Hoy en día, tendencias como las entregas ultrarrápidas o el almacenamiento de mercancías de menor tamaño han añadido complejidad a los procesos del almacén. Por ese motivo, establecer un control exhaustivo de los artículos y registrar todos sus movimientos es vital para estudiar con precisión los flujos de mercancía y poder optimizarlos. Gracias a la codificación y a la ayuda de un SGA, los operarios pueden localizar y expedir productos con mayor rapidez y menos errores.

Ventajas de codificar y etiquetar los productos

La codificación es de gran utilidad en todos los eslabones de la cadena de suministro, desde el fabricante hasta el consumidor final. A los fabricantes les ayuda a estar al corriente del estado de sus existencias y a localizar y expedir los artículos con rapidez. Los consumidores, por su parte, se benefician de las buenas prácticas logísticas que implementan las empresas y, por tanto, de que haya productos en stock cuando van a comprar o de recibir pronto y sin errores sus pedidos online.

Así pues, codificar los artículos y tenerlos debidamente identificados aporta las siguientes ventajas:

  • Agilidad en las recepciones. Si todos los productos que llegan al almacén están etiquetados, pueden identificarse más rápido. En el momento en que se lee su etiqueta mediante un terminal de radiofrecuencia, el artículo queda registrado automáticamente en el sistema.
  • Trazabilidad. Al tener todos los productos identificados, es fácil hacer un seguimiento de las distintas etapas por las que transita la mercancía. 
  • Control del stock en tiempo real. Se puede conocer en todo momento el número exacto de existencias en el almacén.
  • Conocimiento más profundo del negocio. Cuantos más datos se tengan, más sencillo será tomar decisiones sobre cómo perfeccionar las operativas y anticiparse a las nuevas demandas de los clientes. Gracias a la codificación, se pueden analizar multitud de variables: desde cuándo y en qué cantidad se vende cada producto, hasta qué espacio se necesita para alojarlo en el almacén.
  • Preparación de pedidos eficiente. El picking es una de las operativas que requiere más tiempo y recursos. Disponer de todos los artículos controlados e identificados aporta rapidez, pues el SGA sabe la ubicación exacta de cada SKU y da las órdenes precisas a los operarios sobre cómo localizarlas.
  • Sin errores. Contar con el género identificado evita extravíos y equivocaciones en cualquier operativa, lo que redunda en un mejor servicio logístico, una mayor satisfacción del cliente y una considerable rebaja de costes. 
El código de barras es el sistema de codificación más extendido en la logística por su facilidad para identificar los productos de forma correcta
El código de barras es el sistema de codificación más extendido en la logística por su facilidad para identificar los productos de forma correcta

Tipos y estándares de codificación de artículos

Existen distintas formas de codificar la mercancía del almacén, en función de los símbolos utilizados. Las empresas elegirán el sistema más apropiado para ellas. Los tipos más comunes son:

  • Codificación numérica. Solo se emplean números (ni letras, ni signos).
  • Codificación alfabética. Se compone  únicamente de letras.
  • Codificación alfanumérica. El código es una combinación de letras, números y signos.

Si la empresa adopta su propio sistema de códigos, su manejo debe ser fácil y usable para todo el personal involucrado. Es recomendable que sean cortos y que posean siempre la misma longitud a fin de favorecer su lectura y escritura.

Una vez decidido el tipo de codificación, el siguiente paso es etiquetar la mercancía. Ahí es donde entra el código de barras, la forma más común de representar un código en un almacén. El lector láser se encarga de reconocer las barras y convertirlas en su equivalente alfanumérico, por lo que es un sistema rápido y preciso. 

Aunque hay alternativas más modernas como los códigos QR o los tags RFID, resulta difícil superar la simplicidad y eficacia del código de barras. Lo que lo hace todavía omnipresente en el sector logístico. Además, el código de barras se puede emplear tanto a nivel interno como externo. Pero para ser utilizado de manera externa, entre empresas distintas, debe acogerse a una serie de normas y estándares.

La GS1 (antes conocida como Asociación Internacional de Numeración de Artículos) ha elaborado un sistema de codificación que garantiza la identificación única de los productos a nivel internacional.

Veamos los códigos más habituales que ha establecido esta asociación:

  • EAN-13. Sirve para identificar, mayoritariamente, artículos que se exponen en puntos de venta. Se llama así porque incluye trece dígitos numéricos que se dividen en cuatro categorías: país de procedencia, empresa creadora del producto, código de producto y un número de control. El código del fabricante lo proporciona el organismo competente en cada estado (en España es la Asociación Española de Codificación Comercial, más conocida por sus siglas: AECOC).
  • EAN-128 o GS1-128. Este código se crea con el propósito de facilitar información adicional a la que suministra el EAN-13 (por ejemplo, peso, fecha de producción, caducidad, lote, número de serie, destino final del producto, etc.). Es el código de referencia en el sector logístico.
  • SCC (Serial Shipping Container Code). Se aplica para el manejo y seguimiento de los pedidos. Este código es especialmente útil para asegurar entregas eficientes.

ERP y SGA: software para codificar la mercancía

La única manera de codificar los artículos que hay en un almacén de forma correcta es mediante un software: básicamente, el ERP y el SGA.

El ERP asigna un código a cada artículo del catálogo de la compañía de modo completamente automático. El código debe respetar el tipo de codificación que emplee la empresa (EAN-13, EAN-128, tag RFID, etc.). 

Por su parte, el SGA (como Easy WMS de Mecalux) también puede generar códigos, por ejemplo, para artículos que han llegado al almacén sin codificar o para nuevos artículos que se han generado en el almacén, como podrían ser los kits. En estos casos, los operarios deben identificar cada artículo uno a uno e introducirlo manualmente en el sistema (indicando sus características para que el SGA pueda reconocer cuál es y crear un código a tal efecto).

Al escanear un código, se accede a toda la información sobre el artículo en cuestión (peso, volumen, precauciones que tener en cuenta al almacenarlo o rotación).

El ERP dispone de los maestros, es decir, bases de datos con todas las reglas y datos imprescindibles para el desarrollo de la actividad empresarial (entre otros, las agencias de transporte, los proveedores y, por supuesto, el maestro de artículos). El maestro de artículos es el que tiene mayor relevancia en la logística y en la codificación en particular, pues incluye todos los datos sobre la mercancía.

El SGA absorbe todos los datos del maestro de artículos para así poder llevar una gestión conveniente de la mercancía en el almacén. Cómo se desarrollen los distintos procesos dependerá de las características de la mercancía. En el picking, por ejemplo, es necesario conocer la volumetría del género para definir qué cajas deben utilizarse o cuál será su embalaje.

La conexión entre el ERP y el SGA ha de ser permanente y bidireccional, pues con toda la información del código y del maestro de artículos, el SGA puede organizar los productos en el almacén en base a criterios como su naturaleza, volumen, peso, estado, presentación o sus atributos (caducidad, calidad, color, etc.).

El SGA debe estar diseñado para elaborar una estrategia de ubicación de la mercancía basándose en las preferencias o necesidades de la compañía. Esa distribución correcta en el almacén influye positivamente sobre todas las actividades que se desarrollan allí, sobre todo en la preparación de pedidos.

Al tener todos los artículos codificados, el SGA puede clasificarlos y diseñar una estrategia de ubicación para la mercancía
Al tener todos los artículos codificados, el SGA puede clasificarlos y diseñar una estrategia de ubicación para la mercancía

Codificación: orden y control

La codificación es un proceso cuyo fin último es facilitar la localización de la mercancía en el almacén y lograr una completa trazabilidad. Codificar es sinónimo de orden y control. Disponer de todos los artículos identificados contribuye a llevar a cabo una gestión del almacenamiento mucho más eficiente. La ventaja más evidente es la trazabilidad: registrar cada uno de los movimientos de los productos a lo largo de toda la cadena de suministro.

No cabe duda de la importancia del SGA, un sistema capaz de controlar el stock y todos los movimientos que se producen  dentro del almacén, tanto para conocer el inventario como ubicar el género. Para que esto sea posible, es indispensable una coordinación entre el ERP (que  gestiona el maestro de artículos con todos los datos sobre cada producto) y el SGA (encargado de leer el código del producto y asignarle una ubicación en el almacén).

Las compañías deben identificar todos los artículos a medida que llegan al almacén con el objetivo de asignarles la ubicación correspondiente según sus características. El SGA incorpora reglas para distribuir la mercancía de forma correcta en el almacén. Este sistema conoce la localización exacta de cada artículo en cualquier momento.

Contacta con Mecalux si quieres dotar a tu almacén de un SGA preparado para controlar y optimizar todos los procesos, hacer un seguimiento muy estricto de los productos, codificarlos y gestionar los flujos con eficiencia. Easy WMS es un sistema capaz de integrarse con cualquier ERP para coordinar todos esos procesos, incluida la codificación de la mercancía.