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Un software de trazabilidad es una solución para gestionar de manera controlada toda la información de producto

Software de trazabilidad: todos los productos bajo control

19 agosto 2020

La trazabilidad es una herramienta para identificar y controlar los elementos que intervienen en la elaboración de un producto (desde las materias primas hasta los envases) y todas las fases que este debe superar (producción, almacenaje, distribución y entrega al cliente).

Emplear un software de trazabilidad es una solución efectiva para gestionar toda esta información de manera controlada, eficaz y sin posibilidad de que se produzcan equivocaciones. La importancia de la trazabilidad en logística es indudable, de ahí que las compañías requieren un software efectivo para controlar su stock.

A continuación, veremos qué funciones debe cumplir este software y qué beneficios puede aportar a las empresas.

Qué es la trazabilidad y por qué es tan importante

Antes de nada, empecemos por definir qué es la trazabilidad. Según el Reglamento 178/2002 de la Comisión Europea, la trazabilidad es la posibilidad de encontrar y seguir el rastro de un producto en todas las etapas de producción, transformación y distribución.

La trazabilidad consiste en reconstruir el historial de un producto e identificar las condiciones que lo rodean a lo largo de la cadena de suministro. Gracias a ella se puede conocer todo lo que ocurre en la cadena logística y detectar el origen de una incidencia con facilidad.

Imaginémonos una compañía que, por motivos de seguridad, está obligada a retirar del mercado un lote de un producto. Para localizar los artículos en cuestión, deberá recurrir a la trazabilidad y necesitará la colaboración de los distintos eslabones de la cadena de suministro.

La trazabilidad de un producto puede ser de tres tipos: hacia atrás (ascendente), interna (del proceso) o hacia delante (descendente). La trazabilidad hacia atrás consiste en buscar el origen de los ingredientes y elementos que han intervenido en la elaboración del producto. La trazabilidad interna se centra en conocer el proceso que ha sufrido el producto dentro de la empresa en relación a las materias primas que lo conforman y su envasado. Por último, la trazabilidad hacia delante se basa en identificar el destinatario del producto y toda la información relativa a su comercialización.

Por qué utilizar un software de trazabilidad

Sectores como el de la alimentación, el farmacéutico o el químico están obligados a controlar la trazabilidad de la mercancía. Asimismo, empresas de otros sectores también lo hacen para afianzar su compromiso con los consumidores y transmitir confianza a los clientes.

Para controlar toda la información relativa a sus productos, las compañías necesitan un sistema de trazabilidad. Se trata de un programa informático con el que hacer un seguimiento exhaustivo de los productos que entran, permanecen y salen del negocio. Al mismo tiempo, se lleva un control seguro de los procesos que ha superado cada artículo.

Sectores como el de la alimentación, el farmacéutico o el químico están obligados a tener un sistema de trazabilidad
Sectores como el de la alimentación, el farmacéutico o el químico están obligados a tener un sistema de trazabilidad

Un software de trazabilidad efectivo debe seguir el movimiento de los productos a través de las etapas de producción, transformación y distribución. Además, debe contemplar la trazabilidad hacia atrás, interna y hacia delante para cumplir cuatro funciones:

  • Detallar el histórico completo. Para conocer qué proveedor ha suministrado los artículos o, en el caso de realizar kitting o que procedan de fabricación, conocer las materias primas usadas en su montaje y producción.
  • Localizar cualquier producto en todo momento, independientemente de su ubicación (ya sea en el almacén o en los puntos de venta).
  • Conocer los atributos logísticos de los productos, es decir, información como el origen, el número de serie, su código EAN, el color, la fecha de fabricación o la fecha de consumo preferente.
  • Poder bloquear stock afectado por alguna medida de seguridad y evitar que se distribuya y comercialice.

El ERP dispone de prestaciones destinadas a gestionar los almacenes como, por ejemplo, hacer un seguimiento de las recepciones y las expediciones. De este modo, puede controlar qué mercancía ha llegado al almacén y se ha distribuido. Sin embargo, la función de este software no es específicamente dirigir los procesos logísticos, pues carece de la capacidad de efectuar un control exhaustivo del inventario y, por tanto, el ERP no puede proporcionar una trazabilidad total de la mercancía.

El SGA, en cambio, sí está focalizado en llevar a cabo una gestión minuciosa de los productos y aporta un control del inventario mucho más estricto. Un SGA, como Easy WMS de Mecalux, organiza el trabajo de los operarios y les envía órdenes constantemente, como qué artículos almacenar, en qué ubicación depositarlos, qué pedidos preparar y cómo hacerlo, etc.

Con toda esta información, se pueden registrar todos los procesos que ha superado cada artículo. El SGA no solo conoce qué mercancía hay disponible en el almacén, sino también los movimientos que ha hecho y en qué momento exacto.

Un SGA funciona como un software de trazabilidad al realizar un seguimiento preciso de la cada producto
Un SGA funciona como un software de trazabilidad al realizar un seguimiento preciso de la cada producto

Una de las particularidades de un SGA avanzado, como el de Mecalux, es su versatilidad. Al leer el código de barras de un artículo, el sistema recupera automáticamente sus atributos logísticos (fecha de caducidad, etc.). Este software, además, no solo hace un seguimiento de los movimientos internos de la mercancía, sino que también integra la trazabilidad hacia atrás y hacia delante. Conoce los proveedores o los materiales utilizados durante el proceso de fabricación y  realiza un seguimiento de las órdenes de salida, para así registrar qué artículos se han expedido y a qué clientes. 

Beneficios de un software de trazabilidad

El software de gestión de la trazabilidad es vital para manejar un gran volumen de datos e información sobre los productos. Estas son algunas de sus ventajas principales:

  • Proporcionar información sobre la situación de los productos y sus procesos en tiempo real. No solo se conocen las particularidades y la localización exacta de los artículos, sino que también se rastrea su recorrido por las distintas fases de la cadena de suministro, pudiendo así detectar ineficiencias.
  • Controlar la calidad de los productos. Al conocer todos los datos sobre los productos, se pueden planificar los procesos y llevar un control más preciso de la mercancía.
  • Actuar con rapidez. El sistema permite localizar con mayor celeridad la mercancía que por algún motivo deba retirarse del mercado.
  • Cumplir la legislación vigente. Las empresas europeas del sector químico, farmacéutico o de la alimentación deben establecer un sistema de trazabilidad de acuerdo con el Reglamento 178/2002.
  • Transmitir confianza a los clientes. Una compañía que controla el estado de todos y cada uno de sus productos genera tranquilidad y seguridad a los clientes.

Utilizar un software de trazabilidad marca la diferencia. Una compañía que tiene bajo control todo su inventario y que conoce al detalle los procesos es una empresa que genera confianza y, por tanto, posee un mayor potencial para triunfar.

Seguridad y control

La trazabilidad de los productos es una responsabilidad de todos los actores y elementos que intervienen en la cadena de suministro: proveedores, fabricantes, operadores logísticos, transportistas, comerciantes y consumidores.

Contar con un software es imprescindible para llevar un control preciso de la mercancía. Un programa de este tipo registra todos los atributos del producto y permite hacer un seguimiento de las distintas etapas que ha tenido que superar.

Escoger qué software de trazabilidad emplear es una decisión trascendental para toda compañía. No cabe duda de que el SGA se ha convertido en un elemento diferenciador para las empresas que pretenden llevar a cabo una gestión eficiente de su stock.

En Mecalux tenemos Easy WMS, un SGA que aporta grandes ventajas como un control impecable de todos los recursos y la supervisión permanente del trabajo que efectúan los operarios. Contacta con nosotros para que te informemos sobre cómo este sistema te puede ayudar a conocer el histórico, ubicación y trayectoria de tus productos a lo largo de la cadena de suministro.