Planificación de escenarios: qué es y ejemplos en logística

Mediante la planificación de escenarios, compañías de todos los sectores pueden prepararse mejor ante situaciones que podrían afectar su desempeño y, por ende, su cuenta de resultados y planes de desarrollo futuros. Esta herramienta, ampliamente extendida en el mundo empresarial, prioriza la identificación de patrones, momentos de incertidumbre y factores clave que podrían desestabilizar los planes de las empresas, con el objetivo de mitigarlos y explorar acciones alternativas.

En este artículo descubriremos qué es la planificación de escenarios, cuáles son los beneficios de aplicarla y su proceso de implementación, entre otros aspectos.

¿Qué es la planificación de escenarios?

La planificación de escenarios o scenario planning es una técnica utilizada para elaborar hipótesis sobre acontecimientos futuros y evaluar cómo estos podrían afectar al entorno empresarial. Permite comprender mejor el contexto en el que se opera y proporciona más datos con los que fundamentar las decisiones. Más allá de basarse en predicciones puntuales, este método explora situaciones hipotéticas para analizar sus posibles implicaciones en el negocio. Cuando se ejecuta correctamente, la planificación de escenarios determina las mejores líneas de acción a seguir.

Gracias a este sistema popularizado por Shell en los setenta, fabricantes, distribuidores y otros miembros de la cadena de suministro pueden prepararse de antemano ante diferentes supuestos logísticos. Así, pueden estudiar la gestión de riesgos, la variabilidad de la demanda, la optimización del abastecimiento, la distribución de sus productos o la automatización de sus procesos. Otros sectores como el energético, el financiero, el sanitario, la industria, la educación, la administración pública y las telecomunicaciones, entre otros, también pueden sacar provecho a este procedimiento.

Beneficios de la planificación de escenarios

El scenario planning permite adelantarse a distintos sucesos y trazar planes de acción ante posibles contingencias, lo que aporta numerosas ventajas a las empresas previsoras:

• Estrategias ante riesgos. Prever posibles dificultades ayuda a desarrollar estrategias para paliar sus efectos y recuperarse con mayor celeridad.
• Creación de protocolos. A través de la planificación de escenarios, las empresas pueden elaborar con antelación planes de acción específicos. Contar con esta documentación previa evita la improvisación y agiliza la toma de decisiones ante cualquier eventualidad.
• Mayor agilidad. Al definir diversas situaciones hipotéticas, las compañías pueden implementar cambios con rapidez y eficacia. Esto beneficia especialmente a sectores donde la demanda es volátil.
• Mejores decisiones. Recopilar datos para utilizarlos en la planificación de escenarios posibilita la toma de decisiones fundamentada y alineada con los objetivos a largo plazo de la organización.
• Visiones expertas. Si se elabora de manera adecuada, la planificación de escenarios contará con la opinión de las personas más competentes en el campo a tratar. Conocer su punto de vista puede ser útil, ya que el conocimiento de los expertos es una herramienta estratégica de alto valor que puede ser de ayuda en la toma de decisiones por parte de la organización.
• Ventaja competitiva. Estar preparado ante posibles eventos puede situar a la empresa en una posición aventajada en determinadas coyunturas.

La planificación de escenarios en logística permite anticipar disrupciones y prepararse para distintos contextos operativos, desde variaciones en la demanda hasta incidencias en la cadena de suministro. Esta práctica ayuda a las empresas a diseñar estrategias flexibles, optimizar el uso de recursos y mantener la continuidad de las operaciones ante circunstancias imprevistas. Además, contribuye a reducir los tiempos de respuesta, mejorar la coordinación entre departamentos y reforzar la resiliencia de la red logística frente a cambios económicos, tecnológicos o geopolíticos.

Proceso de implementación de la planificación de escenarios

A fin de que la planificación de escenarios sea efectiva y resulte válida para la empresa, conviene seguir varios pasos a la hora de implementarla:

• Identificar el alcance. Antes de iniciar el proceso, es aconsejable delimitar el rango de la estrategia. Es decir, hay que decidir qué analizar y qué riesgos considerar, y explicitar qué se espera lograr.
• Analizar los factores clave. Consiste en detectar qué cambios concretos pueden llegar a transformar la compañía. Estas situaciones deben estar basadas en datos y pueden ser tendencias relacionadas con la economía, la tecnología u otros aspectos de la sociedad.
• Desarrollar posibles escenarios. A continuación, cabe  imaginar una serie de escenarios que reflejen los acontecimientos posibles, tanto positivos como negativos. Un modo de hacerlo es dibujando una matriz con dos posibilidades críticas en un eje beneficioso y otro detrimental, lo que permite diseñar cuatro escenarios futuros. He aquí un ejemplo:

• Elaborar planes de contingencia. Una vez acotadas las situaciones a las que la compañía podría tener que hacer frente, es preciso decidir cómo se comportará la organización llegado el momento. En este paso, se deben concretar tanto las acciones a poner en marcha, como las medidas preventivas necesarias.

La consultora McKinsey advierte de que, en ocasiones, la planificación de escenarios puede verse afectada por sesgos cognitivos. Para evitarlos, recomienda instaurar sistemas y procesos que ayuden a combatir la tendencia a tomar decisiones en base a los conocimientos adquiridos en experiencias pasadas. Con tal de conseguirlo, aconseja que los líderes senior participen de forma activa en la elaboración de narrativas de escenarios y que se fomente un debate libre para validar y evaluar estrategias.

Ejemplos de planificación de escenarios en la cadena de suministro

Las compañías pueden utilizar el scenario planning en todo tipo de situaciones, incluidas las relacionadas con la logística, el almacenaje y el transporte. He aquí algunos ejemplos de estrategias que podrían desarrollarse:

• Disrupciones en el suministro. Las organizaciones deben prepararse para poder seguir operando en situaciones en las que las materias primas o las mercancías no se adquieren con facilidad. Así, pueden estudiar opciones como aumentar sus reservas, diversificar sus proveedores o adquirir productos alternativos. Este panorama puede anticiparse simulando condiciones de escasez o evaluando la resiliencia de los planes actuales.
• Volatilidad de la demanda. Una decisión fundamental en la cadena de suministro es determinar cuánto inventario de seguridad mantener. Para ello, deben tenerse en cuenta factores como la tasa de pedidos y la propia capacidad de reacción y la de la competencia. Aplicar la planificación de escenarios para contemplar situaciones de demanda extrema ─ tanto picos inesperados como caídas bruscas─ permite calcular el inventario de seguridad óptimo en diferentes condiciones.
• Cambios en la capacidad logística. Otras circunstancias comunes son enfrentarse a instalaciones congestionadas o rutas saturadas. Entre las opciones a valorar se encuentran, por ejemplo, la automatización de almacenes o la búsqueda de operadores logísticos externos. Mediante la planificación de escenarios, es posible simular inversiones en automatización o la integración de socios logísticos, lo que facilita justificar las inversiones o contratar servicios de forma informada.

Herramientas para la planificación de escenarios en la cadena de suministro

La planificación de escenarios siempre debe basarse en datos, por lo que las empresas pueden servirse de recursos tecnológicos para construir estas situaciones hipotéticas con la mayor precisión posible. Estas son algunas de las herramientas empleadas con este fin en la industria y la cadena de suministro:

• Analítica predictiva e IA. Tecnologías como la inteligencia artificial y el machine learning o el análisis de datos pueden usarse para optimizar procesos logísticos, pero también para comprender el comportamiento de los clientes y adelantarse a los cambios del mercado antes de que se produzcan.
• Gemelos digitales. Simular distintos escenarios operativos mediante el uso de digital twins posibilita evaluar el impacto de las decisiones y los ajustes antes de su implementación, sin necesidad de pruebas físicas. La consultora Boston Consulting Group pone como ejemplo el caso de un fabricante de acero que, anticipando riesgos hasta con doce semanas de antelación, logró implementar planes de producción y entrega alternativos e incrementar su EBITDA en dos puntos porcentuales.
• Softwares de simulación. Los proyectos de simulación prevén cuál será el comportamiento de nuevas soluciones en entornos virtuales. Por ejemplo, Mecalux puede recrear todos los procesos y elementos que se hallan en un almacén a través de simulaciones avanzadas generadas por un software propio. En ese sentido, es posible realizar predicciones futuras sobre el funcionamiento de la instalación y eludir situaciones como cuellos de botella.

La planificación de escenarios es una técnica ampliamente consolidada. Por tanto, quienes quieran ponerla en práctica cuentan con herramientas como guías, vídeos, e incluso plantillas y hojas de cálculo. Un ejemplo es el kit de herramientas del Center for Transportation & Logistics del MIT, apto para planificar escenarios de todas las fases de la cadena de suministro.

Planificación de escenarios y resiliencia empresarial

En definitiva, la planificación de escenarios o scenario planning es un modo inteligente de anticiparse a posibles disrupciones, disipar la incertidumbre ante nuevas situaciones y, en última instancia, fomentar la resiliencia de las compañías. No se trata únicamente de mitigar riesgos, sino que esta práctica también sirve para detectar oportunidades de crecimiento que, de otra manera, podrían pasar desapercibidas. Es por ello que implementar una planificación de escenarios efectiva es determinante para el buen desempeño de la empresa a largo plazo.

Esta técnica permite ir más allá del simple análisis histórico o las comparaciones de resultados año a año, aportando una visión más amplia para gestionar equipos en tiempos cambiantes o inciertos. El desarrollo de planes en función de distintos escenarios ─base, favorables y adversos─ hace que las compañías estén mejor preparadas ante cualquier eventualidad, lo que contribuye a la continuidad y al crecimiento de los negocios.