La merma de inventario, el enemigo silencioso del almacén

Aunque en ocasiones pueda parecer insignificante, la merma de inventario tiene un gran impacto en los balances de negocios y almacenes. Por suerte, las últimas tecnologías de intralogística ofrecen formas de vigilarla y evitarla.

¿Qué es la merma en el almacén?

La merma de inventario es la pérdida del valor de las existencias que se produce en el almacén. Se debe a varios factores y puede darse en distintos puntos de la cadena de suministro. Las mermas constituyen la diferencia entre el stock reflejado en contabilidad —existencias teóricas— y el físico —existencias reales—.

¿Qué tipos de merma existen?

Existen dos grandes clasificaciones de merma. Por un lado, la merma normal es la que tiene lugar cuando las materias primas se emplean en algún proceso productivo. Por otro, algunas situaciones derivan en mermas anormales, las más frecuentes de encontrar en los almacenes. A continuación se detallan algunos ejemplos de merma en empresas.

¿Por qué se produce la merma?

Estos son algunos de los motivos más típicos de la merma de inventario anormal:

• Errores administrativos o contables. Supervisar las existencias de modo manual puede generar descuadres de stock. Estos surgen al completar mal los registros, lo que provoca que el inventario y la realidad no cuadren. Utilizar herramientas como el software de gestión de almacenes de Mecalux previene el traslado tardío de la información y la falta de actualización de estos datos cruciales.
• Fechas de caducidad. Indica el momento a partir del cual un producto ya no es seguro para el consumidor o incumple los estándares de calidad. Es un dato a tener muy en cuenta en función de la mercancía que se almacene porque, de lo contrario, habría que renunciar por completo a su uso. También hay que detectar a tiempo la caducidad de las materias primas. Para que eso no ocurra, es recomendable no recibir más cantidad de la que demande producción.
• Recepción ineficiente. Se da cuando los productos salen de fábrica o llegan al almacén, pero no se revisan de manera correcta. Una inspección puede garantizar que no estén dañados, mal embalados o caducados, que no falte ninguna parte del artículo y que el etiquetado sea el adecuado.
• Robos. Las sustracciones indebidas se traducen en una merma para la empresa. Si se sospecha que esta es la causa deben tomarse medidas disuasorias.
• Roturas. Suelen estar ocasionadas por un manejo de materiales deficiente o una mala ubicación de la mercancía en el almacén. Cuando se presentan debe identificarse dónde está el problema y, si es necesario, revisar los sistemas de estanterías a fin de encontrar el más apropiado para el tipo de producto.
• Transporte deficiente. Una mala gestión durante el traslado de las mercancías puede echar a perder su estado de conservación. Hay que verificar que el transporte se desarrolla en los tiempos y plazos acordados y mantiene unos niveles de seguridad y calidad excelentes.

¿Cuáles son las consecuencias de la merma?

El control de la merma en un almacén es determinante, ya que se trata de mercancía que no posee ningún valor de mercado. Son existencias que ya no se pueden comercializar y que acarrean pérdidas a la empresa. En cambio, mejorar la gestión del inventario para controlarlas aumenta los niveles de productividad, reduce costes e incrementa las ganancias.

Otra posible consecuencia de la merma es el exceso de inventario, que puede generar problemas de espacio y dificultades para rotarlo a tiempo. Si bien su incidencia es mayor en los negocios que almacenan productos con fechas de caducidad cortas, cualquier compañía puede verse afectada por la merma.

¿Cómo se mide la merma?

Calcular el KPI de merma es fundamental y cobra aún más relevancia en sectores como la manufactura y la industria alimentaria. Para establecer la diferencia entre la cantidad inicial de un producto y la cantidad final tras el proceso de producción o de preparación, cabe prestar atención a los conceptos peso bruto y peso neto.

El peso bruto es el peso total de un producto antes de su procesamiento. En él se incluyen embalajes y desperdicios. El peso neto hace referencia al producto ya procesado y listo para su venta. Un modo de medir la merma es restar el peso neto del peso bruto y aplicar la siguiente fórmula matemática:

El resultado es el porcentaje de merma, un KPI crucial en todo almacén o centro de distribución. Su medición permite detectar problemas en los procesos logísticos y productivos y tomar medidas para corregirlos.

¿Cuál es el índice medio de merma de un almacén?

Pese a que parezca drástico, el índice de merma de inventario medio al que aspirar es cero. Según el Warehouse Education and Research Council (WERC), el almacén medio sufre una merma de inventario del 0,2%. Además, esta división del Material Handling Institute señala que, siempre que el índice supere el 0,46%, deberían sonar las señales de alarma. Un índice de merma de hasta el 2% podría no parecer demasiado elevado, pero todos los costes suman y la merma de inventario es un asesino silencioso de e-commerce exitosos.

¿Cómo evitar la merma?

Una vez constatada la existencia de una afectación en el valor de las mercancías, ¿qué medidas existen para minimizar la merma? Hay varias formas de ponerle freno a través de cambios en el funcionamiento del almacén o de la planta productiva:

• Instaurar procedimientos de control de inventario. Identificar los productos con etiquetas RFID y utilizar software de gestión de inventarios como Easy WMS es la mejor manera de obtener una visión acertada y en tiempo real del stock de la empresa, incluso en varios centros de trabajo.
• Reorganizar el almacén. Asignar un espacio idóneo a todos los productos ayuda a limitar errores en el inventario y a aumentar la rotación, además de facilitar el manejo de materiales. Es aconsejable abordar este nuevo layout de la mano de profesionales en intralogística.
• Mejorar los envíos y las recepciones. Así disminuyen los posibles daños durante el transporte y las incidencias se detectan antes, durante la fase de almacenaje.
• Establecer una política de manejo de mercancía dañada. Si se ofrecen pautas para detectarla, etiquetarla y manejarla, llevar un control del inventario resulta más sencillo.
• Formar al personal. Los operarios deben conocer estos protocolos y familiarizarse con las mejores prácticas, que a menudo pasan por el uso de software de gestión y soluciones automatizadas.
• Incrementar la seguridad. Instalar cámaras de vigilancia y sistemas como puertas automáticas puede tener un efecto disuasorio sobre los robos, una de las causas de la merma en el almacén.

Reduce la merma de inventario con Mecalux

Una gestión rápida y controlada de las mercancías es el mejor remedio frente a las pérdidas que puede ocasionar la merma en la cadena de suministro. Si buscas digitalizar tus operativas a través de software o has decidido automatizarlas, en Mecalux podemos ayudarte. Poseemos una amplia experiencia en el diseño y montaje de almacenes automáticos y podemos proyectar el que necesita tu empresa. Contacta con nosotros para decirle adiós a la merma de inventario e impulsar la logística de tu compañía.