Realización de un inventario

¿Inventario permanente, anual o rotativo?

10 septiembre 2018

Para garantizar una gestión de stocks adecuada de la empresa es imprescindible cumplir los siguientes pasos:

  • Etiquetar los artículos para tener referencias correctas de ellos.
  • Proceder a una buena señalización.
  • Organizar correctamente todas las familias y subfamilias de artículos: almacenar bien los diferentes tipos de stocks.
  • Planificar tus inventarios físicos o contables, ya sea un inventario permanente, anual o rotativo.

¿Qué es un inventario?

El inventario contable es un deber que tienen que aplicar todas las empresas logísticas. Además de estar obligadas a llevar a cabo el inventario contable, la legislación les exige realizar un inventario físico al menos una vez al año.

Esta operación consiste en hacer un recuento de forma manual de todos los productos y mercancías almacenados, que suele realizarse bajo la supervisión del jefe de la cadena de suministro.

El inventario físico -o manual- es especialmente práctico a la hora de comparar los stocks registrados en el sistema de gestión de almacenes con el stock real. Gracias al inventario físico, las empresas pueden detectar desajustes, como posibles errores logísticos, es decir, fallos de señalización, de referencias, de picking, entre otros.

¿Qué tipos de inventarios hay?

Tanto en logística como en cualquier otro sector, cada organización es libre de llevar a cabo el inventario físico de acuerdo con la frecuencia -respetando el mínimo de una vez al año- y la metodología que más le convenga. Así, cada compañía hace un recuento de todos los artículos almacenados o de solo ciertas clases de artículos de forma permanente, anual o rotativa.

1. El inventario permanente

Necesitas este método, también llamado inventario informático, si quieres conocer tus stocks en tiempo real. Con cada entrada y salida de un artículo, se registra el recuento de las cantidades disponibles en stock: la cuantía que entra y el stock final o las cantidades que salen y el stock restante.

Aunque su aplicación no siempre es fácil y requiere recursos, especialmente cuando la cantidad de artículos y/o la rotación de los stocks es alta, gracias a este tipo de inventario físico tu gestión de stocks será más justa y estará más acorde con la realidad.

Como ya vimos en el artículo sobre las ventajas de una gestión inteligente del almacén, si dispones de una gama muy amplia de referencias, esta práctica será muy útil y formará parte integral del sistema de gestión de almacenes. Además, proporciona una visión continua de las cantidades de mercancías disponibles para evitar las roturas de stocks y, por lo tanto, posibles problemas con el cliente.

2. El inventario anual

Como su nombre indica, el inventario anual se realiza una vez al año para confirmar los resultados obtenidos con el inventario contable.

Esta operación también es muy laboriosa. De hecho, como solo se hace una vez al año, tendrás que formar y preparar a tu personal correctamente para evitar grandes diferencias en comparación con el inventario contable. Además, si el almacén es grande y dispone de muchas referencias, prevé varios días para llevar a cabo la operación completa.

3. El inventario rotativo

Si los dos tipos de inventario mencionados anteriormente no te han convencido porque su implementación sería demasiado costosa -financieramente o en cuanto a gasto en personal-, seguramente el inventario rotativo es el que más te conviene. Las empresas que lo han elegido realizan recuentos periódicos y planificados de una o varias partes de sus referencias almacenadas, varias veces al año.

Esta práctica permite a las empresas beneficiarse de muchas ventajas:

  • Evitar roturas de stock: al igual que el inventario permanente, esta técnica permite tener una visión más general y regular del stock.
  • Actualizar regularmente las cantidades de stock disponibles y evitar alargar errores de entrada o de salida de stocks durante mucho tiempo.
  • Menos laborioso de implementar que los inventarios permanentes o anuales.

Es importante evaluar adecuadamente tus necesidades incluso antes de elegir qué tipo de inventario físico quieres instalar en tu almacén. Y si el método de inventario que utilizas no parece ser el adecuado, nada te impide cambiarlo.

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