Un software de compras se apoya en un sistema de gestión de almacenes para lograr un control total sobre el inventario

El software de compras y su combinación con un SGA

17 junio 2022

La necesidad de disponer de un control del stock más preciso ha llevado a muchas compañías a apostar por soluciones digitales para gestionar los procesos logísticos. Un software de compras es un programa de gestión especializado en automatizar el ciclo de adquisición de productos, desde que se solicita un pedido hasta que se efectúa el pago al proveedor.

Para coordinar la compra de materias primas o productos elaborados con los flujos de trabajo del almacén, es habitual complementar las tareas de un programa de compras con un software de gestión de almacenes (SGA).

¿Qué es un software de compras?

Un software de compras es un programa que planifica la adquisición de stock, así como la selección y gestión de proveedores. Esta aplicación de gestión empresarial se encarga de coordinar el ciclo completo de compras con una única herramienta, organizando todos los procesos y facilitando el control de gastos en esta operativa. Además, el programa automatiza la generación, procesamiento e impresión de la documentación necesaria, como albaranes y facturas, entre otros documentos. 

La aplicación ofrece funcionalidades para varios departamentos, ya que integra en un único espacio las órdenes de adquisición de material y productos que se realizan desde las diferentes áreas de la compañía. La gestión integral de compras evita errores, a la vez que permite coordinar la organización de pedidos y el seguimiento de las recepciones de stock.

Los software de compras más avanzados también posibilitan que los responsables de área ―compras, logística o producción― monitoricen el proceso de adquisición de mercancía mediante el seguimiento y el análisis de gastos en tiempo real. La operativa más beneficiada al implementar un software de compras es la planificación de la demanda de producto: el programa puede sincronizarse con otras aplicaciones logísticas para lograr una planificación de la demanda de stock.

No obstante, un software de compras puede resultar ineficiente en la gestión de stock dentro del almacén, ya que monitoriza la adquisición de productos, pero no controla el proceso de recepción y ubicación de mercancía. Para resolver esta cuestión, es recomendable complementar este tipo de software con el despliegue de un programa de gestión de almacenes que controle las operativas en tiempo real.

Un software de gestión de almacenes se conecta al terminal de radiofrecuencia para agilizar la recepción de mercancías
Un software de gestión de almacenes se conecta al terminal de radiofrecuencia para agilizar la recepción de mercancías

¿Puede un software de gestión de almacenes mejorar el proceso de compras?

Un software de gestión de almacenes es un programa logístico especializado en la organización integral de todos los procesos que tienen lugar en el almacén, desde la recepción de mercancías hasta la preparación y expedición de productos.

Una herramienta de gestión de las operativas logísticas como un software para almacenes puede emplearse para complementar las tareas de un software de compras e incrementar la eficiencia en el proceso de adquisición de stock. Digitalizar la logística de una compañía mediante un software de gestión de almacenes garantiza el control del inventario en tiempo real. El responsable de compras cuenta con una completa visibilidad sobre la cantidad y el estado de los productos almacenados en la instalación, lo que evita que se produzcan roturas de stock o, por el contrario, de exceso de inventario ―sobrestock. Ambas situaciones pueden comprometer el rendimiento del almacén, derivando en sobrecostes o backorders (pedidos pendientes).

El programa de gestión de almacenes automatiza procesos como, por ejemplo, la recepción de stock y la ubicación del inventario: a partir de estrategias predeterminadas por el responsable logístico, el software guía a los operarios en sus tareas mediante terminales de radiofrecuencia, limitando la posibilidad de error en estas operativas logísticas.

Software de compras: eficiencia del inventario en almacén

Complementar un software de compras con un SGA posibilita que el responsable logístico disponga de una completa trazabilidad de producto en todo momento. El software supervisa el rendimiento de los procesos dentro del almacén, rebajando los costes logísticos a medio y largo plazo. Una vez la mercancía llega a las instalaciones, el cometido del software de gestión de almacenes es clave para automatizar la recepción de stock, tanto en almacenes manuales ―donde los operarios trabajan con terminales de radiofrecuencia conectados al software―, como en instalaciones automáticas, donde el software coordina todos los equipos automatizados.

La integración de información entre ambos software permite que el programa de gestión de almacenes inspeccione y valide la mercancía que llega al almacén. En cadenas de suministro integradas, es habitual que el programa reciba, tras la confirmación de la orden de compra, un advanced shipping notice (ASN), es decir, un documento electrónico que contiene información relevante como la fecha del envío, la unidad de carga o las condiciones de entrega.

El software de compras se puede conectar al software de gestión de almacenes
El software de compras se puede conectar al software de gestión de almacenes

El control de inventario es primordial para el proceso de compras, porque evita que se adquieran productos innecesariamente, a la vez que se eliminan los sobrecostes por exceso de stock. En esta operativa, un software para almacenes juega un papel básico: asigna una ubicación óptima a cada producto según un conjunto de criterios y reglas predeterminados por la compañía. “El sistema también dirige y optimiza el reposicionamiento de las existencias en función de la información en tiempo real sobre el estado de utilización de los contenedores. Un SGA supervisa el estado de los productos en el almacén y el inventario de la infraestructura física, los sistemas de seguimiento y la comunicación entre los puestos de trabajo”, apunta el catedrático especializado en aprovisionamiento mediante herramientas TIC, Bernardo Nicoletti, en su libro Agile Procurement volume II: designing and implementing a digital transformation.

El software de compras y la digitalización del almacén

Un software de compras es una herramienta útil para integrar todas las adquisiciones de los departamentos de una compañía en un solo programa. Para una gestión eficiente de esas compras, es habitual sincronizar el software de compras con un programa de gestión de almacenes que automatice la recepción de productos, organice el proceso de almacenamiento y mantenga un control del inventario en tiempo real.

La implementación conjunta de un software de compras y un software para almacenes es sinónimo de un proceso de compras eficiente y coordinado con las necesidades logísticas de la compañía, suprimiendo sobrecostes derivados del exceso de stock y abasteciendo al almacén y a los centros de producción en el momento oportuno.

Easy WMS de Mecalux es un programa de gestión de almacenes avanzado que garantiza una completa trazabilidad de los productos. El software se conecta con los diferentes programas que operan en la cadena de suministro (como el software de compras) para asegurar la eficiencia en las operativas de almacenaje, preparación y expedición de pedidos. Si quieres conocer más detalles sobre Easy WMS, no dudes en contactar con nosotros. Un asesor experto te ofrecerá la mejor solución digital para tu logística.