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Hacer el inventario en el almacén es más sencillo con un SGA

Cómo hacer un inventario rápido y efectivo

17 diciembre 2019

La realización de inventarios o recuentos en el almacén es una práctica habitual para verificar con exactitud los niveles de existencias y sus ubicaciones. Esto es fundamental para planificar las áreas de aprovisionamiento y distribución logística.

En nuestro artículo, repasamos las distintas opciones que existen para hacer inventarios físicos en el almacén y abordamos las herramientas y buenas prácticas que facilitarán esta tarea.

¿Qué es un inventario físico y qué objetivos tiene?

Un inventario es el listado ordenado, detallado y valorado de las mercancías que almacena una empresa. Estos materiales están clasificados y valorados en función de sus características para que formen parte del patrimonio de la misma. Hacer un inventario físico en el almacén consiste en contrastar las existencias, sus cantidades y características con lo que figura en el registro o sistema informático de la empresa en un momento dado.

Los principales objetivos de realizar un inventario son detectar:

  • Productos deteriorados o caducados.
  • Stock obsoleto: ya sea por modificaciones en el propio producto o porque se ha sustituido por otro. Este tipo de stock tiene que estar muy controlado, ya que tiene un impacto directo en los costes de almacenamiento y ocupa un valioso espacio en la instalación.
  • Desviaciones debidas a errores humanos y del sistema: son más habituales los primeros que los segundos. Cuanto más organizada sea la operativa diaria, menos descuadres habrá.
  • Productos que desaparecen: son pérdidas desconocidas, generalmente producidas por hurtos u otras incidencias.

En cualquier caso, al terminar de hacer el inventario, el responsable del almacén deberá emitir un informe en el que se resalten:

  • Los porcentajes de variación por valor y por unidades entre los registros iniciales y el inventario final.
  • Las diferencias halladas más importantes y las posibles causas que se encuentran tras estos descuadres.
  • Las acciones propuestas para mejorar la gestión de stock.

Principales tipos de inventario

Si tomamos como base la periodicidad con que se lleva a cabo el conteo de mercancías, destacan los siguientes tipos de inventarios:

- Inventario anual:

La legislación española determina la obligatoriedad de cada empresa de presentar un inventario anual, es decir, un recuento global, que suele coincidir con el cierre de ejercicio.

Este procedimiento constituye el tipo de inventario más usual en compañías que no disponen de grandes volúmenes de referencias. Sin embargo, con solo un inventario al año resulta difícil acometer el análisis de las desviaciones y tomar medidas al respecto para corregirlas a tiempo.

- Inventario periódico o rotativo:

El conteo de referencias y unidades se realiza cada cierto periodo de tiempo (mensual, trimestral…) y es la empresa quien lo determina. Generalmente, estos conteos se planifican en las horas o épocas con menor movimiento de mercancías, ya que así se evitan interferencias con el desarrollo de la actividad habitual en el almacén.

- Inventario permanente o perpetuo:

El control de stock se lleva a cabo con un software de gestión del almacén. Los datos de stock se actualizan en tiempo real y el sistema muestra todos los movimientos sin necesidad de efectuar paradas en la actividad. Implementar un programa tiene ventajas también para la gestión del aprovisionamiento, puesto que el departamento de compras ve facilitada su tarea a la hora de reponer las referencias.

Asimismo, es posible alternar ambos tipos de inventario con otros recuentos excepcionales, cuando se necesite verificar el stock disponible en una zona o grupo de ubicaciones concreto.

Los PIE ayudan a mantener inventarios permanentes al controlar la información ligada a cada palet entrante
Los PIE ayudan a mantener inventarios permanentes al controlar la información ligada a cada palet entrante

Cómo hacer un inventario físico paso a paso

Existen unos pasos ineludibles que puedes seguir para hacer un inventario físico en el almacén, sea cual sea la tecnología que se emplee:

1. Determina la metodología: dependerá del tipo de stock almacenado. Hay que decidir qué mercancías se van a someter al inventario y cómo se van a cuantificar (por unidades, por volumen, por peso, por valor económico…). A la hora de priorizar las referencias que inventariar, una opción es usar el método ABC para clasificarlas según rotación, aunque también se pueden organizar por zonas o por familias de productos.

2. Prepara al equipo de operarios: el equipo debe conocer con exactitud qué pasos seguir, el sector del almacén que se ha de inventariar y cómo utilizar las herramientas, así como otras instrucciones (por ejemplo, recoger el stock obsoleto o el defectuoso según se vaya identificando).

3. Aprovecha los momentos valle: hay que tener en cuenta el efecto de la estacionalidad e intentar organizar los inventarios durante los períodos de menor actividad, para así limitar su impacto en el almacén.

4. Avisa a proveedores: el inventario paraliza la actividad de entradas y salidas del stock, por lo que es necesario planificarlo con antelación e informar a proveedores y clientes.

5. Comprueba las herramientas y recursos documentales: puede parecer un asunto de menor importancia, pero el tiempo dedicado a hacer el inventario tiene que ser el mínimo posible, por lo que los dispositivos y la documentación necesaria deben estar preparados de antemano para prevenir problemas de última hora.

Del inventario en Excel a sistemas de gestión del almacén

El resultado del recuento de stock tiene que reflejarse en un soporte en papel o informatizado, dependiendo del tamaño de la empresa. Repasamos las opciones más extendidas:

1. Inventario con Excel o en papel

La realización de inventarios con papel es la versión más básica del proceso y solo es viable en aquellas empresas que cuenten con unos niveles de stock mínimos. Pero, incluso en estos casos, inventariar sin un software de gestión de stock expone a la compañía a problemas que pueden salir caros.

El funcionamiento es el siguiente: los operarios van comprobando las existencias con un listado de productos en papel, por lo que se sigue un procedimiento muy manual y tendente a errores humanos.

Una evolución de este método es la a utilización de plantillas de Excel para hacer inventarios, ya que comporta algo más de automatización al poder realizar cálculos de manera informatizada. Con Excel, existe además la posibilidad de instalar extensiones que recogen datos directamente desde lectores de códigos de barras, lo que agiliza el volcado de datos. Sin embargo, aunque mejor que el papel, esta solución también es proclive a errores y, a largo plazo, tampoco garantiza ni la eficacia ni la seguridad en el control de existencias.

Ejemplo de plantilla para hacer inventarios en el almacén con Excel
Ejemplo de plantilla para hacer inventarios en el almacén con Excel

2. Inventario con un SGA

Los sistemas de gestión de almacenes o SGA, han supuesto un salto de calidad en la precisión y rapidez de los inventarios en el almacén. Son, de hecho, imprescindibles en empresas con un alto número de referencias. En estos casos, la complejidad de los recuentos de stock es elevada y un SGA reduce notablemente la probabilidad de cometer errores.

Aunque sorprenda, según datos del Warehousing Education and Research Council, dos tercios de los almacenes estadounidenses aún emplean métodos para la gestión de stock alternativos a los SGA, incluyendo Excel. Eso es algo con visos de cambiar debido a las funcionalidades que ofrecen los sistemas de gestión de almacenes.

Por ejemplo, Easy WMS, el SGA de Mecalux, permite:

  • Organizar tantos recuentos como el responsable del almacén necesite y con las características que precise. Por ejemplo, es posible programar recuentos de contenedores (palets, cajas…), o bien de artículos concretos.
  • Acotar las zonas del almacén en las que realizar el recuento (conteos por ubicación).
  • Establecer reglas de prioridad a los productos en función de sus parámetros logísticos (nivel de rotación, coste unitario, fecha de caducidad, número de lote…) para poder seleccionarlos fácilmente y empezar el inventario por aquellos más relevantes para la empresa.
  • Integrar todo tipo de dispositivos de escaneo, ya sean estos terminales de radiofrecuencia o sistemas de picking por voz, entre otros.
  • Mantener el máximo control del almacén habilitando un sistema de inventario permanente, de forma que la información sobre el stock disponible esté actualizada a diario. En el caso de Easy WMS, el módulo Supply Chain Analytics es el encargado de gestionar este enorme volumen de datos.
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¿Inventario con código de barras o RFID?

Uno de los elementos que más condiciona la realización de un inventario es el sistema de identificación, que va desde la tradicional pistola de código de barras hasta las sofisticadas etiquetas RFID. Analicemos estas dos opciones:

- Inventario con lectores de códigos de barras o radiofrecuencia:

El código de barras es el sistema de identificación más extendido por su eficacia, universalidad y bajo coste de implantación. El trasvase de información entre el mundo físico y el digital, ya sea Excel o un software más avanzado, se hace utilizando dispositivos que escaneen estos códigos de producto. De esta manera, resulta imprescindible que haya una línea directa de visión entre el lector y la mercancía.

El terminal de radiofrecuencia es también un lector de código de barras, al que se le añade la capacidad de comunicarse con el software de almacén mediante ondas de radiofrecuencia. Así, el operario puede recibir órdenes y efectuar comprobaciones directamente en el terminal, lo que agiliza la tarea.

Los terminales de radiofrecuencia son usados para hacer inventarios en el almacén
Los terminales de radiofrecuencia son usados para hacer inventarios en el almacén

- Inventario con lectores de etiquetas RFID:

La implantación del sistema de identificación mediante etiquetas de RFID (Radio Frequency IDentification) ha supuesto un enorme avance en la rapidez de los recuentos.

Esta tecnología utiliza las ondas de radio para emitir y recibir datos ligados a un objeto. Al ser chips integrados en una pegatina, almacenan una mayor cantidad de información, que puede ser modificada a lo largo del recorrido del producto por la cadena de suministro.

En relación con las labores de inventario, una de las principales ventajas es que no requiere de visión directa entre la etiqueta y el dispositivo. De ahí que, con una simple pasada del lector sobre el contenedor, se cargan los datos directamente en el sistema.

Dos de las grandes barreras que han obstaculizado la implantación masiva del sistema de identificación con RFID son, por un lado, el precio y, por otro, la falta de precisión. No obstante, el mercado ha evolucionado y, en 2018, el coste medio de un sensor IoT como son las tags RFID es 200% menor al de 2004, según el Manufacturing Trends Report de Microsoft.

Además, son ya numerosos los casos de éxito y estudios que demuestran que la tecnología ha mejorado claramente en la exactitud de las lecturas. Un estudio realizado por la organización GS1 US y el laboratorio RFID de la Universidad de Auburn en Estados Unidos reveló que en el 70% de los pedidos analizados se registró algún tipo de error por el uso de la identificación con código de barras, frente a solo el 0,01% de pedidos gestionados con RFID.

La importancia de realizar un buen recuento de stock

El objetivo de un control adecuado de inventario es maximizar las ganancias minimizando los costes de almacenamiento, sin que ello afecte a los niveles de servicio de la instalación y mejorando el grado de satisfacción del cliente.

Tecnologías como el software de control de almacén y la identificación con RFID están contribuyendo a una mayor precisión de todo el proceso. Sin embargo, aún hay camino por recorrer, puesto que todavía son muchas las empresas que siguen confiando en métodos más manuales para hacer inventarios en el almacén.