La gestión de inventario en la nube se realiza a través de un software en modalidad SaaS

7 motivos para gestionar el inventario en la nube

06 octubre 2021

La gestión de inventario en la nube es una práctica muy extendida en almacenes. Consiste en controlar las entradas y salidas de productos del almacén con la ayuda de un software de inventario en su modalidad SaaS (Software as a Service), es decir, desplegado en la nube.

Con un software de gestión de almacenes en la nube, las empresas pueden almacenar de manera segura todos los datos relativos a su stock en un servidor remoto y acceder a la información siempre que deseen desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Según un estudio de Grand View Research, las empresas prefieren un software de gestión en la nube porque su coste de implementación es menor que la modalidad del software on-premise. Las ventajas que ofrece la modalidad del software en la nube ─como su menor coste, el incremento de la seguridad y la facilidad de acceso a las funciones dinámicas y avanzadas del software─ han llamado la atención de cada vez más empresas.

Veamos algunas de las razones por las que apostar por un software en la nube para gestionar el inventario:

1. Facilidad de instalación y uso

Gestionar el inventario en la nube facilita el proceso de instalación del software logístico: la empresa proveedora del programa de gestión se encarga de configurar las estaciones de trabajo y los terminales de radiofrecuencia para que se comuniquen directamente con el servidor en la nube.

Lo único que necesita la empresa que contrata el software es tener conexión a internet de baja latencia y suficiente ancho de banda en cada uno de los equipos donde se trabajará con el programa. De este modo, el departamento de IT no tiene que destinar tiempo a configurar los ordenadores. Además, la ejecución del software y el almacenamiento de datos se traslada a servidores externos, por lo que la empresa se despreocupa de la adquisición y mantenimiento de los equipos donde se ejecuta el software.

2. Escalabilidad para adaptarse a los cambios del almacén

Otro de los beneficios de gestionar el inventario en la nube es la escalabilidad: la modalidad SaaS permite ampliar o contraer las funcionalidades del software en el momento en que sea preciso para adaptarse a las necesidades cambiantes del almacén (por ejemplo, en temporadas con mayor o menor número de pedidos que preparar).

Un software SaaS también posibilita un número de licencias variable, otorgando así una mayor flexibilidad a las empresas que desean gestionar su inventario con este software. Las compañías pueden ampliar o reducir el número de licencias en función del volumen de trabajo y demanda de producto.

3. Visibilidad del inventario en tiempo real

La gestión de inventario en la nube permite actualizar en tiempo real los niveles de existencias en el almacén, por lo que la empresa conoce siempre cuanto stock tiene disponible. Actualizar el inventario es tan sencillo como identificar los nuevos productos en el sistema leyendo el código de barras (generalmente, el GS1-128) con un escáner.

Una vez identificados todos los productos, el software de gestión posee una total visibilidad del stock y conoce la localización exacta de cada artículo. Al tener un control exhaustivo de la cantidad de existencias del almacén, la empresa incluso puede tomar decisiones para evitar roturas de stock organizando las reposiciones antes de que se agoten los productos.

El software en modalidad SaaS aporta una total visibilidad del stock
El software en modalidad SaaS aporta una total visibilidad del stock

4. Análisis de datos que facilita la gestión del inventario

El análisis de datos es especialmente útil para hacer una buena gestión del inventario, ya que permite mejorar la toma de decisiones y hacer una correcta planificación de la demanda. El software de gestión en la nube analiza todas las operativas del almacén y genera informes que facilitan la toma de decisiones en el futuro.

Con esta información, además de predecir los niveles adecuados de mercancía, la empresa puede identificar, por ejemplo, el mejor momento para introducir nuevos productos en el mercado. El análisis de datos también ayuda a la compañía a conocer qué productos vende más y cuál es la disponibilidad en el almacén, así como analizar cuestiones tan trascendentales para el negocio como los festivos que afectan más a las ventas o la estacionalidad del mercado.

5. Seguridad garantizada

Con la gestión de inventario en la nube, las empresas se benefician de una total seguridad: los datos se almacenan en servidores externos al almacén y se hacen copias de seguridad de forma automática, por lo que toda la información queda debidamente guardada y nunca desaparece.

El software de gestión en la nube actualiza la información sobre el inventario al instante, impidiendo así duplicidades y errores en los pedidos.

6. Reducción de costes

El software desplegado en la nube se basa en un modelo de pago por suscripción. Con esta modalidad, la empresa no necesita hacerse cargo ni del coste del hardware donde alojar el sistema de gestión, ni del mantenimiento ni de las licencias.

Esta modalidad también rebaja costes al facilitar el trabajo de los operarios que, gracias al programa, pueden conocer el estado de las existencias desde cualquier dispositivo con conexión a internet, sin tener que recorrer el almacén para confirmar la disponibilidad de los artículos.

Otra de las ventajas del inventario en la nube es que la empresa no necesita un equipo de IT propio que se encargue del mantenimiento, de los backups y de la integridad de la base de datos. La empresa proveedora del software es responsable del mantenimiento y de la seguridad del sistema.

La gestión del inventario en la nube reduce costes dado que facilita las operativas del almacén
La gestión del inventario en la nube reduce costes dado que facilita las operativas del almacén

7. Almacén preparado para una logística omnicanal eficaz

La gestión de inventario es una operativa clave para las empresas con una estrategia omnicanal. Las compañías que comercializan sus productos en distintos canales precisan llevar un control muy riguroso de la mercancía para asegurar la entrega de los pedidos a los clientes en el menor tiempo posible.

Las empresas que venden sus productos en tiendas físicas, páginas web o a través del móvil suelen recurrir a una gestión del inventario en la nube, lo que les permite ampliar sus funcionalidades para preparar un mayor número de pedidos procedentes de distintos canales. Asimismo, el software también puede actualizarse con módulos específicos que conectan el almacén con las tiendas online donde se comercializan los productos.

Gestión de inventario en la nube con Easy WMS de Mecalux

Easy WMS, el software de gestión de almacenes de Mecalux, está disponible en modalidad SaaS. Su instalación resulta muy sencilla y el coste es muy accesible: no requiere ninguna inversión inicial y solo implica una cuota periódica basada en el número de licencias contratadas.

Con esta solución, multitud de empresas han optimizado sus almacenes y han perfeccionado la gestión del inventario. Por ejemplo, la compañía de papelería y material de oficina SurDiscount ha implementado Easy WMS en la modalidad SaaS para gestionar su inventario. Con la ayuda del software de Mecalux, la empresa conoce la localización exacta de las 9.000 referencias que guarda en su almacén y ha agilizado la preparación de entre 6.000 y 10.000 pedidos al mes, que comercializa a través de su página web.

La empresa de papelería SurDiscount gestiona su inventario con el software Easy WMS de Mecalux
La empresa de papelería SurDiscount gestiona su inventario con el software Easy WMS de Mecalux

Una de las principales ventajas de hacer una gestión de inventario en la nube con Easy WMS es que se eliminan algunos errores. Al controlar las entradas y salidas de mercancía de manera automática, se evitan fallos derivados de una gestión manual. Igualmente, su funcionamiento es muy sencillo: los operarios del almacén se conectan a Easy WMS para consultar el estado de su instalación logística desde cualquier ordenador o terminal de radiofrecuencia con conexión a internet.

Easy WMS es un software que requiere una menor inversión inicial porque tiene un modelo de pago por suscripción. El programa se actualiza automáticamente y permite añadir o reducir funcionalidades según las necesidades de la cadena de suministro de la empresa.

Numerosas empresas utilizan Easy WMS en su modalidad SaaS para afrontar el aumento del número de pedidos en su almacén, así como para lograr una mayor seguridad y flexibilidad en su cadena de suministro. Si te estás planteando optar por una gestión del inventario en la nube, contacta con nosotros para que te mostremos cómo el software de Mecalux puede ayudarte a impulsar tu negocio.