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Las pyme y su expansión internacional

01/06/2005

El conocido físico Isidor Rabi–ganador del Premio Nobel por la invención de una técnica que permitía el análisis de la estructura de átomos y moléculas–culpó de su éxito al hecho de hacer siempre las preguntas adecuadas. Esta forma de ser le fue inculcada desde niño. Su madre solía recibirle todos los días después del colegio con la frase: "¿Has hecho buenas preguntas hoy, Isidor?"

Quizá no se trate de física nuclear, pero el reto de expandirse internacionalmente hacia nuevos mercados continúa siendo desalentador para muchas pequeñas y medianas firmas. Bastantes de ellas ni siquiera lo intentan. Las estadísticas demuestran que el riesgo acaba por ofrecer importantes recompensas en forma de productividad, crecimiento de empleo y beneficios financieros.

Con todos estos incentivos, ¿porqué no hay más empresas pequeñas aventurándose en el comercio exterior? Clientes de UPS, dueños de pequeños negocios, nos dicen que la logística es demasiado complicada. El cómo conseguir mercancías, información y fondos de aquí y allá–cuando "allá" es un país diferente–genera diversas preguntas.

Igual que Isidor Rabi, creemos que la mejor manera de encontrar las respuestas es haciendo las preguntas adecuadas.Por eso respondemos a las seis cuestiones más comunes que suelen hacerse las pequeñas empresas acerca de la expansión internacional y algunas respuestas que contestarían a sus dudas.

 

1º ¿Cómo manejo y recopilo todo el papeleo?

Es inevitable. Todo envío, desde paquetes pequeños a cargas abultadas,debe ir acompañado de extensa documentación para las aduanas y agencias reguladoras.Hasta los bultos más simples y reducidos precisan de múltiples facturas que detallen el origen, destino y valor de las mercancías así como su uso más común.

Después también hay que rellenar documentos para la declaración en aduanas, los certificados de origen, las licencias de exportación y los seguros requeridos para algunos envíos.Muchas empresas pequeñas simplemente no tienen tiempo ni recursos para preparar toda la documentación que se requiere y desde luego no poseen la experiencia necesaria para manejar miles de códigos de decenas de países distintos.Además, estas regulaciones y tarifas están constantemente cambiando.

 

Respuesta: automatice e integre.Bastantes compañías de envío y de paquetería pequeña y cargas extensas ofrecen programas de software que les ayudan a ir paso apaso en el proceso de recopilar toda la documentación imprescindible. Mejor aún, si consigue integrar este software de envíos con los sistemas de contabilidad y fulfilment de su empresa podrá realizar sus pedidos más rápidamente.Las etiquetas y documentos de aduana pueden ser impresos a la vez que se embalan las mercancías y se preparan para ser enviadas.

 

2º ¿Cómo consigo distribuir mis productos a clientes internacionales?

Dependiendo de la urgencia y el tamaño de sus envíos, los exportadores e importadores han de tener acceso a una flota de aviones, trenes, camiones o barcos. Se requieren buenos corredores de aduanas entrenados en el enrevesado mundo de las tarifas y regulaciones internacionales. También se necesitan almacenes y centros de distribución cercanos a la base central. El problema consiste en que la infraestructura logística ocupa mucho espacio y puede suponer un inconveniente para empresas pequeñas que tienen costes altos y fijos.

Respuesta: unirse a una red.Unirse a una red global de distribución ya existente diseñada para distribuir costes y apoyar a diversos usuarios. Las redes logísticas externas pueden ofrecer las últimas tecnologías y ayudar a convertir costes fijos en variables.Hay dos opciones: adherirse a una red de especialistas en logística, que incluya empresas de paquetes pequeños y de cargas extensas, expertos en aduana y distribuidores de cargas, o bien encontrar un proveedor que ofrezca servicios logísticos de principio a fin.

 

3º ¿Cómo ser puntual en los envíos a mis clientes?

Los retrasos en las aduanas, las interrupciones en el transporte y el cambio de manos dentro de la cadena de envíos, hacen complicado el cumplir con los tiempos de entrega acordados con los clientes.

Respuesta: allane el camino.Hay maneras de superar estas potenciales interrupciones y de hacer las entregas de manera rápida y segura. Para empezar, es necesario encontrar corredores de aduanas que cuenten con una plataforma de información sofisticada. Ayudándose de la tecnología para capturar imágenes electrónicas de los documentos y conectando con antelación con las agencias reguladoras, los buenos corredores consiguen hacer pasar por la aduana las mercancías antes incluso de que éstas lleguen en los aviones o barcos.

Además se puede optar por utilizar formas de transporte más rápidas, como transporte urgente por aire,en vez de transporte marítimo.Es posible rentabilizar los costes de una forma de transporte más veloz como el avión con modos más rápidos de pedido.

 

4º ¿Cómo ajusto los precios si no conozco los costes totales de mi logística? Un tema espinoso para aquellos minoristas que aceptan envíos internacionales es ajustar los precios de manera que cubran los costes de transporte e impuestos.Sin embargo, resulta complicado determinar con tiempo los gravámenes precisos. La mayoría de las veces las pequeñas empresas tienen sólo dos opciones: sorprender a los compradores entregándoles las cuotas adicionales después de las entregas o incorporar una estimación previa, y muchas veces imprecisa, de las cuotas de sus precios on-line.

Respuesta: encontrar distribuidores con calculadores de costes de aterrizaje.us propios cálculos de los costes cuando fijan las tarifas de transporte urgente por aire. De esta manera, muchas pequeñas empresas pueden conocer con anticipación el total de sus impuestos y costes. Pero para la mayoría de los envíos internacionales, éstos son adicionales. Es bueno buscar un proveedor de logística que ofrezca motores de cálculo de costes de aterrizaje que sean sofisticados, calculadoras on-line y puestas al día que controlan los impuestos y regulaciones cambiantes de docenas de países y que calculan los costes totales desde el principio.

 

5º ¿Cómo puedo saber dónde están mis envíos y si han sido o no entregados?

Un envío internacional puede cambiar de manos muchas veces, lo que complica el seguimiento del proceso. Las empresas pequeñas, si no tienen pruebas de que los envíos han sido entregados, pueden tener problemas con sus clientes y con el pago de los mismos.

Respuesta: mantener la visibilidad. La habilidad de poder vigilar de arriba a abajo la cadena de envío se denomina visibilidad. Ésta se consigue sincronizando la transmisión de información y el movimiento de mercancías. Encuentre compañías de logística que le ofrezcan un seguimiento minuto a minuto del estado de sus envíos, sin importar cuántas terceras partes se involucran en el proceso. Algunas terceras partes son capaces de ofrecer alertas de cuándo un envío ha sido entregado o retrasado.

 

6º ¿Cómo logro que se me pague rápidamente?

El tiempo de pago de los envíosinternacionales supone unamedia de 145 días. Los retrasosen los pagos son particularmentedañinos para el cashflow–y la propia salud financiera–de las pequeñas empresas.

Respuesta: vincular las entregas a los pagos. La mejor manera de asegurarse el pago a tiempo es cobrando durante–o justo antes– de la entrega. Algunos portadores ofrecen servicios internacionales de envíos contrarreembolso. Recientemente UPS creó un servicio denominado UPS Exchange Collect, que esencialmente lo que hace es retener la entrega hasta que el comprador realiza el pago a la cuenta de UPS. Cuando se confirma la entrega de mercancías,UPS entrega rápidamente el abono al vendedor, reduciendo el ciclo de 145 días ados o tres. Así se evita el riesgo de hacer negocios con empresas extranjeras desconocidas.

Isidor Rabi estaría de acuerdo en que no existen las preguntas tontas. Así que formularé una más. ¿Qué es lo que le está impidiendo expandir internacionalmente su negocio y aumentar sus beneficios?