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Gestión de almacenes on-line: un modelo con futuro

27/03/2014

La gestión de almacenes es una de las aplicaciones que mejor se adapta para funcionar como un servicio on-line. La rapidez de implantación, el coste, el alcance global, el soporte de terminales inalámbricas, junto con una excelente capacidad para interaccionar con otras aplicaciones hacen de esta alternativa virtual un claro candidato a convertirse, a corto plazo, en una de las mejores elecciones para la gestión y el control de almacenes.

Es bien conocido que la eficiencia en la gestión del stock tiene un gran impacto en la cuenta de resultados de una empresa, aunque no está exenta de una elevada dificultad. Por un lado, existe una creciente exigencia del cliente por obtener una disponibilidad inmediata de los productos y, por otro, cada vez es mayor el peligro de obsolescencia o caducidad que se presenta en muchas de las referencias, lo cual exige un difícil compromiso a la hora de elegir el nivel más adecuado de stock.

En estas circunstancias, la información es clave. Conocer en todo momento el nivel de stock existente (inventario permanente) en cada uno de los almacenes de la empresa es una premisa fundamental para poder tomar las decisiones de compras y aprovisionamiento más adecuadas.

Sin embargo, la realidad es que la premura en los plazos con la que en muchas ocasiones es necesario abrir un almacén, conlleva que se gestione de forma manual durante un tiempo, indefinidamente e incluso que no se controle en absoluto, limitándose su gestión al archivo de los albaranes de entrada y salida.

Escenarios para el nacimiento de un nuevo almacén
 

Un almacén puede aparecer junto con el nacimiento de una nueva compañía o como consecuencia de una necesidad operativa en un área geográfica concreta y en una empresa ya existente. Por su objetivo funcional, es posible que se trate de un depósito regulador (provincial o regional), de consolidación o de fraccionamiento.

Por su tamaño, en unos casos consistirá en un pequeño local y, en otros, en una nave de gran superficie. No obstante, en todos ellos existirán áreas diferenciadas de recepción, stock de reserva, preparación de pedidos y expediciones, con sus propios puntos de control. Incluso el almacén puede no corresponderse con una típica nave comercial y, sin embargo, gestionar un stock de recambios, productos de demostración o de entrega inmediata al cliente, que obren en poder de un departamento técnico o comercial. Lo que sin duda casi siempre acompaña al nacimiento de un centro de almacenaje es un presupuesto para invertir limitado y una gran urgencia por iniciar las operaciones.

Modelos de gestión y control para un nuevo almacén
 

Anteriormente, hemos destacado la importancia de una buena gestión del stock y de los movimientos de un almacén. También se ha puesto de relevancia la usual premura en la apertura de una instalación de estas características. Ambas premisas suelen ser contrapuestas, en tanto que la implementación de un Sistema de Gestión de Almacén (SGA) y de control de stocks convencional, supone, aún en los casos más sencillos, un tiempo y un consumo notable de recursos humanos y económicos.

Para aquellos casos en los que el almacén pertenece a una empresa que ya dispone de un SGA operativo para otras dependencias, será necesario configurar un nuevo “almacén” en la aplicación e instalar terminales del sistema en la instalación a inaugurar. En cambio, si todavía no dispone de este tipo de software, habrá que seleccionar un proveedor especializado —previa definición de los requerimientos—, contratar el suministro y proceder con las diferentes fases del proyecto hasta su finalización.

En todo este proceso se pueden dar múltiples casuísticas con sus correspondientes modelos de gestión, en función de las circunstancias concretas que se produzcan. Por ejemplo, cuando el almacén pertenece a una compañía ya operativa que no dispone del tiempo ni de los recursos necesarios para configurar un nuevo depósito en su sistema, tendrá la posibilidad de optar por tratarlo como un “cliente y/o proveedor especial”, emitiendo albaranes de entrega cada vez que envíe una mercancía y pedidos a proveedor cuando la reciba.

El problema será detectar a tiempo posibles desajustes si no existe un seguimiento permanente del stock en el nuevo almacén, debido, por ejemplo, a robos, roturas o pérdidas en el transporte. De forma similar, una nueva empresa que pretenda gestionar su inventario manualmente, se arriesga a sufrir descuadres ya irremediables en el momento que se detecten.

La implantación de un sistema informático de gestión de almacenes
 

Dependiendo del modelo de gestión y las características de la empresa, será necesario enfrentarse a un cierto nivel de complejidad en la implantación de un sistema informático para el control de un almacén. La alternativa más simple para los depósitos más sencillos, sería instalar una aplicación básica estándar de mercado, que trabaje de forma totalmente independiente, y conjuntamente, en su caso, con un módulo de facturación y contabilidad.

La cuestión que aquí se plantea es que excepto para negocios muy pequeños, cualquier intercambio con el departamento de administración o con otros aplicativos, se realizaría en base a disquetes. Esto no sólo es muy poco práctico, sino que plantea el inconveniente adicional de que los formatos de los ficheros no serán compatibles con otras aplicaciones, lo cual es muy corriente en soluciones de bajo coste.

Así pues, se hace imprescindible implementar una mínima configuración de red local, que permita el intercambio de información entre el almacén y la administración, siendo además necesario garantizar que la transmisión de los datos desde y hacia el SGA sea compatible con otras aplicaciones, incluyendo las de ofimática.

Aquí se abren nuevos interrogantes y circunstancias particulares:

1.Hoy en día, es posible encontrar aplicaciones de gestión a precios moderados que incluyen contabilidad, facturación y gestión de almacenes y que son capaces de operar sobre una red de ordenadores, pero siempre suponiendo que la totalidad de la empresa se informatiza al mismo tiempo y que tiene un bajo nivel de complejidad. Cualquier entorno más complicado y abierto hacia otros programas requiere considerar una aplicación de gama media o alta, tipo Navision o SAP R/3, con un coste notable de adquisición e implementación.

2.En el caso de que se trate de una compañía con varios centros, será necesario habilitar una configuración de teleproceso, que requiere un análisis de una dificultad destacable, que a su vez obliga a decidir entre diferentes alternativas tecnológicas.

3.Debe además tenerse en cuenta que será forzoso el despliegue de medios tecnológicos respecto al hardware de los sistemas, con un cierto nivel de diseño y unas garantías respecto a alimentación interrumpida de los servidores y copias de seguridad.

Gestión sobre Internet: una solución simple y eficaz
 

En determinadas circunstancias, con las premisas antes descritas de rapidez de implementación, economía y eficacia en el intercambio de información, una solución diseñada sobre Internet puede ser tremendamente adecuada en muchos casos.

Las principales capacidades que, por su propia naturaleza, caracterizan esta solución son:
 

  • Alta disponibilidad y seguridad: el servidor está ubicado en un entorno específicamente diseñado, que dispone de un sistema de alimentación interrumpida, un método contraincendios, acceso restringido de personas, cortafuegos contra accesos no autorizados, copias automáticas de seguridad automatizadas, mantenimiento preventivo y correctivo, etc.
  • Interactividad disponible desde cualquier punto con acceso a Internet, con protección mediante contraseña y encriptación de la información.
  • Capacidad de intercambio de datos con aplicaciones de uso común en la oficina: Excel, Access, Word, etc.
  • Capacidad operativa sobre cualquier dispositivo con acceso a Internet: ordenadores fijos, portátiles, terminales de mano, teléfonos WAP, etc.
  • Independencia de la ubicación geográfica: visualización y descarga del inventario, entrada de datos manual e interfaz con otras aplicaciones desde cualquier lugar del mundo con acceso a Internet, incluyendo la capacidad de gestionar diferentes almacenes distantes geográficamente, a partir de un mismo catálogo de referencias.



Configuración básica
 

A continuación se utiliza un ejemplo simplificado basado en la gestión de productos, stock y pedidos de clientes, con el fin de ilustrar las capacidades de un sistema de este tipo, incluyendo el envío y la captura de datos desde y hacia Microsoft Office (Excel y Access), las prestaciones multialmacén y el acceso desde terminales móviles:
 

  • El SGA on-line muestra la información del inventario, incluyendo los datos de los productos en código de barras, el inventario y el volumen de stock ubicado y gestionado en diferentes centros geográficos.
  • La información del inventario puede remitirse desde el SGA on-line hacia Excel para que sea utilizada por otros departamentos y en otros procesos.
  • Los pedidos de los clientes también pueden traspasarse desde Excel y Access al SGA on -line.
  • En todos los casos es posible consultar la información a partir del Explorer de Internet para PC e incluso desde una PDA (Personal Digital Assistant).



Configuración avanzada

En el caso de implementar un SGA on-line avanzado se podrá trabajar con los datos igualmente en el Explorer de Internet para PC. Conclusión

Un SGA on-line es hoy en día una alternativa real que debe tenerse muy en cuenta, especialmente cuando existen varios almacenes geográficamente distantes, y en general siempre que se busque una solución económica y sencilla, aunque capaz de operar con las últimas tecnologías.

Fuente: Carmelo Pérez, Netchallenge Consulting, SL, soluciones logísticas en Internet, carmeloperez@netchallenge-consulting.com
 


¿Qué es un Sistema de Gestión de Almacén (SGA)?
 

Un SGA es un sistema informático especializado en gestionar y controlar en detalle los datos y operaciones del inventario. Mientras que el resto de aplicaciones comerciales y contables de la empresa no van más allá de conocer el stock y su calidad (lote y caducidad), el SGA dispone de información sobre la cantidad de unidades en cada área y sus ubicaciones en el almacén, gestionando además las operaciones de entrada, movimientos internos, almacenamiento, preparación de pedidos, expediciones y la planificación y el seguimiento del transporte.

Dependiendo del tipo de materiales y el volumen de inventario y de los movimientos que gestione, un SGA puede dividirse a su vez en subsistemas especializados que, por ejemplo, automaticen la preparación de pedidos o controlen por radiofrecuencia los productos que se expiden directamente desde recepción (cross-docking).

¿Qué es un SGA on-line?
 

Es una tecnología muy reciente, también conocida como SGA basado en web o SGA en modo ASP, que consiste en que el servidor de la aplicación proporciona su servicio a través de Internet, lo que implica que su ubicación sea irrelevante, facilitando así numerosas ventajas referidas a su coste, funcionalidad y puesta en marcha.