GMAO: ¿qué es un software de gestión de mantenimiento?

Un GMAO (software de gestión de mantenimiento) es un sistema digital que permite a las empresas centralizar  tareas de mantenimiento.

En este artículo explicamos qué es un GMAO, cómo funciona y qué ventajas ofrece. Además, detallamos cómo puede convertirse en una herramienta clave para mejorar la eficiencia operativa y tomar decisiones basadas en datos.

¿Qué es un GMAO y para qué sirve?

Un GMAO (acrónimo de gestión de mantenimiento asistido por ordenador) es un software empleado para organizar, controlar y optimizar las tareas de mantenimiento en las instalaciones de una empresa. Su función es asegurar la disponibilidad de equipos como vehículos, máquinas, infraestructuras y otros activos en entornos industriales o logísticos.

El software GMAO ─también conocido en inglés como CMMS (computerized maintenance management system)─ centraliza en una base de datos todos los recursos físicos de una organización que requieran labores de mantenimiento. También incluye las órdenes de trabajo, los repuestos, los recursos humanos y los planes de mantenimiento preventivo y correctivo. Cuando se dispone de tecnologías avanzadas, el GMAO puede potenciarse con funciones de mantenimiento predictivo.

Esta solución tecnológica es utilizada por organizaciones de sectores muy diversos, como la industria manufacturera, el transporte, la sanidad, la hostelería, la gestión de edificios y los servicios públicos. En todos estos ámbitos, el sistema GMAO contribuye a prolongar la vida útil de los equipos y a mejorar la proactividad general del departamento de Mantenimiento.

¿Cómo funciona un GMAO?

El GMAO es un software que recopila y gestiona toda la información relacionada con el mantenimiento de los activos de una empresa. Para ello, se alimenta de datos introducidos por técnicos, supervisores o, incluso, sensores conectados mediante tecnologías como dispositivos IoT o sistemas SCADA, que proporcionan información en tiempo real sobre el estado de los equipos. Permite planificar, ejecutar y hacer el seguimiento de las tareas de mantenimiento desde una única interfaz digital.

Entre sus funciones principales se encuentran:

• Gestión del personal técnico. Supervisa al equipo técnico, asigna tareas de mantenimiento según especialización o carga de trabajo y registra las intervenciones ejecutadas.
• Inventario de activos físicos. Centraliza la información sobre los equipos e infraestructuras de la empresa. Entre otras, el fabricante, modelo, número de serie, localización, condiciones de uso, garantías y manuales técnicos.
• Organización de órdenes de trabajo. Emite órdenes detalladas, con descripción de la tarea, prioridad, plazos estimados y seguimiento en tiempo real del estado de ejecución.
• Mantenimiento preventivo y predictivo. Automatiza la planificación de revisiones periódicas en función del uso y estado de los equipos para minimizar interrupciones no planificadas. El mantenimiento predictivo, disponible en entornos más digitalizados, posibilita predecir posibles fallos.
• Control de materiales y repuestos. Registra las piezas, herramientas y suministros requeridos para las tareas de mantenimiento.
• Creación de informes. Genera informes personalizados que miden la eficiencia de las tareas de mantenimiento.

Ventajas de un software GMAO

Implementar un sistema GMAO aporta múltiples beneficios tanto operativos como estratégicos en organizaciones que gestionan activos físicos y dependen del buen funcionamiento de sus equipos:

• Optimiza la gestión de los activos. Un GMAO supervisa en detalle el estado, uso y rendimiento de los equipos e infraestructuras de una empresa. Esta visibilidad favorece la toma de decisiones informadas a la hora de planificar revisiones, reparaciones o renovaciones, lo que se traduce en una gestión más estratégica de los recursos técnicos.
• Reduce costes de mantenimiento. Gracias al control automatizado y al historial de intervenciones, es posible detectar fallos recurrentes, anticiparse a incidencias mayores y mejorar la eficiencia de las tareas de mantenimiento. Esto ayuda a disminuir los tiempos de parada y los gastos asociados a reparaciones de urgencia o sustituciones imprevistas.
• Mejora la organización del trabajo técnico. El sistema centraliza toda la información relacionada con las tareas de mantenimiento, fomentando la comunicación entre los responsables y los técnicos. Así se evitan errores, solapamientos o tareas duplicadas, y se garantiza que cada intervención se ejecute según lo previsto.
• Garantiza el cumplimiento normativo. Un GMAO contribuye a mantener un registro detallado de las inspecciones, certificaciones y revisiones obligatorias. Esto no solo facilita las auditorías, sino que asegura que la empresa cumpla con las normativas legales y estándares de calidad en materia de mantenimiento.
• Favorece el análisis histórico del mantenimiento. El software registra las intervenciones realizadas, como los repuestos utilizados, las averías detectadas y los tiempos de inactividad. Con esta trazabilidad se optimizan procesos y alinea el mantenimiento con los objetivos estratégicos del negocio.

El GMAO y la importancia del mantenimiento en logística

En el entorno logístico, donde la agilidad y la precisión son indispensables para la competitividad, el mantenimiento de los sistemas de almacenaje y equipos de manutención es un factor estratégico.

Con un sistema GMAO se anticipa cualquier posible riesgo mediante la planificación y seguimiento de las tareas de mantenimiento. Lo ideal es combinar este software con servicios de ciclo de vida que los proveedores de soluciones logísticas ofrecen a sus clientes, con el fin de mantener los equipos y activos en un estado óptimo.

Es el caso de Mecalux, que presta servicios diseñados para garantizar el máximo rendimiento operativo de los almacenes, sus soluciones de soporte técnico combinan asistencia remota, telemantenimiento, intervenciones programadas y atención urgente in situ. La disponibilidad permanente de personal especializado proporciona una respuesta ágil ante cualquier incidencia, lo que refuerza la continuidad operativa y minimiza los tiempos de inactividad.

GMAO y la base de un mantenimiento inteligente

Los sistemas GMAO optimizan la gestión del mantenimiento en cualquier sector, especialmente en el industrial y la logística, donde la disponibilidad y fiabilidad de los equipos son fundamentales para la continuidad operativa.

Gracias a la centralización de la información, la automatización de tareas y el análisis de datos, el GMAO previene problemas, reduce costes y mejora la eficiencia global del mantenimiento. Su implementación no solo promueve la buena organización y seguimiento de las intervenciones, sino que también impulsa decisiones estratégicas basadas en información precisa, convirtiéndose en un pilar del mantenimiento inteligente.