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Picking y almacenaje de libros de texto

27/03/2014

En febrero de 2002 Macmillan Heinemann, editorial especializada en la comercialización de libros de enseñanza de idiomas para escolares y universitarios, comenzó a realizar la distribución en España y Portugal desde unas nuevas instalaciones ubicadas en la localidad madrileña de Pinto. El almacén anterior, situado en la misma zona, ya se había quedado anticuado y el diseño del actual se hizo completamente a medida de la operativa. Una operativa muy compleja debido a dos aspectos.

En primer lugar, la preparación de pedidos se completa a partir de unidades (libros, casetes de audio, vídeos, lecturas...), cajas o paletas y, en consecuencia, se tuvieron que habilitar dos zonas diferenciadas: un área de paletización con estanterías de palets convencionales y compactas y un área de estanterías simplos con un altillo de piso metálico ranurado. En segundo lugar, la venta es muy estacional. En tres meses (principalmente, de julio a septiembre) se prepara el 80% de la facturación, lo que provoca unos picos de trabajo muy pronunciados que dificultan la gestión.

En esos momentos más álgidos los procesos podrían facilitarse en gran medida utilizando métodos que permitan unificar y automatizar o la radiofrecuencia, pero se trata de unas inversiones que por ahora no se rentabilizarían debido a que los meses restantes suelen ser un poco más relajados. Aunque, según afirman desde la dirección, es en esos otros meses cuando surgen operaciones también muy laboriosas: el control de las devoluciones de los clientes de aquellas unidades que no han vendido y el envío de muestras de las nuevas referencias a las delegaciones y librerías para su promoción a los profesores.

La mercancía que se recepciona en este centro de Macmillan Heinemann procede de los almacenes del Grupo ubicados en Inglaterra (la central del Grupo Macmillan se encuentra en Oxford), no obstante, muchas de las ediciones para su distribución en España se encargan a imprentas españolas. Se trata de pocas entradas al año pero todas ellas muy voluminosas.

La compañía comercializa más de 3.000 referencias distintas que se podrían agrupar en textos y material complementario. Cada uno de estos títulos de enseñanza de idiomas llega a tener hasta 30 componentes entre cuadernos de ejercicios, ejemplares para el alumno y para el profesor, casetes, vídeos, diccionarios, lecturas, etc. en castellano, en catalán, en euskera, en portugués... La estrella es la enseñanza de la lengua inglesa, sin embargo, el alemán y el francés también funcionan bien. En conjunto, al cierre del ejercicio 2002 Macmillan Heinemann vendió en España más de 16 millones de euros.

Entradas y devoluciones

La zona de recepción y expedición, además de tres muelles de carga, cuenta con otras dos áreas diferenciadas: una dedicada al control de las expediciones y otra al de las devoluciones. Antes del mes de diciembre, los clientes de Macmillan (distribuidoras, librerías, grandes almacenes, hipermercados...) deben devolver aquellas unidades que no han vendido y, aunque probablemente al año siguiente volverán a pedirlas porque seguirán en vigencia, prefieren despejar sus almacenes y solicitar los abonos correspondientes.

Este trabajo es realmente laborioso; exige una revisión exhaustiva e individual de cada referencia para comprobar que se encuentra en perfecto estado y que se ha devuelto sin que quede constancia del precio final. Es el cliente el que debe eliminar las pegatinas que marcan el PVP o borrar dicho importe.

En caso contrario, se preparan unas cartas de rechazo explicando los motivos y la mercancía se vuelve a enviar al cliente. En cambio, si todo es correcto, se codifica cada unidad y se prepara para su almacenaje como si se tratara de una entrada de unidades nuevas. Aunque estas devoluciones pueden hacerse durante todo el año, el 80% de ellas se recibe tan sólo en el mes de noviembre.

En cuanto al área de control de expediciones, un operario tiene la función de revisar que todos los pedidos están correctos y organizar su carga en los camiones de las agencias de transporte. A continuación de esta zona de carga y descarga, y en una superficie de unos 600 m2, se han levantado dos grupos de estanterías simplos con pasarela destinados a hacer el picking unitario de referencias de rotación media y baja.

Estas estructuras están separadas por dos cintas de rodillos semicirculares, ambas equipadas a su vez con dos puestos informáticos. Desde ellos se emiten los albaranes definitivos, que se adjuntan a cada paquete, y las etiquetas de envío específicas de las agencias de transporte contratadas para hacer la distribución capilar.

Por otra parte, en la zona central que forman las cintas transportadoras también se han dispuesto unas amplias mesas donde se empaquetan los pedidos. Los libros y el material complementario requieren un embalaje muy cuidadoso para evitar que sufran durante el trayecto hasta su entrega.

Picking a la unidad

Es en esta zona de simplos donde se realiza el picking unitario, ya sea de unidades solicitadas por las librerías y por las distribuidoras o de muestras de las referencias nuevas, que la red comercial hace llegar a los profesores para que conozcan los métodos de enseñanza que se han lanzado recientemente.

Los dos grupos de estanterías metálicas simplos tienen diez niveles de carga. A los cuatro primeros se accede desde la planta baja, y para coger unidades del quinto nivel en adelante es necesario subir las escaleras de acceso a la entreplanta. En conjunto, hay 780 bandejas de una longitud que oscila entre 80 cm y 1,20 m.

Dependiendo del tamaño del producto y de su stock mínimo, en cada una de estas bandejas se ubican de una a cinco referencias distintas, aproximadamente. En las posiciones más cercanas a las cintas de rodillos se encuentran las unidades de más venta disminuyendo su importancia a medida que se alejan.

Los operarios, equipados con una cesta y una hoja de pedido recorren ambos grupos de estanterías simplos punteando las líneas que vayan completando. Por otro lado, a la hora de colocar las nuevas unidades que llegan de las imprentas, aunque el sistema de gestión del almacén se rige por una ubicación caótica y en función de las previsiones de rotación, todo el depósito, y esto también afecta a la zona de paletización, está ordenado por familias de artículos. Es decir, todas las referencias de una misma editorial se encuentran juntas en áreas específicas. La finalidad es evitar una posible parada del funcionamiento del almacén en caso de avería eléctrica o un fallo informático.

Una vez los operarios han terminado de seleccionar las referencias de esta zona de estanterías simplos, dejan las unidades encima de las mesas de empaquetado. Otro empleado se hace cargo del embalaje y de imprimir la etiqueta de envío para la agencia y el albarán o factura. También aprovecha para comprobar que el picking se ha realizado correctamente e indicar de cuántos paquetes está formado cada pedido. Normalmente, la misma persona a la que se le asignó el picking unitario de un pedido lo concluye en la zona de paletización.

Picking de cajas y paletas

A continuación del área destinada al picking de unidades se ha edificado otra superficie de casi 2.000 m2 para almacenar hasta 2.400 paletas. A derecha y a izquierda de un pasillo central se han dispuesto estanterías metálicas de paletización de 8 m de altura con seis niveles de carga.

En el nivel inferior las paletas se encuentran abiertas y a partir de ellas se realiza el picking de cajas o de unidades. Cuanto más cerca está el hueco de la entrada al almacén más rotación sufre la referencia que contiene. En los niveles superiores las paletas están retractiladas y sirven para abastecer las posiciones inferiores o las de las estanterías simplos.

Además, a uno de los lados del pasillo central se ha levantado un almacén de estanterías compactas de paletización. En concreto, se trata de 10 calles de ocho paletas en profundidad y seis niveles de carga. A cada una de estas calles se puede acceder por ambos lados, por lo que se han duplicado las posibilidades hasta tener una capacidad para 20 referencias, que son las de mayor venta.

Cuando el operario concluye el picking list en esta zona deposita las cajas o paletas junto a las cintas de rodillos para consolidar los pedidos y dejarlos después en los muelles, listos para su último control y carga en el camión. Al año, el resultado final asciende hasta las 30.000 expediciones.

Mientras un equipo de trabajo se encarga del picking, otro tienen la función de abastecer todas las posiciones. Ambas funciones se rigen por una norma: evitar que en un mismo pasillo se encuentre un grupo trabajando con maquinaria de manipulación y otro realizando operaciones más manuales como el picking.

Desde estas dependencias también se abastece a las delegaciones, que se encuentran en las principales capitales de provincia. Los equipos comerciales deben disponer de muestras de todas las referencias y más aún de las novedades para iniciar su promoción de cara a que los profesores las elijan como métodos de enseñanza al año siguiente.

Alto grado de seguridad

Otra característica destacable de este centro de distribución es su elevado grado de seguridad principalmente contra incendios. El almacenaje de material de papelería es de alto riesgo y exige ciertos requisitos. Por ejemplo, la nave que alberga las estanterías de paletización se ha construido con muros especiales que resisten altamente el calor y las puertas de entrada y salida cierran automáticamente si un sensor detecta una subida precipitada de la temperatura.Otro aspecto relevante es que en todo el perímetro de esta nave se ha dejado un espacio de un metro entre las estanterías y las paredes, lo que además agiliza enormemente los recorridos de los operarios a la hora de preparar el picking.

Fuente: Ana de la Hoz


Ficha técnica del almacén de Macmillan Heinemann

  • Zona de paletización: Longitud: 32.828 mm
  • Ancho: 48.000 mm
  • Unidad de carga: paletas de 1.000x1.200x1.200 de 1.000 kg

Estanterías de paletización convencional:

  • Altura: 8.000 mm
  • Nº de estanterías: 12 dobles y 4 simples
  • Nº de pasillos: 8
  • Ancho de pasillo: 3.600 mm
  • Nº de módulos: 8 y 4
  • Ancho de módulo: 2.225 mm
  • Nº de niveles de carga: 6
  • Nº de paletas por hueco: 2
  • Capacidad: 1.920 paletas

Estanterías compactas

  • Altura: 8.500 mm
  • Nº de calles: 10
  • Ancho de calle: 1.400 mm
  • Profundidad de calle: 8 paletas
  • Nº de niveles de carga: 6
  • Capacidad: 480 paletas

Zona de picking a la unidad

  • Altura: 4.200 mm
  • Nº de bandejas: 780
  • Carga máxima por m2 de pasarela: 250 kg

Zona A de estanterías simplos con entreplanta

  • Longitud: 9.012 mm
  • Nº de estanterías: 8 dobles y 2 simples
  • Nº de módulos: 7
  • Nº de pasillos: 8 por planta
  • Nº de niveles de carga: 10 (del 1º al 4º en 1ª planta y del 5º al 10º en 2ª planta)

Zona B de estanterías simplos con entreplanta

  • Longitud: 6.108 mm
  • Nº de estanterías: 5 dobles y 2 simples
  • Nº de módulos: 5
  • Nº de pasillos: 6 por planta
  • Nº de niveles de carga: 10 (del 1º al 4º en 1ª planta y del 5º al 10º en 2ª planta)