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Diseño y tecnología unidos en el almacén

01/05/2005

La creciente globalización de los mercados en los que operan la mayoría de las compañías ha hecho crecer el peso específico de la logística hasta convertirla en un pilar del éxito empresarial. De este modo, la supervivencia y continuidad de una organización están directamente relacionadas con las soluciones operativas que se adopten, las cuales deben abarcar la totalidad de la cadena logística, desde las labores de aprovisionamiento hasta la distribución física.

En este mercado global, el cliente ha experimentado una evolución drástica de la oferta tradicional, encaminándose hacia un escenario donde nuevas empresas han irrumpido en ámbitos antes menos permeables y han hecho cambiar las reglas del juego habituales. Los productos existentes han tenido que enfrentarse con alternativas recién llegadas y con precios habitualmente inferiores.

En esta línea, la aplicación de conceptos como la logística integral y la gestión de la cadena desuministro (Supply Chain Management o SCM) van a permitir una visión global del conjunto de operaciones que se realizan en la empresa y establecer políticas de reducción del coste logístico integral. Además, nuestros procedimientos y métodos de trabajo, sobre todo en el tramo final de la SCM (distribución física), deben incorporar iniciativas de valor añadido que nos desmarquen de la competencia.

Si se considera que la oferta de las diferentes empresas que compiten en un sector determinado presenta un nivel de calidad similar, conuna tecnología muy parecida y unos precios equivalentes, se hace necesario buscar servicios adicionales a fin de diferenciar nuestro producto de los demás: alta calidad de servicio, mínimo nivel de errores, velocidad en la entrega, flexibilidad de horarios, atomización de los pedidos, trazabilidad del producto, etc.

En este panorama, el almacén de distribución es una pieza fundamental que determina el grado de calidad en nuestro servicio hacia el cliente y por lo tanto puede contribuir a aumentar o disminuir el nivel de satisfacción del mismo y ayudar a garantizar su éxito comercial. En el presente artículo se hace un repaso de los criterios básicos de diseño de un almacén, que debe prestar este nivel de servicio, y se analizan las diferentes tecnologías que permitendar el salto cualitativo necesario para garantizarla satisfacción del cliente.El objetivo: velocidad sin errores

Un almacén diseñado para dar servicio al clientetiene dos objetivos fundamentales: la velocidad para llegar al mercado antes que nuestra competencia y la ausencia de errores para no generar insatisfacción, que nos obligaría a emprender acciones correctoras que elevarían el coste total.En base a esto, el almacén debe estar diseñado y dotado de las tecnologías adecuadas para garantizar este nivel de servicio. Si se hace un seguimiento del flujo de materiales en su interior, desde el a recepción hasta la expedición, éstos son los requisitos que han de tenerse en cuenta:

A. Recepción de las mercancías: Tanto si el origen del producto que se recibe es un proveedor como si se trata de un almacén o factoría propios, las cargas tienen que llegar en un embalaje normalizado y diseñado para facilitar su manipulación a lo largo del ciclo de vida del mismo, garantizando también la integridad del artículo que contiene.

Eso significa que se logrará simplificar la manutención interna del almacén, es decir, las operaciones de transporte de cargas, al trabajar con un conjunto de pesos y dimensiones conocidos. A su vez, la zona de entradas debe disponer de un método de identificación unívoco del producto, de las unidades contenidas,de la caducidad, del lote,etc. Esta información será capturada por el Sistema de Gestión del Almacén (SGA) para suposterior tratamiento y uso en la toma de decisiones.

Si esta identificación no existe tiene que efectuarse como parte de las operacionesde recepción. Otro punto que hay que considerares el tamaño del espacio físico destinado ala recepción. De su correcto diseño depende la fluidez o la saturación de la zona de trabajo, con el correspondiente aumento del riesgo de errores. Igualmente, ha de tenerse en cuenta una zona de control de calidad para aquellos casos en los que no existan acuerdos de calidad concertada con el proveedor o simplemente haya razones suficientes como para considerar desajustes en el tipo o en el número de productos, así como el deterioro de los mismos.

B. Ubicación en la zona de almacenaje: Una vez se ha realizado la recepción, se debe proceder a la entrada física en el sistema de almacenaje. Para ello el SGA debe conocer la posición única e individual dentro del almacén que tiene que ser asignada al producto según sus características y, por lo tanto, saber guiar a los medios de manutención para su correcto almacenaje. Por supuesto, la posición ha de quedar registrada en una base de datos para poderser consultada en el momento de necesitar acceder al producto en cuestión.

C. Extracción de la zona de almacenajeLa extracción del producto del almacén se produce por dos razones fundamentales: la salida como carga completa con destino al cliente o la reposición de una zona de preparación de pedidos (picking). Las aportaciones a los procesos productivos se tratarán como un cliente externo. En todos los casos, el SGA tiene que guiar a los medios de manutención interna, para extraer la carga adecuada respetando los criterios de gestión previamente parametrizados, y asignar correctamente el destino de la mercancía.

D. Preparación de los pedidos: El SGA debe ser capaz de capturar las peticiones de los clientes con la máxima rapidez posible y transmitirlas de forma veloz y segura a los medios de preparación de pedidos. Esta agilidad requiere garantizar que el lineal de picking tiene stock disponible para no quedarnos sin producto a mitad del proceso. Para ello, el número de unidades contenidas en cada ubicación ha de estar diseñado en función de la demanda del artículo y la frecuencia de reposición desde la zona de stock.

El sistema de picking tiene que garantizar una rápida preparación de los pedidos, con la mínima manipulación posible de materiales, y ofrecer seguridad ante los errores, que pueden ser de tipo o de cantidad. Una vez terminada la preparación es muy importante incorporar al pedido la documentación externa (normalmente se tratade una etiqueta) necesaria para que durante el proceso de distribución física se pueda identificar en todo momento su destino final. Asimismo, internamente, se deben añadir los albaranes del pedido y, si el cliente lo solicita, el packing list.

Finalmente, la elección de un embalaje adecuado al tipo de producto y al sistema de transporte es primordial para garantizar la integridad del envío y optimizar el tránsito.

E. Expedición de las mercancías: La zona de expediciones tiene que estar lo suficientemente dimensionada como para albergarel conjunto de pedidos que se encuentran a la espera de ser cargados en el medio de transporte. Además, deben agruparse según sea el criterio de reparto para minimizar la posibilidad de errores en la carga, es decir, por ruta, por cliente o grupo de clientes, por agencia, por operador logístico, etc.

 

El medio: automatización de la gestión y de los procesos

Todos los procedimientos descritos anteriormente serían inviables sin la aportación de un conjunto de tecnologías que permitirá gestionar los flujos de información y materiales de la manera correcta. Por un lado, el almacén tiene que incorporar un sistema capaz de gestionar toda la información relativa a los artículos almacenados y ordenar a los medios de manutención la ejecución de los movimientos necesarios para cada tipo de operación.

Esta es la función del SGA, cuyo núcleo es básicamente el mismo para cualquier almacén. Las diferencias radican en los medios quevan a cumplir las órdenes (operarios, sistemas de almacenaje automático, clasificadores, etc.) y en cómo se traspasa la información. Por ejemplo, en el caso de estanterías convencionales servidas por carretillas el sistema de gestión más habitual se basa en el uso de la tecnología de radiofrecuencia.

La comunicación entre elSGA y la maquinaria de manipulación se realiza mediante terminales portátiles conectados con el servidor a través de antenas de comunicación vía radio. Estos elementos recibirán todas las órdenes según el criterio con el que se haya decidido trabajar. Sin duda, la prioridad será en todo momento orientar las operaciones del almacén a fin de disponer de los medios y productos para servir los pedidos con la máxima rapidez posible.

De este modo, dicho almacén contribuirá a acortar la ventana de servicio,es decir, el periodo de tiempo que transcurre entre que el cliente pide y recibe. No obstante, el último eslabón en las operaciones de un almacén lo efectúa un dispositivo físico o una persona que realiza un movimiento de un elemento desde un punto a otro. Es en este momento en el que se hace necesario aportar tecnologías que generen un entorno de velocidad de trabajo y de seguridad (sobre todo cuando intervienen operarios y por lo tanto hay riesgo de error humano) adecuado al servicio que se desea dar al mercado. Y es que en la preparación de los pedidos es donde hay que destinar los mayores recursos en este ámbito, porque de ello dependerá la imagen de nuestra organización ante los clientes.

A los sistemas de picking basados en la filosofía "hombre a producto" (donde el operario se desplaza para coger los artículos que indica el pedido) o en la filosofía "producto a hombre" (el operario está fijo en su puesto de trabajo y recibe los artículos que hay que extraer o los contenedores que los contienen) se añaden otras tecnologías igualmente importantes que seemplean para verificar que no ha habido errores en el proceso de picking.

 

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SISTEMAS “HOMBRE A PRODUCTO”

Hoy existen múltiples fórmulas para realizar el picking en un almacén por parte de los operarios. Sin embargo, es necesario considerar los sistemas que ayudan en la preparación de los pedidos debido a las ventajas que aportan. Los que aquí vamos a tratar son aquéllos que se encuentran bajo la filosofía "hombre a producto", es decir, en los que el preparador va a buscar el artículo.

La radiofrecuencia es uno de los más extendidos y, fundamentalmente, se basa en el uso de un terminal que realiza las funciones de interfase hombre-máquina y que guía y valida al operario en todos los movimientos del almacén, en este caso, en las tareas de preparación de pedidos. Para ello es necesario disponer de la totalidad de los artículos y de las posiciones de almacenaje perfectamente identificadas mediante algún tipo de código existente en el mercado. Con la radiofrecuencia se tiene la seguridad de eliminar el error de posición, de tipo de artículo y de número de unidades. Otras ventajas son el mantenimiento en tiempo real del nivel de stock en todo el almacén, así como la optimización del recorrido del preparador con el consiguiente aumento del rendimiento y de la velocidad.

Otro sistema de ayuda para la preparación de pedidos, también basado en la filosofía "hombre a producto", es el pick to light (PTL). Esta tecnología incorpora unos indicadores luminosos (displays) en las ubicaciones donde se encuentran almacenados los productos a partir de los cuales se ha de realizar el picking. Tales elementos están controlados por un sistema de gestión que "emite" un pedido al PTL, de modo que a continuación iluminará todas las posiciones que albergan las referencias que se están pidiendo.

El operario se desplaza por todo el lineal de picking y recoge la cantidad decada referencia que indica el display. Acto seguido, confirma la extracción para que el PTL informe al Sistema de Gestión del Almacén (SGA). Las ventajas que aporta este sistema son similares a las de la radiofrecuencia,puesto que se garantiza la ausencia de errores en la identificación de la ubicación del artículo que hay que extraer y en el número de unidades que se deben retirar. La velocidad de preparación es otro punto fuerte del pick to light.