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Beneficios del inventario empresarial

10/02/2003

A nadie le gusta “tirar el dinero por la ventana” y una forma de evitarlo es llevar a cabo una buena gestión del patrimonio. Primero hay que realizar un inventario exhaustivo y luego aplicar una logística preventiva con actualizaciones permanentes. Los beneficios más inminentes son ahorros fiscales, además de una mayor eficacia en las compras y en la contratación de seguros, que se ajustan en mayor medida a la realidad.

En los últimos meses, los economistas de todo el mundo han hecho un llamamiento a la economía real al constatarse los problemas que pueden derivarse de las burbujas especulativas. Se ha dicho que solamente el 15% de los valores que se cotizan en los parqués bursátiles tiene un bien físico que les respalda.

Para “"volver a poner las cosas en su sitio”", los expertos aseguran que no hay nada mejor como tener un conocimiento claro y exacto de los patrimonios y a partir de ahí hacer revisiones permanentes que impidan que haya una diferencia superior al 5% entre la situación real y la de los libros de contabilidad.

Empresas como Coca-Cola, Endesa, Telefónica, IBM, Banesto, TeleMadrid y Planeta DeAgostini, e instituciones como el Fremap, la Autoridad Portuaria de Sevilla, la Comunidad de Madrid, la Seguridad Social o Registradores de España ya han llevado a cabo “sus deberes” en este sentido. Sin embargo, aún falta mucho por hacer. “

"Hemos observado que las grandes compañías y aquellas otras entidades que experimentan un ritmo rápido de crecimiento no conocen al detalle cuáles son sus activos fijos, es decir, su mobiliario, maquinaria y parque informático de todas sus fábricas, oficinas y edificios, lo que es un grave error”", opina Manuel Sánchez-Robles, director general de Spainsoft. Esta sociedad, creada en 1988 con motivo de la Expo92 de Sevilla, ha inventariado a fecha de hoy más de tres millones de bienes de un centenar de empresas y ha facturado un millón de euros en 2001.

El tener un conocimiento exacto de las propiedades de una empresa puede reportarle a ésta grandes ventajas, sobre todo de tipo económico. Está demostrado que hasta un 10% de las compras que se realizan son fruto de la duplicidad, al desconocerse con exactitud qué material hay y dónde se encuentra, lo que quiere decir que el departamento de compras reduciría sus gastos significativamente.

Del mismo modo, un análisis de las necesidades de aprovisionamiento de una compañía derivará en una mejor planificación a corto, medio o largo plazo, lo que permitirá exigir al proveedor mejores precios. En el caso de que se trate de una empresa con fábricas dispersas geográficamente se crea la posibilidad de encargar todo a un mismo suministrador y negociar que él pague los costes de distribución del material.

En el terreno fiscal, un inventario actualizado proporciona también ahorros importantes, incluso de hasta un 25%, dependiendo de la actividad, al poder deducir las amortizaciones contra las pérdidas, en el caso de haberlas.

También proporciona mejoras a la hora de contratar un seguro, ya que asegura los bienes reales, incluyendo sus ciclos de vida, y evita desagradables sorpresas cuando se produce una catástrofe. Un buen seguro es capaz de conseguir que un empresario que sufra un incendio en una de sus fábricas, recupere, no sólo el valor de la fábrica en sí misma, sino también lo que deja de ganar al perderla.

Hasta hace no mucho tiempo, y actualmente en algunas compañías, el inventario era realizado por un pequeño equipo de trabajadores del departamento de administración o contabilidad, que dejaba sus funciones una vez al año para encargarse de la ardua tarea de hacer una relación de las posesiones corporativas.

Roberto Ferri, director de Property Plus, del grupo italiano Eurosoft (sociedad que ha aterrizado recientemente en España, aunque lleva quince años en el sector), cree que “"el recuento de material elaborado por personal no especializado es poco profesional, al carecer de la formación necesaria", indica.

"Además", sigue, "estos inventarios suelen estar muy enfocados al área de contabilidad, dejándose en el tintero puntos de vista más estratégicos que hoy en día pueden suponer ventajas competitivas imprescindibles para el empresario, por no hablar del trastorno y el coste que supone que estos empleados no desempeñen sus actividades ordinarias durante unos días”".

Así, tanto Property Plus —que ha inventariado las propiedades de Johnson&Johnson, Colgate-Palmolive, Winthentur, Philip Morris y Europe Assistance, entre otras firmas—, como Spainsoft —con una cartera de clientes entre la que destacan La Caixa, Gas Natural, el grupo Recoletos, Soluziona, AGF Fenix o el hospital Montepríncipe de Madrid—, proponen la externalización de la gestión del inmovilizado a las compañías especializadas en esta materia.

Además, Ronald Bunzl, presidente de Spainsoft, asegura que “"el precio de un inventario puede variar desde los 60.000 euros, si se hace por cuenta propia, con una duración de unos seis meses, a 30.000 euros y unos noventa días si se encargan estos servicios por cuenta ajena"”. Por su parte, Roberto Ferri, director de Property Plus, prefiere estudiar primero el proyecto concreto antes de fijar un precio y un periodo de duración, ya que "“depende mucho del tamaño y del tipo de empresa”".

Para ambos responsables, la subcontratación de la gestión del patrimonio debe realizarse cuando se superen los cien empleados o haya más de cinco sucursales, centros de fabricación o de almacenaje.

 

Paso a paso

A la hora de enfrentarse a un proyecto de estas características se empieza por un diagnóstico de la situación. Si la empresa no ha sido nunca objeto de un inventario deben aplicarse una serie de procedimientos y tecnologías como la identificación de productos mediante códigos de barras y el etiquetaje individual de cada uno de ellos, lo que agiliza el proceso y lo automatiza.

En el caso de que se haya realizado anteriormente alguna labor de inventariado hay que actualizar esta información y unificar las codificaciones, sustituyendo las antiguas etiquetas de clasificación por unas nuevas que puedan leerse con un lector electrónico de códigos de barras. Por su parte, los bienes que nunca antes han sido identificados también se marcan con etiquetas perdurables al paso del tiempo. En ellas aparecen los códigos de barras, que indican qué bien es, cuál es su ubicación, quién fue su proveedor, quién es su usuario, etc.

Una vez concluida esta fase, se crea una base de datos, bien sobre el sistema informático que ya posea la empresa, en el caso de que sea adecuado para esta labor, bien sobre un programa como Inventaria 2 de Spainsoft o GE.IM. de Property Plus.

Ambos son compatibles con otras soluciones de gestión como los ERP (software estándar de gestión) o los CRM (software para la gestión de la relación con los clientes). Roberto Ferri, de Property Plus, explica que "“el nivel de integración entre los distintos sistemas informáticos lo deciden los propios usuarios”".

Posteriormente, se procede a conciliar los datos con el departamento de contabilidad, de informática y de personal, si fuera el caso, con el objetivo de que no exista ninguna discrepancia. Por ejemplo, esto puede realizarse mediante la digitalización de las facturas, que aparecerán anexas a la ficha informática del bien al que se refieran.

Se introduce así en la empresa la gestión documental, con el consiguiente ahorro en el almacenamiento de documentación. En cuanto al equipo de trabajo, Ferri aclara: “"Intentamos que en el proyecto se implique lo más posible el personal de la compañía para que se conciencie de la importancia de estas tareas y se cree una cultura de ahorro de costes mediante la gestión del patrimonio”".

Una vez hecho el inventario en sí mismo, haberlo informatizado en consonancia con los sistemas existentes en la empresa y conciliado con los departamentos implicados, sólo queda mantenerlo actualizado; la empresa es un agente vivo que continuamente está renovando material, desechando máquinas viejas y adquiriendo nuevas, e incluso, abriendo y cerrando fábricas o comprando y vendiendo otras compañías.

En este sentido, Ronald Bunzl de Spainsoft indica que “"existen dos posibilidades que permiten mantener el inventario vivo: hacer revisiones anuales, trimestrales o mensuales; o crear un equipo que actualice los cambios permanentemente según se produzcan. Esta última opción es la más recomendable para sacar el máximo provecho a la gestión del patrimonio, según han sabido reconocer algunos de nuestros clientes como Gas Natural, que dedica cuatro personas a gestionar el día a día de 180 edificios”".
 

Valorar versus tasar

Aunque siempre es aconsejable poseer un inventario veraz de los activos productivos de una empresa, hay algunas ocasiones en las que se hace imprescindible, como cuando se producen adquisiciones, ventas, fusiones, segregaciones o liquidaciones; se quiere solicitar financiación; o se revalorizan monetariamente los activos.

En estos casos, el inventariado es imprescindible para poder realizar una buena valoración, que al contrario de una tasación, trata a los bienes como medios de producción y no como algo estático. Dependiendo de cuáles sean las necesidades concretas, se deberá elegir un tipo u otro de valoración, existiendo al menos tres posibilidades:


1.- Valor corriente o venal de uso, en el supuesto de que los activos tengan un uso continuado en el contexto productivo. Este valor se suele utilizar para las solicitudes de financiación, las revalorizaciones monetarias, el estudio del estado patrimonial y la certificación de los balances.

2.-Valor de mercado de los activos patrimoniales, considerando tanto la obsolescencia técnica como la funcional y la posible obsolescencia económica. Este valor es el adoptado en todos los proyectos en que se admita la posibilidad de una transferencia de inmovilizados, es decir, en las fusiones, adquisiciones, cesiones o concentraciones de empresas.

3.-Valor de liquidación o de realización, requerido en el cese de las actividades de una compañía o como valor mínimo de garantía si se trata de una financiación. Este valor debe ser comparado con el de mercado cuando exista una rentabilidad insuficiente. Hay dos tipologías de liquidaciones: normales o forzosas.

Una vez determinada la finalidad de la valoración y, en consecuencia, el tipo más apropiado, se inicia el proceso, que comienza con la investigación preliminar del mercado, sigue con la elaboración de un informe técnico y concluye con un veredicto final.

Al mismo tiempo, la realización de un inventario puede utilizarse para garantizar el cumplimiento de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (31/1995) y su normativa complementaria; para ayudar al departamento de recursos humanos a obtener la información de los empleados de la compañía; o para crear un portal en Internet business to business gracias a la información sobre qué proveedores ofrecen condiciones más ventajosas en el suministro de activos fijos, entre otras posibilidades.

Un último uso sería para el patrimonio cultural, del que es responsable la Administración. De hecho, Spainsoft realizó en el año 2001 el inventario y catalogación de todos los bienes de interés histórico-artístico del Ministerio de Fomento, lo que incluyó la revisión de varios edificios: Nuevos Ministerios, el Observatorio Astronómico Nacional y el Instituto Geográfico Nacional, todos ellos en Madrid; el Palacio de Mora y el Palacio de Malpica, ambos en Toledo; o el Palacio de Tarín, en Zaragoza, entre otros.

 

Fuente: Patricia Torralba

Ahorros derivados de un buen inventario
 

  • Compras: se evitan duplicidades por desconocimiento o mala gestión de los materiales.
  • Aprovisionamiento: al saber exactamente lo que se va a necesitar de los proveedores a corto, medio y largo plazo se les pueden pedir mejores precios.
  • Fiscal: al tener un conocimiento exacto del patrimonio, las amortizaciones desgravan al contabilizarlas contra las pérdidas, reduciendo los impuestos.
  • Seguros: asegurar lo que realmente se posee con sus ciclos de vida evita sustos innecesarios en caso de catástrofe.

Cómo se inventaria el patrimonio empresarial
 

1. Se clasifican los bienes nunca antes inventariados y se reclasifican los inventariados con anterioridad, mediante la utilización de etiquetas con códigos de barras.
2. La información recabada se introduce en una base de datos y se reconcilia con los datos contables, resolviéndose las diferencias encontradas.
3. Esta base de datos se integra con el sistema de gestión que utilice la empresa.
4. Se definen los procedimientos administrativos para el mantenimiento del inventario, teniendo en cuenta las altas, bajas, traspasos, ventas y cualquier otra operación.
5. Se definen los procesos para la gestión del inmovilizado desde su compra hasta su baja, contemplando los aspectos contables y técnicos a lo largo de toda la vida de un activo, independientemente de su naturaleza.