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La videoconferencia pone rostro a la empresa

27/03/2014

Ahorro de costes, mejora de la comunicación e incremento de productividad.Éstos son los principales beneficios de la videoconferencia, un sistema capaz de adaptarse a las necesidades de cualquier empresa y que cada vez resulta más accesible.

La empresa se ha transformado:su organización está descentralizada, sus delegaciones se dispersan por lugares cada vez más alejados entre sí y, en la apretada agenda de sus ejecutivos, se multiplican los viajes y las reuniones. En este nuevo contexto, existe un factor que resulta esencial para obtener el deseado éxito comercial: la comunicación. Los diferentes departamentos necesitan colaborar eficazmente para llevar sus proyectos a buen término, al tiempo que el negocio precisa mantener un diálogo constante con sus proveedores y clientes.

Las nuevas tecnologías se han revelado como la mejor ayuda posible para afrontar este doble reto. Buena muestra de ello es la eclosión de Internet y, más aún, la del correo electrónico, hasta el punto de que hoy apenas existen empresas capaces de sobrevivir sin estas herramientas. Pero todavía hay otras soluciones cuya implantación en la empresa arroja inmensos beneficios.

Es el caso de los sistemas de videoconferencia: permiten dialogar cara a cara con un interlocutor situado a miles de kilómetros e, incluso, mantener reuniones virtuales entre diferentes miembros de la empresa o con clientes."Salvan la distancia física entre las personas y les permiten compartir información y documentación como si estuvieran en una misma sala o en una misma mesa de trabajo", explica Sergio García, gerente de Soluciones de Networking, Videoconferencia y Telefonía IP de Unitronics Comunicaciones.

Todo, gracias a una pequeña cámara, un micrófono y una conexión RDSI o de banda ancha a Internet.De esta forma,no sólo se incrementan las posibilidades de comunicación, sino que, como también se eliminan viajes innecesarios, se reducen los costes. "La videoconferencia aporta rapidez, flexibilidad en las comunicaciones y la posibilidad de localizar todos los recursos técnicos, humanos y de formación y ponerlos a trabajar siempre que sea necesario", resume Sergio García.

 

Mayor capacidad

Durante el transcurso de una sesión de videoconferencia, imágenes, audio y datos se comparten de forma interactiva y simultánea. Se trata de una gran cantidad de información y, por tanto, es preciso disponer de un ancho de banda suficiente para transportar estos datos digitales, por encima de los 10 Mbps.

Afortunadamente, las conexiones de alta velocidad,sea por ADSL, cable o Red Digital de Servicios Integrados (RDSI), son una realidad cada vez más extendida. Según el reciente informe de Telefónica "La Sociedad de la Información en España,2005",el 72% de las empresas españolas de más de diez empleados cuenta con banda ancha.

"Con los accesos a Internet de que disponemos hoy en día, con anchos de banda de hasta 20 Mbps.,ya no hay ningún problema para trasmitir las imágenes y la voz transformadas en datos", analiza Javier Llenas, director de marketing de Logitech.

Independientemente de la conexión, los archivos se comprimen para facilitar su envío mediante un sistema denominado codec (compresor-descompresor) que puede estar basado en hardware o en software, y que se encarga de comprimir el flujo de datos en el lugar de origen y restituirlos en el de recepción.

Eso sí, las imágenes obtenidas dependerán de las prestaciones de la cámara que se esté utilizando, por lo que es importante tener en cuenta el funcionamiento de este dispositivo: realiza constantemente fotografías y las envía para que se recompongan en el equipo receptor. De hecho,la calidad final de la videoconferencia se mide por el número de cuadros por segundo de imagen, denominados frames, que la webcamy el codec permiten y la red es capaz de soportar.

De esta forma, para una calidad mínima se precisan unos diez frames por segundo,y con las redes más sofisticadas se pueden llegar a alcanzar los 30.Otro de los factores que incrementan el número de cuadros por segundo es la resolución:normalmente se sitúa en cotas bajas, en torno a los 320 x 240 píxeles, para reducir el peso de las imágenes y facilitar así el envío de la señal.

Por otra parte, es necesario atender al sistema de sonido,el segundo pilar en el que descansa toda videoconferencia. Además de contar con un micrófono eficiente, es esencial asegurarse de que ningún ruido interfiera en la comunicación. Para ello existen en el mercado sofisticados sistemas de sonido capaces de eliminar los ruidos y los ecos para hacer la conversación inteligible.Tampoco está de más tomar algunas precauciones, como dejar los micrófonos en mute mientras no se está interviniendo.

 

Hablar en grupo

Existen actualmente diversos mé- todos en el mercado en función de las necesidades de la empresa o del uso que se planee hacer de la videoconferencia. "Cuando se trata de videollamadas uno a uno, terminales como los teléfonos IP, que incorporan ya pantallas a color, o el mismo PC puede ser suficiente. Cuando hablamos de videoconferencia con varias personas en cada uno de los puntos resulta conveniente acudir a terminales especializados", explica Félix Benavides, director de marketing de Cisco Systems.

Los más sofisticados son los denominados sistemas dedicados, que consisten en una consola que incorpora todos los elementos necesarios: una videocámara de alta calidad motorizada que, además, se puede controlar a distancia, un módem y el codec.También posee micrófonos omnidireccionales, y todo el conjunto se conecta a una televisión o a un proyector a su vez provisto de unos potentes altavoces.

Aunque existen equipos dedicados de diferentes niveles de sofisticación y enfocados a grupos de diverso tamaño, se trata de una opción mayoritariamente utilizada como sistema de sala,es decir,para convertir toda una estancia en un espacio dedicado a las reuniones virtuales en las que puedan intervenir multitud de personas.

En este caso, la calidad de la videoconferencia es muy elevada, pero como habitualmente se utiliza una conexión RDSI, también resulta más cara: por una parte, se trata de una línea dedicada que hay que instalar y, por otra, es necesario asumir los costes de su utilización, que pueden resultar unas cinco o seis veces mayores que los de las líneas telefónicas convencionales.

Una funcionalidad añadida de estos sofisticados sistemas de videoconferencia es que no sólo es posible conectar a dos personas o grupos mediante la red, sino incluso establecer reuniones con varios grupos diferentes, repartidos por diversos puntos geográficos. Nos referimos a la denominada videoconferencia multipunto o multivideoconferencia, cuyas ventajas para la empresa en ahorro de viajes y eficiencia comunicativa se multiplican por el número de interlocutores.

Eso sí,es necesario disponer de un dispositivo específico denominado Multipoint Control Unit (MCU),que se encarga de gestionar el tráfico de información proveniente de cada una de las fuentes y de dar paso a una u otra.De hecho,si en las sesiones tradicionales basta con llamar al número de la persona o empresa con la que se quiere contactar, en este caso cada una de las partes llama al MCU. El número de participantes permitidos dependerá de las prestaciones de este dispositivo que, por otra parte, se puede presentar como combinación de hardware y software o únicamente como una aplicación.

 

Sin instalaciones

Una segunda alternativa son los sistemas basados en PC para videoconferencias con grupos reducidos, que resultan especialmente atractivos para el mundo de la pequeña y mediana empresa ya que permiten aprovechar la infraestructura de redes ya existente para dar cobertura de Internet.

"El despliegue de redes IP, que actualmente llegan a cada uno de nuestros puestos de trabajo, sus prestaciones y su coste reducido, han hecho que sea el medio más razonable", opina García. "La utilización de estas redes reduce la dificultad para acceder a los sistemas de videoconferencia y los pone al alcance de la pyme", comenta, por su parte, Benavides.

En este caso, la instalación corre a cargo de compañías especializadas que distribuyen a varias firmas con el fin de adaptarse a las necesidades de cada cliente y aprovechan los ordenadores actuales para convertirlos en equipos de videoconferencia. Éstos, además del hardware del PC, incorporan tarjetas capturadoras de vídeo compuesto y compresores de vídeo y de sonido.

La cámara se monta sobre un pequeño motor que se dirige al interlocutor que está hablando en cada momento o a todos los asistentes a la reunión,y el sistema de sonido suele ser bastante sofisticado y se compone de micrófonos personales o ambientales, canceladores de eco, amplificadores y altavoces.

Por lo general, suelen emplearse dos monitores,de tal forma que uno muestra imágenes del punto remoto y en el otro,el vídeo saliente de la sala,lo que permite corregir defectos como la falta de luz, desenfoque, panorámica errónea, etc. Al mismo tiempo, entre las ventajas añadidas de la videoconferencia basada en redes IP se cuenta la posibilidad de intercambiar todo tipo de archivos: fotografías, informes o presentaciones en Powerpoint.

 

Sistemas personales

Si únicamente se trata de comunicar a algunos trabajadores entre sí, siempre se puede recurrir a una alternativa más modesta: los sistemas de videoconferencia personal basados también en la tecnología ADSL y el ordenador.

"En las pymes es un área con un gran potencial de crecimiento porque, en muchos casos, la necesidad de comunicación atañe a una única persona que precisa de ponerse en contacto con otro u otros colaboradores lejanos", indica el gerente de Soluciones de Networking, Videoconferencia y Telefonía IP de Unitronics Comunicaciones.

En este caso también se aprovechan las capacidades multimedia de los ordenadores actuales, así como la infraestructura de redes previamente instalada en la empresa.Es necesario disponer de una tarjeta de sonido full duplex (aquélla que permite reproducir y grabar a la vez), un micrófono, una cámara fija montada sobre el monitor y un software de comunicaciones, que suele ser el célebre Microsoft NetMeeting y que se distribuye de forma gratuita.

Incluso, los tradicionales programas de mensajería instantánea, como MSN o Skype, están incorporando la funcionalidad de vídeo también de forma gratuita. "En el ámbito empresarial estas soluciones permiten sustituir las llamadas telefónicas porque siempre es más agradable poder ver a la persona con la que se está hablando", asegura el director de marketing de Logitech.

Eso sí,el vídeo se presenta en el monitor del PC dentro de una ventana y su tamaño depende de la capacidad de la red,pero suele ser de una cuarta parte de la pantalla o menos.Con todo, su principal inconveniente es que la calidad de la imagen no es excesiva, aunque, según Javier Llenas, "se está mejorando muchísimo y ofrece ya unos niveles muy aceptables".En este grupo cobra una especial importancia el tipo de cámara que se utilice,además de las características del ordenador.

 

El futuro de los videoteléfonos IP

También existen sistemas individuales capaces de ofrecer altas prestaciones: se trata de los videoteléfonos IP. Consisten en equipos compactos que,como las consolas antes mencionadas, incorporan todo lo necesario para realizar videollamadas y se conectan directamente a la Red: una pantalla integrada, una cámara,el codec,y los altavoces.

Dado que se manejan exactamente igual que los teléfonos convencionales, tienen la ventaja de que su utilización resulta muy sencilla, aunque para establecer una videoconferencia es necesario que el interlocutor disponga a su vez de un videoteléfono. A García no le cabe duda de que ésta será una de las vías de mayor expansión en los años venideros:

"La telefonía IP es un mercado que presenta un crecimiento exponencial y supondrá un espaldarazo definitivo para la videoconferencia". En realidad, todos los actores del sector se muestran convencidos de que estas soluciones gozarán de un futuro brillante

"Creemos que hasta ahora ha sido un mercado latente, con bastante éxito en la gran empresa;pero la facilidad del acceso de las pymes a esta soluciones mediante redes IP traerá unos crecimientos mucho mayores",analiza Benavides. Además, según Llenas, el punto de partida es muy bueno porque los usuarios ya han mostrado su interés por este tipo de soluciones:"España es uno de los países europeos donde más ha crecido el uso de la webcam y la videollamada, tanto a nivel doméstico como profesional".

No obstante, el motivo principal del enorme auge de esta herramienta reside en la amplia lista de beneficios que proporciona. "Hace años tan sólo se medía el ahorro en desplazamientos y viajes, sin embargo ahora se tiene también en cuenta el incremento de la productividad. La medida, pues, de este incremento o de este retorno de la inversión dependerá fundamentalmente de cada organización y de cada mercado, pero la inversión inicial se amortiza en pocos meses", concluye Sergio García.❊

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EL ANÁLISIS

Eduardo Arnau, director comercial de Techno Trends.

Muchos empresarios y directivos han oído hablar de la videoconferencia, pero nunca se han atrevido a probarla y, en consecuencia, no han podido comprobar las ventajas que se obtienen. Algunos también habrán oído afirmaciones como "no vale la pena; una reunión por videoconferencia nunca podrá sustituir al contacto personal" o "hace tiempo tuve una reunión por videoconferencia y el nivel de calidad del audio era bajo, se oían ecos, la imagen se veía fragmentada y se apreciaba la falta de sincronismo en los labios de las personas que hablaban en el otro extremo".

Ahora bien, las soluciones actuales permiten reproducir el contexto de una reunión presencial prácticamente al cien por cien; es decir, no se nota la ausencia física de los interlocutores de los extremos remotos.

Los niveles de calidad de audio e imagen no sólo son excelentes, sino que también permiten disponer de prestaciones que van mucho más allá de una mera reunión, como la multivideoconferencia o la posibilidad de enviar o recibir una segunda imagen de alta calidad con el contenido de una presentación o un documento; o con la imagen y el sonido procedentes de un DVD. Grandes empresas como “la Caixa”, Iberdrola, BBVA, Pfizer o Industrias Titán.

Pero también medianas o, incluso, pequeñas, como Bitmakers o Manterola tienen muy claros los beneficios que esta herramienta de productividad y comunicación aporta a sus organizaciones. Si quiere realmente entender y valorar el alcance que esta tecnología puede tener en su organización: ¡no lo delegue y viva la experiencia!

 

MOVERSE CON LA MOVILIDAD

La posibilidad de oír y, al mismo tiempo, ver a los interlocutores está conquistando a todo tipo de usuarios tanto dentro como fuera de la empresa. En este contexto adquieren gran relevancia los sistemas que permiten la videoconferencia prácticamente desde cualquier parte y lugar. Por ejemplo, un ejecutivo puede conectar una pequeña webcam a su ordenador portátil, conectarse a Internet en una cafetería o en el aeropuerto mediante Wi-Fi y utilizar alguna de las plataformas gratuitas que permiten enviar y recibir vídeo para comunicarse con su empresa o sus seres queridos.

No obstante, el exponente más claro de este auge de la videollamada es la telefonía de tercera generación o UMTS: gracias al ancho de banda que proporciona esta tecnología ya es posible visualizar el rostro de amigos, familiares y compañeros de trabajo en la pequeña pantalla del teléfono móvil.

Normalmente, estos dispositivos móviles sólo permiten las videollamadas a otros terminales UMTS, pero ya existen en el mercado soluciones que les permiten operar con los sistemas tradicionales de videoconferencia.

 

BAZAR: UN NEGOCIO CARA A CARA A PARTIR DE 49 EUROS

 

Polycom VSX 300 de Unitronics Comunicaciones

Equipo de videoconferencia todo en uno que incluye pantalla plana LCD de 17", cámara integrada con ángulo de visión de 100º y sonido Siren 14 Plus Audio de 14 Khz., además de un micrófono dual de gran cobertura, altavoces estéreos y una conexión para auriculares. Precio: 3.000 €.

 

IP Iphone 7985G de Ciscop Systems

Tan fácil como descolgar el teléfono: integra cámara de videoconferencia, pantalla LCD, altavoces y auricular en un único equipo de uso personal. La definición de la imagen, el sonido y hasta la configuración de red se regulan directamente desde el teclado. Aún no se comercializa en Europa. Precio (EE UU): 3.595$.

 

IMAC G5 de Apple

Gracias a la cámara iSight y a la aplicación iChat AV que lleva integradas es posible realizar videoconferencias nada más sacarlo de la caja. También incluye el software Photo Book, que permite tomar instantá- neas y añadir efectos visuales con sólo pulsar un botón. Precio: 1.339€.

 

Robbie 2.0 de NGS

Destaca por su cabeza omnidireccional, con capacidad para girar hasta 360º, lo que permite capturar imágenes desde cualquier ángulo. Además, proporciona una resolución de 640 x 480 píxeles y hasta 16,7 millones de colores, e incorpora un software dedicado al procesamiento de imágenes. Precio: 49 €.

Quickcam fusión de Logitech

Además de incorporar un sensor de 1,3 megapíxeles, utiliza la tecnología Logitech RightLight, que mejora la calidad de la imagen de la webcam en una amplia variedad de condiciones lumínicas. También dispone de micrófonos integrados y se acompaña de unos cascos telefó- nicos en estéreo. Precio: 99,99 €.

800 mxp de Tandberg

Elegante diseño provisto de dos pantallas panorámicas de plasma de 50" cada una y un sistema de audio estéreo con calidad de CD. Permite realizar miltivideoconferencias con hasta cinco participantes y efectuar presentaciones en vivo conectándolo al PC o mediante una conexión LAN. Precio: 64.190 €.