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EL SGA dirige una instalación a medida

01/06/2008

Los nuevos sistemas de gestión de almacén, los SGA, se han desarrollado teniendo en cuenta la experiencia en las necesidades reales del trabajo diario de los clientes así como en las diferentes operativas que se pueden dar en los almacenes y centros de distribución.

La última versión del SGA de Mecalux, por ejemplo, ha incorporado todo tipo de herramientas, tanto para gestionar prácticamente cualquier clase de actividad en el almacén y controlar la ubicación y el estado de la carga en todo momento, como para integrarlo con el resto de la gestión general de la empresa, obtener informes y datos útiles que ermitan mejorar la competencia del almacén, etc.

Sin embargo, existe otra cuestión que también se ha tenido muy en cuenta a la hora de desarrollarlo: la modularidad de la solución. Son muchas las razones por las que el software, en general, se modulariza tanto hoy en día. Algunas responden a criterios informáticos–delimitar distintas partes por separado–; otras, se basan en estrategias de marketing –es posible vender diferentes versiones de programas comerciales–.

 

Fácil adaptación

En el caso de un SGA, la modularización posibilita adaptar el software a los requerimientos concretos de cada cliente, sin sobredimensionar el proyecto, algo que puede elevar el nivel de complejidad de la puesta en marcha sin que después haya un retorno en ventajas de aplicaciones que no se utilizan.

Así facilitamos el trabajo de la implementación del software. Nuestro SGA puede aplicar gran cantidad de funcionalidades más o menos complejas, pero tenemos que adaptarlo a las necesidades de un cliente; eso facilita su instalación”, indica Ignasi Mallol, responsable de la oficina técnica de software (OTSW) de Mecalux.

Además, en el caso de un software como el comentado, la posibilidad de dividirlo en diversas partes funcionales propicia crear estándares de más robustez y más rápida instalación,sin tener que desarrollar un software desde cero para cada configuración concreta de cada cliente.

En otras palabras, fijar distintos niveles de implementación de diferentes herramientas puede ayudar desde el principio a establecer el tipo de puesta en marcha que se llevará a cabo, la implicación que resultará precisa por parte del cliente e incluso delimitar qué recursos informáticos son verdaderamente indispensables para la coyuntura concreta del usuario.

 

Cinco niveles

Un SGA se puede aplicar como herramienta de gestión de almacenes muy dispares. De los autoportantes que sólo mueven paletas completas a los que se utilizan para alimentar picking; de las instalaciones manuales que únicamente albergan pequeñas cargas en las que hay que realizar picking para conformar contenedores de reducidas dimensiones, a los que gestionan paletas de materia prima y de producto final bajo cero.

Si a eso se le suma que cada empresa es un mundo y que los criterios operativos son casi tan numerosos como los directores de logística en activo, las posibilidades se vuelven casi infinitas.No obstante, la experiencia de los desarrolladores de software y de los departamentos comerciales de las empresas proveedoras ha determinado una serie de requisitos más o menos comunes a la mayoría de las instalaciones.

En el caso del SGA de Mecalux, estas necesidades básicas están representadas por dos niveles de instalación iniciales, mientras que las funcionalidades más complejas se dejan para otros tres niveles de implementación,también definidos por la oficina técnica de software de dicha firma. El primero de esos niveles se usa ensoluciones cerradas.

Este paquete preconstruido está diseñado para funcionar con un sistema muy estándar que requiere una interacción limitada con los recursos de gestión informatizados de la empresa. Un ejemplo de este tipo de paquetes preconfigurados son los In a Box, almacenes automatizados compuestos por unos elementos físicos establecidos: unos transelevadores concretos que manejan unos contenedores precisos y que están acompañados por un sistema de transporte igualmente predeterminado.

La implicación del cliente en la puesta en marcha informática en este tipo de instalaciones es mínima, en comparación con el resto de los niveles. De hecho, la parametrización del software se efectúa desde las oficinas y no se trata de una implementación con desarrollo. Por contra, este primer nivel, tan básico, no incluye determinadas herramientas y funcionalidades que en otras instalaciones pueden ser deseables o imprescindibles,como por ejemplo el soporte para trabajar con radiofrecuencia.

 

Básico, pero completo

Aunque este primer nivel presenta limitaciones–en favor de una más rápida y sencilla instalación, un uso ajustado a las necesidades y un desembolso apropiado–, cuenta con un conjunto de herramientas más que interesantes y eficientes. Una implementación básica como esta incluye la conexión con el ERP de la empresa cliente mediante ficheros de texto, así como la gestión de zonas puntuales y controles y gestiones adaptables (FIFO, LIFO, etc.).

Esta configuración admite órdenes de entrada, recepciones; captura de datos logísticos (confirmación de albaranes, altas de artículos, control de temperatura, peso, lote, propietario...); impresión del informe de recepción y de diferencias; impresión de etiquetas (de contenedor, EAN 13 y EAN 128); gestión de devoluciones y cierre de recepciones (cancelación de recepciones, bloqueo de stock y de contenedores, etc.).

En este nivel también se incluye una de las funcionalidades primordiales a la hora de integrar un sistema como este en la gestión de un almacén. Se trata de la ubicación caótica automática en función de las reglas y filtros que se determinen, tales como por producto, por proveedor, por tamaño,por peso, por rotación y por tipo de contenedor, entre otras.

Otra de las funcionalidades más celebradas por los clientes es la que facilita emitir informes. Se incluye una herramienta para que el cliente pueda diseñarlos. La relevancia de este componente es indudable, ya que entre la gestión automática de la ubicación,la conexión con el sistema de gestión global (ERP) y los informes, los responsables de la logística de la empresa cliente tienen un nivel de control sin precedentes sobre cuestiones como el índice de eficiencia y el estado del almacén; en tiempo real y en todo momento.

 

Módulos de expedición

En lo que se refiere a las expediciones,el nivel 1 permite la recepción de órdenes de expedición y gestión de salidas de paletas completas incluso ordenando el pedido por líneas. La operatividad del almacén también se ve mejorada debido a una mayor automatización y facilidad en las tareas de documentación, como la generación de albaranes y de varios informes tales como los de diferencias entre unidades pedidas y servidas, packing lists, composición de expediciones consolidadas y relación de materiales cargados.

También en el apartado de expediciones, una funcionalidad imprescindible en los almacenes automáticos–fundamentalmente en los de cajas, pero cada vez más en los de paletas–es el control del picking, que en el caso del nivel 1 se limita al que se realiza en el puesto convencional frente al sistema automático.

El último aspecto destacable, aunque no menos importante, de este nivel básico de implementación, es el control que se puede llevar a cabo sobre la instalación. De esta forma, resulta factible efectuar bloqueos ycambios de funcionamiento desde las estaciones del sistema, reservar contenedores con problemas para darlos de baja manualmente, hacer recuentos (por criterios, como cliente, lote, contenedor, etc.) y lanzar órdenes de consolidación para compactar material y reaprovechar el espacio disponible.

Asimismo, es posible estipular una reorganización automática del almacén en una determinada franja horaria para que, por ejemplo por las noches o en momentos de inactividad,el sistema desplace las paletas con referencias de mayor rotación o de próxima expedición a la parte delantera para ahorrar tiempo en su extracción más adelante.

 

Convencionales, también

El uso de sistemas de gestión de almacenes no es exclusivo de las instalaciones automáticas. Los centros de almacenamiento convencionales pueden aprovechar las principales funcionalidades de un SGA, aunque existen algunas diferencias: el almacén no se puede reorganizar sólo en momentos de inactividad porque no es automático, por ejemplo. La integración de un sistema de este tipo en un almacén convencional permite aplicar reglas de ubicación, tener un control sobre cada unidad de carga, ordenar el picking, organizar las expediciones,etc.

Al igual que el 1, el nivel 2 es cerrado y estándar, pero presenta algunas complejidades añadidas al estar aplicado a un almacén convencional en el que la operativa y el sistema, globalmente, no está tan determinado como en el caso de una instalación automática”, explica Ignasi Mallol.

Por eso, mientras que la implementación de un nivel 1 puede llevar una semana de trabajo, en el caso de este segundo nivel el desarrollo e instalación dura hasta dos meses.Una notable diferencia en el aspecto funcional entre un nivel y otro, ademásde la relativa a un mayor trabajo de los técnicos de Mecalux, es el soporte para operar con radiofrecuencia.

Se trata de un aspecto que es esencial, puesto que agiliza ostensiblemente la gestión documental y física de la carga en el almacén. Mediante la ayuda de radiofrecuencia se pueden ejecutar operaciones como las recepciones; movimientos de mercancías manuales (se ubica la carga y se registra la posición); semiautomáticos (la carga se coloca manualmente, pero la posición la determina el sistema informático); consultas de datos mediante el EAN del artículo, consolidación de recepciones y de ubicaciones.

Otras de las diferencias que se aprecian en el nivel 2 radica en la posibilidad de desarrollar planificaciones en las descargas, así como generar informes de cumplimiento y gestionar dinámicamente la rotación (modificar la que tiene asignada por la real que calcula el sistema).

 

Punto de inflexión

Si bien los dos primeros niveles de implementación del SGA de Mecalux son soluciones bastante cerradas (aunque, de hecho, resultan muy completas y otorgan flexibilidad en su parametrización); el nivel 3 plantea otro tipo de trabajo y de herramienta.Tomando como base la solución primaria (la utilizada en los dos primeros niveles), el nivel 3 marca un punto de inflexión con respecto a los anteriores, ya que se emplea en la gestión completa de la operativa de los almacenes automáticos.

Está indicado para almacenes automáticos”, analiza Mallol, “pero a diferencia de los de nivel 1, se trata de instalaciones cuya configuración varía mucho. Mientras que en el primer nivel la configuración es invariable, en el tercero puede haber distinto número de pasillos y de puestos de picking,hay que parametrizar las reglas, determinar las rutas de movimiento de los contenedores entre las estaciones de trabajo, etc”.

Este nivel de implementación cubre la totalidad de las funcionalidades básicas de este tipo de instalaciones,aunque sin entrar en cuestiones como la apilabilidad o la despaletización. Además de las características contempladas en el nivel 2, se incorporan la configuración ampliable en función del crecimiento del almacén, la compenetración entre elementos automáticos y convencionales, entradas a producción con contenedores codificados por EAN 128, cross-docking, control dimensional de las unidades de carga (altura, peso, orientación de patines de las paletas, etc.), un diseñador de etiquetas de código de barras, así como el control y solución de errores de gálibo.

 

A la medida

El nivel 3 es capaz de gestionar una operativa con una complejidad de tipo medio y una alta eficiencia. Sin embargo, existen empresas con más sed de funcionalidades para hacer frente a una organización con unos requerimientos superiores o determinadas singularidades que hay que cubrir ineludiblemente.

En ese sentido, el nivel 4 es la puerta de entrada a implementaciones de alto rango y configuraciones específicas para exigencias muy concretas.Este nivel está muy dirigido a almacenes que deben gestionar sistemas automáticos y mixtos (automáticos y convencionales), ya sea para alojamiento de paletas o de cajas, que precisen una integración con un picking.

Al igual que ocurre con el nivel 3, para una puesta en marcha lo más eficiente posible y un resultado lo más ajustado a los requerimientos de la empresa cliente, resulta ineludible que éste colabore en la elaboración de estudios funcionales previos.

Además de todo lo que se incluye en el nivel 3, este nivel 4 tiene algunas características sobresalientes, como son la planificación de expediciones y su control mediante informes; reposiciones automáticas de picking; o la gestión del contenedor (o la paleta) y de su retorno al almacén.

También enel apartado de picking hay que subrayar la posibilidad de que el sistema gestione pick y put to light.En cuanto a las expediciones, resulta posible efectuar cargas de camiones por radiofrecuencia, así como comunicar al ERP del cliente, de manera automática, el material cargado. Este nivel también incluye unos plugins genéricos (unos pequeños programas accesorios) de consultas e informes.

Asimismo, es también factible llevar acabo reservas de stock manuales para, por ejemplo, asociar un determinado stock a un cliente específico, sin que sea posible servírselo a otro distinto.Incluso se puede hacer la comunicación entre el SGA y el ERP del cliente mediante ficheros de texto, si bien a diferencia de los niveles previos, que son definidos por un estándar Mecalux,en este caso el usuario podría redefinir la comunicación para adaptarla mejor a su estándar.

Picking exhaustivo

Finalmente, el nivel 5 es una extensión del precedente y sus principales diferencias radican en una gestión del picking más exhaustiva –destaca la funcionalidad que gestiona la apilabilidad–;la clasificación de mercancía en el transporte –lo que incluye la gestión de rutas– y un soporte para comunicaciones extendido, añadiendo la posibilidad de enlazar el sistema con vehículos autoguiados (AGV), almacenes verticales, carruseles,etc., así como la comunicación con SAP mediante IDOC (un estándar propio de SAP).

En definitiva, el nuevo SGA de Mecalux que se está implementando permite ajustar una solución a cada necesidad específica. Para ello aprovecha las ventajas de las potentes funcionalidades estándar elaboradas en el departamento de desarrollo de software de Mecalux y su modularidad, con el fin de crear una potente herramienta que se puede dimensionar sin exceso y escalar todo lo que sea preciso.

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LAS VENTAJAS DE LA ESCALABILIDAD

 

Todos los diferentes niveles de implementación del SGA de Mecalux permiten lo que se denomina escalabilidad. Este término significa que el sistema informático, una vez instalado, se puede aplicar a un volumen mayor de trabajo si las necesidades crecen, sin tener que efectuar cambios en el mismo y sin que su calidad se resienta. Por ejemplo, si en lugar de 15 expediciones,la empresa comienza a servir 30, el SGA instalado no debería tener problemas en gestionar la diferencia de trabajo.

 

Software modular

Escalabilidad también quiere decir que el sistema es ampliable,es decir, se pueden integrar funcionalidades de un nivel superior, sin realizar todo el trabajo de implementación desde el principio. En otras palabras, es posible pasar de un nivel a otro de implementación sin tener que hacerlo todo de nuevo. Esta es una de las principales ventajas de contar con un software modular que posibilita activar o desactivar determinadas aplicaciones.

 

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¿QUÉ NIVEL NECESITARÁ SU INSTALACIÓN?

El nivel de implementación de las funcionalidades que puede requerir un almacén es algo que se debe determinar entre el proveedor de software y el usuario. Tan sólo tras un análisis de los requerimientos concretos de la empresa cliente y con la experiencia del proveedor, resulta posible saber realmente qué nivel será preciso implementar.

No obstante, es factible conocer más o menos entre qué niveles se puede estar moviendo la implantación del SGA eligiendo qué funcionalidades son indispensables en la instalación (RF es la abreviatura de radiofrecuencia).

Señale las funcionalidadesque su SGA debería contemplar. No cuente cuántas respuestas positivas ha marcado, sólo cuáles son sus números:

 

1 Planificación de descargas

2 Recepciones con RF

3 Reposición manual por RF

4 Picking y expediciones por RF

5 Etiquetado de mercancía

6 Movimiento manual con RF

7 Movimiento semiautomático con RF

8 Consulta de datos del artículo a través del EAN con RF

9 Consolidar recepción con RF

10Consolidar ubicación con RF

11 Gestión dinámica de rotación

12 Entradas de producción

13 Reposición manual

14 Control de errores de gálibo

15 Diseñador de etiquetas de código de barras

16 Planificación de expediciones

17 Reposición automática en la ubicación de picking

18 Gestión del contenedor cliente y gestión de retorno del mismo al almacén

19 Gestión de dispositivos pick to light / put to light

20 Carga de camión por RF

21 Mensaje automático de material cargado en camión

22 Consultas genéricas

23 Reservas de stock manuales

24 Gestión de rutas de envío

25 Comunicaciones con archivo de texto plano

26 Salida de material con gestión de rutas

27 Gestión de apilabilidad en picking

28 Comunicaciones con SAP mediante IDOC

29 Comunicaciones con sistemas externos

30 Gestión de clasificadores de alto rendimiento

31 Parking automático

32 Gestión de carga en Aeropuerto

 

Si ha contestado afirmativamente a una o más de las preguntas contenidas dentro de la horquilla, en principio, su almacén necesitaría, como mínimo, una implementación del nivel adyacente a la horquilla.

La respuesta afirmativa cuyo número sea más alto indicará el nivel mínimo necesario. Así, por ejemplo, si ha respondido asertivamente a la 14 y a la 29, el nivel de SGA que le corresponderá será el 5.

 

0 1

1 a 11 2

12 a 15 3

16 a 24 4

25 a 29 5

30 a 32 6

 

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COMPROMISO DEL CLIENTE

Para conseguir el éxito en la instalación de un SGA resulta imprescindible el compromiso y la implicación del cliente. Esta colaboración se debe producir desde incluso antes de comenzar con la implementación. No se trata de designar al “informático”de la empresa “para que se “haga cargo” de este asunto.

De hecho, según Ignasi Mallol, responsable de la oficina técnica de software (OTSW) de Mecalux, ese es el perfil con el que se trabaja menos tiempo, ya que su intervención en el proyecto es puntual, generalmente para convenir cómo se harán las comunicaciones entre el sistema informático del cliente y el SGA.

Directivos

Por el contrario, sí hace falta tiempo y dedicación por parte de los directivos de la empresa, especialmente de los encargados de logística y del almacenaje. La razón es que cuanto más complejo sea el proyecto, más necesario es conocer completamente la operativa que se lleva a cabo en la compañía, los flujos de mercancías y, en definitiva, todo en lo que participa o con lo que tiene que ver el almacén.

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LAS SOLUCIONES SINGULARES DEL NIVEL 6

Además de los cinco niveles de implementación descritos en este reportaje, hay un sexto nivel que se reserva para instalaciones muy singulares. Es el que habría que instalar en el caso de utilizar sistemas especiales o exclusivos, tales como la gestión de clasificadores de alto rendimiento, los parkings automáticos o el manejo de carga en aeropuertos.

En estos proyectos especiales, el departamento de desarrollo de software de Mecalux efectúa un complejo análisis funcional modular a fondo y elabora una solución a medida de las necesidades concretas de la instalación.