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La ‘e-factura’ se impone

27/03/2014

La factura electrónica, poco a poco, gana terreno dentro de las transacciones empresariales. Hoy en día conviven el formato tradicional y el electrónico. Pero confeccionar y enviar correctamente este documento tiene sus reglas. Se las explicamos.

Desde que la disposición adicional séptima de la Ley 10/1985 estableciese para los empresarios la obligación de emitir factura por las operaciones que realicen, los modos de expedir y entregarlas han cambiado. La factura electrónica supone un avance cuantitativo y cualitativo sin precedentes en la relación comercial entre sociedades.

Este útil instrumento, aún no demasiado implantado en las pymes, posee ciertas características que describiremos en este artículo. Sin duda, el hecho de utilizar medios electrónicos para conservar las facturas, además de representar un ahorro para las compañías, supone economizar tiempo y medios en cualquier procedimiento de comprobación que pudiera o quisiera iniciar la Administración tributaria.

Por ello, en un futuro no demasiado lejano, ésta obligará a las empresas a conservar sus facturas utilizando los medios electrónicos como única opción. En cuanto a la remisión de las facturas, la normativa actual exige que el destinatario de las mismas otorgue su consentimiento expreso; si no lo diese, se le debe remitir la factura en papel.

Por tanto, es posible hablar de una coexistencia de las facturas en papel y las electrónicas. Pero, sea como fuere, siempre deben permitir la constatación de su fecha de expedición, su consignación en el libro de registro de facturas expedidas y su adecuada conservación. Y todas contendrán los siguientes datos:

• Número y, en su caso, serie.

• Fecha de expedición: si se hubiese recibido pago anticipado, o la fecha de confección de las operaciones fuera distinta a la de expedición de la factura, también hay que consignarlo. Las facturas deben ser expedidas en el momento de efectuarse la transacción.

• Nombre y apellidos, o razón social del obligado a expedir la factura y de quien la recibe.

• Número de identificación fiscal.

• Domicilio del obligado a expedir factura y del destinatario de la misma.

• Descripción de las operaciones.

• Tipo/s impositivo/s aplicado/s a las operaciones.

• Cuota tributaria que se repercuta; en su caso, deberá consignarse por separado. Obligaciones

Como toda factura, la electrónica cuenta con una serie de obligaciones para los empresarios en la totalidad de sus operaciones comerciales:

• Cualquier empresario tiene la obligación de remisión de las facturas o documentos sustitutivos, que podrá ser cumplida por toda clase de medios y, en particular, electrónicos, siempre que en este caso el destinatario haya dado su consentimiento de forma expresa y los sistemas electrónicos empleados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido.

Esta obligación puede cumplirla de las siguientes formas: a partir de una firma electrónica avanzada, basada en un certificado reconocido y elaborada mediante un dispositivo seguro de creación de rúbricas; usando un intercambio electrónico de datos (EDI); o bien empleando los elementos propuestos a tal fin por los interesados, siempre y cuando sean autorizados por la Agencia Tributaria.

a) Conservar copia o matriz de las facturas que emitan.

b) Guardar las facturas u otros justificantes recibidos de empresarios por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en el desarrollo de su actividad empresarial. La conservación de las facturas, sean éstas recibidas o expedidas, es una obligación legal para el empresario, que además debe efectuarse de manera que se garantice el acceso a ellas por parte de la Administración tributaria sin ninguna demora, salvo causa justificada. En concreto, esta obligación puede llevarse a cabo utilizando medios electrónicos.