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Consultoras: El `oráculo´ logístico

01/10/2007

Desde la adquisición o fabricación de productos, hasta la puesta en venta de los mismos, pasando por los procesos de almacenaje y transporte, todos los procedimientos y acciones que lleva a cabo una compañía han de solucionarse de un modo unitario y sin fisuras. Los problemas surgen cuando el empresario no sabe muy bien cuál será el tipo de software de gestión logística que se adaptará mejor a su estructura corporativa.

En este sentido, la implantación de una solución inadecuada puede costar a la empresa una gran pérdida de dinero y tiempo. Es aquí donde cobra importancia el papel de las consultorías. Gracias al conocimiento que poseen del mercado, se encargan de entablar un trato personalizado con el cliente para, en primer lugar, analizar la situación, y en segunda instancia, ofertarle el paquete de soluciones más conveniente a sus necesidades.

Nosotros ofrecemos a las empresas un trabajo continuado,que les hace conocer mejor la realidad de su negocio, pudiendo así sacar el máximo partido de sus posibilidades.Y es que en un momento como el actual, en el que la unificación de las tareas resulta indispensable para controlar todo el proceso logístico, se antoja necesario contar con los servicios de una consultoría de software de gestión”,apunta Jordi Piferrer, socio-director de Acacia, sociedad especializada en soluciones de almacenaje.

 

Servicio integral

Estas empresas difieren mucho unas de otras. Un primer grupo lo forman las consultoras que ofrecen un servicio integral a aquellas compañías que cuentan con una cadena de gestión logística que abarca desde el almacenaje a la distribución, pasando por el transporte.

Sin embargo, suele ser más habitual que las consultoras tiendan a una especialización para, de esta forma, tratar con empresas que, bien se centran en una parte de una cadena logística, bien prefieren que varias consultoras ofrezcan soluciones individualizadas para cada área de su gestión. Debido a ello, es habitual verlas trabajando para grandes firmas cuya enorme logística es difícilmente abarcable a través de un único software.

En el primer grupo se encuentra, por ejemplo, Doriath Solutions. Mía Reyes, gerente de esta firma, considera que “la ventaja que ofrece este tipo de consultoras radica en la posibilidad de dar al cliente una solución integrada total”, lo que les permite no depender de terceros y evitar interferencias con otros sistemas logísticos de la empresa que, por alguna razón, puedan no ser compatibles y provoquen que un software, que en principio debería funcionar correctamente, no logre los resultados esperados.

Por otro lado, los problemas que hallan estas organizaciones están relacionados con la falta de especialización concreta en un área y la incapacidad que pueden tener para solucionar trabas específicas que pueden surgir en una parte del proceso logístico.También podrían aparecer obstáculos cuando un cliente crece de tamaño y, como consecuencia, lo haga también toda la logística que lleva aparejada.

Esta es la razón por la que las compañías que contratan estos servicios suelen oscilar entre un tamaño pequeño y mediano. Reyes puntualiza, en cambio, que “cubrir todo el proceso es una ventaja muy destacada puesto que ofrecemos al cliente la posibilidad de no tener que andar poniendo en común el trabajo de varios instaladores de software distintos, pudiéndose limitar a evaluar resultados definitivos y no parciales”.

Asimismo, se encuentran aquellas consultorías que centran sus esfuerzos en un segmento de la logística con el fin de proporcionar soluciones especializadas. En este caso, son capaces de dar respuestas a problemas muy concretos y una adaptabilidad más flexible al crecimiento empresarial que pueda experimentar el cliente.

Ser líderes en un área concreta de la gestión logística sirve para ofrecer un producto específico que, además de dar garantías de especialización, se implanta de una manera más sencilla que si se tratase de una inmensa cadena de software”, afirma Yolanda Núñez, responsable de marketing de la empresa Tools Group, especializada en la optimización de inventario.

Además, quien se hace con nuestros servicios puede unificar la información que le suministramos con la que le dan otras soluciones de software aplicadas a diferentes partes del proceso, de un modo bastante sencillo y sin el riesgo de quedar indefensos ante problemas que puedan surgir por falta de especialización”,añade Yolanda Núñez.

 

La instalación

Sea cual sea la empresa consultora con la que contacte una compañía,el proceso inicial de implantación es casi análogo. En primer lugar, el empresario que quiere instalar una solución de software de gestión logística se pone en contacto con la consultoría.La primera petición que suele llevar a cabo es, en la mayoría de ocasiones, averiguar cuáles son los factores que hacen que la marcha de esa sociedad no sea la deseada.

Hay veces en las que los usuarios no logran conocer a ciencia cierta dónde reside el error. Por eso, nos piden que llevemos a cabo un estudio de cuáles son las gestiones que están entorpeciendo los resultados. En el caso, por ejemplo, de un supermercado,qué factores hacen que haya demasiado stock o que, al contrario, se agoten rápidamente productos muy demandados”, comenta la responsable de Tools Group.

La mayoría de las consultoras cuentan con un programa base desarrollado por ellas mismas sobre el que efectúan las modulaciones pertinentes que necesita cada empresa. Celestino Morán, gerente de IDP Soft, compañía especializada en logística de plantas, indica que dicho programa estándar es el resultado de “la búsqueda en el mercado de una serie de herramientas contrastadas que logren, no sólo encontrar una solución convincente, sino que ofrezcan también opciones concretas a empresas industriales”.

Para ello es necesario el trabajo de un grupo de programadores que puedan adaptarse a las necesidades y demandas del cliente, pero manteniendo siempre esa herramienta base sobre la cual gira toda la dinámica de trabajo. Y es que, en el paso previo a la implantación, la consultora se encuentra con un problema: las soluciones que deben proponer están sujetas a una gran modulabilidad en función de la empresa contratadora.

Como señala Morán: “Cada compañía funciona de una forma diferente:incluso dos que trabajan en el mismo sector, y que ofrecen los mismos productos, pueden tener una organización interna del trabajo radicalmente distinta”. El reto de la consultora es, por ello, adaptarse a sus clientes continuamente al tiempo que adecuar la solución o soluciones base sobre la cual gira su propuesta.

 

Los primeros pasos

Antes de dar luz verde a la consultora para que instale su software, es necesario realizar una serie de matizaciones previas relativas al alcance del proyecto. Jordi Piferrer resalta que“estos acuerdos vienen regidos por presupuestos y tiempos: dependiendo de ellos, se establecen los objetivosy las prioridades”.

Una vez se da paso a la implantación de la herramienta, empieza un proceso que puede ser largo y que requiere un gran trabajo de formación por parte de la consultoría. “En la mayoría de las ocasiones,el cliente desea tener un amplio conocimiento del software, siendo necesaria una formación intensiva con el objetivo de que les sirva para tomar decisiones por sí mismo de cara a futuras ampliaciones”, manifiesta Piferrer.

Por su parte, Celestino Morán defiende la importancia de que el cliente pase por una serie de pruebas hasta lograr la solución final: “La formación inicial puede durar meses, pero hasta que la integración sea total, a nivel formativo y funcional, podrían pasar varios años”. En cuanto al tipo de proyectos a los que suelen enfrentarse las consultoras son, por un lado modulables, ya que se adaptan a las nuevas necesidades que puedan surgir al cliente y, por otro, escalables, al acompañar a la empresa en todos los pasos que la conduzcan hacia el crecimiento. “Es indispensable que esto ocurra ya que de lo contrario la firma no podrá confiar en una consultora incapaz de ajustarse a ella y, en especial, al auge de negocio que ésta puede experimentar”,asevera Yolanda Núñez.

A este respecto, se puede usar IDP Soft como paradigma. Esta consultora dispone de dos programas que se aplican en función del tamaño del cliente. Uno dirigido a pequeñas y medianas empresas enfocadas a la producción industrial pura, y otro para compañías que posean un programa de distribución logística más amplio. “Es posible que un cliente empiece solicitando la primera solución y que, con el paso de los años, pida cambiar al segundo software al haber crecido institucionalmente”, explica Morán. En lo que se refiere a las mejoras que deben aplicarse con cierta continuidad en las empresas que instalan una herramienta de gestión logística, las consultoras actúan de modo dispar.

Tools Group comercializa una solución llamada DPN que, una vez implantada, efectúa un seguimiento continuo del cliente. Prácticamente cada año sale al mercado una nueva versión mejorada del software que es de tipo genérico y luego, más en concreto,se pueden añadir funcionalidades para empresas que necesiten una implementación determinada”, reflexiona Núñez.

 

Actualización

Por otro lado, la empresa Doriath Solutions garantiza la actualización del producto a los clientes que tengan un contrato de mantenimiento: “Nuestras actualizaciones suelen efectuarse cada uno o dos meses. Si bien, no es tanto el propio software lo que nos preocupa como las redes de captura de información: la parte del sector que avanza más rápido y que incluye sistemas de radiofrecuencia o etiquetas RFID. Son esta clase de tecnologías las que actualizamos más velozmente ante el riesgo inminente de que puedan quedar obsoletas”, expone Mía Reyes.

Acacia cuenta con un sistema de actualizaciones que incluye dos variantes.En una primera, la consultora crea con la empresa un equipo de trabajo mixto, de tal forma que el cliente, con la formación necesaria, elige cuáles quiere que sean los procedimientos y el ritmo con el que se lleven acabo las instalaciones.

La segunda variante, comenta Pimferrer, “consiste en hacer una maqueta con el conocimiento previo de la logística del cliente,y con ella vamos cambiando de software base cada año o año y medio.También la periodicidad dependerá del tamaño y las exigencias del usuario: cuánto mayor sea, su requerimiento será posiblemente superior”.

Así pues, gracias a estas consultoras,el cliente puede, en definitiva, controlar cada proceso de su red logística de una manera centralizada.“La oferta que tenemos no sólo ayuda a la empresa a la gestión diaria de su logística, sino que gracias al tiempo y al esfuerzo que ahorra, favorece un mayor aprovechamiento de los factores internos, haciendo posible un desarrollo institucional más rápido”,concluye Mía Reyes.

 

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EL SGA SEGÚN MECALUX

 

La multinacional española especializada en soluciones de almacenaje dispone de una plataforma avanzada para la gestión de almacenes. Con la última versión de su software, la compañía ha mejorado sustancialmente la modularidad y flexibilidad del SGA a la hora de programarlo, por lo que la instalación y los posibles cambios que necesite efectuar el cliente son en estos momentos mucho más sencillos y rápidos.

No se trata de un producto comercial y dado que se adapta a las necesidades concretas del usuario, su instalación requiere de una consultoría por parte de los técnicos de Mecalux. Gracias a ello, es posible integrar las operaciones del almacén en la gestión global de la compañía (conectarlo al ERP, por ejemplo) e incluirlo en la cadena de valor y de suministro de los negocios.

 

Enlazar pedidos

La plataforma de la firma española es capaz de enlazar los pedidos provenientes de la administración de la empresa o la mercancía que se genera en la producción de la compañía con su logística; organizar y ordenar las ubicaciones de las unidades de carga conforme ar eglas establecidas destinadas a la optimización del espacio; gestionar el picking, así como elaborar estadísticas y emitir informes de actividad minuciosos y precisos, entre otras posibilidades. En definitiva, se trata de una exigente herramienta desarrollada sobre el conocimiento de décadas de experiencia en el negocio del almacenaje, que se complementa con el consejo y la consultoría de verdaderos expertos en la materia.

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PROFESIONALES A LA MEDIDA

La organización interna de las consultorías de software de gestión logística cuenta con un gran número de expertos multidisciplinares que van desde profesionales de la logística a especialistas en sistemas o informática. “La clave está en combinar estos conocimientos y aplicarlos a la empresa. Sin un buen equipo profesional es imposible sacar adelante una compañía de este tipo”, asegura Mía Reyes, gerente de Doriath Solutions. Desde Acacia, Jordi Piferrer, socio director de la firma coincide: “Lo más importante es que estos expertos interactúen con miembros de la empresa para así crear grupos mixtos que lleven a cabo tareas de manera conjunta”.

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EL DESAFÍO DE LA CONSULTORA

La organización interna de las consultorías de software de gestión logística cuenta con un gran número de expertos multidisciplinares que van desde profesionales de la logística a especialistas en sistemas o informática. “La clave está en combinar estos conocimientos y aplicarlos a la empresa. Sin un buen equipo profesional es imposible sacar adelante una compañía de este tipo”, asegura Mía Reyes, gerente de Doriath Solutions.

Desde Acacia, Jordi Piferrer, socio director de la firma coincide: “Lo más importante es que estos expertos interactúen con miembros de la empresa para así crear grupos mixtos que lleven a cabo tareas de manera conjunta”.