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Últimas tendencias en aprovisionamiento: Integración de la SCM en Repsol YPF

27/03/2014

La planificación e integración de la cadena de suministro (SCM) marcan las últimas tendencias en la gestión de los aprovisionamientos. Las experiencias en este campo de las compañías son muy diversas, dado que se suelen dar dos casos extremos: las que deciden, sin apenas infraestructura previa, planificar la SCM para no quedarse fuera de juego; y las que paso a paso, como un proceso continuo, han ido integrando elementos de la SCM.

Nuestro caso está mucho más cerca de este segundo ejemplo y, teniendo en cuenta el mundo cambiante, incierto y con los sistemas de información disponibles actualmente, creemos que un proceso continuo y abierto, diseñado para gestionar la incertidumbre y la flexibilidad, tendrá más asegurada su supervivencia.

Hasta 1990, los sistemas de información para la producción que existían en Repsol YPF Lubricantes y Especialidades (RYLESA) sólo eran para la fabricación. La complejidad del mercado de los lubricantes y, en consecuencia, las dificultades en la gestión de la fabricación y del aprovisionamiento de materiales (muchas referencias y tipos de envases, formulaciones complejas y cambiantes, aditivos especiales, etc.) nos impulsaron a planificar la fabricación. Por medio de una herramienta de forecasting y del MRP (Manufacturing Ressources Planning), se estableció una demanda estimada, con unas necesidades de fabricación y compra, donde se hacen planes mensuales y semanales.

Los plazos y flexibilidad de la fabricación mejoraron apreciablemente. El sistema de fabricación es contra stock, pero se introducen elementos de fabricación pull (se hace programación diaria en fábrica, donde se modifica el plan mensual de acuerdo con los pedidos recogidos diariamente). En el otro extremo de la C. S. se inicia un proceso de centralización y optimización de almacenes.

Por otra parte, en el año 1995, se hace una reingeniería de los procesos, encaminada a mejorar la posición competitiva de la compañía. Se finalizan los procesos de optimización de la fabricación (se deja una sola fábrica) y de la distribución (almacén único y central, al lado de la fábrica).

Desde un punto de vista logístico, se definió una estrategia de servicio, con un doble objetivo: plazo de entrega en 3 días y nivel de servicio del 97%. A consecuencia de estos objetivos se externaliza la distribución (un operador logístico realiza la gestión completa del almacén central y de toda la distribución a través de sus plataformas), se mejora la programación diaria (implantación de una herramienta de desarrollo propio), se redefinen los stocks de seguridad y parámetros logísticos de los materiales (plazos, agrupación de demanda, lotes, etc.) y se realiza un seguimiento de los plazos de entrega a los clientes y del nivel de servicio (implantación de una herramienta propia).

Como ya presumíamos, los objetivos planteados en el extremo de la cadena logística afectan a todos los elementos de la SCM, y aparecen algunas inconsistencias en la medición del nivel de servicio, criterios de los stocks de seguridad, cumplimiento de entregas, etc. Es preciso, por tanto, integrar de una manera coherente la SMC, para lo cual hacen falta herramientas que relacionen los diferentes elementos de la cadena. RYLESA en el año 1997 acomete el proyecto de implantación de una herramienta de planificación de la SCM, que desde 1998 está en explotación.

Las características que se valoraron en la herramienta fueron: interrelación real entre la planificación del reaprovisionamiento y el nivel de servicio, calidad de los modelos matemáticos de estimación de la demanda, flexibilidad para adaptarse a los diferentes modelos logísticos, utilización modular, sencillez de uso y adaptación a los diferentes sistemas ERP. La utilización de herramientas de planificación da una gran estabilidad y fiabilidad a la gestión de la SCM, sobre todo en los cambios de sistemas; además de permitir la toma de decisiones estratégicas y operacionales.

El sistema de fabricación es mixto contra stock/pull. Una serie de interfases mantienen la comunicación entre los sistemas, la herramienta de planificación importa del ERP el catálogo, historia y situación de stock y exporta estimaciones y stock de seguridad. El ERP, a su vez, está en conexión con el sistema automático de fabricación. La gestión de pedidos, fechas de entrega, fechas de compromiso de disponibilidad y el SAC están plenamente integrados.

La herramienta de planificación, junto con el ERP y el sistema local de la fabricación, componen un sistema altamente consistente y flexible; además está coordinado por el departamento de Planificación y en él están integrados desde los niveles de servicio pactados con la Dirección Comercial, hasta los parámetros de reaprovisionamiento de los materiales; desde las estimaciones, hasta el lanzamiento diario de las órdenes de fabricación de acuerdo con los pedidos recibidos, el compromiso de disponibilidad de los productos y el fullfilment.

Autor: José Carlos Alcázar. Jefe de Planificación de Repsol YPF Lubricantes y especialidades