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Sumasa, gestión de compras de La Caixa

10/10/2003

La compañía Sumasa, del grupo “la Caixa”, gestiona las redes corporativas y los espacios de trabajo de sus clientes, así como el mantenimiento, la seguridad, las compras y los suministros. Uno de los métodos que utiliza para cumplir su cometido, y que aporta la máxima transparencia a cada operación, es la subasta electrónica a través de Oracle Exchange.

Se trata de una herramienta válida si la compra del producto o la contratación del servicio puede ser definida sin ambigüedades, si lo comercializa más de un proveedor, que además está interesado en entrar en el negocio, o si el cliente confía en todas las compañías que van a participar en la subasta.

A diario, los departamentos de compras se ven envueltos en larguísimas conversaciones telefónicas, tensas discusiones con sus proveedores y gestiones manuales, muchas veces ineficientes. Todo ello para encontrar el mejor producto o servicio al precio más competitivo del mercado.

Teniendo en cuenta que cada compañía necesita aprovisionarse de materias primas porque tiene que producir y que al mismo tiempo se hace cargo de adquirir hasta la más insignificante caja de clips a fin de desarrollar las actividades administrativas diarias, los profesionales dedicados en exclusiva a comprar pueden llegar a efectuar hasta cientos de operaciones sólo en un mes.

Al igual que la utilización de la Red y de las nuevas tecnologías están optimizando la gestión de los almacenes, la planificación de las rutas de reparto o la emisión de pedidos por parte de los clientes son herramientas realmente válidas para facilitar y agilizar las compras.

Oracle es la segunda compañía de software del mundo y la primera en soluciones para empresas; sus productos les ayudan a gestionar su información y a manejar los millones de datos que mueven al día, tanto en el ámbito interno como en la relación con sus clientes. Del abanico de aplicaciones de la multinacional, una muy útil para gestionar y optimizar las compras, dentro del conjunto de aplicaciones SCM (Supply Chain Management), es la denominada Oracle Exchange.

Entrando en detalle, se trata de una herramienta enfocada a aquellas empresas que quieren crear o participar en un marketplace global y on-line, de modo que pueden comprar y vender todo tipo de bienes y servicios al mejor precio, tomando las decisiones más estratégicas.
 

La experiencia de Sumasa

Una experiencia muy positiva para el día a día del negocio a partir de la utilización de esta herramienta concreta es la de Sumasa (Suministros Urbanos y Mantenimiento, SA), una compañía del grupo “la Caixa” dirigida al mercado empresarial y encargada de gestionar las siguientes áreas de sus clientes: redes corporativas y espacios de trabajo, mantenimiento, seguridad, compras y suministros.

Antes de pasar a explicar hasta qué punto le es útil a Sumasa la aplicación Oracle Exchange, Xavier Plana, responsable de desarrollo del marketplace de la compañía, quiso dar dos pinceladas de la situación actual del mercado: "“Siempre hablamos de producir más y mejor y de conseguir la máxima satisfacción del cliente al menor coste. Pero cumplir todas y cada una de estas variables a la vez es imposible. El problema está en que muchas empresas lo afirman y las demás se lo creen"”.

A lo que añadió, "“hay que aplicar el sentido común, sobre todo cuando utilizamos la tecnología en los procesos de negocio. Sólo hay que reflexionar acerca de ello"”.Por otra parte, tal y como explicó Xavier Plana, "“de entre muchas opiniones y visiones diferentes, se puede extraer una tendencia común a todas ellas: el énfasis en la optimización de costes y de las estructuras organizativas"”.

"A su vez, “-sigue- prima la necesidad de adaptar los recursos a las demandas reales del mercado, crece la externalización de servicios de alto valor añadido, se reducen las inversiones en infraestructuras tecnológicas tradicionales y aumenta la exploración de iniciativas y proyectos con tecnologías emergentes. Todo ello con una clara orientación hacia los retornos de la inversión a corto plazo"”.

Para entender cómo y por qué Sumasa se decidió por esta herramienta, hay que detallar también que la compañía nació para realizar de forma gradual para “la Caixa” parte de las funciones que típicamente se entienden como de servicios generales.

En los últimos años, la entidad financiera ha crecido hasta contar con casi 5.000 oficinas, encargándose de su apertura Sumasa, además del posterior aprovisionamiento de materiales (papelería, oficina, mobiliario, artículos promocionales, etc.), de productos y servicios (informática, telecomunicaciones, electricidad...) y de su mantenimiento, limpieza, seguridad, etc.

Para ello, contrata a los proveedores que imparten tales servicios o venden los productos. En definitiva, "“la compañía ahora es experta en compras en cualquiera de estos campos más que en la implantación de tecnología o en la adquisición de materias que son el objeto de negocio de los clientes"”. Porque la experiencia de Sumasa trabajando para “la Caixa” le ha servido para desarrollar después el mismo negocio para terceros.

Es decir, se trata de librar a las empresas de aquellas actividades que no les aportan valor en sus departamentos de compras y les suponen un tiempo precioso que pueden dedicar a su core business. En un primer momento, fue la entidad financiera quien decidió adquirir esta herramienta para poner en marcha una plataforma de comercio electrónico, "“porque en definitiva lo que persigue “la Caixa” son las transacciones electrónicas"”.

Más tarde, en 2000, resolvió que la debía utilizar Sumasa porque era quien sabía comprar. "“La intención fue aprovechar nuestra experiencia y el volumen de compra para después ofrecerlo a otras empresas y al mercado en general"”, explicó Plana.
 

Servicios de valor

La cadena de valor que contempla la propuesta de Sumasa, dentro de este ámbito específico de las compras y el suministro, engloba: el estudio del mercado específico; la evaluación y homologación de productos y proveedores; la gestión de la información recibida; la negociación; la gestión de las peticiones, de los pedidos, del almacén, de la distribución y de la logística asociada.

También la gestión de los presupuestos y de los trámites administrativos, de la metodología, de la calidad y del servicio ofrecido al cliente, así como la investigación, el desarrollo y la evolución de las plataformas tecnológicas de soporte o la atención y la relación con el cliente.

Una vez que Sumasa comenzó a trabajar con el marketplace, con cada uno de sus clientes empezó a potenciar las compras a partir de la organización de subastas electrónicas para después concretar su actividad en tres servicios:

  • La gestión global de compras y suministros: el servicio comprende desde la planificación hasta la entrega, pasando por la gestión de los proveedores, el aprovisionamiento y la logística asociada. Es decir, cabe la posibilidad incluso de negociar la entrega de la mercancía; sacar a subasta el cómputo de compras anual y especificar su distribución mensual.
  • La gestión de compras mediante la negociación electrónica: se trata de peticiones de presupuestos, subastas o combinaciones de ambas.
  • El servicio ASP (Application Service Provider) de la plataforma tecnológica de compras: la compañía alquila su plataforma tecnológica a fin de que su cliente realice sus propias compras; es una herramienta fácil de implementar que no afecta a los sistemas internos.

Para Xavier Plana, los beneficios de esta forma de trabajo están muy claros: “"El retorno de la inversión es muy rápido a lo que se suma el ahorro alcanzado. Hasta el momento, desde noviembre de 2000, se han realizado más de 600 subastas, con la transacción de 300 millones de euros, no negociados por teléfono, y el registro de 600 empresas. El récord, por ahora, fue en diciembre de 2002, cuando en ese mes se llevaron a cabo 73 compras"”.

No obstante, “"nos hemos encontrado que normalmente comprar es liderar y persuadir"”. Las subastas que organiza Sumasa requieren una conversaciones con los proveedores para incitarles a participar, para lo que es necesario su presencia desde que se inicia el proyecto hasta que concluye; el negocio está basado en la confianza.

Según Plana, es por este motivo por el que no han funcionado hasta el momento las subastas electrónicas convencionales, en las que se apunta un número de personas sin haber una comunicación. "En cambio, la herramienta funciona perfectamente cuando es el interesado en vender o en comprar quien controla y dinamiza la operación"”.

También es destacable que en este campo “"no hay expertos ni investigadores. En Sumasa hemos ido aprendiendo día a día, desarrollando el negocio conforme a lo que nos iban expresando los clientes”". También ha sido un factor muy relevante del éxito obtenido el que “"un gran jugador como “la Caixa” haya sido quien ha arrastrado a muchos otros más pequeños"”. En caso contrario, la herramienta hubiera tardado años en funcionar y en ser rentable.

De este modo, subastando las compras, Sumasa ha logrado ahorrar entre un 10 y un 15% de media en comparación con el gasto de años pasados, unos ahorros que después pasan a mantenerse porque se trata de proyectos a medio y a largo plazo. Principalmente, la herramienta "“garantiza que se va a conseguir el mejor precio del mercado en ese momento y la reducción del tiempo necesario para la negociación".

"Según nuestros datos, éste ha pasado de 2,5 meses de media a unos 15 días”", finaliza Plana. Sin embargo, es la transparencia el mejor beneficio. Al final de cada subasta todos los proveedores conocen el precio ganador, aunque no saben quién lo ha ofertado. De esta forma, en la siguiente ocasión, cada proveedor ya sabe que debe igualarlo o mejorarlo para optar a ganar.

La transparencia ha llegado a ser la clave de muchas de las operaciones que se realizan. Xavier Plana añadió un ejemplo muy representativo al respecto: “

"Uno de nuestros clientes acudió a nosotros para organizar una subasta. Sin embargo, nos permitimos el preguntarle por qué la quería llevar a cabo si ya contaba con todos los precios y características del producto que necesitaba, e incluso se había prácticamente decidido por uno de sus proveedores. Su respuesta fue muy clara: por transparencia ante el resto de participantes"”.

Asimismo, la experiencia ha demostrado a Sumasa que una subasta funciona cuando se cumplen los siguientes factores:

  • El producto puede ser definido exactamente, sin ambigüedades.
  • Dicho producto debe ser comercializado por más de un proveedor.
  • Existe más de un proveedor interesado.
  • Están dispuestas a participan aquellas compañías en las que el cliente confía, por lo que no dudaría en trabajar con cualquiera de ellas si ganasen.

En el caso de que no se cumplieran ninguno de estos requisitos la empresa del grupo “la Caixa” aconseja utilizar otros métodos para comprar e incluso acudir a los procedimientos tradicionales a través del fax o del teléfono. También cabría la posibilidad de utilizar distintos tipos de herramientas como el envío de ofertas que no se enfrentan entre ellas, muy útiles para pequeñas transacciones.

La variedad de productos y servicios de los que Sumasa se encarga de gestionar su compra es bastante completa. La filosofía que han aplicado ha sido la de experimentar primero con la adquisición de unidades para “la Caixa” para después, en función de si todo ha ido correctamente, empezar a ofrecerlo al exterior.

De los inicios con la compra de artículos de papelería se ha pasado a la subasta de la contratación de servicios de limpieza o de seguridad. Otro tipo de iniciativas en auge son las subastas de ventas de inmuebles. “"En diciembre de 2001 se efectuó la venta de los más emblemáticos de Gas Natural por un valor superior a los 45 millones de euros"”.

A todo esto hay que añadir los estereotipos que tal forma de trabajar tiene que romper. Es habitual que los directores de compras sean reacios al comprobar los ahorros que se van produciendo. Incluso pueden llegar a pensar que algo en su trabajo está fallando. Sin embargo, nada más lejos de la realidad:

“"Esto no quiere decir que el director de compras no realice bien su cometido, sino que estamos hablando de un nuevo canal de compras, un proceso alternativo, que aporta otros matices como una transparencia total, muy difícil de alcanzar en un proceso convencional”. De todos modos, “hasta dentro de dos o tres años no tendremos suficiente información como para saber dónde hemos acertado y dónde hemos fallado"”, concluye.