Un software con el que sincronizar fácilmente almacén y agencias de transporte

14/06/2021

La expedición y entrega de los pedidos son dos operativas trascendentales de la logística e-commerce, pues influyen directamente en la satisfacción de los clientes. ¿Cómo ofrecer un servicio más eficiente y sin errores? La respuesta es Multi Carrier Shipping Software de Mecalux, un software que incluye las funcionalidades necesarias para realizar los procesos de empaquetado, etiquetado y envío de los pedidos. Con esta solución, el almacén se comunica directamente con las principales agencias de transporte (entre otras, UPS, DHL, TNT o DB Schenker), por lo que la compañía dispone de un control integral de todo el proceso de expedición de la mercancía y una mayor productividad.

La expedición de la mercancía representa una fase crítica en la logística, sobre todo cuando se trata de empresas de comercio electrónico. El resultado de este proceso incide directamente en los costes y determina la satisfacción del cliente, por lo que requiere una planificación y una organización muy minuciosas. 

Los e-commerce suelen trabajar con una o varias agencias de transporte. Para evitar retrasos y fallos que pueden provocar quejas por parte de los clientes y, en última instancia, un freno para el crecimiento del negocio, deben coordinar los procesos de empaquetado y etiquetado de la mercancía con las agencias de transporte. 

Programa que sincroniza el almacén con cualquier agencia de transporte

¿Cómo son las expediciones de un almacén?

Antes de introducir los pedidos en un camión de reparto, se llevan a cabo un conjunto de procesos: desde la preparación, empaquetado y etiquetado de los pedidos, hasta la creación de la documentación para el transportista. Realizar todos estos pasos con agilidad evita retrasos en los repartos. 

Una vez terminados los pedidos, estos se empaquetan y etiquetan y, al mismo tiempo, se genera la documentación debida para el transportista: la factura comercial, el seguro de transporte o las instrucciones sobre dónde entregar los bienes enviados. También se comprueba el peso y las dimensiones de los pedidos con el fin de asegurar que se correspondan con los requerimientos del transportista. 

Acto seguido, los pedidos se depositan temporalmente en la zona de muelles hasta que venga a recogerlos el transportista en cuestión. En esta área también puede llevarse a cabo la personalización de los envíos (por ejemplo, envolviéndolos en papel de regalo) o el montaje de kits o packs (algo muy común cuando se expiden productos en promoción). 

La mayoría de e-commerce suelen trabajar con una o varias agencias de reparto. Por lo general, estas empresas cuentan con un software de gestión de transporte propio que diseña las rutas y supervisa el estado de los productos (o, lo que es lo mismo, controla su trazabilidad). Si el almacén puede conectarse con este software, se agiliza el manejo de los pedidos y el intercambio de información. 

Cómo funciona Multi Carrier Shipping Software de Mecalux

Todos estos procesos manuales requieren que los trabajadores realicen repetidamente la misma tarea, pudiendo obtener así resultados ineficientes y un riesgo elevado de cometer errores. 

Por ello, Multi Carrier Shipping Software busca automatizar la gestión de las expediciones y la comunicación entre el almacén e-commerce y las distintas agencias de transporte. Se trata de una extensión del software de gestión de almacenes (SGA) Easy WMS de Mecalux dedicada específicamente a organizar los procesos de empaquetado, etiquetado y envío. 

Estas son las operativas que organiza Multi Carrier Shipping Software: 

Empaquetado de los artículos que conforman el pedido

Consiste en introducir los artículos que conforman los pedidos dentro de un paquete o envoltorio. Es una operativa esencial para que la agencia de transporte pueda manipular los pedidos con facilidad.

Los operarios pueden hacer este trabajo en un área de trabajo especialmente habilitada para ello. Por ejemplo, pueden recoger los artículos ubicados en unos casilleros, en un transportador o en un sórter, empaquetarlos y, después, colocar los paquetes en los transportadores o en las jaulas de las agencias de transporte.

Sea como sea el proceso, Multi Carrier Shipping Software guía a los operarios en todo momento, señalándoles qué artículos empaquetar o si deben empaquetarlos en una única unidad de carga o en múltiples. Podría ocurrir, además, que el cliente haya solicitado algún producto más durante la preparación de su pedido. En ese caso, el sistema indicará al operario qué hacer.

Gracias a la supervisión constante de Multi Carrier Shipping Software, los operarios preparan los paquetes con mayor dinamismo y verifican, a la vez, que no se haya producido ninguna equivocación en la preparación de pedidos. 

Impresión de etiquetas y del albarán

Todos los paquetes deben estar debidamente etiquetados, pues es la única forma de identificar y hacer un seguimiento eficiente de los pedidos. 

Multi Carrier Shipping Software sabe con antelación qué agencia distribuirá cada pedido, por lo que genera e imprime automáticamente una etiqueta para cada paquete. Esta etiqueta incluye el número de seguimiento (más conocido como tracking number) para que los clientes puedan seguir la pista de sus pedidos en tiempo real. 

Una vez el operario pegue la etiqueta en el paquete, el pedido quedará listo para que el transportista solo deba escanear la etiqueta y así confirmar que es el paquete correcto. 

Asimismo, para cada envío, Multi Carrier Shipping Software imprime un albarán de los materiales enviados. De este modo, el transportista conoce cuántos paquetes recoge y entrega. 

Sincronización en tiempo real entre el almacén y las agencias de transporte

Multi Carrier Shipping Software está integrado con las principales agencias de transporte internacionales como, por ejemplo, UPS, DHL, TNT o DB Schenker, entre otras (la lista se incrementa constantemente). 

El software se comunica con las diferentes agencias en dos modalidades distintas: 

  • Offline. La comunicación entre Easy WMS y la agencia de transporte no es en tiempo real, por lo que Multi Carrier Shipping Software genera y envía periódicamente la documentación oportuna para la agencia, según los criterios establecidos.
  • Online. Easy WMS transmite a la agencia de transporte toda la información que precisa en cualquier momento (número de paquetes, peso, volumen, etc.). La agencia, por su parte, le remite los datos necesarios para generar las etiquetas y el tracking number

El empaquetado tiene un impacto directo en la satisfacción del cliente

Multi Carrier Shipping Software controla desde el empaquetado de los artículos hasta la creación del código de seguimiento con el que rastrear un pedido

Almacén y agencias de transporte sincronizadas

La prioridad de cualquier empresa es alcanzar la cota cero de errores en las expediciones. ¿Cómo lograrlo? Cumpliendo los requerimientos de las agencias de transporte en cuanto al etiquetado de los pedidos y a la generación de la documentación. 

Imprimir etiquetas compatibles con las principales agencias de transporte de manera automática y asignar un número de seguimiento a cada bulto redunda en una mayor rapidez y eficiencia en las expediciones. 

Multi Carrier Shipping Software de Mecalux no solo facilita la comunicación entre el almacén y las distintas agencias de transporte, sino que también proporciona un control integral y automático de todo el proceso de expedición. Como resultado, todas las operativas que tienen lugar antes de expedir un pedido son mucho más eficaces, incrementando la productividad y pudiendo realizar más envíos con menos esfuerzo y sin errores. 

Beneficios de Multi Carrier Shipping Software

  • Control del proceso de empaquetado. Organiza y dirige el proceso de empaquetado de los artículos. Los operarios preparan los paquetes con rapidez y sin equivocarse.
  • Comunicación con las agencias de transporte. Lleva integradas de base las principales agencias de transporte internacionales, así como las agencias más reconocidas en cada país como, por ejemplo, SEUR en España, Bpost en Bélgica o Colissimo en Francia.
  • Control integral de las expediciones. Clasifica y agrupa los pedidos en función de la ruta o agencia de transporte.
  • Creación del ‘tracking number’. Crea un número de seguimiento de los pedidos que los clientes pueden utilizar para consultar la localización exacta de los artículos que han comprado.
  • Mayor productividad. Gracias a la gestión automática de los procesos de empaquetado y expedición de los pedidos, se ahorra tiempo, se minimizan errores y, por ende, la productividad aumenta. 

La expedición es una de las operativas que requiere mayor planificación

La Ruche Logistique (Francia)

La Ruche Logistique es un operador logístico que ofrece un servicio personalizado a todo tipo de empresas (principalmente del sector e-commerce). La compañía ha instalado Multi Carrier Shipping Software de Mecalux en su almacén de Créancey (Francia) con el objetivo de lograr una comunicación fluida y bidireccional entre la agencia de transporte y el almacén, evitar errores y retrasos en las expediciones y, en definitiva, incrementar la productividad.

Gracias a Multi Carrier Shipping Software, Easy WMS se comunica directamente con nuestro transportista para informarle de los pedidos que debe distribuir. Como resultado, ya no nos equivocamos y somos más productivos y rápidos en la preparación y distribución de los pedidos.

Thomas Largeron, Gerente de La Ruche Logistique

 

Motocard (España)

Motocard, cadena de tiendas especializadas en equipación y accesorios para motoristas líder en Europa, ha transformado su centro de distribución en Solsona (España) hasta convertirlo en un auténtico almacén omnicanal. El módulo Multi Carrier Shipping organiza el empaquetado, etiquetado y expedición de los pedidos. Además, al facilitar la comunicación con las agencias de transporte que trabajan con Motocard (principalmente, SEUR y UPS), los transportistas conocen con antelación los pedidos que deben entregar en cada envío.

Gracias al módulo Multi Carrier Shipping, Easy WMS conoce con antelación qué agencia distribuirá cada pedido y, por ello, genera e imprime una etiqueta personalizada en el momento en que se cierra la caja.

Xavier Jounou, Responsable del almacén de Motocard