Al navegar por este sitio web acepta el uso de cookies propias y de terceros para una mejor experiencia y servicio. Para más información, visite nuestra Política de Cookies. Aceptar

Safa Galénica: automatización aplicada a la logística farmacéutica

28/03/2014

El distribuidor farmacéutico Grupo Safa ha extendido sus redes en el territorio español para servir en sólo tres horas a las farmacias desde sus 26 almacenes que incluyen 2 plataformas principales (Zaragoza y Barcelona), 4 intermedias (Madrid, Valencia, Córdoba y Salamanca) y otros 19 almacenes pequeños. La plataforma central de distribución de Zaragoza entrega 2.000 pedidos diarios gracias a una línea de preparación que combina operaciones totalmente automáticas con robots dispensadores de unidades y picking manual a partir de estanterías dinámicas y simplos.

El abastecimiento a las farmacias se ha convertido en una carrera contrarreloj. Todas ellas venden idénticos artículos a los mismos precios y la única forma de atraer al consumidor es con un buen servicio. Si a un cliente se le asegura que en tres horas tendrá el medicamento que necesita no irá a buscarlo a otro establecimiento. Por tanto, la clave está en mantener esta fidelidad.

El Grupo Safa es un distribuidor de productos farmacéuticos cuyos orígenes se remontan a 1919 en Aragón, desde donde ha ido extendiendo sus redes por el territorio español hasta cubrirlo casi completamente. Es lógico que en este mercado haya intermediarios entre las 19.600 farmacias y los proveedores, que son unos 600 laboratorios de especialidades farmacéuticas y empresas de parafarmacia, ya que se obtienen ventajas al incrementar el volumen de compra en cada pedido. De este modo, el 80% del sector se reparte entre 33 cooperativas (cuyos socios son las oficinas de farmacia), una veintena de pequeñas sociedades locales que forman un 9% y el Grupo Safa que supone el 11% restante. La situación actual no es la definitiva porque este mercado está muy disgregado y, en estos momentos, está sufriendo un proceso de concentración. Algunas empresas están absorbiendo a otras, manteniendo las plataformas de distribución pero reduciendo los centros de decisión.

Con la necesidad imperiosa de abastecer rápidamente a las farmacias, aquí no son válidas las fórmulas de centralización logística para optimizar recursos, sino todo lo contrario. Es un requisito que estén duplicadas las referencias en distintos centros ubicados tan cerca de los puntos de venta como para que en unas horas puedan recibir sus pedidos. Así es como está organizada la estructura logística del Grupo Safa, que dispone de dos plataformas centrales, en Zaragoza y Barcelona, que suministran a 23 almacenes satélite. A su vez, cada uno de estos centros, incluyendo los principales, abastece a las farmacias de su zona de influencia, es decir, a aquellas que se encuentran a una distancia inferior a 150 km. Por otra parte, la compañía ofrece a sus clientes la posibilidad de trabajar con un software de desarrollo propio que incluye la gestión administrativa de la farmacia (desde el control del stock hasta la emisión de facturas o de pedidos a sus proveedores) e información sanitaria (indicaciones, dosificaciones, interacciones, etc. de todas las referencias) como un servicio gratuito más.

Operativa farmacéutica

Cada farmacia tiene espacio para trabajar con una media de 4.000 a 5.000 referencias. Los depósitos de Safa son como una prolongación de sus estanterías: los almacenes satélites disponen de capacidad para albergar unas 8.000 referencias y los centrales cerca de 25.000. Un ejemplo de la complejidad logística que supone una operativa de estas características son sus instalaciones zaragozanas, que están ubicadas en la localidad de Villanueva de Gállego. Sobre un terreno de más de 97.000 m2 se ha construido una plataforma de 10.500 m2 de superficie con una organización lineal. De este modo se encuentra, en primer lugar, la zona de recepción y devoluciones, a continuación el área de reserva de stock, la de picking automático y manual y, por último, la zona de expediciones. Todo el centro está refrigerado a una temperatura mínima de 18ºC y a una máxima de 25ºC para el óptimo mantenimiento de los medicamentos. Además, existen neveras especiales para aquellos que deben conservarse entre los 2 y los 8ºC.

A diario, en la zona de recepción se reciben una media de 90 paletas de los laboratorios o proveedores. El 90% de las ventas de una farmacia son especialidades y el restante 10% son pañales, artículos de parafarmacia, de homeopatía, de ortopedia, etc. Una vez realizado el control de entrada se ubican las referencias, bien paletizadas en el área de abastecimiento de picking automático (área de reserva de stock), bien sin paletizar directamente en las estanterías simplos dedicadas al picking manual. Esta primera zona para guardar la mercancía consta de 15 estanterías de paletización convencional de cuatro niveles de carga. Aquí también se depositan aquellas referencias cuya unidad mínima de venta es un embalaje completo, como por ejemplo, los pañales, y que no es susceptible de circular por el sistema de preparación de pedidos automático que funciona con cubetas. Además, una parte de este área se ha destinado a la logística inversa de los productos que Safa se encarga de controlar, gestionar y devolver a los laboratorios o fabricantes.

2.000 pedidos diarios

En total, a diario se completan unos 2.000 pedidos. Un ordenador central se encarga de recibir y procesar los de las farmacias de la zona de influencia de esta plataforma (Aragón, Soria y Navarra), que en su mayoría están informatizadas, pudiendo emitir incluso cuatro al día. Por la noche, también llegan a esta central las solicitudes de los almacenes satélite del norte y centro del país, de modo que, mediante rutas de arrastre nocturnas, al cabo de unas horas reciben la mercancía y pueden servirla por la mañana. En esta fase de procesado el ordenador distingue entre dos tipos de pedidos:
 

  • Aquellos que solicitan unidades de venta que pueden transportarse en una cubeta. Para éstos, el sistema calcula cuántas cubetas harán falta en cada pedido (el software ya conoce el alto, ancho y largo de cada referencia) y emite el mismo número de albaranes. También especifica qué tamaño de cubeta se requiere de entre 22 y 30 litros de capacidad.
  • Aquellos cuyas referencias o embalajes tienen un volumen superior al tamaño de estas cubetas. Son el ejemplo de los pedidos de pañales, unos artículos que se ubican en la zona de reserva de stock y que pasan directamente al área de expediciones. La preparación es manual a partir de unas etiquetas autoadhesivas en las que se reflejan todos los datos del pedido.


El inicio del recorrido del sistema de preparación de pedidos se encuentra precisamente en la zona de expediciones. Aquí hay una playa con 40 canales de salida que corresponden a una o varias rutas cada uno, donde los operarios recogen las cubetas y las cajas de producto para iniciar el reparto. Antes de cargar sus furgonetas, depositan las cubetas vacías, que las farmacias han devuelto tras la entrega anterior, en el sistema de alimentación del circuito.

Este circuito consta de una cinta transportadora principal de cubetas con tres “patas” o zonas de picking —a) robot de alta rotación; b) y c) robots de media y baja rotación; y d) y e) preparación manual y refrigeración especial—. Primero, de forma automática, se voltean estas cubetas para su limpieza y se asigna a cada una de ellas un albarán de un pedido o uno completo, dirigiéndolas después a las estaciones donde se encuentren las referencias solicitadas. El ordenador central emite las órdenes oportunas a los automatismos y robots para poner en marcha la línea correspondiente. Lógicamente, hay cubetas que hacen el circuito completo y otras que sólo visitan unas zonas concretas. Estas áreas son las siguientes:
 
  • Robot para artículos de alta rotación con 1.480 canales o dispensadores para 1.346 referencias distintas. El sistema tiene forma de “V” invertida y por debajo pasa una cinta transportadora en la que van cayendo en montones los productos de los canales. Al final del recorrido espera la cubeta para acudir a la siguiente estación.
  • Robot para artículos de rotación media con 1.680 canales para 1.573 referencias.
  • Robot para artículos de baja rotación con 1.560 canales para 1.366 referencias.


A partir de estos tres robots se preparan el 80% de las líneas de pedido en un tiempo de unos quince minutos. Algunas referencias con una rotación muy elevada también tienen su hueco en la zona de picking manual, ya que no compensaría vaciar completamente muchos canales que contienen la misma referencia para un solo pedido. Por otro lado, estos tres sistemas robotizados son abastecidos a partir de estanterías dinámicas de picking, que están colocadas a los lados de cada línea automática, y con una ubicación siempre fija para los artículos. A su vez, estas estanterías se alimentan a partir de la zona de stock de reserva formada por estanterías de paletización.
 
  • Zona de preparación manual de pedidos para unas 16.000 referencias (lo que supone el 79% del total de unidades). Este área es recorrida por otra cinta transportadora, que se divide en diez estaciones, y a las que se desvían las cubetas. Los operarios cogen los productos de estanterías dinámicas para picking de cuatro niveles de carga (también incluyen un quinto nivel extra para almacenar paletas con stock de reserva) o de estanterías simplos de ocho niveles de carga a más de 2,5 m de altura. Para que los operarios puedan acceder al último nivel se ha colocado una barra apoyapiés en todas las simplos.
  • Zona de refrigeración especial. Al final de esta cinta se encuentran las neveras con aquellas referencias que requieren permanecer a una temperatura de entre 2 y 8ºC. Los operarios las introducen en unos embalajes especiales con cargas de frío que después depositan en las cubetas. Para hacer envíos voluminosos de este tipo de artículos a los almacenes satélites se emplean unas neveras portátiles que mantienen la temperatura hasta un máximo de 24 horas.


Una vez concluido el circuito, los pedidos pasan por una zona de control de calidad para después tapar y flejar de forma automática todas las cubetas hasta llegar al tobogán de salida que le corresponda según la ruta.

Los conductores de las furgonetas disponen de terminales de ordenador para consultar en qué grado se encuentra su carga. Cuando se ha completado obtienen un listado que refleja todas las paradas (cliente y dirección) así como el número de cubetas y de cajas de origen por pedido. La operativa se centra en organizar el abastecimiento a las farmacias en función de horarios fijos de salida. De este modo, son rutas que en ocasiones no se optimizan porque no se ocupa la totalidad de la capacidad del vehículo, pero la estrategia no es esta, sino ofrecer un servicio puntual y una seguridad en la entrega.

En total, el Grupo Safa realiza 300 rutas con una cobertura diaria de 44.000 km desde sus almacenes y distribuye anualmente unos 137 millones de referencias.

 

Fuente: Ana de la Hoz
 
Safa es la filial española de Alliance UniChem, segunda distribuidora farmacéutica de Europa, continente en el que opera en doce países. Según Ramón Arnal, que preside el Grupo Safa, “el mercado europeo está mucho más concentrado que el nacional pues las tres primeras compañías detentan una cuota conjunta del 60%. La política empresarial se diseña con una visión global pero se aplica de forma muy local debido a las diferencias legislativas que tiene cada país en el que operan. Incluso el modelo farmacéutico varía según se aplique el anglosajón, que aporta una gran liberalización, o el latino, con una mayor intervención estatal”. Por otra parte, el hecho de pertenecer a una multinacional “es una atalaya que nos permite tener un know how adicional y estar al corriente de todos los movimientos que ocurren en el continente en cuanto a estrategia, concentración, nuevos servicios, diversificación de actividades, etc.”, asegura Ramón Arnal. Mientras, Safa sigue enfocando su estrategia hacia un incremento de su cuota de mercado y la extensión de su cobertura geográfica en España, bien sea por crecimiento orgánico, nuevas aperturas o por adquisiciones. En los últimos dos ejercicios se han inaugurado nuevos almacenes en Madrid, Sevilla y Barcelona y se han comprado tres empresas del sector. Para el cierre de este ejercicio se espera alcanzar una cifra de facturación consolidada superior a los mil millones de euros con una plantilla de unas 800 personas.

Ficha técnica del centro de distribución de Zaragoza del Grupo Safa
 
Zona de paletización

Longitud: 50.000 mm
Ancho: 30.666 mm
Altura: 6.500 mm
Nº de estanterías: 15
Nº de pasillos: 8
Ancho de calle: 3.300 mm
Nº de niveles de carga: 4
Nº de paletas por hueco: 3
Capacidad: 1.560 paletas
 
Zona de picking automático:

Altura: 2.500 mm
Nº de estanterías dinámicas de picking: 8
Nº de módulos: 2, 14, 9 y 14
Nº de niveles de carga: 6
 
Zona de picking manual:
 
  • Estanterías dinámicas de picking
    Altura: 4.000 mm
    Nº de estanterías: 4
    Nº de niveles de carga: 4 + 1 de paletización
    Nº de módulos: 23 y 21
    Ancho de módulo: 2.700 mm
  • Estanterías simplos
    Altura: 2.700 mm
    Nº de estanterías: 31 dobles
    Ancho de calle: 800 mm
    Nº de niveles de carga: 8