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Operativa logística para el canal farmacia en Alter

28/03/2014

Paletas de distintas medidas, cuarentenas físicas e informáticas, estacionalidad, pedidos de 24.000 kg a un kilo, productos que requieren frío, referencias apilables y no apilables, trazabilidad de los lotes... Estas, entre otras, son algunas de las claves que caracterizan la operativa de Alter Farmacia y Laboratorios Alter, que se desarrolla de forma conjunta en un centro ubicado a las afueras de Madrid. Además de invertir en investigación para el desarrollo de nuevos productos, ambas compañías, a lo largo de los últimos años, han emprendido el camino de la modernización logística.

Alter Farmacia y Laboratorios Alter son dos compañías que junto con otras cinco empresas forman el grupo Alter, de capital 100% español, con 60 años de experiencia y la tercera generación de la familia al cargo de la dirección.

Laboratorios Alter comercializa y fabrica, en una factoría sita en Madrid, cosméticos, como las cremas Germinal, medicamentos publicitarios (Couldina), que no necesitan venderse con receta médica, y especialidades farmacéuticas, genéricas y de marca, que sí la requieren y no se publicitan. Por su parte, Alter Farmacia dispone de otra planta fabril en la capital que se ha especializado en la alimentación infantil con leches, papillas, potitos, zumos e infusiones de la marca Nutriben. También distribuye otras firmas enfocadas a distintos nichos de mercado. Esta última compañía cuenta con un almacén central en la localidad madrileña de San Sebastián de los Reyes, que hace las veces de operador logístico de ambas empresas. El cliente común es el canal farmacia con lo que han centralizado su operativa optimizando costes y aprovechando sinergias. Desde aquí, también se abastece a Alter Portugal, que comercializa los cosméticos, medicamentos y productos de alimentación en el país luso.

La responsabilidad de este operador interno abarca todos los movimientos puertas adentro (gestión del stock, almacenaje y picking) y también puertas afuera; se hace cargo tanto de la distribución a los clientes (mayoristas, farmacias, hospitales, etc.) como de la recogida en las fábricas del producto terminado. Cuando la planta de Alter Farmacia concluye un lote de productos lo comunica al almacén, al igual que sucede desde Laboratorios Alter. El operador gestiona este transporte con una compañía que ya es un proveedor habitual: normalmente la necesidad diaria es de un camión para los medicamentos y los cosméticos y de cinco a ocho camiones para los preparados alimenticios.

Al llegar estas mercancías a las instalaciones de San Sebastián de los Reyes, se comprueba que coincidan las notificaciones informáticas de envío de las factorías con la carga física y después se realizan las entradas en el SGA (sistema de gestión del almacén). Antes de aparecer en el stock tales unidades como disponibles primero han de pasar una cuarentena. Esto quiere decir que “los lotes recibidos no pueden comercializarse hasta que den su aprobación los laboratorios de calidad de ambas plantas tras analizar las muestras necesarias cuando los productos salen de las líneas de fabricación”, detalla Alfonso Grande, jefe de distribución de Alter Farmacia.

Pero antes de adentrarnos en la operativa de esta plataforma cabe describir cómo es y qué zonas se han creado para almacenar y gestionar las aproximadamente 250 referencias de las dos empresas.

Las condiciones que han diseñado el almacén

Por un lado, se trabaja con productos muy voluminosos (estuches de papillas y botes metálicos para leches infantiles o de vidrio para potitos, por ejemplo) o de pequeño tamaño (cajitas de medicamentos o de cosméticos). Por otro lado, influye la alta rotación de unos y la muy baja de otros, sin olvidar el consumo constante de la alimentación infantil frente a la estacionalidad de productos como Couldina, un medicamento contra el resfriado cuya máxima venta a los mayoristas farmacéuticos se produce entre los meses de septiembre y octubre. Otra complejidad proviene de dos de las referencias de medicamentos que deben mantenerse a una temperatura de entre 2º y 8ºC, o de los grandes lotes recibidos de los alimentos infantiles sin gluten. Para producirlos, Alter Farmacia debe parar la maquinaria y limpiarla completamente con el fin de evitar posibles restos de este compuesto. “Lógicamente, cuando se adaptan las líneas a tales productos se elaboran enormes cantidades para rentabilizar la operación. Nosotros en el almacén debemos ser capaces de absorberlas”, comenta Alfonso Grande.

Teniendo en cuenta todas estas variables se ha diseñado el almacén. Principalmente, se compone de dos naves, unidas por un pasillo interior, de unos 7.500 m2 en conjunto, que están dotadas de los sistemas necesarios para albergar hasta 6.500 paletas.

La nave más moderna y de mayor altura (unos 10 m) tiene una forma rectangular. Más de la mitad de su superficie se ha utilizado para levantar cinco grupos de estanterías de paletización compacta que tienen en común sus cuatro niveles de carga. Dos de estos grupos, uno con 11 calles y una capacidad para 55 paletas por calle (14 en profundidad) y el otro con 14 calles y 36 paletas por calle, están adosados a la pared. Ambos se emplean para ubicar los lotes de mayor volumen, que son principalmente los de alimentación infantil que no permiten el apilado de una paleta sobre otra.

El resto de los grupos de compactas también albergan alimentos infantiles y otros productos de Alter Farmacia pero de menor rotación. Se trata de dos bloques casi parejos de 14 y 13 calles cada uno, con dos accesos que se utilizan para la entrada y la salida de mercancía: es decir, cada lado de una misma calle se ha capacitado para 28 paletas, posibilitando el almacenaje de dos lotes distintos. El quinto grupo de compactas, de 13 calles de longitud, al igual que los anteriores, es de doble acceso pero para 16 paletas por un lado y 20 por el otro.

A continuación de esta superficie de almacenaje se ha organizado el área de picking que a su vez se ha dividido en dos zonas delimitadas:
 

  • Picking de medicamentos y cosméticos: a partir de siete estanterías de paletización convencional de cinco niveles de carga se ha formado un pasillo central desde el que se accede a otros tres. En conjunto hay unas 130 posiciones de picking para el mismo número de paletas en el primer nivel de carga. Los huecos superiores abastecen las ubicaciones de picking. El pasillo que alberga los medicamentos se ha separado con mallas metálicas del resto de huecos, donde se encuentran los cosméticos, según dice la ley. Cada producto mantiene siempre una misma posición que varía en función de la evolución del mercado y las previsiones de ventas. “El recorrido a la hora de preparar un pedido a partir del picking list también es fijo. Las referencias de mayor rotación están en las primeras posiciones para que el operario concluya en el menor tiempo posible”. Cada persona, con la ayuda de un carrito, prepara normalmente dos pedidos a la vez. Tras la comprobación del picking, el embalaje del bulto y su identificación con una etiqueta, se van formando paletas completas para las distintas agencias de transporte. Después se depositan en el área de expediciones.
A destacar de estas estanterías de paletización convencional la instalación de varios travesaños entre los largueros para asumir el almacenaje de paletas más pequeñas. Se trata de las que se recepcionan de Laboratorios Alter, que son metálicas y, a diferencia del estándar europeo (que se apoyan en los largueros), miden 1.000 mm de longitud y 800 mm de ancho. “Tradicionalmente se viene trabajando en fábrica con estas unidades, porque la legislación no permite utilizar madera, aunque se van sustituyendo por otras de plástico y de las medidas europeas (1.200 mm por 800 mm)”. Dichas paletas metálicas y las de plástico se van devolviendo a la factoría según se vacían al realizar el picking.
 
  • Picking de productos alimenticios: junto al área de preparación de pedidos ya descrita se han instalado otras ocho estanterías de paletización convencional, con 120 posiciones de picking en el nivel del suelo, que forman cuatro pasillos de una anchura superior a la zona anterior. Los operarios, en este caso, trabajan con transpaletas —que necesitan más espacio para maniobrar— o con carritos, según el volumen de las unidades solicitadas. Tras preparar cada bulto se depositan las paletas en el área de expedición en la calle correspondiente a la agencia de transporte.
Dicha agencia consolida las mercancías de ambas zonas de picking en el mismo momento de la entrega al cliente. “Tal y como establece la ley, los medicamentos deben circular y almacenarse por separando del resto de productos”.

Volviendo a la estructura del almacén, a través de esta primera nave ya descrita se accede por un pasillo de una anchura considerable a la segunda nave, que en un principio fue el primer almacén de Alter Farmacia. En medio de este pasillo, y estratégicamente situado, está el acceso al muelle de descarga, que se encuentra al aire libre pero techado y tiene la capacidad de recepcionar hasta cuatro camiones a la vez.

En esta nave, de menor tamaño y altura, también se han delimitado varias zonas:
 
  • Un área de almacenaje en bloque con paletas apilables de referencias de gran rotación. Por ejemplo, botes metálicos de leche infantil Nutriben.
  • Dos zonas separadas de estanterías de paletización convencional de 3,5 m de altura y tres niveles de carga para los medicamentos y cosméticos en cuarentena física. Una vez el laboratorio de calidad levanta esta cuarentena se traspasa esta mercancía a otras ubicaciones. Tales estanterías también disponen de travesaños entre sus largueros para ubicar las paletas metálicas (1.000 mm por 800 mm) o las de plástico (1.200 mm por 800 mm) indistintamente.
  • Una zona con un conjunto de estanterías de paletización compacta de 4,8 m de altura, cuatro niveles de carga, 13 calles y ocho o nueve paletas en profundidad, destinada al stock de medicamentos publicitarios.
  • Un área de menor altura refrigerada con varios grupos de compactas de 2,6 m de alto, dos niveles de carga y dos o tres paletas en profundidad para medicamentos. Aquí también se ha construido una cámara frigorífica con capacidad para 14 paletas, en la que se almacenan las medicinas que deben estar entre 2 y 8ºC. Para el envío de estas unidades se utilizan los servicios de un operador frigorífico. “El picking, para no perder la cadena de frío, se hace en el interior de la misma cámara y el bulto no sale de aquí hasta que el camión no está listo para marcharse”.
En cuanto al inicio de la operativa, son las redes comerciales de las dos compañías, Alter Farmacia y Laboratorios Alter, las que transmiten los pedidos de sus clientes (mayoristas, farmacias, hospitales, etc.) a través del ERP (software de gestión), una aplicación común al grupo en la que están definidas las distintas bases de datos. “Después, generamos la documentación para cada cliente (albaranes de entrega y etiquetas), emitimos los picking list ordenados por agencias de transporte —cada una se hace cargo de unas rutas concretas—, preparamos los pedidos físicamente, se realiza una comprobación antes de cerrar cada bulto, confirmamos la operación en el sistema y dejamos la carga en la zona de expediciones”, describe Alfonso Grande. A diario, se recepcionan de 200 a 250 pedidos, que oscilan entre los 24.000 kilos de un camión completo para un mayorista y un solo kilo de productos cosméticos solicitados por una farmacia. “No obstante, la unidad mínima de pedido no se ha fijado a partir del peso sino de un mínimo monetario”, apunta Grande.

Por otro lado, uno de los requisitos más importantes en estas operaciones es poder asegurar la trazabilidad de todos los lotes de productos alimenticios, de medicamentos y de cosméticos, desde que salen de fábrica hasta que se entregan al cliente. “Si surge una incidencia durante el transporte podemos obtener la información necesaria a través de las herramientas virtuales de las agencias”, explica. El objetivo, añade para concluir Alfonso Grande, “es saber en cualquier momento a quién y cuándo hemos vendido un determinado lote y dónde lo hemos entregado. Si el cliente es un mayorista farmacéutico, será él quien asuma la continuidad de esa trazabilidad”.

 


Ficha técnica:
Superficie total: 7.500 m2
Nave 1 (zona de almacenaje)
Cinco grupos de estanterías de paletización compacta.
Unidad de carga: paletas de 1.200 mm x 800 mm
Nº de calles: 11
Capacidad por calle: 55 paletas
Niveles de carga: 4
Nº de calles: 14
Capacidad por calle: 36 paletas
Niveles de carga: 4
Nº de calles: 14
Capacidad por calle: 28 + 28 paletas
Niveles de carga: 4
Nº de calles: 13
Capacidad por calle: 28 + 28 paletas
Niveles de carga: 4
Nº de calles: 13
Capacidad por calle: 16 + 20 paletas
Niveles de carga: 4
Nave 1 (zona de picking)
Picking de medicamentos y cosméticos:
Estanterías de paletización convencional con travesaños.
Unidad de carga: paletas de 1.000 mm x 800 mm, paletas de 1.200 mm x 800 mm
Nº de estanterías: 7
Nº de pasillos: 4
Niveles de carga: 5
Picking de productos alimenticios:
Unidad de carga: paletas de 1.200 mm x 800 mm
Nº de estanterías: 8
Nº de pasillos: 4
Niveles de carga: 5