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Máximo espacio para los archivos del BSCH

28/03/2014

Un total de 56 armarios Movibloc ha instalado el BSCH en una nave de alquiler junto a la localidad madrileña de Boadilla del Campo. Este sistema, que se compacta para aprovechar al máximo el espacio, sirve para almacenar hasta 16.300 cajas que albergan el archivo intermedio (de consulta semanal, mensual o esporádica) de los servicios centrales de la entidad. Sin embargo, tal superficie tiene un carácter provisional: todos los documentos se trasladarán al nuevo edificio de archivo de la Ciudad Financiera del BSCH, también ubicada en Boadilla, una vez esté inaugurado.

A principios de 2004 el BSCH (Banco Santander Central Hispano) inició el traslado de la totalidad de sus servicios centrales a la Ciudad Financiera ubicada en Boadilla del Campo (Madrid), una de las mayores superficies del mundo destinadas al sector bancario. Hoy trabajan aquí unos 6.500 empleados de la entidad, que además de contar con un mayor espacio para sus actividades diarias disponen de instalaciones deportivas, plazas de aparcamiento subterráneo, guardería, zonas comerciales, restaurantes, centro de formación, biblioteca, auditorio y hotel, entre otros.

La puesta en funcionamiento de estas macroinstalaciones ha supuesto el traslado de un total de 28 edificios del BSCH, que estaban repartidos por la capital.

El interés que nos ocupa es el necesario cambio que este traslado ha provocado en la gestión de los archivos de todas las empresas del grupo. Actualmente, en la Ciudad Financiera se está terminando la construcción de un edificio dedicado en exclusiva al archivo conjunto que, probablemente, estará inaugurado a finales de marzo de 2005. De cualquier modo, “desde la división inmobiliaria del grupo nos hemos hecho cargo de poner a disposición de todas las áreas de la empresa un espacio provisional destinado a este almacenaje del archivo”, explica Fernando Ollero, gestor de edificios de la Ciudad Financiera del grupo BSCH. Con esta finalidad, a mediados de 2004 se alquiló una nave de unos 650 m2 en un polígono industrial ubicado a pocos kilómetros de la localidad de Boadilla del Campo. Una nave cuyo interior se ha diseñado y organizado para albergar el llamado archivo intermedio de consulta semanal, mensual o esporádica.

Fernando Ollero detalla que en el BSCH se distinguen otros dos tipos de archivo: el vivo, de consulta diaria o de uso inmediato, que ha de encontrarse junto al puesto de trabajo del empleado o lo más cercano posible, y el archivo muerto, que no requiere de consultas más que de forma muy puntual. Normalmente, se trata de documentos originales que no pueden destruirse o de aquellos que por disposición legal deben guardarse durante largos periodos de tiempo (cinco, diez e, incluso, 15 años). Este archivo muerto, tras el traslado a la Ciudad Financiera de las actividades que se desarrollaban en los 28 edificios del grupo, hoy se encuentra repartido en diferentes naves, propiedad de la entidad, ubicadas en la zona norte colindante con Madrid.

“Toda la operativa relativa al archivo también está suponiendo una normalización y estandarización de los procesos para poder realizar una centralización lo más óptima posible”, constata Fernando Ollero. Y continúa: “Cada empresa, filial y departamento del grupo BSCH gestionaba su archivo de forma particular, con lo que nos estamos preparando para su ubicación definitiva”. Con esto Ollero quiere decir que antes de alquilar la nave provisional se solicitó a todas divisiones de servicios centrales que especificaran sus requisitos en cuanto a características y espacio de sus archivos de uso semanal o no inmediato (archivo intermedio), incluyendo las previsiones de crecimiento. Todo ello, por supuesto, con la finalidad de delimitar la superficie total necesaria.

Del mismo modo, se estipuló un mismo tipo de “envase” para todas las divisiones con el objetivo de estandarizar el archivo y evitar el uso de archivadores, carpetas y cajas de diversas medidas. “Con vistas a optimizar el espacio se estipuló la utilización de cajas de cartón normalizadas de 39 cm de ancho, 39 cm de largo y 26 cm de alto”, dice Ollero.

Toda esta operativa también ha influido en la optimización en cuanto a la acumulación de papel. “Se ha tratado de educar a cada departamento en el ámbito de la gestión de archivos para no guardar documentos innecesarios”. Por otra parte, el traslado ha significado una gran disminución del volumen del archivo total. Al encontrarse los servicios centrales del BSCH en 28 edificios distintos muchos expedientes estaban duplicados, lo que antes era necesario pero no actualmente, tras la centralización en la Ciudad Financiera.

La excepción es el departamento de recursos humanos que trabaja con 64.000 expedientes correspondientes al mismo número de empleados. La necesidad de una voluminosa consulta diaria hace que el único sistema de almacenaje válido sea el de las carpetas colgantes. Las baldas de los armarios de archivo se han diseñado para albergar cajas, aunque además disponen de unas pestañas en su parte inferior que permiten colocar dichas carpetas colgantes. Estos expedientes de la división de recursos humanos suponen un archivo vivo de consulta diaria o inmediata y, por tanto, deberían estar junto al puesto de trabajo. “No obstante, la superficie que necesitan es tal que no es posible y por ello se decidió almacenarlos en esta nave provisional para después pasar a ocupar un espacio en el nuevo edificio de archivo ubicado en la misma Ciudad Financiera, una vez esté concluido”, aclara Ollero.

El sistema elegido

Lógicamente, a la hora de elegir un sistema de almacenaje para guardar el archivo intermedio y los expedientes de recursos humanos había que decantarse por un método que los protegiera lo más posible del polvo, la humedad, el fuego, etc. y que a su vez fuera seguro. La elección se volcó hacia el sistema Movibloc, un conjunto de estanterías o armarios montados sobre bases móviles que se desplazan sobre raíles aprovechando el espacio al máximo. Además, el archivo puede quedar aislado del exterior: cada armario o grupo de armarios dispone de un cierre de seguridad para que lo abra exclusivamente la persona oportuna.

En este caso, en la nave de Boadilla, se han instalado dos grupos de armarios Movibloc dejando un pasillo central de 1.550 mm de ancho. Uno de los bloques consta de 29 armarios y el otro de 27. Tienen una doble estantería cada uno con siete módulos y también siete niveles de carga, que podrían ampliarse o reducirse cambiando las baldas en altura si fuera necesario. El alto de los armarios es de 3 m y la capacidad total es de 16.300 cajas. Los archivos de menos consulta se colocan en los niveles superiores y a ellos se accede mediante escaleras móviles con barandilla.

Por otra parte, para trabajar con comodidad cada bloque dispone de cinco pasillos de 1.000 mm de ancho, que pueden permanecer abiertos a la vez. Para cerrar completamente el sistema de almacenaje se juntan unos con otros todos los armarios deslizándolos sobre los raíles.

Otro aspecto característico es que todos los departamentos disponen de su propia cerradura de bloqueo. Es decir, a la hora de diseñar este espacio se realizó una consulta genérica para delimitar y definir el número de armarios que iba a necesitar cada área. De este modo, se pudo especificar cómo debían ser los conjuntos de cierre o número de armarios a compactar o agrupar. “Esto ha evitado la construcción de habitaciones o superficies tabicadas para cada división”, confirma Ollero. “Sin embargo, a la hora de empezar a utilizar este espacio de archivo nos hemos encontrado con que las previsiones han cambiado”, añade. Ciertos departamentos han requerido más estanterías y otros menos. A lo que se añaden las necesidades esporádicas que van surgiendo fruto de los cambios continuos de un grupo empresarial tan grande como este. Ollero puntualiza que, “lo positivo es que podemos asumir sin dificultad las nuevas entradas de archivos”.

Esta nave de Boadilla también dispone de un piso superior de unos 140 m2 en el que se han instalado 16 estanterías Ray-Class para cargas ligeras que forman dos bloques dejando un pasillo central. Aquí la capacidad es para 1.765 cajas.

Funcionamiento seguro

A la hora de llevar a cabo las operaciones de consulta de documentación, guardar nuevos archivos o sacar los existentes, hasta la inauguración del edificio nuevo de la Ciudad Financiera, se han establecido una serie de protocolos de funcionamiento. Cada departamento o área que utiliza estas instalaciones de Boadilla ha nombrado a la persona encargada de realizar cualquier movimiento y lo ha puesto en conocimiento del equipo de seguridad de la nave. Además, se ha puesto en marcha un servicio de trasporte lanzadera que comunica la Ciudad BSCH con estas dependencias. “El único inconveniente es que este servicio está sujeto a unos horarios diarios que a veces no coinciden con las necesidades de los departamentos. Por ahora, es la única opción para salvar la poca distancia que nos separa”.

Lo más óptimo es que los archivos no salgan de las instalaciones de Boadilla para no ocupar el espacio de las oficinas, con lo que se procura que se realicen consultas en vez de extracciones.

Por el momento, este archivo no se ha informatizado, lo que se debe a su carácter provisional. “Evidentemente, una vez funcione el nuevo espacio sí se llevará a cabo una total informatización: las peticiones de almacenaje, consulta o extracción se harán a través de la red interna del BSCH desde el puesto de trabajo”. En caso de consulta, por ejemplo, será el documento el que llegue a la persona que lo solicita y no al contrario. “El personal del edificio de archivo será el que se ocupe de toda la gestión de los expedientes”, concluye Fernando Ollero.


Ficha técnica del archivo intermedio de los servicios centrales del BSCH

Sistema de almacenaje: dos bloques de armarios Movibloc con un pasillo central de 1.549 mm
Capacidad total: 16.300 cajas
Unidad de carga: cajas de 39 cm de longitud, 39 cm de ancho y 26 cm de alto.
Carga máxima por nivel: 60 kg

Bloque A
Longitud: 29.750 mm
Ancho: 8.793 mm
Altura: 3.000 mm
Nº de armarios: 29 de doble estantería.
Nº de módulos por estantería 7
Longitud de los módulos: 1.200 mm
Nº de niveles de carga: 7
Nº de pasillos:
5 Ancho de pasillo: 1.000 mm

Bloque B
Longitud: 27.950 mm
Ancho: 8.793 mm
Altura: 3.000 mm
Nº de armarios: 27 de doble estantería.
Nº de módulos por estantería: 7
Longitud de los módulos: 1.200 mm
Nº de niveles de carga: 7
Nº de pasillos: 5
Ancho de pasillo: 1.000 mm