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La gestión informática del almacén: problemas y soluciones

01/03/2004

A la hora de implantar un Sistema de Gestión de Almacenes SGA para la gestión informática del almacén, no está de más conocer los problemas a los que se han enfrentado los demás, sobre todo para evitar los fallos cometidos y aportar las soluciones antes de que aparezcan. Para Fernando Hernández Valencia, consultor jefe de proyecto-área SCM (centro de competencia SCM-B2B) de Indra, la primera dificultad se presenta en la selección misma de la herramienta.

La tecnología está influyendo enormemente en la evolución de las empresas, y cualquiera de sus departamentos empieza a ser gestionado por aplicaciones informáticas estándar o desarrollos a medida. SAP, GD Edwards-Peoplesoft y Oracle, entre otras, son compañías especializadas en estos sistemas de gestión (ERP o Enterprise Resource Planner) que además incorporan módulos adaptados a diversas problemáticas.

De este modo, un fabricante puede implantar un ERP para gestionar sus facturas, albaranes, compras y operaciones financieras y elegir aparte el sistema encargado de gestionar su almacén SGA. Otra posibilidad es optar por un software desarrollado a medida para administrar esta instalación logística y después conectarlo al ERP central.

Fernando Hernández Valencia, consultor jefe de proyecto-área SCM (centro de competencia SCM-B2B) de Indra, se ha dedicado a la laboriosa tarea de preguntar a las más importantes empresas españolas qué aplicaciones han elegido para gestionar sus almacenes: la clave está en si se han decantado por herramientas a medida o estándar, para estudiar después aguas abajo los beneficios adquiridos y, principalmente, los problemas que les han ocasionado.

Para ello, también ha acudido a los propios proveedores e incluso a los instaladores con la intención de no dejar de lado ninguna de las vivencias de los que participan en todo este proceso. Así, Fernando Hernández ha contado, además de con su propia experiencia y la de sus compañeros en la implantación de SAP, con las opiniones de expertos de su misma compañía en la implementación del SGA de JD Edwards, de los propios fabricantes con mayor cuota de mercado en España, de Oracle y, los ya nombrados, JD Edwards-Peoplesoft y SAP, además de Logista y miembros de la AUSAPE (Asociación de Usuarios de SAP de España).

El objetivo que ha perseguido es mostrar las dificultades y los problemas no como obstáculos sino como aspectos a considerar a la hora de abordar un proyecto de estas características. La presentación de este análisis tuvo lugar en Madrid durante la celebración de las jornadas “Gestión integral del almacén con ERP”, organizadas por el Institute for International Research a finales de enero pasado.

 

Las ventajas de la gestión informática del almacén

En primer lugar, Fernando Hernández explicó las ventajas más sustanciales de cualquier SGA: “El ahorro de costes y la mejora del servicio al cliente porque, por ejemplo, es posible controlar perfectamente la caducidad de los artículos, evitar los obsoletos, alcanzar una total actualización del stock disponible o reducir el tiempo de entrega a los clientes”.

La optimización del trabajo de los responsables y operarios del almacén es otro de los beneficios que citó; al organizar los recursos materiales y humanos se incrementa el valor de las operaciones y existe la posibilidad de estudiar un aumento de la optimización de cada proceso, subrayó Hernández.

Implementar un SGA puede suponer un gran cambio en las actividades de un almacén y permite que las personas que trabajan en él optimicen su trabajo y se dediquen a las labores que aportan un mayor valor. A todo esto añadió que en el caso de que una compañía ya disponga de un ERP, le será más fácil implantar su módulo de SGA o Warehause Management (WM) que otro distinto, ya que en este caso sólo habrá que parametrizarlo y adaptarlo a las condiciones del almacén.

Para Hernández, entre estos beneficios ya citados que, en general, aporta un SGA, se encuentran además los siguientes:

  • Facilidad de manejo para las personas que trabajan en un almacén a partir de menús y pantallas configurables con opciones claras. Además están preparadas, por ejemplo, para hacer la selección con los guantes puestos.
  • Mayor control y visibilidad de las actividades que puede explotar el responsable del almacén y que se están realizando en tiempo real.
  • Optimización en la asignación de las tareas. Como muestra, es posible aprovechar para recoger un producto de una ubicación cuando hay que depositar una referencia en un hueco cercano. Esto repercute en una agilización de los recorridos y a su vez en una reducción del trabajo y del plazo de entrega a los clientes.
  • Gestión adecuada del stock, lo que disminuye la inversión en inventario, que es permanente, y evita roturas.
  • Planificación de las necesidades de los recursos humanos y materiales.
  • Disminución de los errores al dejar de utilizar el papel.
  • Aprovechamiento total de los espacios.

Todo ello, unido a la información on-line, proporciona el mayor beneficio: un mejor servicio al cliente.
 

Tomar la decisión de implantar un SGA

"“El primer problema que se presenta a la hora de decidirse por implantar un ERP y un SGA es la propia selección de las aplicaciones"”, dice Hernández."Si fallamos en esto —continuamente, nada funcionará después porque el sistema no cubrirá la funcionalidad que se requiere o no contará con el soporte adecuado”" El mercado ofrece muchos proveedores y como medida general sólo aquellas compañías con una gran problemática deben acudir al mejor”. Por tanto, es imprescindible conocer al detalle las necesidades para después buscar la aplicación que las cumpla.

Una vez elegido el ERP, o si ya se cuenta con él, hay que seleccionar el WM, y la pregunta crucial es si decantarse por el del propio software estándar de gestión o por otro realizado a medida. Todo dependerá, tal y como ya se ha explicado, de las necesidades de la empresa y de las capacidades y nivel de desarrollo de la herramienta.

"“En cuanto a la opción de decidirse por el sistema del ERP hay que valorar al máximo la facilidad de integración, la tecnología, la estructura de los datos y la sincronización de los procesos, al igual que saber que se van a emplear los mismos conceptos y filosofía"”. En cuanto a los datos, no habría que estar mandándolos de un sistema a otro y por tanto no habría duplicidad.

Un aspecto que puede ayudar a decidir es la funcionalidad extra del WM y si estará capacitado para asumir la evolución futura del negocio, porque no es suficiente que sea capaz de resolver la problemática actual sino que hay que ir más allá. Tal vez en unos años la empresa decida añadir la venta de productos a granel a su catálogo con lo que "“la herramienta tendrá que poder trabajar con los nuevos parámetros y realizar una gestión del stock con múltiples unidades de medida (litros, paletas y cajas, por ejemplo)"”.

También es muy significativo el conocimiento propio o ajeno de la aplicación, "“aunque sea buenísima, no nos será útil si nadie la implanta o no existen proveedores capaces de implementarla o de realizar su mantenimiento"”. Una vez decidido el proveedor del SGA aparecen las dificultades de cualquier implantación de un ERP. Surgen con la propia empresa o cliente, con el departamento de sistemas o el implantador, con el negocio en sí mismo o con la herramienta propiamente dicha. En cuanto a los problemas específicos del sistema de gestión del almacén comienzan con su funcionalidad, con el hardware o con las licencias.

En ocasiones, la compañía que contrata la implementación del software no puede proporcionar la colaboración que necesita el proveedor por falta de tiempo e incluso por aspectos políticos entre departamentos con formas distintas de pensar y actuar. Destaca también la falta de disponibilidad o de compromiso del responsable logístico para aportar toda la información necesaria. “"Sucede que el interlocutor seleccionado tal vez no sea el adecuado porque no dispone de la información necesaria o no tiene capacidad de decisión"”, asegura.

Otro problema es la falta de comunicación entre la dirección y los operarios, "“es totalmente imprescindible explicar la necesidad de afrontar un proyecto de estas características y apoyar la gestión del cambio, además de asegurarse de que los empleados están preparados tecnológicamente hablando"”.

El eludir llevar a cabo este proceso de gestión del cambio provoca un rechazo por parte de los usuarios hacia la nueva herramienta porque consideran que se les ha impuesto y la asocian a un incremento en el volumen de trabajo; "“nadie les ha informado de que el efecto será totalmente contrario”". En consecuencia, la aplicación no se adaptará a los requisitos del cliente porque habrá sido imposible personalizarla a su problemática concreta.

El implantador de la aplicación también es el causante de muchas dificultades. A veces, siendo experto en el ERP, tiene un gran desconocimiento del módulo SGA o de las particularidades de las pistolas de radiofrecuencia que se van a emplear. Por tanto, es un requisito que el proveedor sea capaz de integrar el hardware y el software.

"“En este caso, las consecuencias serán múltiples: no se optimizará la instalación, parecerá que está limitada y se producirán errores injustificados por ignorar el funcionamiento de la herramienta al detalle, que el implantador no será capaz de resolver”". Esto conlleva un atraso en la puesta en marcha de la aplicación e incluso a un manejo más complicado; puede que existan dos soluciones y se haya elegido la más dificultosa.

Cuando de partida "“los procesos de negocio de una empresa ya son ineficaces, antes de ponerse manos a la obra con un ERP y un SGA habrá que llevar a cabo una reingeniería de dichos procesos para optimizarlos"”. Tal vez se dé el caso de que no se hayan contemplado posibles operativas a la hora de desarrollar la herramienta, lo que dificultará la gestión y provocará una falta de cobertura funcional. No obstante, puede suceder lo contrario; a veces, “"las posibilidades que proporciona la aplicación (trabajar con cross docking, por ejemplo) implican un cambio beneficioso en el cliente que hasta el momento no se había considerado”".

En cuanto a los problemas intrínsecos a la herramienta, éstos provienen de la implantación de una versión no adecuada o de la decisión de cambiar la versión existente del ERP. “Hay que independizar estos cambios porque ante los errores puede que se confunda su procedencia”. También cabe la posibilidad de que se produzcan bloqueos de datos maestros (cuando el ERP y el WM comparten tablas y datos), ralentizando el rendimiento e imposibilitando realizar dos funciones a la vez por falta de capacidad.

También influye la elección del hardware; si las pistolas de radiofrecuencia no están homologadas para funcionar con el ERP que se está utilizando serán inservibles. Todo esto provoca una infrautilización de la herramienta, un aumento del número de posibles errores y atrasos en la operativa.

Las dificultades que afectan sólo al SGA están relacionadas con la funcionalidad. Es decir, puede que el software no tenga capacidad para operar ante los siguientes escenarios:

  • Productos que tengan una doble unidad de medida (cajas, kilos, paletas, graneles, etc.).
  • Ubicaciones con trazabilidad (lotes).
  • Unidades de manipulación (bloques de mercancía).
  • Artículos con código EAN.
  • Productos multicliente (una misma referencia fabricada por distintas empresas).
     

Cabe la posibilidad de que la herramienta tampoco esté preparada para:

  • Realizar múltiples informes —por color, por calles, por ubicaciones, por áreas, etc.—, muy personalizados, intuitivos o a medida.
  • Confirmar las entregas de forma flexible.
  • Proporcionar la información on-line desde las terminales de radiofrecuencia.
  • Gestionar el stock teniendo en cuenta los lotes.
  • Integrar los datos entre los módulos en tiempo real.
  • Mantener la trazabilidad de los datos entre los diferentes módulos.
  • Asumir la desconsolidación de las unidades (rehacer una paleta).
     

Lo que no debe faltar en la gestión informática del almacén

Pero no es suficiente saber de antemano los problemas que acarrea la implantación de un WM, principalmente, para no caer en ellos y tenerlos presente antes de iniciar el proceso. También deben estudiarse, como se ha dicho al principio del texto, las necesidades de la operativa para después exigir de la herramienta las capacidades acordes con ellas.

Algunos de estos requisitos, muy comunes para cualquier compañía, son la facilidad para incorporar en el programa de gestion de almacén SGA las nuevas variables que provoca el crecimiento del negocio y la prestación de un mantenimiento rápido y efectivo (resolver los problemas en horas).

En cuanto a la usabilidad de la herramienta dichos requisitos se resumen en: una actualización on-line; la sencillez de las pantallas; un tiempo de respuesta mínimo; una información instantánea de cada movimiento; una captura de datos mediante códigos de barras; y una adaptación a la operativa de trabajo (el sistema de gestión debe ser lo suficientemente flexible).

Del mismo modo, a la herramienta se le exige, entre sus funcionalidades, comunicación on-line con el ERP y máxima integración con los módulos de los departamentos de compras, ventas, finanzas y producción; multitud de estrategias de entradas y salidas; gestión de tareas y recursos on-line; recepción de diversas unidades de medida en función del artículo; gestión de productos multicliente (poder reestructurar las agrupaciones); capacidad de almacenamiento caótico; agrupación de pedidos; optimización de rutas dentro del almacén; control de lotes; reaprovisionamiento y ubicación automáticas; definición de familias de productos; traslado entre centros en cuanto a la gestión y la facturación; capacidad para trabajar con ASN (Automatic Shipping Notification) y con EAN-128; etc.
 

La integración con otros dispositivos

Normalmente, el WM debe trabajar junto a otro tipo de dispositivos como PLC (Programmable Logic Controllers), almacenes automáticos, básculas, AGV (Auto Guided Vehicle), empaquetadoras, retractiladoras, etc. Aunque los más representativos y utilizados son los terminales portátiles con radiofrecuencia (RF) y las impresoras de etiquetas (es necesario comprobar la versatilidad del ERP para recuperar datos o disponer de la herramienta correcta para diseñarlas).

Lógicamente, cada uno de ellos también presenta problemas. Sin embargo, se advierte el poner especial atención en la conectividad Wi-Fi y en el rendimiento (transmisión de otras aplicaciones). Por otro lado, influye la disponibilidad de los equipos, la lectura de los códigos de barras y la compatibilidad de los dispositivos. “Pero la problemática más usual proviene de los múltiples proveedores que participan en la implantación de una solución de radiofrecuencia —comunicaciones, fabricantes o distribuidores de dispositivos de captura de datos y responsables del software de gestión—, necesariamente deben estar alineados”.

Además, cabe añadir las dificultades de los dispositivos de RF en cuanto a la usabilidad: hay que decidir cuál es la arquitectura deseada para manejar el terminal, de gráfico o de texto; con qué dispositivo actuar (Personal Digital Assistant o Tablet PC, por ejemplo); cuál es más manejable y cuál estorba menos al operario.

 

El futuro en la gestión informática del almacén

A diario se producen nuevos avances que facilitan la operativa logística y la gestión de los almacenes. Tecnológicamente, las tendencias giran en torno a nuevas funcionalidades de los SGA y de los dispositivos externos como el control y la gestión del cross docking, de muelles y de playas, en los envíos de ASN o en la recepción parcial de las unidades recién llegadas.

También están empezando a utilizarse terminales de RF con teclados táctiles o etiquetas inteligentes. Estas últimas, "“todavía tienen un precio elevado para la cantidad de unidades que se necesitan y no están muy desarrolladas pero evolucionarán favorablemente en unos años”", constata Fernando Hernández.

Son etiquetas inteligentes de bajo coste que identifican una mercancía y permiten llevar la trazabilidad de cada objeto gracias a un sistema basado en un estándar abierto. Se emplean en recuentos rápidos, almacenamiento de información de promociones y precios, identificación (robos), pagos, inventarios de material en curso, ruteos, ensamblaje, caducidades o rotación.

Las incorpora el fabricante en cada producto, caja y paleta, de modo que un lector ubicado en el muelle de carga de salida pueda realizar una lectura y transmitir al SGA dicha expedición. Lo mismo sucede en el muelle de entrada del distribuidor o cliente, el lector realiza la recepción automática e incorpora las referencias al stock disponible. Otra red de lectores colocados en el recinto de almacenaje permite conocer la ubicación concreta en la estantería de cada producto.