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Kewill: Innovación y eficiencia en la cadena de suministro

28/03/2014

Mecalux News, en colaboración con ILI, proyecto de la ZAL del Puerto de Barcelona, ofrecen este mes un caso práctico sobre la implantación de soluciones basadas en web en el sector de la logística, concretamente en la gestión de pedidos y envíos, y el control de la cadena de reaprovisionamiento, y donde se hablará de las ineficiencias existentes en nuestro mercado.

Kewill Solutions Europe es una de las empresas más importantes a nivel europeo en el desarrollo de software y provisión de servicios para la ejecución de la cadena de suministro. Sus productos, utilizados por multinacionales de reconocido prestigio como Ford, Mattel, Toys R Us, Honda, Panasonic, Marks & Spencer, Mothercare, Adidas o Federal Express, entre otros muchos, están diseñados para automatizar la gestión de pedidos, envíos, reclamaciones, facturas, niveles de inventario, y otros aspectos de las transacciones comerciales, como las peticiones de ofertas y albaranes.

Con más de 30 años de experiencia, y con sede central en Gran Bretaña, Kewill Systems PLC posee un amplio conocimiento de mercado, ofreciendo soluciones específicas para el mercado norteamericano y para el mercado europeo, dos regiones donde las diferencias de procedimiento son evidentes. En palabras de Eulalia Flò, directora de la unidad de negocio en España, “No hemos podido trasladar el modelo americano a Europa.” Kewill dispone en EE UU de un cliente que emite una enorme cantidad de etiquetas y a una gran velocidad, medidas en milla por hora. La explicación más directa es porque en EE UU todas las empresas trabajan con un amplio abanico de couriers. “Una de las ventajas de nuestras aplicaciones es que cuando estas empresas cambian sus sistemas de etiquetado, o los productos, las tarifas o cualquier otra variable, nosotros nos encargamos de actualizar nuestras aplicaciones. De esta manera el cliente sólo tiene que bajar la actualización con los “hay mucha más especialización, bien para el sector de la alimentación, para el textil, con lo cual es más complicado seleccionar al proveedor.” En Estados Unidos Kewill desarrolla todo el software orientado a la gran industria logística americana. Es una línea de producto diferenciada de la que se desarrolla en el entorno europeo, ya que la carga en EE UU está mucho más concentrada y la mayoría de empresas trabajan con casi todos los couriers, con lo cual el proceso consiste en seleccionar el proveedor para cada carga en función de una serie de criterios. “Es un producto que permite al cargador integrarse con las empresas de transporte, al contrario de lo que ocurre aquí que se proporciona al transportista herramientas para integrarse con el cliente”, comenta Eulalia.

En Europa Kewill desarrolla e implanta software para integrar los sistemas de información logísticos de las empresas, sus proveedores, sus clientes, y las compañías de logística y de transporte. También proporciona la gestión de las comunicaciones y todas las operaciones necesarias. Para conseguir mantenerse a la vanguardia del desarrollo tecnológico, ofreciendo a los clientes las mejores soluciones, Kewill mantiene acuerdos con empresas como Microsoft, Oracle o IBM, que garantizan que la arquitectura técnica mantiene la línea de desarrollo de los grandes proveedores de plataformas tecnológicas.

“Nuestro software es un software multicapa que te permite independizar los procesos de negocio de lo que es la capa de presentación.”, comenta Eulalia Flò. Esta característica de las soluciones de Kewill permiten personalizar el software a la medida de cada cliente sin forzarle a cambiar o duplicar sus aplicaciones. Comúnmente se denomina tecnologías no invasivas, principalmente porque son capaces de respetar y adaptarse a los sistemas de trabajo del cliente. Además, añade Eulalia,“es muy fácil adaptar las propias pantallas para que tenga un look & feel parecido a lo que los usuarios están habituados a utilizar. Cuando son usuarios de dentro de una empresa, quizá esa usabilidad no importa tanto, pero cuando quieres que esa aplicación salga al exterior, sea utilizada por terceros, te interesa tener la capacidad de personalizarla.” Uno de los ejemplos proporcionados por Kewill se encuentra en una empresa de transporte urgente. “Le hemos hecho una aplicación utilizando completamente su imagen corporativa. De esta manera sus clientes no sabrán nunca que la aplicación ha sido desarrollada por otra empresa.”

Sobre la tecnología de Kewill y los cambios en la cadena de suministr

 

Los productos de Kewill comparten una amplia variedad de características. A parte de la capacidad de personalización con la que han sido dotados, están sujetos a permanentes actualizaciones, ampliaciones de servicios y nuevas funciones. Son productos fácilmente escalables, capaces de permitir la integración con un número ilimitado de clientes, y donde la información puede ser gestionada de manera inteligente a través de una única conexión. Otras características que cabe destacar son la capacidad de adaptarse a los nuevos canales de comunicación como el correo electrónico, las tecnologías GSM-SMS, la web, GPRS, sin desarrollos adicionales. Por último, los estándares de seguridad contemplados y la flexibilidad para adaptarse a los sistemas de las empresas, garantizan la calidad de la oferta.

Integrar en la cadena de reaprovisionamiento el back y el front office, así como las redes de proveedores no ha sido un proceso nada fácil. Hasta hace muy poco tiempo los diferentes agentes implicados en los procesos logísticos (proveedores, clientes y compañías logísticas) tenían que gestionar de forma aislada y manual el intercambio de la información, bien por correo postal, por teléfono, correo electrónico, etcétera. Sin embargo la gestión aislada de todos estos agentes supone, por un lado, elevados costes (ya que exigen un sistema y una vía de comunicación para cada agente), por otro lado elevadas inversiones en tiempo y en personal, y por último, numerosas dificultades para la coordinación y la gestión de todos los procesos. El resultado: es imposible garantizar un buen control y altos niveles de servicio.

Las empresas internamente tienen herramientas de back-office con la lógica de los procesos de negocio. Hasta la fecha, comenta Eulalia, “la integración con empresas externas se ha entendido como un mero intercambio de mensajes, un poco en el camino abierto por las tecnologías EDI (Electronic Data Interchange). Nosotros hemos trabajado con sistemas EDI desde los inicios, es decir, que son herederos de lo que en un inicio fue el sistema EDI; sin embargo esta tecnología sólo te define cuáles son los estándares del mensaje. Estos mensajes son transacciones comerciales que tienen una lógica, y esa lógica no se encuentra en ningún sitio.”

Kewill lo que busca es la homogeneización de procesos. “Hay muchas empresas que con EDI ya piensan que tienen automatizados todos los procesos, o incluso sin EDI. Hay empresas que aseguran que no tienen problemas con los pedidos, ellos lo introducen en el ERP o el sistema de back-office que hayan desarrollado, y luego el sistema se encarga automáticamente de enviar los pedidos. Sin embargo, ¿llegan los pedidos? ¿cómo se sabe? Llamando a los proveedores manualmente... ¿Dónde está la automatización?”, asegura Eulalia, afirmando que las empresas han buscado hasta la fecha una reducción de los costes administrativos, sin analizar cuáles son las ineficiencias de la cadena de suministro y cómo las tecnologías pueden ayudar dando un paso hacia delante.

EDI, como sistema de intercambio de datos, ha permitido integrar y automatizar el flujo de información de las empresas con sus clientes y proveedores. Sin embargo, pese a su popularidad y los elevados costes asociados a su implantación, la comunicación y la operación, esta tecnología sólo ha conseguido un 15% de conexión de los proveedores y los clientes de las empresas. “Hasta muy recientemente no se ha entendido que es necesaria la colaboración con el resto de las empresas.” Lo cual explicaría por qué muchos proyectos no se han definido. Sin embargo, actualmente las empresas comienzan a darse cuenta de esta realidad, sobre todo, y a modo de ejemplo, cuando para conformar facturas un departamento está manteniendo a doscientas personas. Es ahí donde empiezan las estrategias de reducción de costes, y donde se plantean escenarios diferentes. En Inglaterra, en cambio, esta realidad está más clara en las organizaciones, y muchas empresas ofrecen soluciones colaborativas basadas en web que permiten, por ejemplo, controlar la gestión de los proveedores. “Nosotros tenemos un cliente en Inglaterra -comenta Eulalia-, se llama ExpressGifts.com, una empresa de venta por catálogo y por Internet. Uno de los principales motivos por los que ha contratado nuestro software ha sido porque necesitaba liberar superficie del almacén. La vía consistía en aumentar la rotación de productos, reduciendo el ciclo desde que el cliente hace el pedido hasta que sale de los almacenes.” Hay ocasiones en que la única manera de reducir la problemática de las ineficiencias que existen, sobre todo en el área logística, consiste en dotar de herramientas a los proveedores, porque si no, no existe manera de incrementar la eficiencia.

Ayudar a las empresas a dar el salto

 

Gartner Group considera que la inversión en software destinada a la gestión de la cadena de suministro conseguirá alcanzar los 7.300 millones de euros para el año 2005, de los cuales, 4.400 millones se invertirán en tecnologías de colaboración. Aquí, las tecnologías basadas en web constituyen el punto de interés de la mayor parte de empresas, pequeñas o grandes. La explicación más razonable es porque Internet es tan potente como las tecnologías basadas en aplicaciones propietarias, o como las que están albergadas en servidores LAN. Las soluciones tecnológicas para la gestión de la cadena de aprovisionamiento basadas en web permiten a las empresas acceder en tiempo real a datos e información crítica para operar su negocio de la forma más efectiva posible.

Debido a que hoy en día no hay empresa, por pequeña que parezca, que no disponga de un ordenador y una conexión a Internet, el crecimiento de aplicaciones de negocio basadas en web está creciendo considerablemente. Por eso, Eulalia Flò, director de la unidad de negocio de Kewill España está segura de que se puede ayudar a estás empresas que han abrazado las nuevas tecnologías recientemente a encontrar la mejor solución. “Nosotros tenemos un cliente que trabaja con una empresa de lámparas de diseño. A nivel de producto, según comentan, es una empresa a la vanguardia en el diseño y producción de lámparas, sin embargo, a nivel de procesos, el mismo cliente se queja de que no son eficientes.” Esta situación es una realidad generalizada. Incluso, “ha habido quien me ha dicho que, o los proveedores trabajan con EDI o no los quiere. Por supuesto, habrá empresas que puedan pasarse a EDI, pero habrá otras que no. ¿Cómo es posible renunciar a un proveedor si no se integra con mi sistema EDI? No será mejor ver cómo conseguir que esta empresa cumpla con todos los procesos internos míos, la mercancía venga bien etiquetada, o las paletas vengan correctamente”, ejemplariza Eulalia.

Otro de los clientes de Kewill es Mothercare, una famosa tienda de venta de productos para bebés y maternidad. Mothercare en Gran Bretaña ha venido utilizando el sistema EDI tradicional, combinado con un servicio de bureau contratado por sus proveedores. La empresa se comunicaba con Kewill a través de su sistema para los pedidos, y Kewill enviaba al resto vía fax la órdenes, además de imprimir las etiquetas y hacérselas llegar a Mothercare. Este proceso, que seguía siendo manual, se optó por sustituirlo por un sistema basado en web que ha tenido como resultado un incremento de los niveles de servicio, y ha permitido centralizar la información.

El problema de considerar la logística como una commodity

 

Existen muchas empresas que continúan considerando la logística como un gasto. “Esto ocurre cuando se negocian los contratos sin tener en cuenta los costes logísticos”, comenta Eulalia. Sin embargo, que un proveedor te entregue de una manera u otra, sí influye en la empresa, principalmente en los niveles de servicio. Las empresas se guían por el precio, y tienden a contratar a la baja, cuando muchas veces se discriminan los niveles de servicio por no tener en cuenta a la logística como un elemento esencial.

“Uno de los grandes problemas que tiene todo el mundo es el de la confirmación de las entregas. El proceso tiene que ser muy ágil. Si hasta que el camión no vuelve a la base, no se dispone de información sobre qué ha pasado con esa carga, hay muchas cosas que no se pueden hacer, ni tampoco reaccionar”, explica Eulalia. Esto significa, por ejemplo que, si un señor ha comprado una televisión, y a la hora de la entrega se le envía una con pantalla 4:3 en vez de una en formato panorámico, esta persona la va a devolver. Hasta que no llega a la central nadie tiene conocimiento de que este señor la ha devuelto y, por tanto, a nivel contable aquello que estaba vendido realmente no lo está. Por otro lado, hay que entregarle otra televisión a esa persona. “Si lo supieran en el momento con algún sistema de comunicación en ruta o informática embarcada sería más sencillo.”

Por otro lado hay que destacar el problema de los retornos de la inversión (ROI). Un reciente estudio de Forrester Research orientado a analizar la problemática de la cadena de suministro y el retraso en las inversiones, comentaba que una de las dificultades residía en que las empresas no perciben el retorno inmediato de la inversión. Kewill asegura que el retorno de la inversión en sus proyectos alcanza el año. “Son muy rápidos. Desde el momento que entramos en un cliente, que tiene una preocupación y desea resolverla, los resultados se obtienen rápidamente. Por eso, precisamente, las previsiones para nuestra empresas son muy diferentes de aquellas otras más orientadas a planificación, ya que los retornos son más complejos. Hay muchas empresas que a día de hoy no se plantean este tipo de proyectos si los tiempos para alcanzar el ROI son muy elevados.”