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Implantación de soluciones TIC en pymes tradicionales

10/02/2003

Una vez que la Administración ha sido consciente de las dificultades de las empresas, en especial las pequeñas y medianas, para incorporarse a la Sociedad de la Información, se ha hecho necesario desarrollar iniciativas que fomenten la implantación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en la industria española. Bajo esos auspicios se ha puesto en marcha el proyecto TICTRAD, encaminado a hacer más competitivas las empresas tradicionales a través del trabajo de un grupo de asesores tecnológicos que han velado porque esos primeros pasos titubeantes sean los adecuados para atender sus necesidades particulares.

Desde que en 1999 la Consultora de Automatización y Robótica (CARSA) se decidió a presentar la iniciativa ante el Ministerio de Ciencia y Tecnología (antiguo Ministerio de Industria y Energía) han sido 300 las empresas que han participado en este proyecto: una iniciativa encaminada a la difusión y a la incorporación de soluciones en materia de Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones (TIC) en empresas tradicionales (TRAD) para hacerlas más competitivas. Inicialmente, sólo cien pymes se decidieron a implantar herramientas de comercio electrónico, desarrollar catálogos electrónicos o multimedia y sistemas de comunicación remota, así como a utilizar software de gestión, bases de datos de acceso remoto y herramientas EDI (intercambio electrónico de datos), para lograr la conectividad interdepartamental. En esta primera fase se dispuso de seis asesores tecnológicos con el objetivo en mente de aclimatar al nuevo entorno siete sectores industriales tradicionales de nueve regiones españolas.

La segunda fase, dado el éxito de la iniciativa, vio incrementar el número de participantes en áreas como la de la madera, metalmecánica, textil, turismo y alimentación hasta duplicar la cifra de empresas, aumento proporcional a la dotación presupuestaria, estimada en 4,2 millones de euros. Las acciones esta vez se llevarían a cabo en Andalucía, Cataluña, Extremadura, Galicia, País Vasco, La Rioja, Castilla y León, Castilla-La Mancha, Comunidad Valenciana, Murcia y Canarias, sin cubrir todas las comunidades autónomas, por razones económicas.

La tecnología pensada como un traje a medida

En este proceso era esencial que las empresas involucradas detectaran sus necesidades tecnológicas más acuciantes para poder seleccionar aquellas soluciones o proveedores más aptos para resolver sus carencias. Ahí es donde entran los asesores tecnológicos regionales que componen el equipo consultor del proyecto, entendido como un apoyo a la compañía para “potenciar una acción efectiva, desde una perspectiva tutelada, pero asimilada por el usuario”, comenta Miguel Ángel García, responsable de coordinar el proyecto desarrollado por la consultoría de innovación tecnológica CARSA. La clave es que la empresa haga suya esa nueva tecnología y no la vea como algo hostil y ajeno.

De cara a la mejora del rendimiento, la iniciativa ministerial TICTRAD ha ofrecido al empresario soluciones que redundan en aportar un valor añadido a sus clientes a través de Internet, para que se acerquen de una forma más sencilla a la oferta de la compañía. De este modo se favorece la interactividad comercial mediante:
 

  • La implantación de herramientas de comercio electrónico, de software y de intercambio electrónico de datos (EDI).
  • La ayuda en la elaboración de catálogos electrónicos o multimedia de sus productos y servicios.
  • La implantación de sistemas de comunicación remota entre los diferentes ámbitos de la empresa (comercial, producción, distribución y almacenes) y de bases de datos de acceso remoto (de modo que el departamento comercial o los clientes puedan consultar el inventario disponible).
  • La puesta en marcha de una intranet corporativa, de cara a la organización interna, que agilice los intercambios de información.



Todo ello, con el continuo asesoramiento técnico de los agentes tecnológicos, desde la fase de definición hasta la implantación, la puesta en funcionamiento de las soluciones y la monitorización de los resultados.

Por otra parte, las actividades que se han emprendido han sido fundamentalmente:
 

  • Análisis de necesidades y oportunidades en materia de incorporación de herramientas referidas a tecnologías de la información y comunicaciones.
  • Definición de un plan de implantación específico para cada empresa.
  • Asesoramiento sobre las soluciones propuestas, cubriendo las etapas desde la selección de suministradores hasta la implantación efectiva de las herramientas.
  • Asistencia y gestión en la definición y desarrollo de proyectos de colaboración.
  • Financiación para la adquisición de los servicios o productos definidos en los planes de implantación y suministrados por proveedores en cuya selección se asesora a la empresa.



Como encargada del análisis inicial, de la selección de los proveedores, el diseño y la implantación de soluciones y el trabajo de campo y supervisión de varias zonas (Madrid, Canarias, País Vasco, Canarias y Castilla-La Mancha), CARSA actuó de coordinador entre los distintos agentes tecnológicos implicados. Los centros participantes han sido CETECOM (Centro Tecnológico de las Comunicaciones), Asesoría Industrial Zabala, Instituto Tecnológico de Galicia, Institut Cerdà, Instituto Tecnológico de Castilla y León, Instituto de Economía Pública y Fundecyt (Fundación para el Desarrollo de la Ciencia y Tecnología en Extremadura), volcados igualmente en la difusión de las TIC y recomendando a los suministradores más adecuados para cada necesidad con objeto de reducir los costes empresariales, aumentar las ventas y alimentar las oportunidades de negocio emergentes. La presencia de estos agentes tecnológicos regionales resultó esencial por su conocimiento de las realidades sectoriales y regionales, tanto en el ámbito de la empresa como en su entorno, ejerciendo un papel de “animador tecnológico”. Así se escogió a aquellas pymes más predispuestas e interesadas en la acción y en la cooperación.

A la hora de elegir los proyectos piloto, los criterios de selección dieron prioridad a que los participantes no estuvieran físicamente próximos de modo que en los resultados se evidenciaran todos los procesos de comunicación, no sólo de manera interregional sino incluso entre las consultoras. En el fondo subyacía la idea de que la tecnología es más aceptada cuanto menos chocante resulta en el entorno en el que se mueve el usuario, que puede llegar a descartar una solución tecnológica si sus únicos contactos, sus proveedores y clientes habituales carecen de esta automatización de procesos.

En cifras

Para llevar a cabo este proyecto se requería una inyección presupuestaria, aprobada el 30 de octubre de 2000 por la Comisión Nacional del Programa de la Sociedad de la Información, y justificada en la desventaja que supone para España que sus pymes se sitúen en el vagón de cola de la Unión Europea en lo referente a la incorporación de las nuevas tecnologías, alejándose de la media europea. “A pesar de la sustancial asignación de ayudas por parte del Ministerio de Ciencia y Tecnología, el peso fundamental de la financiación ha recaído en las empresas participantes, responsables de una inversión adicional que ha significado millones de euros”, comenta el responsable de CARSA.

En total, desde el año 2000 hasta el primer trimestre de 2002, las inversiones directas se han situado en 9,2 millones de euros, la inversión inducida ha rondado los seis millones de euros y la inversión en empleo los 9,7 millones de euros. En lo que se refiere a los costes de informatización se podrían desglosar en 5,7 millones de euros en servicios informáticos, 3,7 millones de euros en equipamiento y siete millones de euros en aplicaciones informáticas. Esto significa que a corto o medio plazo las pymes necesitarán recurrir a empresas de servicios, tanto para el mantenimiento como para futuros desarrollos, al dedicar tan sólo un 30% de los recursos a la contratación de servicios, siendo el mayor esfuerzo presupuestario el dedicado a incorporar aplicaciones y equipos. Sirva de ejemplo la proporción entre las horas de trabajo en TIC subcontratadas (864.076 horas), las internas (542.562 horas) y las destinadas a formación, que han supuesto un total de 139.716 horas.

Entre las ventajas de sumarse al proyecto, aparte de una subvención de un 30%, hasta alcanzar la cifra de 3.000 euros por pyme, está la de recibir los servicios de una consultoría tecnológica sin coste alguno, financiada en su totalidad por el Ministerio. Esto ha permitido simplificar considerablemente la burocracia que supone la implantación de tecnología en un entorno de empresa de entre 15 y 200 empleados y facturaciones que rondan entre los 540.000 y los 2,4 millones de euros.

El futuro de la tecnología en los sectores tradicionales

“TICTRAD ha sido sobre todo un catalizador para que las empresas empezaran a dinamizar sus estructuras. Además ha servido para que a su vez otras empresas que no han podido entrar en el proyecto vieran las mejoras conseguidas con una metodología que ha sido probada con éxito”, indica Miguel Ángel García de CARSA. En opinión de los responsables del proyecto “es de esperar que este tipo de actuaciones tenga un efecto ‘bola de nieve’ de manera que se vayan incorporando distintas pymes a esos grupos digitales y estableciendo relaciones de colaboración. En otros casos será el efecto demostración el que haga de detonador en determinados entornos empresariales, de forma que las compañías tengan un escaparate en el que comprobar la viabilidad y la eficacia de este tipo de soluciones”.

“La metodología TICTRAD ha demostrado ser de gran efectividad, ayudando a las pymes no sólo a introducir una serie de soluciones en sus procesos de negocio, sino que además ha servido para ofrecerles una metodología y unos procedimientos de trabajo que les ayuden en el futuro a seguir innovando”, aseguran desde CARSA.

El resultado de la implantación de estas nuevas tecnologías (aplicaciones ERP, correo electrónico, mejoras logísticas...) en las 300 pymes ha sido tan evidente como la sucesión de peticiones recibidas por CARSA durante la presentación, celebrada en marzo de 2002, para participar en futuras reediciones del proyecto.

Por ahora el Ministerio ha manifestado públicamente no seguir apoyando financieramente esta iniciativa ante la insistencia y las solicitudes de las pymes. También hay que tener presente que nos encontramos en una etapa de transición en la que finaliza el periodo previsto de vigencia de PROFIT (Programa de Fomento de la Investigación Técnica) y hasta que no se revise el nuevo Plan Nacional de I+D no se podrá saber cuáles son las prioridades y los mecanismos de ayuda que se establecerán para las empresas. “Lo que sí se puede decir es que PROFIT no ha respondido plenamente a las expectativas iniciales que planteaba sobre todo para el ámbito de las pymes, y es de prever que sea revisado e incluso reestructurado de forma significativa”, comentan desde CARSA. En cualquier caso habrá que esperar a la siguiente actualización del Plan Nacional de I+D. Mientras queda la posibilidad de entrar a formar parte del VI Programa Marco de la Unión Europea, basado en proyectos integrados y redes de excelencia dirigidos a la creación de consorcios sectoriales de pymes para fomentar el I+D, y que ha comenzado a finales de 2002. Del correcto enfoque de los proyectos hacia las prioridades dictaminadas por la Comisión Europea dependerá la obtención de posteriores ayudas económicas concebidas para hacer del I+D+i (investigación, desarrollo e innovación) lo habitual y no una excepción. En ese sentido, CARSA está preparándose para incorporar en clusters a las pymes que así se lo han solicitado, y así poder acceder a estas primeras convocatorias de ayudas comunitarias. “Un aspecto a destacar es que las pymes van a tener en esta edición del Programa Marco Europeo muchas más dificultades para participar que en años anteriores dada la complejidad de los proyectos. Sería muy deseable un apoyo institucional a las iniciativas, que ayude a las pymes a innovar y a participar en proyectos europeos evitando así ser relegadas a las últimas posiciones de Europa. No debemos olvidar que las pymes en España representan una parte muy significativa de la actividad económica y de la generación de empleo”, concluye Miguel Ángel García.

Fuente: Virginia Blasco


Historias de éxito de los proyectos piloto

Entre las actividades del TICTRAD ha destacado la voluntad de hacer del proyecto no una experiencia aislada en cada empresa, sino una estrategia global en la que todas ellas han tenido la oportunidad de participar en clusters (áreas sectoriales de conocimiento) multirregionales y multisectoriales. “No hay que olvidar que la globalización de los mercados implica que las pymes deben aumentar su nivel de competitividad para seguir subsistiendo. Uno de los puntos de mejora básicos consiste en aprovechar las sinergias que les van a permitir competir en mejores condiciones frente a grandes multinacionales”, comenta Miguel Ángel García. Con esta visión, los recursos se han enfocado hacia lo que aporta mayor rentabilidad. Al compartir esfuerzos entre varias compañías en otros procesos más penosos, económicamente, fomentando las sinergias y la cooperación empresarial, se consigue optimizar las inversiones e integrar las cadenas de valor de las firmas participantes.

Un total de 28 proyectos piloto de colaboración entre empresas y más de 150 proveedores avalan el éxito de una iniciativa que se traducirá, por ejemplo, en un aumento previsto en torno al 15% en la facturación nacional de las 20 firmas vascas participantes, según datos de CARSA.

Las expectativas de utilización de las nuevas tecnologías en estas empresas de cara a los próximos cinco años son muy favorables toda vez que la variación interanual es apenas apreciable. Lo que sí es destacable es el incremento de su uso en los departamentos de logística, producción y comercial, lo que equivale a decir que se confirma la tendencia de las pymes hacia la asimilación de la economía digital.

Una de las herencias que deja TICTRAD es una base de datos sobre proveedores y servicios en la que figuran las características de los participantes y sus necesidades tecnológicas. Esto servirá para “promover las relaciones vendedor-cliente, facilitando la identificación de necesidades y oportunidades comunes, promoviendo el flujo de información y las acciones de colaboración”, indican desde CARSA.

Por otro lado, los proyectos piloto se han centrado sobre todo en las aplicaciones de gestión integral, que conforman el núcleo informático de las empresas y son el paso previo a la digitalización de las relaciones interempresariales. Como aditamento a estos procesos están los sistemas EDI o TPV (terminal de punto de venta), en la misma línea que el automatizar las relaciones cliente-proveedor y el uso de Internet como medio de comunicación para abaratar costes, cuidando siempre el aspecto de la seguridad dentro del entorno corporativo.

Por poner casos prácticos de cómo se ha dejado sentir el TICTRAD en las empresas participantes a continuación se detallan algunos ejemplos de los tratamientos que estos terapeutas de las tecnologías han aplicado:

A.- Frigoríficos Morales
 

  • Actividad: elaboración y manipulación de ultracongelados (manipulados y mezclas, pescado al corte, empaquetado e higienizado).
  • Área: Murcia, en expansión a Albacete y Almería. Diagnóstico inicial:
    - La dispersión geográfica de las delegaciones dificulta el intercambio de información.
    - Los sistemas de comunicación tradicionales (fax, teléfono y correo) aumentan los tiempos de respuesta ante cambios de demanda y reclamaciones, duplicando las tareas y sin que haya unos procedimientos homogeneizados de actuación.
    - La gestión descentralizada limita la expansión geográfica.
    - Sólo existe una sistema de gestión integral de la producción y un sistema electrónico de datos con algún proveedor.
  • Tratamiento: implantación de un sistema de comunicación remota para interconectar delegaciones y departamentos centralizando las operaciones mediante un sistema de gestión. La información se transmite y se integra telemáticamente a través de los microterminales de autoventa instalados en la flota de camiones.
  • Mejoras:
    - Mayor competitividad al disponer de la información en tiempo real en todas las delegaciones con un sistema punto a punto.
    - Incremento de las ventajas al centralizar el sistema de gestión.
    - Comunicación más rápida y fiable con los clientes permitiendo el seguimiento de su satisfacción o un servicio posventa.
    - Reducción de tiempos en la toma de decisiones y de respuesta ante las necesidades del mercado.
    - Disminución de costes de inmovilizado al recibir los pedidos en tiempo real.
    - Abaratamiento de costes de comunicación gracias a las nuevas tecnologías (e-mail o videoconferencia).
  • Futuro:
    - Implantación de una aplicación CRM (Customer Relationship Management) para la atención al cliente.
    - Creación de un Sistema de Gestión del Conocimiento para la coordinación interdepartamental.



B.- Visel Puertas
 

  • Actividad: fabricación, distribución y comercialización de puertas de madera.
  • Área: Villacañas, Toledo.
  • Diagnóstico inicial: procesamiento manual de un gran volumen de pedidos, lo que se traduce en tareas redundantes, alto grado de error e incremento del tiempo de respuesta al cliente.
  • Tratamiento: sistema de pedidos on-line con un cliente VIP que permite dar de alta y baja o modificar las peticiones desde Internet así como realizar un seguimiento de su situación.
  • Mejoras:
    - Reducción de errores en la entrada de pedidos de hasta un 90%.
    - Eliminación de las tareas redundantes.
    - Agilización del departamento de admisión de pedidos.
  • Futuro:
    - Ofrecer más servicios desde Internet.
    - Generalizar el uso de la herramienta implantada.



C.- Tramat Arquitectura ecológica
 

  • Actividad: construcción y premontaje rápido de viviendas de madera.
  • Área: Tenerife.
  • Diagnóstico inicial: crecimiento informático desordenado, aplicaciones no integradas y escasa potencia.
  • Tratamiento: creación de módulos de previsión de ingresos, consumo, producción (órdenes, programación, obras ejecutadas...) y generación de presupuestos.
  • Mejoras:
    - Reducción de tiempos de entrega al cliente en un 10%, de la codificación de datos en un 35% y del seguimiento en un 20%.
    - Disminución de costes de personal entre un 5 y un 10%.
  • Futuro:
    - Apertura de nuevos mercados.
    - Oferta de nuevos servicios en Internet.



Pero quizá uno de los casos más claros desde la perspectiva logística es el de Indasa 2000.net, una empresa burgalesa dedicada a la producción de cueros salados para zapatería y tapicería, que optó por la tecnología web sobre intranet o Internet para la consolidación de su negocio. Su objetivo era lograr que los depósitos se gestionaran de forma autónoma, con documentos propios que facilitaran un control exacto de las existencias, movimientos, reposición, etc., para liberar a la central de este trabajo extra de coordinación. Por otro lado, se buscó aportar mayor información del porfolio de los productos a los clientes, evitando toda gestión que no tuviera un resultado sobre ventas o que otorgara un valor añadido a los proveedores. Y para acercarse más al mercado, se proporcionaron terminales portátiles a la red comercial para acceder mediante una interfaz al núcleo de gestión de la intranet.

De esta manera, la compañía puede gestionar remotamente el inventario por depósito o ubicación, recibiendo los materiales y partidas desde la sede central, así como controlar las salidas a clientes, los traspasos a otros almacenes, los ajustes y los conteos cíclicos. También se han favorecido las consultas del inventario y la trazabilidad. Otra funcionalidad consiste en la notificación vía e-mail de eventos como puedan ser condiciones de mercado desfavorables desde el punto de vista comercial, roturas de stock, reservas no supervisadas, etc.

La conclusión no es otra que convertir los almacenes en una extensión del sistema de gestión interno, en el que la información esté disponible antes incluso de recepcionar la mercancía, mejorando la planificación posterior, con una gestión on-line de las salidas a los clientes, un conocimiento en tiempo real de la situación de cada almacén y una base estadística que permita el mismo nivel de respuesta, pero trabajando en local. Todo ello revierte en la minimización de los costes administrativos y de las transacciones electrónicas, que pueden hacerse en tiempo real. El futuro no es otro que implementar la funcionalidad del ERP (software estándar de gestión) en la red comercial, a escala nacional e internacional e integrar a clientes y proveedores en la cadena de gestión vía Internet.