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Una flota bien gestionada

27/03/2014

El desarrollo y aplicación de los programas de gestión de flotas a la logística repercute positivamente en las empresas. Ahorro de costes, mejoras en los procesos de gestión y de control se perfilan como sus principales cualidades. Operadores logísticos, transportistas y distribuidores ya se benefician de ellos.

Hasta 1984, la utilización de los GPS (o sistemas de posicionamiento global, del inglés Global Position System) estuvo restringida a fines estrictamente militares. Su apertura, durante el mandato de Ronald Reagan, permitió que el mercado comenzara a beneficiarse de sus posibilidades, lo que explica que sectores como la navegación marítima o el transporte hayan sacado provecho de la constelación de satélites estadounidenses.

En el ámbito profesional, una de las principales utilidades de la tecnología GPS es la referida a la gestión y seguimiento de flotas. Su aplicación a la logística de una empresa permite conocer la localización exacta de un vehículo, y de la mercancía que transporta, con solo acoplar un dispositivo en su interior.

Y es que este tipo de soluciones están formadas por un hardware, que es el que se encarga de la recogida de los datos según sus funcionalidades y un software que monitoriza y “explota” toda la información transmitida vía GPRS. “Hoy en día, casi todo es posible. Gracias a la fabricación autónoma de las soluciones, conseguimos una perfecta sinergia entre hardware y software, ofreciendo una solución acorde con las necesidades de las empresas”, señala Álvaro García, director comercial de Movisat.

En este sentido, los equipos están perfectamente preparados para conectar todo tipo de periféricos, disfrutar de comunicaciones adicionales o usar cartografías capaces de optimizar itinerarios o georreferenciar bases de datos, entre otras muchas utilidades.

Usuarios

Entre los clientes que demandan un software de gestión de flotas se encuentran operadores logísticos, distribuidores, coches de alquiler u oficiales, autobuses, camiones, transportistas o empresas de mensajería (aquí la rapidez del servicio con el que proceden a la hora de las entregas es muy importante, ya que esto incide en la cuenta de resultados).

Álvaro García se muestra contundente al respecto: “En la actualidad, cualquier empresa con recursos en la calle es un cliente potencial que trata de mejorar su productividad”. Aquí se aprecia un cambio de necesidades y, por lo tanto, de las soluciones ofrecidas por los fabricantes.

A los usuarios ya nos les basta con tener un simple control de sus actividades, sino que precisan de una gestión, en tiempo real, de los datos que el conductor del vehículo tiene, y que una central, a la que va a parar toda esa información, debe conocer.

Cuando una empresa de flota de vehículos instala un sistema de gestión y localización, hay que pensar que esta decisión ha sido tomada a fin de alcanzar unas miras: mayor productividad, reducción de costes, optimización de recursos o mejora del servicio al cliente.

En última instancia, el trabajo de campo que existe tras un software de gestión de flotas permite redactar informes cuyo contenido es muy amplio. Es factible, por ejemplo, tener un exhaustivo conocimiento de las actividades ligadas a un conductor y su vehículo. En este historial existe la posibilidad de saber los kilómetros recorridos, una funcionalidad que facilita tomar medidas relacionadas con el consumo de combustible o constatar el grado de productividad de las rutas con las que una compañía trabaja.

Asimismo, se pueden cuantificar los excesos de velocidad, número de paradas o trayectos y tiempos invertidos. Este negocio se diversifica en dos vertientes, de ahí la presencia de aplicaciones encargadas de “explotar” los datos que se desprenden de la relación vehículo/conductor y otras centradas en la gestión. Aquí tienen cabida la priorización de servicios o la mejora dinámica de los trayectos.

Numerosas ventajas

La optimización del control y manejo de una flota; el incremento de la productividad y efectividad de los recursos disponibles; el ahorro de dinero o la seguridad que le reporta a una empresa el hecho de que sus trabajadores cumplan con su cometido son algunas de las ventajas que conlleva la implantación de un software de gestión de flotas.

Tal y como explica Ángel Ruiz, director comercial de la empresa Alerce, dedicada a la investigación y desarrollo de programas informáticos en el sector de la logística y el transporte: “La gestión integrada de una flota es muy provechosa desde el punto de vista de los costes, a la vez que optimiza los servicios y facilita información, en tiempo real, a toda la cadena de transporte, incluyendo clientes y destinatarios”.

Competencia

Por su parte, estos programas posibilitan efectuar un seguimiento del control de gastos a nivel de flotas y medir la rapidez de reacción de los sistemas de posicionamiento de vehículos. Conviene tener presente que el mercado que emplea esta clase de soluciones es, cada vez, más competitivo; una situación que incide en los márgenes de beneficio de gestión, que se ven reducidos de manera paulatina.

En este punto, hay que reparar y controlar el tema de los costes que un vehículo puede generar a una empresa, en especial cuando éste es en propiedad. No obstante, como matiza Mikel Compte, responsable de Advantur:

En estos momentos se está diversificando el tema con empresas que funcionan más como agencia, las cuales subcontratan a los transportistas y, por tanto, recogen los pedidos de los clientes. Ellas solo se encargan de proporcionar el transporte”, explica Compte.

Por su parte, es importante analizar el grado de rapidez con que se obedece tanto a los encargos como a las recogidas y entregas. Otro beneficio destacado es poder ofrecer a los clientes información, en tiempo real, sobre cómo se halla el estado de sus mercancías. Esto, en último término, permite que, tanto las compañías de transporte como las de mensajería, mejoren su eficacia productiva.

Ahondando en este particular, Eduardo Frontelo, director de UPS para España y Portugal, apunta: “Les damos la oportunidad de contar con información adecuada en cada momento del proceso de distribución. Esta capacidad de ver sus envíos les ayuda a tomar decisiones esenciales, ahorrar costes y tiempo”, puntualiza el directivo.

En este caso, su compañía comercializa Dial. Se trata de un dispositivo de mano dirigido a los conductores cuyos vehículos incorporan un sistema GPS y con el que se puede localizar al transportista más adecuado en caso de una petición de recogida no programada que exija una pronta actuación.

La idea de trabajar en tiempo real es, también, subrayada por el responsable de Advantur: “Puedes saber dónde están tus vehículos, una circunstancia que te permite realizar un seguimiento de las actividades”. La posibilidad de gestionar toda esa información de forma simultánea y, a distancia, resulta útil, por ejemplo, para saber cuál es el recorrido de un paquete o si ha surgido algún tipo de incidencia. Incluso, es factible consultar la facturación que comportará.

Localización

El software de gestión de flotas está bien asentado en nuestro país, en especial porque el abanico de soluciones de localización es amplio y su grado de penetración es alto. Los fabricantes cuentan con un extensísimo catálogo de dispositivos y sistemas capaz de satisfacer las necesidades de toda clase de organizaciones.

Esto supone, además, que el margen de precios en el que se mueven sea muy diverso. De todos modos, hay que pensar que el esfuerzo económico que conllevan se amortiza en poco tiempo. Existen firmas como Alerce que explotan sus soluciones en régimen ASP. Mientras, otras como Movisat ofrecen alternativas muy económicas a partir de tan solo 15 euros por vehículo y mes.

Por su parte, Advantur centra su negocio en una gama media, con precios que oscilan entre los 24.000 y 30.000 euros. En todo caso, debe considerarse que el desembolso económico de cualquiera de estas soluciones está a merced de otros factores, como el número de licencias que se requieren o las características del proyecto en sí.

Por último, la evolución sufrida por los programas de gestión de flotas ha servido para poner de manifiesto que los clientes son cada vez más exigentes, a la vez que sus necesidades han ido cambiado. Si antes solo se precisaba efectuar una llamada telefónica, ahora las empresas de transporte se ven obligadas a actualizar sus sistemas para ofrecer la respuesta adecuada, en función de las demandas y necesidades de sus usuarios.

El resultado es una mayor agilidad en los trá- mites y modos de trabajar. En esta especie de reconversión de las compañías, los empleados pueden dedicar sus esfuerzos a apartados más productivos.

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ASEGURAR LA POSICIÓN

Más allá de informar de la posición de un vehículo, uno de los objetivos primordiales de los sistemas de localización y seguimiento GPS es la seguridad, gracias a la combinación de lo que se conoce como geolocalización con los instrumentos de comunicación GSM/GPRS empleados en telefonía móvil.

Un ejemplo lo encontramos en Nordés-Prosegur, que brinda a las empresas de transportes distintas soluciones de seguimiento de flotas. En este caso, la compañía emplea un dispositivo integrado GPS/GPRS y una tarjeta telefónica SIM. De esta forma, el emisor informa de la posición exacta y de la velocidad a la que su vehículo se dirige, al tiempo que activa las alarmas de seguridad en caso de incidencia.

Ante una hipotética situación de peligro, el dispositivo emitiría sus coordenadas y daría una orden de alarma que, vía radio, llegaría a la Central Receptora de Alarmas. Aquí, un programa GIS de localización geográfica fijaría su ubicación y posterior seguimiento.

Botón del pánico

Nordés-Prosegur emplea dos clases de alarmas: las de seguridad (custodian la integridad de bienes y personas) y las de estado de mercancía (los productos llegan a su destino en condiciones óptimas).

Las primeras ofrecen un botón del pánico que, tras presionarse durante más de un segundo, envía una señal automática la cual permite conocer la existencia de un posible atraco o accidente. Por otro lado, los sensores de apertura de los portones de carga aseguran que las plataformas permanezcan cerradas durante los desplazamientos

 

BAZAR / PRODUCTOS Y SOLUCIONES

Navman Online AVL

Constituye el centro neurálgico de cualquier sistema de gestión de flotas junto con el dispositivo que el usuario tenga instalado en su automóvil. Gracias a una conexión a Internet, este programa permite visualizar los vehículos a través de un mapa, controlando la actividad que la flota desempeña a través de un histórico o en tiempo real: días, horas, direcciones, velocidades, etc.

Asimismo, elabora informes detallados relativos al número de paradas efectuadas o kilometraje registrado. Otro posible uso es el de comprobar que, efectivamente, un vehículo ha recorrido el trayecto que debe efectuar.

 

TomTom GO 715

El año pasado, TomTom desveló Work, una solución de localización y seguimiento para vehí- culos comerciales que ya disfrutan numerosos países de nuestro entorno. En marzo de 2007, la firma amplió esta cartera de productos con el modelo GO 715. Las características más sobresalientes de este GPS son dos: módem GPRS y tarjeta SIM.

Esto facilita que sus usuarios envíen mensajes e informaciones que constaten su ubicación. Asimismo, este dispositivo se vende junto a TomTom Webfleet, un servicio de seguimiento y localización vía web con una doble funcionalidad: gestión y planificación del negocio de una empresa y control y guía de vehículos.

 

Movisat Draco 3

Este equipo es un dispositivo “todo en uno” en el que se aglutinan las siguientes funcionalidades: localización, gestión y navegación. La finalidad: ofrecer una gestión centralizada que permita transmitir la información que se maneja, en tiempo real, a una central para su posterior tratamiento.

Esto se traduce en la agilización de distintos procesos, como la facturación o la recepción de entregas, cuyo fin es ahorrar en los costes derivados de la actividad del vehículo. Por su parte, el navegador se puede dirigir desde un centro de control, que facilita las funciones y mejora la calidad del trabajo del conductor.

 

Alerce Diana

La empresa Alerce cuenta con la aplicación Alertran, un software de gestión de transporte de carga fraccionada en el que se integra Diana, una solución para disponer de la localización de vehículos. Como complemento, y al poder interactuar con otros sistemas de gestión, el cliente se ve capacitado para asignar nuevas órdenes de trabajo y obtener, en tiempo real, información sobre el estado de sus servicios.

Diana se ha desarrollado para teléfonos móviles, dispositivos Blackberry y PDA. Sus funcionalidades recaen en dos pilares: en la figura del responsable o gestor y en la del operario en movilidad.