Empleo
Más de 6.500 posiciones de picking y 11.152 paletas en stock. Estas son las cifras bajo las que el Grupo Everest ha transformado su logística editorial para servir a los clientes en el mínimo tiempo posible. En unas dependencias de 13.000 m2 ubicadas en León y junto a la fábrica, se ha levantado un silo automático operado por cuatro transelevadores y se han instalado estanterías dinámicas y convencionales para preparar los pedidos a la unidad, además de un sorter de clasificación con 12 puestos de trabajo.
No hace mucho tiempo que el Grupo Everest ha inaugurado sus nuevas instalaciones de León. Con la intención de optimizar recursos, reducir costes y, por supuesto, incrementar el nivel de servicio a sus clientes, esta editorial española decidió centralizar sus operaciones logísticas en su almacén de producto terminado, anexo a la fábrica.
Estas dependencias, de 13.000 m2 en total, contaban con superficie suficiente como para mantener sus cinco líneas de impresión y encuadernación y asumir no sólo el almacenaje de los libros de reciente impresión sino la preparación de todos los pedidos recibidos del conjunto de clientes nacionales y extranjeros. De esta forma, se procedió al cierre de los almacenes de Madrid, Barcelona, Alicante, Granada, Sevilla, Bilbao y Zaragoza, dejando operativos los de las islas.
A la hora de diseñar la operativa se encontraron con que debían implantar muchos cambios. Hasta el momento, desde este almacén central se servía a las delegaciones con camiones completos en su mayoría y éstas a su vez eran quienes se encargaban de la entrega directa a los clientes: mayoristas, librerías, grandes almacenes, hipermercados, tiendas especializadas, etc.
"Lógicamente, el trabajo casi en exclusiva con paletas tendría que ser sustituido por movimientos de cajas e incluso de unidades. Ahora, ha disminuido la media de unidades de cada expedición y ha aumentado bastante el número de pedidos y de líneas de pedido", explica Carlos Costa García, jefe de almacén de Everest de Ediciones y Distribución (compañía que distribuye el catálogo de todas las editoriales del Grupo Everest).
El centro recibe diariamente una media de 1.000 solicitudes y cada una de ellas puede ser de una librería que pide un solo ejemplar de una referencia concreta o de un gran almacén que necesita un número muy variado de muchos artículos. Bajo esta premisa de trabajar con paletas, cajas o unidades se estructuró la instalación con las siguientes zonas:
a.- Un almacén automático para producto terminado.
b.- Tres áreas de picking a la unidad (Súper A, AB y CD).
c.- Una cinta automática que recorre las tres áreas y las enlaza con el sorter de clasificación.
d.- Un sorter de clasificación de pedidos.
e.- Una cinta automática para flejar, etiquetar y adjuntar las facturas a las cajas.
f.- Un área de devoluciones.
g.- Una playa de expediciones con dos muelles de carga.
Una operativa "sin papeles y completamente automatizada gracias a la utilización de la radiofrecuencia y de sistemas pick to light para la preparación de los pedidos", aclara Carlos Costa.
El pulmón de Everest
El nuevo almacén automático cuenta con cuatro pasillos atendidos por cuatro transelevadores. Las medidas de la instalación son considerables: una longitud de 82.730 mm y una altura de 25.650 mm. Teniendo en cuenta que este silo dispone de dos mesas de salida que se emplean para hacer picking a la caja y que por tanto las paletas aquí almacenadas van disminuyendo en altura, se han levantado 18 niveles de carga: los nueve primeros para paletas de 640 mm de alto y los nueve siguientes para las de una altura máxima de 1.490 mm. En total, la capacidad asciende a 11.152 unidades.
El silo automático recibe las paletas que van confeccionando los operarios en las líneas de fabricación. Los carretilleros las depositan en la mesa de entradas. Cuando el software que gestiona el silo reconoce la referencia le asigna una ubicación cualquiera a partir del décimo nivel de carga más cerca o lejos de la cabecera teniendo en cuenta sus movimientos futuros (rotación) y su altura (un sensor se encarga de discriminar las más altas). Si se trata de una novedad el funcionamiento es distinto.
El encargado de recepcionar la producción de la fábrica primero introduce en el SGA del almacén todos los datos del nuevo libro a través de un PC. Después, el conductor de la carretilla realiza una lectura del DUN 14 (el código de barras de la etiqueta de la caja que contiene el artículo), identifica la paleta con una matrícula para proceder también a su lectura, teclea el número de cajas que contiene en el terminal de la carretilla y, por último, el sistema de gestión le ordena el traslado a la mesa de entrada del silo.
El proceso de preparación de pedidos se inicia aquí. El SGA primero se ocupa de que todas las posiciones de picking de las zonas Súper A, AB y CD estén abastecidas con lo que ordena al software del silo que ejecute los movimientos necesarios para realizar un primer picking de reposición. Es decir, la estructura de la instalación cuenta con dos puestos de picking además de la convencional mesa de salida de paletas.
En uno de estos puestos un operario se hace cargo de coger las cajas que necesitan las áreas antes mencionadas siguiendo los pasos que le indica su terminal y confirmando cada movimiento en el teclado. De este modo, confecciona una paleta nueva multirreferencia que circula hasta la salida y es recogida por un carretillero. Igualmente, este operario, tal y como le indique el terminal de la carretilla, acercará la carga hasta el pasillo que corresponda del área de picking.
El segundo puesto se utiliza para la preparación de los pedidos a la caja. Una vez completada una paleta (multirreferencia) el carretillero la lleva al final del sorter e incorpora cada unidad a la cinta siguiente para su flejado y etiquetado. Por su parte, las paletas completas que solicitan los clientes se mandan directamente a la playa de expediciones.
Según Costa, "el negocio editorial es muy estacional; en las campañas de Navidad (presentación de novedades), Semana Santa y verano (con el incremento de las ventas de los libros de ocio y turismo) y en el inicio del año escolar, las reposiciones de las zonas de picking se realizan por la noche dejando los dos puestos del silo para preparar pedidos a la caja".
Por otro lado, de entre las características de este almacén automático también destacan sus dos gálibos: uno a la entrada y otro en la mesa de rodillos que devuelve las unidades al sistema tres haber pasado por los puestos de picking. Al coger las cajas, los operarios pueden haber descompensado la paleta, con lo que no podría circular ni ser transportada por los transelevadores.
Picking a la unidad
De las 10.000 referencias de libros del Grupo Everest, las más vivas o con una mayor rotación suman 6.500. Ello obligó a la editorial a organizar su operativa en función de la preparación de pedidos a la unidad a partir de tal número, "además de que tenemos que asumir los cambios que provoca la renovación continua del catálogo; al mes se incorporan del orden de 30 novedades", subraya Costa.
Para organizar el área de picking Súper A se instalaron 10 estanterías simples de paletización convencional con tres niveles de carga. A partir de los del suelo, que suman 138 ubicaciones, se preparan los pedidos, los segundos sirven de reposición de los anteriores y los terceros quedan como espacio de reserva. Todo funciona mediante el sistema pick to light. Cada hueco tiene un display en el que aparece el número de referencias que debe coger el operario, un botón para confirmar la operación y otros dos botones con los signos de sumar y restar, respectivamente. Estos sirven, por ejemplo, para indicar que no hay stock suficiente y tener la posibilidad de marcar las unidades cogidas.
Con las 10 estanterías se han formado otros 10 pasillos (cinco estrechos y cinco más anchos) de manera que por unos los operarios circulan con sus carritos haciendo el picking y por los contrarios los carretilleros alimentan las posiciones a partir de las paletas del silo.
El equipo de trabajo también se hace cargo de supervisar si una referencia concreta ya no sufre tantos movimientos. En ese caso se procede a traspasarla a una de las otras dos áreas de picking para dejar espacio a los nuevos títulos.
El área de picking AB consta de 1.300 ubicaciones. Se trata de ocho estanterías dinámicas de cinco niveles de carga y aproximadamente cinco cajas en profundidad, dependiendo de su tamaño. El método de trabajo, como en el área anterior, se organiza en función del sistema pick to light al igual que las posiciones son alimentadas por cajas que provienen de paletas completas formadas en los puestos de picking del silo.
Aquí también se encuentran ciertas referencias que sufren muchos movimientos. Por ejemplo, es más productivo colocar aquellos libros muy delgados porque, al caber muchas unidades por caja, el stock (cinco cajas por ubicación) será suficiente. De este modo, se dejan libres las posiciones de la zona Súper A para los artículos de mayor tamaño y que por tanto requieren más cajas para asumir el volumen de pedidos diario.
Por su parte, el área denominada CD, para 5.300 ubicaciones, se ha estructurado a partir de 14 estanterías de picking que además forman una entreplanta (con cuatro niveles de carga por planta). Los libros almacenados sufren menos movimientos que en las zonas ya explicadas y se trabaja con pistolas de radiofrecuencia. Los operarios siguen las órdenes que se reflejan en las pequeñas pantallas de sus pistolas, realizan la lectura de la ubicación una vez han llegado al hueco y la del código del libro y teclean las unidades cogidas. Todo lo van depositando en un carrito que lo descargan al inicio de la cinta que recorre todos los pasillos de las zonas de picking.
Al final de esta cinta, en la que los operarios de las tres áreas de preparación de pedidos han dejado los libros, unos sensores identifican los códigos de barras de los que circulan por ella de modo que al enlazar con el sorter pueda asignarlos al puesto de trabajo que corresponda. El SGA, que recibe a diario el conjunto de solicitudes del software de gestión comercial de la compañía, hasta el momento se ha dedicado a lanzar olas de pedidos con la premisa de optimizar cada uno de los movimientos y procesos tanto automáticos como manuales. Por tanto, el equipo de operarios se concentra en completar todas las referencias que incluye cada ola de pedido.
Consolidación de los pedidos
Con la llegada de las unidades al sorter se produce la consolidación. Dicho sorter comprende una cinta colocada a una cierta altura del suelo. De ella parten 12 toboganes que desembocan a su vez en 12 puestos de trabajo unos patines desvían los libros al puesto oportuno. En primer lugar, el sistema refleja en la pantalla de los terminales el modelo de caja que debe coger el operario de entre las 19 existentes (las medidas de las cajas de envío oscilan entre los 5 cm de alto por 30 cm de ancho hasta los 50 cm por 80 cm, respectivamente).
Después la identifica con una pequeña etiqueta que incluye un número, la rellena con los libros que le llegan y lee sus códigos con una pistola de radiofrecuencia de modo que del pedido se van restando las unidades ya incorporadas. Al completar la caja, se cierra y se deposita en otra cinta cuyo sensor lee el número de la etiqueta, una flejadora asegura el cierre y una máquina automática pega la etiqueta definitiva con tres códigos de barras: el relativo a la agencia de transporte con la dirección de entrega, el que identifica al cliente y el que hace referencia al pedido (también aparece el número de bulto del total que comprende cada pedido en su conjunto).
A continuación, una impresora imprime las facturas y los albaranes y unos operarios adjuntan esta documentación a los bultos en unos sobres de plástico, adhesivos y transparentes. Se forman nuevas paletas que una vez enfardadas se depositan en la zona de expediciones asignada a la agencia de transporte que debe hacerse cargo de esa entrega.
Todos los pedidos son recibidos por los clientes al día siguiente de haberlos emitido, con la excepción de los envíos de exportación que quedan a la espera, en unas estanterías de paletización, de ser agrupados por países y despachados convenientemente a sus destinos.
En el almacén también se han dispuesto tres puestos de trabajo con sus terminales para gestionar las devoluciones. Aquellos libros que los clientes no han vendido, y dentro de un plazo establecido de antemano, se pueden remitir al Grupo Everest. Cuando esto sucede, los operarios leen los códigos de barras de los libros devueltos con una pistola de radiofrecuencia, para que se añadan las unidades al stock existente, asignan la devolución al cliente y automáticamente se emiten los abonos.
Por otro lado, dentro de todos los cambios que está llevando a cabo el Grupo Everest se está poniendo en marcha una iniciativa mediante la cual cada integrante de la red de ventas trabajará con una PDA (Personal Digital Assistant). A través de este pequeño ordenador portátil podrá emitir los pedidos on-line al sistema central agilizando la operativa y eliminando posibles errores en la transmisión.
Particularidades
Algunos clientes de la editorial fuerzan a modificar los procesos logísticos comunes. Es el caso de El Corte Inglés, que exige por ejemplo recibir las cajas etiquetadas por dos de sus lados. Por este motivo, la impresora encargada de imprimir y pegar estos identificativos se ha preparado para ello. Del mismo modo, este cliente solicita que cada libro recibido incorpore el precio de venta al público, con lo que una vez concluido todo el proceso antes mencionado un equipo se encarga de este trabajo para después depositar las paletas destinadas a estos grandes almacenes en la playa de expediciones.
Incluso, otros clientes hacen llegar a estas instalaciones sus propias etiquetas en las que se deben incorporar dichos precios. También cabe mencionar la complejidad de ciertos hipermercados; requieren agrupar un número concreto de referencias por caja y por paleta, a lo que se añade la transmisión a otros por adelantado y vía EDI de un fichero informando de las unidades que recibirán en breve.
"Por todo ello, los operarios se han ido especializando en cada grupo de clientes y operativas aunque se procura que conozcan bien el funcionamiento del conjunto de la instalación para posibles sustituciones", concluye Carlos Costa.
Ficha técnica del silo automático
Longitud: 82.730 mm
Ancho: 17.660 mm
Altura: 25.650 mm
Nº de transelevadores: 4
Nº de pasillos: 4
Ancho de pasillo: 1.650 mm
Nº de estanterías: 8
Nº de módulos por estantería:26
Nº de niveles de carga: 18
Nº de paletas por hueco: 3
Longitud de los módulos: 2.905,5 mm
Capacidad: 11.152 paletas
Unidad de carga: paletas de 800x1.200x1.490mm
paletas de 800x1.200x640mm
paletas de 850x1.250x1.490mm
paletas de 850x1.250x640mm
Área de picking Súper A
Estanterías de paletización convencional con pick to light
Longitud estanterías: 14 m
Altura estanterías: 4 m
Nº de estanterías: 10
Nº de módulos por estantería: 5
Nº de pasillos: 10
Nº de niveles de carga: 3
Nº de paletas por hueco: 3
Capacidad: 138 ubicaciones para picking
Área de picking AB
Estanterías dinámicas con pick to light
Longitud estanterías: 13.600 mm
Altura estanterías: 2.200 mm
Nº de estanterías: 5
Nº de módulos por estantería: 6
Nº de pasillos: 10
Nº de niveles de carga: 5
Nº de cajas por hueco en profundidad: de 3 a 5
Capacidad: 1.300 ubicaciones para picking<br< Área de picking CD
Estanterías de picking con entreplanta y gestionadas con radiofrecuencia
Longitud estanterías: 14.800 mm
Altura estanterías: 4.500 mm
Nº de estanterías: 14
Nº de módulos por estantería: 6
Nº de pasillos: 7
Nº de niveles de carga: 4 por planta
Capacidad: 5.300 ubicaciones para picking
El Grupo Everest, con más de 40 años de historia, se ha consolidado como una de las primeras empresas del sector editorial español. Lo forman 16 empresas que cumplen el cometido de aproximar la cultura a los lectores creando, produciendo y distribuyendo libros que contribuyen a la difusión del español. La presencia del grupo no se limita a la geografía de la Península y sus islas sino que está en continua expansión: dispone de empresas filiales en Portugal, México, Argentina, Chile y Venezuela y una red de distribuidores para Guatemala, El Salvador, Estados Unidos y Costa Rica.