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'E-learning': formación en la empresa

01/09/2004

Últimamente el término e-learning está en boca de todos y muchas compañías han decidido emprender el proyecto de instaurarlo en su organización. Pero, ¿sabemos realmente cómo debe ponerse en marcha un sistema de este tipo para cumplir con los objetivos que nos marquemos? Y más aún, ¿tenemos perfectamente claros los objetivos antes de desarrollarlo?

El e-learning en la empresa engloba una serie de aplicaciones en las que se utiliza Internet como medio para la formación de los empleados. El uso de esta herramienta permite ahorros de costes al reducir la necesidad de salas de formación, profesores y material didáctico, al mismo tiempo que consiente al trabajador asistir al curso en el momento que tenga libre, según se quiera organizar, evitando desplazamientos al aula. A su vez, se ha comprobado que los cursos on-line son altamente motivadores para aquellas personas con una mínima noción del uso de ordenadores y para los que emplear Internet para aprender no supone una barrera sino una facilitación.

Estas fórmulas son muy interesantes para las empresas que no tienen un producto tangible que vender sino que ofrecen un servicio y que proporcionan mayor valor a sus clientes cuanto mejor realizan el mismo. El conocimiento de cómo vender ese servicio es el corazón de su negocio, por lo que debe ser gestionado adecuadamente. Por otra parte, tienen un gran atractivo para las compañías de mediano y gran tamaño, con un elevado número de empleados, en las cuales es difícil organizar una formación homogénea para todos y controlar los procesos de comunicación interna.

Independientemente de la utilidad del e-learning para el tejido empresarial, cualquier sociedad que decide apostar por esta fórmula ha de marcarse unos objetivos previos para definir qué es lo que quiere conseguir y evitar que el resultado se convierta en una pérdida de dinero y de tiempo. Cada compañía tiene unas peculiaridades distintas a las que su sistema de formación a través de la Red debe adaptarse a la perfección.

Bases de implantación

El proceso exitoso de creación de una estrategia de e-learningpara una empresa debería incluir cuatro fases bien diferenciadas:

  • El estudio de la organización en la que va a implantarse así como los objetivos que se quieren conseguir, lo que podríamos denominar diseño de la estrategia.
  • El desarrollo de las herramientas informáticas que darán soporte a dicha estrategia. Debe incorporar la tecnología adecuada para satisfacer las expectativas de los futuros usuarios y, en cualquier caso, ser transparente de forma que pase inadvertida. La tecnología es sólo el medio para conseguir que el empleado tenga una experiencia enriquecedora que le facilite el aprendizaje.
  • La implantación de las estrategias y herramientas diseñadas en las fases anteriores. Se ha de seguir la estrategia con gran cuidado y realizar un proceso de comunicación interna manifestando la intención de adoptar ciertas medidas para que el proyecto pueda tener éxito. Esta etapa puede ser crucial a la hora de vencer la reticencia al cambio de muchas organizaciones.
  • El seguimiento de las medidas implantadas, de su efectividad, de la rentabilidad que se está obteniendo y de los problemas encontrados. Estos resultados deben controlarse de forma continua para que se pueda adaptar la herramienta a los cambios de la empresa.



Tales fases permiten incidir en los detalles de la organización que pueden ser cruciales e individualizar netamente las metodologías según las compañías.

Funcionalidades

Las posibilidades del e-learningson múltiples. A modo de ejemplo, estas son algunas de las funcionalidades que podría incluir un sistema genérico:

  • La gestión de planes formativos de empresa e individualizados por empleado.
  • La elaboración de estadísticas personalizadas sobre el avance de cada empleado como alumno.
  • La definición de perfiles de usuario con distintas vistas de la aplicación; debe ser distinta la percepción para un trabajador que está estudiando, que para su jefe o para el director de recursos humanos.
  • La gestión de másteres, cursos y asignaturas, de forma que el plan formativo de un empleado pueda entenderse como una carrera, con distintos temas (asignaturas) a seguir cada año (curso).
  • La posibilidad de incluir cursos heterogéneos, creados a partir de tecnologías y formatos diferentes para que la estructura se elija en función de los conceptos que se necesita transmitir y no sea la herramienta la que los limite.
  • La utilización de herramientas de comunicación para fomentar el aprendizaje en común.
  • El empleo de elementos de motivación para prevenir el abandono y la reticencia al cambio.



Evidentemente, si cada compañía tiene unas peculiaridades y unas necesidades propias no se debe implantar una herramienta de e-learning genérica. Además, del diseño realizado depende el éxito de cualquier proyecto de este tipo.

Por otra parte, es obvio que la finalidad es que los alumnos aprendan: de nada sirve crear una herramienta muy potente si los cursos son simples transcripciones de un libro con textos planos, algún gráfico y botones para avanzar y retroceder. La introducción de las nuevas tecnologías permite la creación de clases interactivas a través de elementos multimedia que enriquecen la experiencia. Además, los cursos deben ser diseñados de forma pedagógica teniendo en cuenta el tipo de persona que los recibirá y los conceptos que se pretenden explicar. Es recomendable, siempre que sea factible, el introducir elementos de simulación, prácticas, juegos e investigaciones para que el alumno aprenda mediante la experiencia. El curso se convertirá entonces en una forma útil y sencilla de recibir información.

Sortear dificultades

Pero el e-learning tiene algunas limitaciones. La enseñanza asistida por ordenador lleva ya bastante tiempo en el mercado. Se han creado multitud de aplicaciones multimedia que se distribuyen en CD-ROM para la formación en muy diversas materias. El problema es que hoy día la capacidad y la velocidad de la Red impiden que se pueda incluir en una herramienta de e-learning los mismos contenidos que en un CD-ROM. Si se utilizaran gráficos, vídeos o animaciones en exceso (en general, recursos con gran peso), la navegación sería tan lenta que el alumno abandonaría el proceso o, en cualquier caso, no podría concentrarse en aprender.

Esta limitación debe potenciar el ingenio de los creadores de forma que se consigan los mejores resultados minimizando el peso de los recursos utilizados.

Otro punto a cuidar a la hora de introducir una estrategia de e-learning es la reticencia al cambio, tal y como ya se ha contemplado. Cualquier nuevo proyecto a implantar en una empresa debería acompañarse de una buena metodología de comunicación que explique a todos los empleados las ventajas y consecuencias. También se ha de dar a conocer su utilidad para que la herramienta final sea recibida con agrado y realmente se utilice porque sino se habrá malgastado tiempo y dinero.

Además, puesto que los cursos on-line requieren de gran fuerza de voluntad por parte del empleado las tasas de abandono pueden ser altas. Este es un parámetro que debe medir cualquier herramienta de e-learning para actuar en caso de que sea demasiado elevado. Estrategias como mejorar el formato, realizar cursos más cortos o promover la colaboración entre los alumnos ayudarían, pero es necesario estudiarlas para adaptarlas a los cursos en función de su valor.

Sin duda alguna, el e-learning será muy útil y supondrá un ahorro de costes real para la empresa así como una mejora en los procesos formativos. No obstante, para garantizar el éxito debe ser implementado correctamente, siguiendo las fases definidas a conciencia, sin olvidar nunca las características de cada empresa y las de sus empleados.